Benvenuti all'episodio 53 di A2 in cui scoprire come ottenere il massimo
dalla vostra tecnologia Apple.
Io sono Roberto Marin e sono il vostro ospite assieme all'amico Filippo
Strozzi.
Di cosa parliamo in questo episodio, Filippo?
Allora, Roberto, oggi parliamo di un programma che conosci solo tu.
Lo definirei web app a dire la verità, ma so che lo
ami tanto.
Nelle puntate precedenti, ne abbiamo parlato di Riffo o di Raffa, e
quindi mi sembra il momento giusto di iniziare a parlare di notion
o nozione tradotta in italiano.
Sì, fa un po' ridere la traduzione, in effetti, fai molto più
elegante in inglese.
Ormai siamo un popolo anglofono anche noi.
Ma prima di entrare nel nocciolo della puntata, come al solito, facciamo
partire la sigla
A2 Podcast.
Scopri come ottenere il massimo dalla tua tecnologia apple.
Due professionisti, Filippo e Roberto, te lo spiegano con argomenti monotematici ed
ospiti che raccontano il loro flusso di lavoro.
Eh, cosa ne dici?
Grandissima sigla, il nostro flusso di lavoro.
Che oggi questa sera o questo pomeriggio questa mattina, dipende voi quando
vedete o sentite questo podcast, parliamo di Notion che è una famigerata,
nonché famosissima app per la produttività.
Come diceva all'inizio il nostro amico Filippo, che abbiamo qua, lui usa
tutt'altro strumento che non è Notion.
Invece, questa volta tocca a me portare avanti la bandiera di A2.
Perché tra i due sono quello che lo conosco un po' meglio.
Non è che lo conosca perfettamente, ma insomma, qualcosa in più di
Filippo.
Per fortuna lo conosco e riesco forse anche a tenere una puntata.
Non so se sarò prolisso e completo come Filippo, ma insomma, riusciamo
a
appena adesso del prolisso.
Grazie, grazie.
Sei prolisso.
Difatti, delle volte quando parti, parti a parlare, ti fermo a fine
puntata per dirti che hai chiuso la puntata.
Perché se no, stai avanti ad oltranza.
Ma è giusto così perché sei un sacco di cose prolisso è
perché sa un sacco di cose, non come me, che ne sa
quattro e quindi, dopo un po' dieci minuti si ferma, non di
più.
Ma in ogni caso tornando a Bomba, tu sai cos'è Filippo?
Notion vero?
Ho un'idea vaga, ce l'ho ma mai aperta una volta.
L'applicazione, proprio, non ci sono mai.
Ho visto dei video se vuoi, ma non l'ho mai utilizzata in
maniera concreta, perché lo dico qui subito: diciamo, essendo tutto online, comunque
il sistema, per quello che devo fare io è abbastanza inutile.
O meglio, poi, probabilmente mentre guardavo qualche video, ho visto che casomai,
non so, quello che noi utilizziamo per la programmazione di A2 come
Toist, forse si potrebbe fare con una Canban, si potrebbe fare su
Notion, perché poi Notion, di fatto, da quello che ho capito almeno
io, è un programma dove non dico che fai anche la birra,
ma in pratica potresti farci un po' quello che vuoi.
Ed è il bello il brutto di questa applicazione.
Perché ovviamente presumo, abbia una curva di apprendimento un po' alta inizialmente,
anche solo capire cosa puoi fare e cosa vuoi farci dentro, dall'altra
so che, però, c'è tanta gente che l'apprezza, lo utilizza.
Ci sono vari youtuber che ne parlano
a Mambassa, tra virgolette, adesso ne parlerai anche tu, perché so che
alcuni spunti li hai presi da altri.
Sì, che ovviamente mi ero ripromesso di mettere tra le risorse i
profili Instagram e YouTube che seguo, ma purtroppo non ce l'ho fatta
e cercherò di inventare sul momento dicendo quali sono i primi che
mi vengono in mente.
Comunque, in ogni caso, io conosco noceano, ho fatto tutta una serie
di link, giusto?
Fammi vedere, fammi vedere nella parte link.
Io ho messo tutta una serie di guide scorciatoie.
Sì, ma tu sei troppo operativo!
Io lo sai che sono scappato di casa dei migliori.
Quindi bando alle ciance e adesso partiamo subito con Notion.
Ma io vedi, sorrevengo, nel senso che, ovviamente, la nostra mappa mentale
diventa poi la scaletta barra a note dell'episodio.
Quindi, io ho già così ho i link
già fatti,
adesso, vediamo
di metterci una pezzo in qualche modo.
Lo sai, improvviso, improvviso, non ti preoccupare.
Bravo, bravo, bravo.
Allora, vediamo un po'.
Questa simpatica app Notion che essenzialmente è un'app dedicata alla produttività, all'organizzazione
e via discorrendo, perché consente di fare un sacco di cose.
Difatti, uno dei primi livelli di conoscenza con Notion è appunto capire
cosa fa, ma soprattutto capire come lo fa, che è una cosa
un po' particolare.
Essendo una web app, adesso guardandolo con gli occhi distaccati, sembra veramente
di creare quasi un sito internet, addirittura di quello che si sta
facendo, perché ricorda molto il sistema di organizzazione di WordPress, adesso che
lo vedo un po' da lontano con gli occhi diversi, ma senza
farsi spaventare da un sistema di pubblicazione di contenuti, Notion permette di
appunto prendere delle nozioni, chiamiamolo così, lo traduciamo così, ma parliamo essenzialmente
in prima battuta di note, ovvero tutto quello che potete scrivere con
una tastiera essenzialmente.
Oppure anche mi pare di aver visto recentemente che si può anche
dettare.
Può fare una lista di compiti, una to do, una di quelle
famosissime, lunghissime liste che ci accompagnano nella nostra vita dei professionisti, delle
cose da fare nella giornata per oggi, domani, ieri, perché ovviamente c'è
qualcuno che ci chiede i lavori da fare per il giorno prima.
E consente anche, però, di avere delle pagine, chiamiamole così, di raccolta
delle vostre informazioni, chiamiamole una specie di Wikipedia della proprie vita dove
si possono inserire tutto quello che vi viene utile nella vostra vita
di tutti i giorni.
Oltre a fare quello, è anche un database, questa è la parte
più potente di Notion, secondo il mio punto di vista, perché ha
degli strumenti molto interessanti e anche di generazione di viste,
chiamiamole così, sui database che possono tornare davvero utili in molti frangenti.
Database essenzialmente non fatevi mettere paura da questa parola database, che sembra
una cosa di particolarmente difficile da gestire, soprattutto per chi non è
un informatico, ma nel caso di Notion essenzialmente è molto facile.
Molto facile perché chiamiamo database essenzialmente una tabella all'interno dei dati.
La fortuna è che la tabella la potete decidere voi e i
dati che volete inserire essenzialmente anche quelli li decidete voi.
Un'altra cosa interessante che si può fare con Notion ho visto in
giro per il mondo anche fare quasi dei siti web pubblici che
ovviamente rimangono, come diceva Filippo, all'interno di un ipotetico cloud.
Che in questo momento non ho ben preciso di dove sia, ma
in ogni caso, voi potete dare l'accesso pubblico a una pagina del
vostro Notion oppure anche condividerla con qualcuno in modo privato.
Per esempio, io potrei condividere una pagina in cui parliamo di A2
direttamente con Filippo e magari con Nicola invece che all'ascolto e che
saluto, possiamo condividere una pagina in cui parliamo di come risolvere alcuni
problemi sul Mac e via discorrendo.
Insomma, potrebbe essere utile e le funzioni che ci sono sono veramente
grandissime ed è quello che forse spaventa un po' tutti che voi
vi trovate questo strumento particolarmente potente, probabilmente anche non aiutato dall'interfaccia grafica
che spaventa anche un po' all'inizio, ma in ogni caso avete capito
che la lista è abbastanza eterogenea per riuscire a capire che di
cose se ne fanno e se ne fanno davvero parecchie.
Quanto riguarda invece l'organizzazione di Notion essenzialmente funziona, come vi dicevo all'inizio,
come quasi una pagina web fatta da pagine e sottopagine che vengono
organizzate inserendo all'interno dei contenuti di vostra scelta.
Voi trovate sulla sinistra, oltre alle varie, alla chiave di ricerca e
i propri setting, trovate essenzialmente le vostre pagine che sono indicate come
private.
Queste sono effettivamente delle pagine che voi potete modificare e inserire qualsiasi
cosa che vi viene in mente, perché praticamente il Notion permette di
inserire qualsiasi cosa perché veramente assomiglia tantissimo a una pagina web.
Quindi si parte nell'inserire del semplice testo che si può formattare in
qualsiasi modo, inserire delle altre pagine all'interno delle pagine.
Questo può essere utile, per esempio, nel caso in cui voi vogliate
organizzare un'area della vostra vita, mettiamola così, in altre pagine all'interno, perché
magari questa area ha delle altre categorie che vi interessa suddividere in
pagine.
Poi ci sono le classiche to do list.
Essenzialmente sono dei quadratini bianchi che voi potete spuntare e nel momento
in cui voi lo spuntate, questo gli tira una bella riga sopra
e gli fa cambiare il carattere da con una certa grandezza a
un carattere semitrasparente.
Quindi sembra veramente che sia barrato e quindi ha anche la capacità
di prendere del testo formattato in Markdown, però non è proprio pulitissimo
come editor Markdown.
Ma in ogni caso si può divertire un po'.
Tant'è che rimangono in lista delle cose che si possono inserire i
titoli, il titolo 1, 2, 3, ovviamente.
Poi si possono inserire delle tabelle.
Che tabelle che sono il cuore per chi vuole fare un uso
avanzato di notion.
Perché con queste tabelle essenzialmente trasformate una tabella in un database interrogabile.
Di questo database potete ottenere anche delle viste di cui parleremo magari
più avanti.
Poi ci sono i bullet list, famosi bugio, che piacciono tanto a
Filippo perché le deve editare, ma io che ne continuo a parlare
avanti e indietro.
Comunque sono delle liste con il puntino di fianco interessante.
E poi ci sono le classiche numbered list, ovvero quelle liste con
i numeri di fianco in ordine progressivo.
Un'altra cosa molto interessante che può tornare utile, ovviamente nel momento in
cui fate un utilizzo avanzato, sono le toggle list.
Che essenzialmente è lista che si nasconde e si richiama con una
freccetta.
All'interno di questa freccetta essenzialmente si apre una specie di sottopagina in
cui potete inserire tutto quello che praticamente vi ho detto in precedenza.
Oltre a queste cose ci sono delle cose che possono tornarvi utili.
Ad esempio, se vi piace annotare delle frasi celebri, chiamiamole così, delle
frasi motivazionali, o via discorrendo, oppure delle cose che vi volete ricordare,
frasi dette da qualcuno, c'è anche la funzione di quotatura
per catturare delle frasi, delle citazioni, esatto, bravo.
E poi altri strumenti interessanti che possono aiutare a dare una formatazione
alla vostra pagina per renderla anche più accattivante alla vostra lista se
la utilizzate tutti i giorni, che per esempio il divisorio, che è
molto semplice: una linea orizzontale che può prendere tutta la pagina, ma
può anche essere verticale nel caso in cui abbiate bisogno di suddividere
la pagina in più colonne.
Poi c'è un'altra interessante cosa: il link alle pagine.
Perché voi potete prendere dei link delle pagine web e inserirle.
L'inserimento della pagina è qualcosa di altrettanto interessante perché si trasforma in
effetti in un aggregatore di web, diciamo, interno.
Perché voi potete inserire questi link direttamente
come del testo semplice che ovviamente si può cliccare per farvi aprire
la pagina oppure si può vederlo come una specie di bookmark.
Quindi avete un'anteprima di quello che è la pagina in quel momento.
O in alternativa avete in effetti la pagina vera e propria che
viene caricata ogni volta che voi andate all'interno dello spazio in cui
è salvato questo link.
Altre cose interessanti che io non utilizzo perché uso il piano a
pagamento di cui io utilizzo il piano a gratuito e ci sono
dei limiti di spazio.
In questo caso potrebbe venirvi utile nel vostro caso, che l'utilizzate con
diciamo degli oggetti un po' più corposi, che possono essere le immagini,
ad esempio, anche dei video, dei audio o via discorrendo anche dei
file.
Potete iniziare a salvare, ma ovviamente questa è una gestione che purtroppo
vi chiede anche l'integrazione del pagamento se superate certi limiti.
Ma anche di questo lo vedremo più avanti.
La cosa interessante di Notion che io non ho apprezzato subito perché
poi vi spiegherò come ho avuto l'approccio: è che ci sono una
serie di template che sono davvero utili per riuscire a capire come
funziona e intanto a barcamenarvi con Notion.
Questa applicazione che è particolarmente potente, ma bisogna avere un po' di
pazienza per uscire a manipolare come si vuole, ma più che altro
a renderlo utile al proprio workflow.
Dunque, ci sono una serie di modelli che potete trovare direttamente sul
sito di Notion che vi consiglio di andare a guardarvi perché sono
particolarmente interessanti.
Ma se avete già l'applicazione aperta, voi av
ete una serie di template che potete
trovare direttamente nella colonna di sinistra sotto Notion Templates.
Dargli una bella occhiata e vedrete che c'è soltanto da svizzarrirvi.
Qualcosa lo troverete sicuramente perché può essere direttamente utilizzato all'interno del vostro
spazio privato facendovi una copia e quindi modificandola alle vostre esigenze, ma
soprattutto vi verrà utile a fare il vostro modello come anch'io ho
fatto per quanto riguarda il mio modello di utilizzo all'interno del mio
workflow da architetto.
Ce ne sono anche esterni, nel senso che ci sono, come diceva
Filippo, un sacco di creatori che potete trovare sia su YouTube ma
anche su Instagram con i rispettivi pagine in cui pubblicizzano le loro
creazioni.
Perché alla fine si trattano di creazioni, c'è qualcuno che si è
veramente sbizzarrito, ha fatto delle composizioni creative contanto di una palette di
colori ben definiti e c'è anche lì soltanto da guardare e capire
qual è quello che fa per voi.
Andando invece a vedere quali sono i piani, c'è un piano gratuito,
come vi dicevo precedentemente, che è individuale, che io utilizzo tutti i
giorni e per ora non ho avuto nessun tipo di problema.
Ci sono i blocchi illimitati.
I blocchi sono essenzialmente le cose che andate a scrivere o le
pagine che andate a fare.
Ci sono degli spazi collaborativi, tant'è che io sono riuscito anche a
condividere delle pagine con altri collaboratori che non erano iscritti a Notion,
ma hanno potuto vederlo tramite essenzialmente una pagina web.
Ci sono una serie di integrazioni con Slack, GitHub e tanto tanto
altro ancora, ne aggiungono sempre di nuovo tutti i giorni.
Io per ora non ho mai utilizzato queste integrazioni, ma immagino che
all'interno di uno spazio collaborativo con più persone, ad esempio, con Slack
potrebbe diventare davvero utile all'interno di gruppi di lavoro che sono concentrati
e utilizzano questo tipo di applicazioni.
Un'altra parte che può essere utile o non utile sono i sette
giorni di cronologia della pagina, ovvero che voi potete tornare nel mio
caso a sette giorni fa.
Se io ho fatto una modifica che non volevo, posso tornare indietro
di sette giorni.
Per ora non l'ho ancora mai utilizzata.
Questa capacità perché tutto sommato, in qualche modo, si riesce a recuperare
facilmente quello che viene fatto, semplicemente con utilizzando un CTRL Z o
un Rido, oppure il recupero non l'ho mai utilizzato.
Spero che funzioni e soprattutto spero che non sia una procedura particolarmente
complicata, ma ipotizzo di no, vedendo un po' come la pensano a
noi, dovrebbe essere una cosa molto semplice.
Come vi dicevo, c'è anche la possibilità di inviare 10 ospiti sulle
proprie pagine.
Io ne ho usato uno o due, quindi non è un grosso
problema.
Ho visto che funziona perché volevo vedere cosa vedevano gli altri ospiti
ed è molto interessante un sistema di collaborazione che può tornare utili
in molti frangenti.
Invece, se volete passare al piano pagamento Plus, essenzialmente si tratta di
8 dollari a utente al mese se avete, diciamo, l'abbonamento annuo, oppure
10 dollari per utente al mese se avete l'abbonamento mensile.
Cosa vi dà questo simpatico abbonamento?
Tanti blocchi limitati per tutti i gruppi, il famoso upload di file
illimitati, 30 giorni di cronologia delle pagine e un invito per 100
ospiti.
Quindi capite che diventa davvero corposo, potete arrivare a 100 ospiti e
insomma, non è mica poco.
Infine c'è l'ultimo piano che è il piano business che parte da
15 dollari utente al mese con abbonamento annuo, oppure a 18 dollari
utente mese per il piano se pagate messilmente.
Vi trovate tutto quello che avete sul Plus in più degli spazi
privati condivisi, 90 giorni di cronologia delle pagine, un invito fino a
250 ospiti, e la possibilità di esportazione in formato PDF.
Allora mentre tu parlavi, per curiosità, sono andato a vedere perché effettivamente
sul discorso dei modelli ero curioso.
Adesso poi li inserirò eventualmente le note dell'episodio.
Ma comunque ho scoperto che, per esempio, ci sono
facendo una ricerca velocissima, quindi, senza nessuna pretesa, diciamo di fare cose
particolari e approfondite, ci sono un sacco di esempio, temi o template
per gli avvocati.
Quindi, effettivamente
probabilmente basta solo andare a cercare adesso.
Prescindere dalle nostre specifiche professioni, è probabile che vista anche effettivamente la
quantità di soggetti che utilizzano notion, ovviamente, più nel mondo anglofono, perché
adesso non so se l'hai detto, ma a me sembra che Notion,
a quantomeno, le pagine principali non sono tratte in italiano.
No, no, è
tutto in inglese, quindi, comunque è un problema, tra virgolette, un'ulteriore barriera
d'ingresso è che se non conosci la lingua inglese, utilizzare questo programma
diventa più complicato.
Infatti, devo dire la verità: io ho cercato dei template in lingua
inglese.
Quindi ho cercato template notion template for lawyer per intenderci, non sono
andato invece a cercare qualcosa, notion modelli per avvocati, per esempio.
Per cui ci sono anche da tenere presente questa particolare situazione dove
effettivamente di materiale ce n'è veramente tanto nel mondo anglofono, come al
solito, ma probabilmente in altre realtà il tutto è meno è meno
presente,
è meno chiaro.
Quindi comunque un'ulteriore barriera d'ingresso è questo per chi conosce almeno in
minima parte l'inglese, ma credo anche forse un po' di più perché
dovendo comunque interagire con Menum e tutto il resto, poi effettivamente sia
io che te siamo abbastanza siamo abbastanza tranquilli nella lettura in inglese,
quindi poi non abbiamo grossi vincoli.
Tuttavia, per chi ci sta ascoltando, casomai che non conosce l'inglese o
comunque una conoscenza dell'inglese scolastica e così via, può essere un'ulteriore fonte
di chiamamolo in questi termini attrito.
Bella osservazione questa, per esempio, quando l'ho usata io non avevo fatto
una ricerca dei template per architetti, lo lascio fare a te se
vuoi, più che altro perché se lo faccio io, so già che
mi blocca tutto il collegamento.
Quindi te lo lascio fare.
E visto che parliamo del primo approccio che ho avuto con Notion,
vi racconto com'è andata essenzialmente.
Non mi ricordo più quanto tempo fa, penso vado a memoria, sarà
due o tre anni fa.
Era uscita questa applicazione quindi se ne incominciava a parlare e, ovviamente,
io, essendo molto curioso, soprattutto sulle applicazioni, ho preso e ho provato
a installarla sul mio cellulare.
L'ho installata, l'ho aperta, l'ho guardata, mi è venuto praticamente una sincope
nel momento in cui ho capito tutte le cose che poteva fare
e sono scappato a gambe levate.
Disinstallata, chiuso, non ho voluto più sentire parlare almeno per un anno,
un anno e mezzo circa.
Il secondo incontro con Noche è derivato appunto da un personaggio che
fa il mio stesso mestiere, un architetto, che ovviamente è decisamente più
sul pezzo di me, soprattutto dal punto di vista della presenza su
internet.
Parlo di Eric Reynolds di 30 by 40 Workshop, di cui troverete
ovviamente il link all'interno delle note dell'episodio.
L'ho appena aggiunto, uno, due, tre, quattro il quarto link, diciamo, da
una ricerca su DuchDuck con per architetti, diciamo, come template per architetti,
direi che abbastanza
è un capo.
Lui è un capo, è praticamente quello che vorrei tendere io, ma
non riuscirò mai ad arrivare sul livello.
In ogni caso, andatelo a vedere perché se siete architetti, sicuramente vi
piacerà.
Se siete amanti della fotografia e dei video, vi piacerà lo stesso,
perché ha veramente uno stile molto particolare, molto curato, e vi consiglio
di andarlo a vedere.
In ogni caso, ho avuto la bella idea di fare un template
appunto per gli architetti.
Allora, visto che l'ha fatto lui, mi sono sentito un po' più
a casa, diciamo nel senso che so che lavora molto bene.
E quindi ho deciso di riaprire Notion grazie all'utilizzo di questo template
di Eric che ho preso e copiato alla grande, è ancora disponibile
gratuitamente senza problemi.
Per gli architetti ve lo consiglio di guardarvelo, soprattutto perché è molto
verticale sotto questo punto di vista per il lavoro.
Ma in senso generale, ve lo consiglio di guardarlo anche se non
siete architetti della parte ovviamente di gestione della propria vita e della
settimana.
E di fatti, da lì io sono partito, mi sono preso il
mio simpatico template di Eric.
Ne ho fatto un'ulteriore copia perché il suo è in tonso, lo
tengo lì come Bibbia da seguire nel caso in cui di ripensamenti
o dubbi e soprattutto di capire come è stato impostato, quindi ne
ho fatto un'altra copia.
La mia copia è stata poi elaborata più e più volte guardando
appunto tutti i vari, chiamiamoli così, interventi che ho visto su YouTube
e su Instagram principalmente e l'ho ulteriormente modificato.
Ma partiamo dall'inizio: l'inizio per me è la pagina principale che si
chiama Week Roadmap prosaicamente chiamato anche in inglese per tirarla anche un
po' di più.
Praticamente parte essenzialmente dalla gestione settimanale.
Gestione settimanale e non mensile oppure annuale.
Dunque, così ho questa partenza che è quella di Eric, che è
quella di suddividere appunto la settimana con cinque colonne: dal lunedì al
venerdì, ovviamente.
La cosa interessante di questa suddivisione è che il buon Eric ha
un metodo di lavoro che io sposo a tutti gli effetti, soprattutto
recentemente perché ho visto un altro suo video dove lo spiegava ancora
meglio, che è stata una cosa interessantissima.
Che all'inizio, quando ho aperto questo template, non avevo capito subito al
volo, ovvero erano due scritte che comparivano in tutti i giorni, che
era la prima era creare, la seconda era gestire.
Io l'ho guardato la prima volta ho detto: Vabbè, non so cosa
voglio dire, ho preso e lo cancellate.
Queste due scritte, essendo del testo è molto semplice.
Poi alla fine ho capito e arriverò al dunque di capire qual
è questa suddivisione.
Questa suddivisione in cinque giorni mi viene molto comodo perché all'interno di
questa suddivisione le uso effettivamente come un bullet journal.
Quindi metto i to-do con la pratica funzione che permette notion.
Io adesso vi parlo direttamente dalla scocciatore di tastiera che ho sul
Mac perché è molto facile, da lì riuscite a fare le cose
molto velocemente.
Rispetto alla versione per iPad, ad iPhone, che c'è qualcosa da migliorare,
ma ne parleremo quando andremo a guardare la situazione per quanto riguarda
i dispositivi mobile.
Tornando invece al Mac, è molto semplice inserire un to-do perché voi
basta che inserite un simbolo che è quello sopra al set, che
dovrebbe essere lo slash che pende verso destra per intenderci.
Perché quello
esatto, vi permette di aprire il menu che è quello che vi
ho praticamente elencato prima all'inizio della prefazione di notion, quindi cosa faccio?
Digito questo carattere, mi apre il menu e vado a prendere il
to-do e lo inserisco direttamente in modo tale che io possa iniziare
a scrivere.
C'è un altro metodo che è quello di mettere essenzialmente una parentesi
quadra aperta e una parentesi quadra chiusa e vi trasformo direttamente i
due simboli in un quadrato, in modo tale che potete iniziare a
digitare.
Quindi, cosa faccio?
Nella sostanza è come il Markdown,
per creare, diciamo un to-do, basta avere le due parentesi quadra e
poi dopo andare avanti, e quindi dopo ti converte, chiamiamolo così, in
HTML.
Immagino, infatti, è la parte che non mi piace molto di Notion.
Questa conversione praticamente automatica, che dà, diciamo, prendetelo, tra virgolette, purista del
markdown, a me piace vederlo scritto il markdown e poi vederlo come
viene.
Quindi, avere due finestre separate.
Invece, avenderlo così trasformato direttamente, non è molto pulito e non mi
piace tantissimo, ma quella è una mia idea.
E magari a voi piace, provatelo.
Se ti può consolare da quel che mi stai raccontando, vedo che,
per esempio, Notion su certi fronti, ha molte similitudini con Todoist, almeno
nella parte organizzativa, in questi termini.
Adesso, per esempio, prima Todoist gestiva il Markdown, diciamo, nudo e crudo
e poi te lo renderizzava, chiamiamolo così.
Invece, recentemente ho visto che ti fa in pratica già i Link
e quindi molto più legata al web, probabilmente diventa più comodo nel
back-end loro, perché comunque sono tutte pagine HTML e quindi lievita la
conversione a destra, manca da markdown a HTML che poi il risultato
probabilmente finale della vicenda.
Eh sì, alla fine sì, come dicevi tu all'inizio, si tratta essenzialmente
di una web app che funziona nel cloud, in rete e quindi
a quello si appoggia.
Ma in ogni caso, tornando all'utilizzo che ne faccio e che può
tornarvi utile come falsa riga.
Io quindi inserisco tutti i tu-do che ho nella giornata e poi
inserisco anche gli appuntamenti che uso appunto il pallino, quello
essenzialmente della lista con i pallini.
Questa è una suddivisione che mi sono fatto io per capire un
po' visivamente se ci sono degli appuntamenti in giornata che comunque non
li gestisco all'interno di Notion, ma gestisco con calendario.
Questa è una particolarità.
C'è anche una funzione di gestione del calendario all'interno di Notion, c'è
anche una gestione dei reminder, ma io non sono mai particolarmente addentrato
in questa parte perché preferisco utilizzare gli strumenti che conosco già e
di cui ho un'assoluta sicurezza, anche perché il calendario, nel mio caso,
è condiviso con mia moglie, quindi è un sistema che ormai è
collaudato da anni e non vado sicuramente a cambiarlo.
Ma quello che mi viene comodo è quello di fare una serie
di revisione all'inizio della settimana o alla fine della settimana, in base
a dove sono con i tempi, faccio una revisione della settimana inserendo
appunto gli appuntamenti che ho nel calendario e li inserisco all'interno di
questa vista settimanale.
La cosa interessante appunto che mi ha aiutato molto in questi periodi
è che appunto ho una lista sul creare e una lista sul
gestire.
Questo perché è stato suddiviso.
Questa è un'interessantissima idea che ha dato Eric.
Che a questo punto ho capito pieno e che ho fatto i
miei e in effetti i risultati li ho visti, è quello essenzialmente
di dedicarsi di un'area di tempo della giornata per queste due macro
operazioni, chiamiamolo così.
Per quanto mi riguarda, per me è utile nel mio lavoro e
anche nei settori diciamo dei progetti collaterali, avere una parte della giornata
dedicato al creare, che vuol dire in effetti fare qualcosa, essere concentrato
e tirare fuori quello che ti serve per andare avanti nel lavoro.
Questo perché?
Perché io, per esempio, l'ho dato nella mattina: io, ad esempio, tendo
a svegliarmi intorno alle 6-6 e mezza e poi nel corso fino
a luna cerco di utilizzare queste ore.
Ovviamente in mezzo ci sarà qualche interruzione, perché comunque ho da gestire
anche la famiglia, nel mentre e tutte le varie cose che ci
girano attorno, ma cerco di dedicare il più possibile fino a luna,
l'una e mezza, lo spazio per creare cose essenzialmente.
Ed emando tutto quello che è gestire nella seconda parte della giornata.
Questo vi libera veramente di tantissimo tempo perché il gestire riguarda tutto
quello che sono le mail, le telefonate, che ne so, le fatturazioni,
mettersi d'accordo per gestire il cantiere.
Vi riscorrendo, questo l'ho preso e l'ho spostato tutta la seconda parte
della giornata.
Aggiungo se qualcuno mi telefona la mattina, è facile che non mi
trovi e che non risponda, a meno che non sia che so
che è urgente.
Questo parlo dal punto di vista lavorativo della famiglia, è un altro
discorso.
Ma dal punto di vista lavorativo, se non è estremamente urgente, ma
perché sono al corrente della situazione, io non rispondo essenzialmente, non rispondo
perché o mi contatti in un altro modo, mi mandi un messaggio,
un'email, mi fai capire che c'è qualcos'altro, se no, no, ragazzi miei,
io la mattina mi sono dato dei paletti molto rigidi per riuscire
a portare avanti il lavoro e fidatevi che funziona, perché vi trovate,
poi magari in effetti a avere anche la mente lucida per gestire
le cose e non essere continuamente interrotti.
Se voi riuscite a continuare nel vostro flusso creativo, chiamiamolo così, nel
vostro flusso di creare effettivamente le cose di quello che avete bisogno
nel lavoro, e non tutti possono farlo, ma riuscire a spostare tutto
quanto, quello che è l'interruzione, le mail, i messaggi, via discorrendo, tutto
quello lo buttate in una parte dedicata che potrebbe anche essere, se
volete, anche un'ora in mezzo al momento creativo, che ne so, faccio
tre ore di lavoro, poi mi do un'ora in cui mi concentro
a fare mail, contatti, chiamate, e poi riprendo a lavorare.
Potrebbe anche essere una soluzione.
Io ho trovato la suddivisione in, diciamo, momenti della giornata molto molto
utile, perché appunto riesco a gestirmi molto meglio il lavoro e la
parte creativa e di gestione.
Un'altra cosa che ho aggiunto è il content, ovvero quello che vado
a pubblicare.
Questo perché?
Perché sono arrivato a un certo punto della mia situazione all'interno di
internet.
Che avevo così tante cose da pubblicare che molto probabilmente stavo perdendo
dei pezzi e probabilmente li ho anche persi, perché tra una cosa
e l'altra, veramente c'è da pubblicare un sacco di cose, micro contenuti.
Parlo dei profili Instagram, LinkedIn, il mio blog YouTube, in questo momento
che è quello nuovo.
Poi c'è anche il podcast.
Mio Snap, poi ci sono.
Ovviamente sono giusti altri due progetti che sono Archicad Talks e poi
c'è anche blog di GraphicSoft Italia e tutti questi contenuti qua vanno
un po' sparpagliati per la rete e bisogna incominciare a avere un
po' un piano che può aiutarvi nella dispersione, chiamiamolo così, o pubblicazione
dei contenuti che avete creato.
La cosa interessante all'interno di noi, che per me è stato veramente
utilissimo nella gestione della settimana, è che c'è la possibilità appunto di
spostare i blocchi che avete creato.
Cioè praticamente tutte le scritte che avete fatto si trasformano in blocchi
e voi se vi avvicinate col mouse all'inizio del blog,
appare un'iconcina a forma di nove puntini in un quadrato che potete
prenderla essenzialmente la tenete cliccata col mouse, la potete spostare all'interno di
queste colonne.
Quindi questa cosa diventa utile in modo molto facile: che se non
avete finito qualcosa per lunedì e avete qualcosa di non spuntato, lo
prendete e lo spostate a destra, semplicemente su martedì o mercoledì o
giovedì, quando vi viene comodo.
E poi un'altra cosa che diventa interessante è che riuscite anche a
capire le priorità all'interno della giornata.
Diventa molto utile.
Nel senso, se io incomincio a segnarmi un sacco di cose perché
devo svuotare la mente e cominciare a buttare dentro le cose che
devo fare all'interno della settimana.
Magari all'interno del giorno mi accorgo che le priorità vanno riviste, quindi
sposto in alto e in basso le cose che ci sono da
fare e poi chiaramente le cose che ho fatto le prendo e
le sposto manualmente alla fine della colonna, che così almeno non le
vedo più, non ci penso più, e a me la aggiungo io.
Quindi, questo può essere una suddivisione molto interessante della settimana, l'altra cosa
che ho aggiunto, diciamo al metodo Reynolds, chiamiamolo così, ho fatto una
cosa un po' particolare.
Dunque, adesso qui andiamo un po' sul tecnico, ma neanche tanto.
Allora, quindi andiamo avanti e andiamo a parlare di una cosa un
po' particolare.
Che qua deriva da un metodo di gestione delle cose da fare.
Questo metodo di gestione, dei to-do, chiamiamolo così, viene gestito tramite un
famoso database, database che è abbastanza semplice.
Allora, se voi andate a creare appunto con questa famosa slash che
punta sulla destra, voi potete richiamare un simpatico database, dovete andare a
sfogliare un po' come si chiama l'elenco che vi viene proposto.
Si chiama database full page essenzialmente perché occupa tutta la pagina, ma
questo è abbastanza relativo.
Cosa ho fatto essenzialmente?
Mi sono guardato un attimo allo specchio e mi sono fatto questo
simpatico database che chiamato prosaicamente to-do, dove la prima colonna ha l'oggetto.
Poi nella seconda colonna ho segnato una particolare casella che si chiama
Status.
Queste particolari caselle essenzialmente sono dei tipi di caselle che possono essere
utilizzate all'interno del database.
Cioè voi suddividete quello che avete all'interno delle cose da assegnare in
questa colonna, potete assegnargli che ne so: testo, numero.
Come in questo caso c'è anche lo status, la data, la persona,
dei file, una checkbox, ovvero il quadratino da spuntare, una URL, le
mail, il telefono e via discorrendo.
Ci sono anche le formule se volete proprio divertirvi.
Quindi, la seconda colonna per me è stata l'aggiunta del.
Quindi, nella sostanza, un po' come un foglio di Excel, giusto per
dare un esempio molto banale, ma
abbastanza chiaro?
A chi non ha.
Sì, sì, è una tabella dove appunto vengono raccolti le categorie, che
sono appunto quelle che vi ho appena elencato, e poi i dati
delle categorie, che poi all'interno di queste colonne mettete poi i dati
che vi servono.
Io, ad esempio, come status, ho impostato, mi pare, tre stati che
nel momento in cui andate a selezionare lo stato, poi vi chiede
quali sono questi stati che volete utilizzare, ho messo lo stato archiviato
che vi può venire utili, nel secondo momento, poi vi farò capire
perché.
La priorità, nel senso che per me diventa prioritario questo to do
rispetto a tutti gli altri, invece live perché ci sto lavorando sopra.
Questi sono tre stati che ho assegnato, vi ho segnato anche un
colore giusto per capire qual è la situazione, anche colpo d'occhio.
Ti volevo solo dire una cosa, visto che ne abbiamo parlato, mentre
tu parlavi, ne ho approfittato per fare un controllo.
Allora, la barra, tra virgolette, che punta a destra, chiamamola in questi
termini è Slash, cioè la barra, invece quella che punta, diciamo, la
parte alta e a sinistra, chiamiamolo in questi termini, è il backlash.
La barra lo slash per accedere, diciamo, alle funzioni di modificazione, credo
che siano, esatto, oppure come dice Paolo attivissimo slash che dovrebbe essere
la pronuncia giusta.
In ogni caso, tornando al famoso database che utilizzo, nel database ho
aggiunto la data di creazione, quindi l'ho chiamata prosicamente creata.
E poi ovviamente potete mettere automaticamente la data di creazione nel momento
in cui voi aggiungete la voce, e poi ho suddiviso questi to-do
per aree di lavoro.
Diciamo che li ho chiamati notebook, essenzialmente per fare mente locale e
richiamare l'esperienza fisica dei notebook.
Che essenzialmente potete avere un quadernetto dedicato all'ufficio, un altro quadernetto dedicato
al vostro progetto collaterale, che potrebbe essere A2 Podcast, oppure potete
avere un quadernetto per le idee creative che possono tornarvi sempre utili.
Quindi essenzialmente ho suddiviso i to-do, mentre inserisco una nuova voce, riesco
anche a indicare che area di competenza ha.
Ho aggiunto un altro paio di cose che possono essere tutto sommato
relative.
Ovvero quando è che ho fatto l'ultima editazione della nota e quanti
giorni fa l'ho fatto, ma questo qui è abbastanza relativo.
Quello che vi può tornare utile, ad esempio, è la colonna dei
link.
Per esempio, a me diventa utile all'interno delle idee, inserisco anche il
link della risorsa che ho visto che mi può tornare utile per
portare avanti i miei progetti.
Poi ho aggiunto una colonna con scritto archiviato.
Questo diventa utile perché se la spunto questo to-do essenzialmente viene archiviato
quindi non lo vedo più all'interno della mia lista di to-do.
E poi c'è anche la possibilità, come vi dicevo, di inserire un
allarme se volete che sia ricordato questo to-do in una determinata data,
che ne so fra tre o quattro giorni.
Di particolare non ho messo nient'altro, ma diciamo che questa qua essenzialmente
è una vista di tutti i to-do che ho in questo momento.
Chiaramente lo fate la prima volta, non avete nient'altro.
Ma io, ad esempio, sto sfogliando almeno una quarantina, una cinquantina che
sono stati suddivisi all'interno di questa lista di to-do.
Questa lista di to-do essenzialmente è una pagina e vi viene comodo
perché io ho organizzato questa lista di to-do in un modo ancora
più particolare.
Perché avere una lista di to-do che lo vedi in faccia il
primo giorno che apri notion dopo un po' che le utilizzate, comincia
a essere fastidioso.
Vedere questi tutti anzi, crea più casino di quello che avete in
testa.
Quindi per me è diventato utile creare delle viste di questo database.
Cosa permettono queste viste di notion del database?
Di vedere solo le parti, in effetti, che vi interessano.
Dunque, essenzialmente, voi avete la vista generale che vi ho appena elencato,
ho fatto una vista che si chiama inbox.
Cos'è questa vista?
Questa vista visualizzazione del database principale che vi ho appena spiegato, che
segue però dei criteri e dei filtri.
E qua cominciamo un po' a complessificare, ma adesso cerco di spiegarlo
in modo semplice.
Immagino che chi non l'abbia mai visto, magari ha bisogno di qualche
indicazione in più.
Cosa vi permette di fare?
Io ho inserito una vista in cui mi deve far vedere tutti
i to-do che non sono in questo momento associati ad un notebook.
Se avete una lista di to-do dove avete assegnato tutti i notebook
ai vostri to-do, all'interno di questa vista che ho chiamato inbox, non
vedete niente.
Ma perché vi viene utile questa vista che prima
a primo sguardo vi sembra inutile.
Questo vi permette di inserire delle cose che vi vengono in mente
senza badarci più di tanto, è una specie di inbox delle mail,
chiamiamoli così, un modo per smistare le idee, un inbox delle idee.
Voi avete questa lista che io ho chiamato cose e note, anzi,
questa visualizzazione per essere preciso, l'ho chiamata cose e note perché cose
perché appunto sono dei to-do che devo fare, ma soprattutto come vi
ho spiegato prima, queste note, questi to- possono diventare anche delle note
vere e proprie.
Quindi, fatto questo, poi ho aggiunto tutta un'altra serie di viste che
si presenta essenzialmente come una tabella, volendo questa vista perché di viste
ce ne sono almeno, mi pare, 4-5.
Adesso sto andando.
Allora, si chiama layout.
Io in questo momento sto usando la layout tabella, ma c'è anche
layout board, una timeline.
Quindi utilizza essenzialmente il diagramma di Gant per farci capire.
C'è la vista calendario, la vista lista, semplicemente, oppure la vista gallery
sono sinceramente delle viste molto affascinanti, nel senso che sareste lì dei
giorni a capire qual è quella migliore per te.
Ma in questo caso io trovato la vista migliore in una vista
semplice tabella.
E poi la cosa molto interessante che è stata aggiunta recentemente è
che si possono aggiungere più viste sulla stessa vista.
Lo so che è un po' difficile da capire, ma se io
voglio avere una vista in box dove non voglio vedere le cose
che sono già catalogati nei vari notebook.
A questo punto, io posso fare delle altre viste invece che filtrano
i miei to-do rispetto ai notebook che sto utilizzando.
Quali sono questi notebook?
Ad esempio, sto utilizzando un notebook che si chiama Office, che riguarda
tutto quello che riguarda il lavoro, un notebook che riguarda home, che
riguarda tutto quello che riguarda la casa, poi ci sono altri notebook
che riguardano ad esempio Snap, a due, Archicard Talks, poi un altro
che riguarda il blog di Grafa Sost Italia, ma il mio blog
personale, Mark.net, un notebook per YouTube che è nato recentemente.
Quindi, voi essenzialmente, una volta che avete inserito il vostro to do
nella inbox, potete andare a cliccare semplicemente in Aggiungi al notebook e
vi comparirà la lista dei vostri notebook.
Conseguentemente, nel momento in cui selezionate un notebook di destinazione, lo vedrete
comparire nella vista, ovviamente, del notebook di destinazione.
Quindi scompare dalla lista di inbox.
Quindi avete già fatto un processo di
filtraggio automatico dove voi iniziate a segnare le cose che vi servono
da fare e poi lo smistate appunto con questo metodo.
Questo metodo è interessante perché, oltre a liberarvi un po' la testa
e a capire le cose che ci sono da fare, diventa utile
perché queste viste che potete avere in prima pagina come ho fatto
io, le potete replicare nelle varie pagine, che sono appunto questi notebook.
Per farmi un'idea e raggiungere facilmente questi notebook, mi sono fatto sulla
destra un back link, che appunto è un link di una pagina
che punta a un'altra pagina.
Perché, come vi dicevo, c'è proprio una struttura, chiamiamola così, che ricorda
molto da vicino la struttura di un sito web.
E quindi io mi sono messo essenzialmente dei link con una colonna
destra molto rimpicciolita.
Devo solo vedere dei link che puntano appunto a queste pagine.
Queste pagine sono particolari, diciamo una raccolta di tutte le cose che
riguardano un determinato settore della mia vita.
Faccio ad esempio Office, dove appunto ho inserito sempre utilizzando il metodo
Reynolds, chiamiamolo così, gli obiettivi del 2023 e una vista dell'archivio degli
obiettivi.
Ma oltre a questo, io ho aggiunto un'ulteriore vista che riguarda appunto
i to-do che sono etichettati nel notebook Office.
Quindi ho una vista da questa parte e posso richiamare la stessa
vista nella pagina principale.
Perché ho fatto questo?
Perché dipende un po'assessor
ate.
Ad esempio, ci sono dei momenti in cui avete bisogno di una
vista generale assieme alla settimana e quindi dovete un po' gestirvi la
questione e ci sono dei momenti invece che siete all'interno di un
notebook e dovete essere concentrati su quello e dimenticarvi il resto.
Quindi, è entrato nella pagina Office, io ho un'altra vista dei tu-do
in modo tale non mi perda niente nel passaggio da una parte
all'altra.
Perché io se dovessi rivedere la stessa vista, dovrei ritornare indietro e
aprirmi la pagina della WIC Roadmap, quello che in OmniFocus verrebbe chiamato
anche in GTD, verrebbe chiamato contesto, cioè, tu hai il contesto lavoro,
chiamiamolo in questi termini, dove bene o male hai organizzato poi tutte
le varie attività, la strada che voi percorrere, ecco in quel termine.
Una cosa che mi ero dimenticato di dirvi è che notion, sebben
all'inizio vi sembra abbastanza ostico, poi alla fine riuscite anche a un
po' personalizzarlo.
Per esempio, nel mio caso, nella parte alta della pagina, potete inserire
proprio se fosse una pagina web, diciamo, un'immagine di richiamo in alto
che viene dalla pagina, e poi c'è anche un simbolo che potete
utilizzare all'inizio della pagina, abbastanza grande, che può darvi anche un richiamo
visuale.
Comunque, detto questo, potete personalizzarlo, è molto interessante sotto questo punto di
vista, ci sono anche la possibilità di caricare delle immagini dai loro
archivi.
Ci sono delle immagini che potete utilizzare, è tutto da esplorare.
Ovviamente mette un po' paura, ma
alla fine, quando avete un po' organizzato la questione, potete poi anche
divertirvi un po' a personalizzarla ed è molto carino.
Ad esempio, a me dal punto di vista grafico mi piace molto
adesso come l'ho impostato, non sicuramente quando l'ho aperto, perché mi faceva
un po' un po' specie.
Comunque, come vi dicevo, dal punto di vista dell'interfaccia grafica, ho aggiunto
dei divisori orizzontali, dove vi dicevo, ho messo gli obiettivi e l'archivio
degli obiettivi, poi un altro divisorio orizzontale, poi ho aggiunto questa vista
della lista delle cose da fare, poi aggiunto un altro divisorio e
ho aggiunto invece, diciamo, le commesse che sto seguendo in questo momento.
Quindi, sono delle pagine, delle commesse principali che sto utilizzando, che sto
seguendo in questo momento, e un'altra pagina dedicata in effetti solo e
semplicemente a tutto ciò che riguarda lo studio fisico, non lo studio
a livello anche di lavoro.
Quindi sono proprio cose molto pratiche e molto dirette, come ad esempio
le stampanti, il video, le cose che sono all'interno dello studio che
devo seguire e che sono stipate, per esempio, dove sono le pratiche,
come sono suddivise, vi discorrendo, una specie diciamo di promemoria che può
servirvi una volta l'anno, ma sapete almeno dove trovarla, perché è all'interno
di questa pagina.
Dal punto di vista lavorativo, questo è un consiglio che do per
gli architetti, o perlomeno chi fa più o meno il mio stesso
lavoro, è una cosa che per me è diventata molto utile seguendo
i cantieri, metto i cantieri, perché in questa particolare fase della mia
vita, mi sono dovuto trovare da un anno e mezzo, circa quasi
due, come vi dicevo nella puntata precedente: a seguire dei cantieri come
site manager e quindi devo avere un po' la vista sui cantieri
senza perdermi niente.
Devo essere sicuro di quello che faccio, devo ricordarmi: soprattutto visto che
le visite non le faccio tutti i giorni, ma le faccio ogni
15 giorni.
Quindi è molto utile riuscire a raggruppare tutte le informazioni che riguardano
questo cantiere all'interno di una pagina, non perdervi niente.
Una cosa che per me è diventato utile farmi un modello, un
modello che voi potete duplicare è un po' come quello che fa
Filippo con le cartelle.
È la stessa cosa in questo senso, ma diciamo in modo diverso.
In realtà potrebbe anche quasi essere definito quasi come un sistema operativo
di file manager via web, potremmo definirlo così, ma in effetti funziona
nello stesso modo.
Quindi io mi sono fatto la mia pagina template per il cantiere
con il nome del cantiere e soprattutto la via, per non dimenticarsi
mai dov'è.
Poi ho fatto una pagina l'ho chiamata Sopraluoghi e poi ho inserito
una tabella che in questo caso non è diventata un database, ma
è solo una pura e semplice tabella, che appunto la differenza è
che la tabella è a campo libero.
Potete scrivere quello che volete, invece il database inserite proprio delle categorie
che possono essere richiamabili in qualsiasi momento, dove essenzialmente metto i personaggi
principali, il numero di telefono e via discorrendo che mi interessano.
E poi mi sono fatto una to the list della documentazione da
richiedere.
All'interno dei sopralluoghi, che questa qui è la parte, secondo me, più
interessante, non avete bisogno mentre siete magari sopra i ponteggi.
Io faccio il mio esempio particolare di lavoro, ma penso che sia
paragonabile ad altri lavori.
Voi siete in giro nel lavoro sopra i ponteggi, mentre parlate con
le persone, vi vengono date delle informazioni che quando siete fortunati, avete
un blocco di carta su cui scrivere.
Tante volte le informazioni me la tengo a memoria e poi puntualmente
vi scappano.
Invece, nel mio caso non voglio farmi scappare niente, mi tengo il
cellulare in mano e mi appunto tutto quanto lì dentro, che poi
mi trovo distribuito su tutti i miei device dal Mac al tablet
e via discorrendo.
Questo perché è molto utile, perché così almeno posso passare da una
parte o dall'altra, ho sempre le informazioni coerenti e devo dire che
fino da quando l'ho utilizzato io, non ha mai perso un colpo
la sincronizzazione di Notion.
Chiaramente avendo la linea Criceti non può essere velocissimo, ma sicuramente vi
può tornare utile per questa questione.
Queste diciamo pagine categorizzate portano all'interno, oltre ai to-do, le famose come
le chiama Eric, che io non le conoscevo essenzialmente fino a quel
momento con nome, ma sapevo che esistevano, ma non le avevo mai
applicate che sono le standard Operation Program, che sono essenzialmente le cose
che fate, ma sono cose ripetitive.
Lui le chiamate così.
Sappiamo benissimo che ci sono all'interno del nostro lavoro delle cose ripetitive
che facciamo magari una volta al mese, una volta alla settimana, via
discorrendo, e quindi diventa utile riuscire a categorizzare all'interno di queste pagine
degli standard operation per riuscire a portare avanti il lavoro.
Per esempio, per il report di cantiere mi sono fatto una serie
infinita di to-do dove praticamente, seguendo questa lista di cose da fare,
io so benissimo: uno che non mi perdo niente, perché mano a
mano che faccio la stessa cosa, continuo ad aggiungere le cose per
non perdermi assolutamente niente.
Che ne so dove modificare la data, dove inserire le foto,
come fare un grafico riguarda l'andamento del cantiere, tutte quelle piccole cose
che mentre state lavorando, magari siete particolarmente sul pezzo e vi rimangono
in testa, ma non è detto che vi rimanga sempre in testa,
ed è più facile che vi scappino le cose perché magari siete
interrotti e vi discorrendo.
Quindi avete queste liste che nelle standard operation program riuscite a seguirle
e portarle avanti senza colpo ferire, ma può diventarvi utile anche nei
vostri side project.
Ad esempio, può essere utile utilizzare un programma anche per la pubblicazione
di un post su vostro blog.
Ad esempio, potete tenere gli hashtag che utilizzate di più a portata
di mano, in modo tale che dovete copiare, incollarli, non dovete riscriverlo
tutte le volte e via discorrendo.
Diciamo che è una struttura checklist, come si suol dire, quindi detti
in termini diversi, però, è
la checklist, per esempio, preflight per il decolo di un aereo e
così via, dove alla fine avere una guida che ti indica passo
passo quali sono gli step da svolgere.
Ti permette di scaricare da un certo punto di vista la testa,
detinatamente tutti gli incommenti, e dall'altra ti garantisce di sbagliare meno.
Proprio perché se ovviamente la prassi e l'attività che c'è da svolgere,
sempre quella è uniforme, diciamo, è ovvio che ti aiuta molto a
evitare gli errori.
Esatto, esatto.
È veramente sono cose che magari vi sembrano banali perché voi ce
l'avete ben chiare, ma a volte può tornarvi utile seguire una scheda
perché nella vita può capitare veramente di tutto.
E quindi la perdita di concentrazione magari vi fa perdere un pezzo
che purtroppo
vi genera degli errori che si ripercuotono a catena.
Invece, questo sistema vi permette di avere una guida, come giustamente l'hai
definita, per riuscire a portare la lavorazione a completamento.
Adesso sto guardando, che, in effetti, sono andato decisamente un po' lungo,
cerco un po' di stingrare, ma immaginavo che andasse avanti a lui.
Gi
à che siamo sull'argomento checklist, segnalo per chi fosse interessato, c'è anche un
bellissimo libro che si chiama The Checklist Manifesto, Il Manifesto del Checklist.
Adesso non so come sia stato tradotto in italiano perché io dove
ho letto in inglese, che appunto spiega anche come, per esempio, da
un punto di vista del medico, l'autore, un medico che è un
chirurgo, propone appunto di creare checklist in qualsiasi momento.
Proprio perché, per esempio, anche nell'ambito medico e sanitario, ovviamente avere una
checklist delle attività operatorie pre-operatorie, post-operatorie, per esempio controllare di non aver
lasciato le garze dentro il paziente e cose simili è molto utile
e ti semplifica molto la vita.
Appunto, tra gli esempi tipici c'è il discorso che vari aerei che
sono di grosse dimensioni non riescono a essere gestiti direttamente solo da
un uomo.
Avere le checklist permette di far volare sostanzialmente i grandi aerei.
Credo che fosse il
B72, quello che il bombardiere più grosso che c'è stato nella seconda
guerra mondiale.
I primi tentativi di decollo.
L'aereo andava cadava al suolo, proprio per questo motivo.
Tant'è vero che poi nel mondo, diciamo, degli aeroplani.
Le checklist sono ovunque e proprio salvano la vita, nel senso che
probabilmente un aereo non potrebbe, soprattutto quelli grossi, diciamo, non possono volare
senza un controllo e senza avere tutta una serie di procedure, proprio
perché nel momento di difficoltà, seguire semplicemente la checklist vuol dire anche
evitare di andare in panico e così via.
Quindi sicuramente è un ottimo metodo, quello che ti ha suggerito Rino.
Sì, sì, assolutamente sì.
Ho aggiunto ancora un paio di pagine.
In realtà, una è una pagina che si chiama la roadmap dei
contenuti, ovvero tutto ciò che vorrei pubblicare, ma che non riesco per
motivi di tempo.
Quindi è una semplice Kanban dove io appunto delle idee e ho
suddiviso la Kanban in contenuti non partiti, oppure quelli in progresso su
cui sto lavorando, e quelli completati, e vi dico semplicemente che quelli
completati non sono nemmeno un terzo di quello che devo ancora iniziare,
giusto per dare un'idea di quello che devo ancora fare.
Invece, un'altra cosa che, come vi dicevo, in questo caso un database,
ma mi è servito più che altro per riuscire ad avere una
vista un po' più particolare rispetto a quello che garantisce una tabella,
semplicemente perché la tabella in notion viene vista proprio come una tabella
semplice con campo libero di testo.
In questo caso mi sono fatto una tabella del cosa che voglio
pubblicare, è abbastanza banale come cosa, ma la questione è che è
così banale che, se però non la tengo d'occhio mi perdo le
cose.
Giusto per darvi un'idea, se io ho qualcosa che ho creato e
voglio distribuirlo, io mi sono segnato il nome del contenuto creato.
Poi mi metto il link a cui fa eventualmente riferimento.
Poi ci sono una bellezza di otto parti in cui devo pubblicarle.
Quindi ho una casella di controllo che spunto ogni volta in modo
tale che io riesca a seguirlo.
E poi ho la famosissima in fondo che mi torna utilissimo, che
è diciamo la casella di controllo chiamata archiviare.
Ovviamente anche questa è una cosa interessante perché, essendo un database, non
ve l'ho detto prima, ma c'è anche in questo caso la stessa
cosa che si può ripetere per la lista di to-do con le
viste personalizzate sulle aree di lavoro.
È che se voi spuntate la casella archiviare, potete fare in modo
che una volta che è spuntata questa casella, il to-do vada via,
oppure in questo caso il contenuto.
Questo perché?
Perché essenzialmente si tratta di una vista filtrata che ti dice tutto
quello che è spuntato come archiviato, non farvelo vedere, quindi riuscite a
mantenere il controllo di queste cose anche in modo molto visuale.
Visto che la cosa si è evoluta dalla pagina, l'ho fatta trasformare
in una toggle list, ovvero che si può aprire e chiudere semplicemente
con la freccetta, altra cosa interessante di Notion è che voi potete
passare facilmente da un oggetto all'altro, semplicemente convertendolo, cioè da testo a
to-do, da to-do a ne so, toggle.
Da una vista toggle, potete farla diventare addirittura un database e via
discorrendo.
Quindi è molto flessibile.
Questa flessibilità mi ha spaventato molto all'inizio, ma una volta che avete
capito i meccanismi, riuscite anche a trovare il modo per piegarlo alle
vostre utilità di lavoro e della vita.
Aggiungo soltanto un paio di cose.
Adesso andiamo anche a chiudere.
Una cosa che ho appurato quest'anno, o meglio, la fine dell'anno scorso,
sempre sul metodo Reynolds, chiamiamolo così, ovvero il template di Eri, che
non ho esplorato ancora tutto.
Vi dico questo perché c'è anche uno standard operation program per i
progetti di architettura ed è qualcosa di veramente lunghissimo.
Prende in considerazione un milione di aspetti del progetto di architettura, e
prima o poi esplorerò anche quello, ma diciamo che mi sono contenuto
e quest'anno ho contenuto, e quest'anno ho guardato, diciamo, la parte degli
obiettivi del 2023.
La cosa molto particolare di questa pagina che ha creato Reynolds ed
è molto chiamiamolo così molto personale, perché vi obbliga a fare essenzialmente
un riassunto corto ma molto tagliente di quello che avete fatto nell'anno
precedente.
Ovvero la prima cosa che a me è piaciuta tantissimo sono state
le lezioni apprese nel 2022, che in effetti è la prima cosa
a cui bisogna pensare, cosa mi porto a casa da questo 2022,
del bene o del male, ovviamente, perché ci sono tutti degli aspetti
della vita.
Poi ci sono un altro, diciamo, parte che riguarda gli obiettivi professionali.
Essenzialmente, voi dovete mettere degli obiettivi professionali che vi volete inserire, ma
la cosa che a me è stata molto sorprendente perché non l'avevo
mai fatto, è quello di tenere d'occhio gli obiettivi finanziari.
Obiettivi finanziari che è abbastanza semplice.
Che detto così, sembra una cosa particolarmente difficile, ma ovviamente Eric, essendo
molto pratico, essendo molto pulito nelle sue decisioni, lui cosa ti chiede?
Ok, dimmi quanto vuoi guadagnare durante l'anno corrente, che ne so, facciamo
un esempio banale: diciamo 8.000 euro l'anno, lui cosa ha detto?
Ok, questo i tuoi 8.000 euro all'anno lo suddivisi per trimestri perché
sono quattro righe, lo suddividi per trimestre, quindi tu hai l'importo teorico
al trimestre che dovresti guadagnare per riuscire a mantenere questo tuo obiettivo.
E cosa ha fatto?
Giustamente perché tu dici questa cosa qua la fai all'inizio dell'anno.
Lui cosa ha fatto?
Ha inserito un reminder automatico per ogni trimestre.
Quindi, sicuramente
a marzo a fine marzo mi salterà fuori questo reminder che mi
dice: Ok, fermati un attimo.
A quanto sei arrivato di fatturato in questo trimestre?
E più o meno a quello che ti eri prefissato, in modo
tale che tu riesci a seguirti praticamente in modo automatico l'andamento del
tuo fatturato e metterti o in allarme o farti capire che stai
andando molto bene perché stai guadagno di più oppure sei semplicemente allineato.
Niente di più, niente di meno.
Un'altra cosa che è stata aggiunta sono gli obiettivi personali e poi
le eventuali abitudini da coltivare e via discorrendo.
Ovviamente, queste sono cose molto personali che ognuno deve vedere per la
propria vita e compilarselo.
Secondo me è molto interessante.
E soprattutto questa parte del template di Eric per me è stato
veramente a fine anno qualcosa che mi ha aperto un po' la
testa, nel senso che, avendo un po' di tempo, chiamiamolo così, anche
perché non sono stato bene un attimo di tempo per ragionare, ce
l'ho avuto quest'anno.
Conseguentemente, sono riuscito anche a mettermi a posto questa cosa.
Voglio vedere se nel corso dell'anno mi aiuta o no questo tipo
diciamo di controllo degli aspetti della propria vita in qualche modo.
E secondo me può diventare davvero utili.
Come vedete anche qui con una semplice database che voi piegate al
vostro, diciamo utilizzo quel database, che non è una semplice tabella, quella
che ha fatto Renus, è proprio un database, ma che non serve
come database, serve semplicemente per utilizzare alcune funzioni del database per riuscire
ad avere, ad esempio, un semplice reminder e avere uno schema grafico
di quello che come sta andando il vostro fatturato.
Come vi dicevo, adesso andando verso la chiusura, sto cercando un po'
di tagliare e sto anche un po' correndo, ma immagino che abbiate
capito bene o male come utilizzare notion e spero di avervi dato
parecchi spunti di riflessione e soprattutto di modi di utilizzare notion per
il vostro lavoro, per la vostra vita professionale, per la vostra vita
semplice.
Perché comunque considerate che in linea generale, io, ad esempio, ho delle
standard operation program che riguardano una cosa banale come la bicicletta.
Ci sono certe cose che devo controllare, come ingrassare la catena, che
magari nel corso della stagione ce l'ho bene in mente perché lo
faccio tutte le volte.
Magari passa la stagione dopo e ti viene subito di dire cacchio,
come faccio?
Come facevo l'anno scorso a ingrassare la catena in modo così bene
così che ci perdo poco tempo.
Ad esempio, materiale utilizzavo per ingrassare e via discorrendo.
Quindi, la standard operation program diventa utile anche nelle minime cose.
E spero che questo sia una scintilla che vi lasciamo qui in
A2 Podcast per riuscire a portare avanti anche il vostro metodo
di lavoro su Notion.
Come vi dicevo, Notion ha la possibilità di condividere queste pagine, avete
anche la possibilità di pubblicare una pagina web.
Credo che buona parte delle guide che ci sono, del sito di
Notion è creato con Notion, secondo me, dall'interfaccia che vedo.
Sì, sì, è fatto proprio così.
È spaziale, se ci pensi alle cose che puoi fare, è veramente
pauroso perché ti puoi perdere in un attimo a fare un milione
di cose.
Ma in ogni caso, andando verso la parte finale, abbiamo parlato di
tutte le belle cose che si possono fare con Notion, ma c'è
una piccola particolarità che secondo me stride un po'.
Adesso ve la spiego.
Essendo, diciamo, un fortunato possessore di
un portatile e due device che uno è un iPhone e un
altro un iPad, vedo la differenza tra questi tre device.
Vedo che dal punto di vista produttivo e della realizzazione e l'utilizzo
di Notion trovo che sia molto molto molto ben incentrato sul Mac.
Mentre trovo che sull'iPhone sia molto molto incentrato invece sulla visualizzazione di
quello che state facendo, oppure per prendere delle note in modo veloce.
Secondo me queste sono decisamente centrate come cose, perché in effetti inserire
tante nozioni, chiamiamole così, all'interno di queste varie particolarità che sono all'interno
dei database, mettere delle cose grafiche, insomma, gestire la questione diventa molto
facile all'interno del Mac, decisamente un po' più difficile all'interno di un
iPhone.
Non dico che non si possa fare, ma gli spazi sono decisamente
ridotti.
Ma d'altra parte ho notato che anche la differenza tra iPad e
iPhone è marcata, perché ad esempio su iPhone, giusto perché gli spazi
sono ridotti, ho avuto un'idea geniale, che è quello di mettere nelle
ultime versioni dell'applicazione, che è una web app, ma comunque è un'applicazione,
nel mettere nella parte alta tutte le pagine che avete consultato recentemente,
un po' come i file recenti.
Questo vi permette in modo visuale, in modo veramente facile, di trovare
le pagine che avete appena consultato che potete modificare al volo, cosa
che su Mac non c'è e non c'è nemmeno su iPad.
Ma non è finita qua le differenze, secondo me, è una cosa
dove devono veramente migliorare in modo esponenziale l'applicazione proprio su iPad, che
mi sembra un po' lasciata se stessa.
Vi troverete probabilmente nelle mie stesse condizioni.
Ad esempio, se utilizzate una pencil vi verrebbe di mettere un segno
di spunta sul to-do che avete appena fatto e non lo potete
fare perché non lo capisce.
Semplicemente il segno di spunta su un to-do non lo capisce, lo
prende, magari delle volte vi mette uno spazio, delle volte lo capisce
come un cancellare qualcosa.
E quindi vedete che la web app ha dei punti di forza,
ma nel momento in cui viene costretta a interagire con qualcosa come
l'Ay Pop Pencil, incomincia a zoppicare a perdere i pezzi.
È un grosso problema, secondo mio punto di vista, perché devono sviluppare
molto la parte di iPad, perché tante cose non si riescono nemmeno
a fare con l'iPad se non hai una tastiera.
I menu sì, ci sono, devi dammare spesso tra i menu, ma
certe cose semplici che all'interno di un Mac diventano semplicissime.
Se non hai una tastiera su un iPad diventano complicate perché se
hai una via di mezzo tra l'iphone che è per la consultazione,
non per creare delle cose, e invece il Mac ti permette di
creare tantissime cose che invece sull'iPad, non cercate di fare intendere, ma
spesso con la sola tastiera che avete a video non riuscite a
farlo, perché magari avete bisogno di qualcosa che somigli più a un
Mac perché avete una tastiera e riuscite a fare più cose, perché
ci sono delle abbrevazioni della tastiera che non vengono, anzi, che non
possono essere richiamate facilmente in modo semplice all'interno della tastiera che avete
sull'iPad.
Purtroppo queste cose che vi sto dicendo sono difficili da comprendere se
non utilizzate tutti e tre i sistemi.
Se no, vi cadono un po', diciamo, dette così, senza
un giustificativo concreto perché dovrei avere un iPad e farlo vedere lì
sul momento.
Hai un iPad piccolo, ma sull'iPad grande che ha la tastiera completa,
probabilmente il problema non ce l'ha.
Probabilmente non lo so, dovrei provarlo.
Ma diciamo mettiamola così, sugli iPad piccoli, è un po' di difficile
da utilizzare.
L'altra cosa che invece, secondo me, è un'altra bella mancanza: è che
se voi utilizzate le Pole Pensi, potete sì, scrivere con il famoso
metodo di riconoscimento della scrittura che vi trasforma la vostra scrittura in
testo, ma non potete fare nient'altro: esatto, con Scribo, ma non potete
fare nient'altro.
Volete fare un disegno?
Provateci, poi mi dite come va.
Se volete farvi un appunto con un disegno, poi mi dice come
va su Notion, ecco quello che manca su Notion, ad esempio, delle
aree dedicate dove voi potete disegnare semplicemente con l'Apple Pencil.
Prendere un appunto, ad esempio.
E tutte queste cose qua ne parleremo poi di un'altra puntata, l'ho
preso e l'ho trasferito in Toto in free form in modo tale
che purtroppo in questo momento, essendo un forte utilizzatore di Notion, non
posso permettermi di cambiare applicazione, ma per riuscire a sopperire a questa
mancanza di notion, io ho trovato un forte alleato in free form.
E vi dico che è molto interessante perché su freeform posso mettere
veramente tantissime informazioni appese con la penna, che mi rendo conto addirittura
che una cosa che ho visto recentemente è che se io devo
trasformare le cose che mi sono segnato in modo veramente semplice, magari
durante le chiamate mi segno con la penna delle cose sul tablet.
Trasferirlo sul computer ci metto più tempo, cioè ci ho messo meno
tempo a prenderla appunto che a trasferirlo su Notion.
È una cosa molto particolare e secondo me ci vorrebbe una cras
tra queste due forme di presa di appunti, perché secondo me è
un aspetto ancora da migliorare.
Ultima cosa, e una cosa interessante che è stata aggiunta in versione
beta, è che io mi sono iscritto recentemente: cioè mi sono iscritto
qualche tempo fa e mi hanno dato l'accesso recentemente a questa beta
di Notion che parla dell'intelligenza artificiale, ovvero hanno inserito un'intelligenza artificiale, o
meglio, l'utilizzo di un'intelligenza artificiale all'interno di Notion, che ti permette ti
permette di farti aiutare nel lavoro che stai facendo.
Per esempio, ti può suggerire delle parole, ti può suggerire
una lista di cose da fare.
Per esempio, stai facendo il to-do e lui continua a suggerire delle
cose da fare seguendo il contesto.
Ma la cosa molto interessante che mi ha stupito molto e che,
essendo un notion, anche molto facile da utilizzare per scrivere degli articoli,
solo io, probabilmente perché sono un purista del Markdown, mi dà un
po' fastidio.
Ma in realtà, se riuscite a chiudere un occhio e utilizzare notion
per scrivere gli articoli, ha una funzione simile a quella di ChatGPT:
questa intelligenza artificiale che vi permette di scrivere degli articoli se gli
chiedete di farlo seguendo un soggetto oppure dando delle indicazioni.
Io li ho messi alla prova entrambi, ho chiesto, ad esempio, a
ChatGPT se mi poteva fare un riassunto delle ultime novità Apple che
riguardano Apple Silicon M2 e
Chat GPT ha detto semplicemente che non era ancora uscito.
Questo perché?
Perché ChatGPT è stato allenato su una base date vecchia, mi sembra
del 2021 per tutto il 2021, quindi si è perso essenzialmente tutto
quello che è successo nel 2022.
Lato negativo che bisogna ricordare di questa chiamiamola così intelligenza artificiale, ma
non è il suo nome giusto, è essenzialmente un modello semantico che
cerca di capire quali sono le parole più facilmente collegabili a quello
che state scrivendo in quel momento.
Quindi fa questo tipo di collegamento, non è un'intelligenza artificiale tour, è
essenzialmente un modello semantico, che è ben diverso.
In ogni caso, l'intelligenza artificiale che non sarà né più né meno
come chat GPT, ma la differenza è che quella di Notion è
aggiornata e mi ha spiegato tutte quante differenze delle Polsil M2 messo
sugli Mac Mini e soprattutto mi ha detto che ci sono anche
la versione Pro e Max di M2, che invece secondo chat GPT
non c'erano.
Quindi, cosa molto interessante e che nel programma avete voglia e modo
di farlo, iscrivetevi per la beta perché può tornarvi utile anche in
vari contesti, come sono anche per il semplice fatto di fargli una
domanda di qualcosa che non sapete, o di aiutarvi a spiegare qualcosa
che sapete voi, ma che magari non avete una un'idea, diciamo, di
struttura.
Va bene, direi che a questo punto abbiamo fatto un'ora e mezza,
e quindi direi che il prolisso non sono io.
Sono senza parole e possiamo tendere a chiudere la puntata, ok, benissimo,
come sempre, potete scriverci, se avete delle domande su quello che abbiamo
fatto, o se volete proporci degli argomenti o semplicemente entrare in contatto
con noi.
L'indirizzo è sempre il solito, scrivi punto a chiocciolapodcast.it, potete supportare il
podcast con simpatica recensione.
Io personalmente bastano anche le stelline, perché mi rendo conto che magari
scrivere quattro parole incominciamo a perdere un po' di tempo, ma le
stelline ci aiuterebbero a salire in classifica, a farci conoscere di più.
E poi, se volete scriverci qualcosa, potete scrivercelo anche direttamente con l'indirizzo
che vi ho detto prima.
Se non sapete come fare una recensione vi lasciamo il link nella
note dell'episodio per una guida che ha fatto il nostro grandissimo Filippo
Strozzi e come sempre grazie al nostro Filippo Strozzi, perché se aspettate
me campa cavallo che l'erba cresce, trovate tutte le note dell'episodio con
il link degli argomenti che abbiamo parlato e tutto quello che riguarda
la puntata all'interno dell'indirizzo A2 Podcast anzi, scusate, a due podcast.it
slash 53 o meglio slash 53.
Dove ci potete trovare sottoscritto mi potete trovare sul mio blog personale
che si chiama Mac e Architettura all'indirizzo marc.net.wordpress.com.
Mi potete trovare sul mio podcast personale dedicato all'architettura e alla tecnologia
che si chiama Snap Architettura Imparfetta.
Mi potete trovare anche sul mio canale YouTube Neonato, che si chiama
Architetto Digitale.
Mi potete trovare anche sul podcast di Grafisoft Italia che si chiama
Archicard Talks, dove intervistiamo essenzialmente delle persone che si occupano di architettura
e utilizzano gli strumenti di Grafisoft, ovvero Archicad.
E poi ovviamente mi trovate anche sul blog di Graphisoft Italia dove
vi racconto un po' le vicissitudini, qualche consiglio e vi discorrendo della
vita del progettista che utilizza appunto Archicad nella propria professione.
Mi pare di aver detto tutto, mi potete trovare anche su Twitter
o LinkedIn in base a quello che vi viene comodo.
Invece, il nostro Filippo, dove lo troviamo?
Allora, suddivisi tra concentrazione e dispersione, ci sentiamo tra due settimane.
Alla prossima.