Benvenuti all'episodio 46 di E2, in cui scoprire come ottenere il massimo
dalla vostra tecnologia Apple.
Io sono Filippo Strozzi e sono il vostro ospite assieme all'amico Roberto
Marin.
Di che cosa parliamo in questo episodio, Roberto?
Caro il mio amico Filippo, parleremo di un approfondimento sui cosiddetti task
manager, ovvero i software che ti permettono di gestire progetti sia semplici
che complessi, o tutto quello che vi viene in mente su come
sono nati e come si sono sviluppati, tra l'altro, perché ci voglio
sempre un po' di storia, e su perché può essere utile utilizzare
nel lavoro ma anche nella vita normale.
Dico bene.
Diciamo che abbiamo già iniziato a approfondire l'argomento.
Con la puntata che già mi sono scorato, qual è.
Comunque credo che sia la
memoria 41, perfetto.
Sua Memoria, oggi faremo un discorso più generale, più teorico, mettiamola in
questi termini.
Parleremo in fondo delle varie applicazioni, diciamo, che sono presenti su Mac
e su iPhone e i pad.
Però il focus, tra virgolette, di questa puntata è più pensata sui
concetti che stanno dietro, appunto ai cosiddetti task manager o gestori di
progetti, come dovrebbero essere tradotti in italiano.
Proprio per cercare di dare un'infrenatura generale ai nostri ascoltatori, per poi
eventualmente ragionare di fare degli approfondimenti nelle prossime puntate invece su singoli
programmi.
Anche se poi io, per esempio, utilizzo to Dist, tu so che
utilizzi Notion per la tua gestione, diciamo.
Quindi, eventualmente dovremmo trovare gli ospiti per parlare di altre cose, perché
io ho utilizzato ormai anni addietro Omni Focus.
Quindi, a questo punto possiamo andare direttamente a parlare dei task manager.
Intanto, cosa servono e perché dovete usarli?
Beh, è abbastanza semplice, nel senso che possiamo definire come una scaletta,
quello che utilizziamo io, Filippo, che vi permette di capire cosa dovete
fare nella giornata.
Io ho tendenzialmente su questo batto molto forte perché ci sono varie
scuole che riguardano la gestione dei to-do.
La prima, che io quello che sposo, è quello di trovarvi 5
minuti, 5-10 minuti la mattina, fare un attimo di mente locale, mandare
a stendere tutti quanti quelli che avete attorno, chiudere il computer, chiudere
il tablet, utilizzare anche solo lo smartphone, basta banza.
E fare un attimo di mente locale su quello che avete a
fare e mettere giù quello che avete da fare, che può essere
tutto quello che vi passa per la testa.
Questo cosa serve?
Serve essenzialmente a farvi un po' di chiarezza nella gestione di un
progetto, di un'attività o di un'operazione o compito che deve essere compiuta
entro un periodo di tempo definito o entro una scadenza per raggiungere
gli obiettivi legati al lavoro.
Chiaramente io lo faccio sterare per scomparti, chiamiamolo così, per la vita
privata, per il lavoro.
Delle volte riesco anche a tenerle separate perché, come sapete, ho uno
studio con mia moglie, quindi avendo anche una famiglia e lo studio
a casa è un po' difficile separare le cose, ma ce la
si può fare.
Ma soprattutto cerco di suddividere le mie aree lavorative per progetti.
I progetti ce ne sono tanti, per cui quelli lavorativi e anche
i side project, e quindi quello che deve essere utile soprattutto è
riuscire a suddividere questa attività lavorativa che avete da fare, che può
essere grande o piccola, in base alle vostre velità e alle vostre
esigenze, in qualcosa di più piccolo e che vi permette di essere
gestito in un modo migliore.
Chiaramente queste attività diciamo che possono essere collegate tra di loro, e
anche qua si apre un mondo perché ci sono varie possibilità di
collegare questi to-do, in queste attività possono essere gestiti un po' come
meglio vi trovate.
Ma ritornando al discorso principale, il momento di chiarezza che potete avere,
magari che ne so.
Faccio un esempio.
Io, per esempio, lo uso la mattina, potete usarlo anche, che ne
so, anche dopo ho mangiato per riepilogare un po' dove siete appunto
la giornata, poi magari anche la sera e via discorrendo.
Mi pare che, per esempio, iOS abbia introdotto qualche persona fa una
routine per andare a dormire, dove appunto vi chiedi di aprire delle
applicazioni per mettere giù quello che pensate, giustamente per svuotare la testa,
e questo può essere davvero utile, può essere davvero utile anche per
riuscire a pianificare la giornata successiva.
E anche questa è una fase di gestione del progetto che state
per eseguire in un certo tipo di modo.
Un'altra cosa che, ad esempio, Filippo mi aveva giustamente fatto notare qualche
tempo fa, è che, ad esempio, se voi avete un po' di
to do da fare durante la giornata, è importante, a fine giornata
lavorativa, tirare un po' le somme a riuscire a fare un riepilogo
di quello che avete fatto o che non avete fatto, e chiamiamoli
così i goal che avete raggiunto per riuscire a capire dove siete
arrivati.
Sotto il punto di vista dei task manager, anzi del task management,
ci sono varie filosofie.
Ognuno ha la sua, cioè bisogna cercare un po' di trovare il
metodo migliore per riuscire a gestire
questi task che avete da fare.
La parte importante, secondo me, è non trovarvi in una lista infinita
di cose da fare.
Perché questo qui è un dramma.
Che diciamo che si può verificare quando avete tutti questi task.
Nel senso che ve li insegnate tutti.
A un certo punto, a forza di insegnare, magari vi trovate due
pagine o quattro di robe da fare e non sapete più che
tanto votarvi.
Prendete questa diciamo questa lista lunghissima e dite: Ok, ragazzi, da che
parte inizio?
Non so da che parte iniziare, e quindi alla fine può anche
creare più scompiglio, più confusione di quello che in realtà dovrebbe fare,
ovvero la chiarezza.
Uno dei metodi, ad esempio, io sto andando a braccio, Filippo, avvi
pazienza, lo so che tu sei uno che segue la scaletta, ma
io sono un architetto vado abbraccio.
Uno dei metodi, per esempio, molto interessanti che abbiamo visto recentemente io
e Filippo.
Che vi consiglio nel caso, visto che stiamo parlando di task management,
è appunto di evitare, o meglio, avere anche la vostra lista ciclopica
di cose da fare, ma di usare un metodo che l'ho scoperto
praticamente la scorsa settimana, quindi anche qua sto andando un po' a
braccio, che si chiama 123, molto interessante.
Che secondo me è un indizio di quello che in realtà dovrebbe
essere una gestione ottimale dei task da fare.
Ovvero voi avete, come sempre, una giornata di 24 ore, c'è poco
da fare, dovete dormire, e anche quello vi serve perché ricordatevi che
vi serve, c'è l'attività sportiva, quindi anche lì togliete il tempo.
Quindi, magari avete anche la gestione dei figli, della casa o via
discorrendo, e anche lì portatevi una bella fetta via del tempo.
Quindi, voi avete un tempo limitato.
Grazie a Filippo, al suo famoso 4000 settimane, ormai con questo tempo
limitato ci va da nozze, un libro che vi consiglio e che
ringrazio Filippo di avermi fatto leggere.
Lo sto ancora leggendo, sono circa metà, sono avanti, Filippo.
Quindi adesso poi ne parleremo anche profonditamente in separata sede.
Grazie, grazie, è un ottimo consiglio quello che mi ha dato.
Comunque, dicevo: questo tempo limitato deve anche gestirlo.
Quindi, una dei cose fondamentali della gestione dei task è la gestione
degli stessi task.
Ed è importante quel metodo, perché essenzialmente dà una strada da seguire
molto interessante, che il metodo 1, 2, 3.
Sembra quello del backup, nel senso che i numeri sono sempre quelli,
ma non è quella la tecnica.
Nel senso che dovete avere un task importante per cui questo task
vi dice che avete fatto qualcosa in quella giornata.
Può essere qualsiasi cosa: faccio un esempio: se, per esempio, ho un'urgenza
che può essere devo chiudere questo progetto, per me, il task principale
è chiudere questo progetto.
Ma in alternativa, faccio un altro esempio, proprio recente: se per me
è importante andarmi a comprare una bicicletta, perché ne ho bisogno per
andare a fare sport, per me, quello è il task della giornata
che mi cambia la giornata e mi fa dire una volta che
è finita la giornata cacchio, ho fatto quello che dovevo fare.
Poi c'è gli altri due task: che è la seconda parte diciamo
di questo metodo.
Che diciamo sono task corollari che sono importanti, che vi permettono o
di portare a compimento il primo task o perlomeno diventano urgenti e
comunque bisogna tenerli sotto d'occhio.
Gli altri tre task, da quello che ho capito, che dovrebbe essere
l'ultima cifra di questo metodo, è lasciare qualcosa che sì, se lo
fate va bene, ma se non lo fate, l'ho spostato un altro
giorno.
Diciamo che queste filosofie, questa è una, ma ce ne sono tantissime.
Ad esempio, il Bullet Journal è un altro, diciamo, metodo di gestire
i task.
Io, per esempio, ho un metodo incrociato che adesso lo chiameremo metodo
Marine perché fra un po' non se ne esce più.
È un incrocio di tutte queste cose.
Così finalmente lo puoi vendere.
E divento ricco, posso comprarmi un M1, M2 no?
Perché troppo, l'M1, magari ci arrivo.
Comunque, dicevo, ci sono vari metodi di gestione del flusso di lavoro
e come vi dicevo prima, c'è Bull Journal l'123, un esempio l'utilizzo
di motion per riuscire a gestire diciamo anche un po' più in
modo particolare, chiamiamolo così, il flusso di informazioni, perché anche
i task alla fine sono informazioni e diciamo una serie di cose
da fare che serve appunto a gestire progetti più strutturati.
Diciamo che è molto particolare, secondo me.
È giusto parlarne.
Filippo vuole fare un approfondimento, ma d'altra parte tenendo conto che la
gestione dei task è anche un po' difficile perché è molto personale.
Nel senso, l'idea è quella di darvi dei consigli, spiegarvi come si
può gestire nel modo migliore.
Ma la cosa proprio sensata e vera è che ognuno deve trovare
il suo modo di gestire questi task, che può essere un modo
misto.
Noi siamo, Filippo, siamo molto digitali, nel senso che utilizziamo tantissimo le
applicazioni, i nostri strumenti Apple per riuscire a portare a casa la
pagnotta e fare i lavori.
Però mi rendo conto che potrebbe anche essere tranquillamente bastare sufficiente una
penna e un foglio di carta, quello può essere sufficiente.
Ad esempio, mia moglie fa così: ha un foglio di carta che
tiene un foglio di carta, ma può anche essere un blocco note.
Tutto l'importante appunto è riuscire a svolare le cose che potete fare
da spicchi.
Questo è l'esperimento parte dell'ASE, del bull giural, riuscire a mettere delle
cose da fare e sintetizzarle in poco tempo, qualcosa si chiama bullet,
nel senso che non ci devono essere tante spiegazioni, ma vi deve
rendere chiaro quello che dovete fare.
Poi, vabbè, questo diciamo non è un semplice metodo di
task management, ma fa molto di più il bullet giorno, perché ovviamente
tende a coprire tutti gli aspetti della vita.
Ma in questo caso, il nostro Filippo adesso ci spiegherà per Benino
quali sono i pro.
Questa filosofia, chiamiamola così, di gestione dei task.
Che i task sono essenzialmente dei lavori da fare.
Ribadisco.
Noi adesso parliamo.
Spesso parliamo qua A2 Podcast di lavoro, ma nella fattispecie può
essere, soprattutto, questo aspetto di quello che vi stiamo parlando può essere
esteso a tutto quello che fate nella vostra vita.
Allora, faccio un po' di ricapitolo generale, riporto a scaletta l'episodio.
Diciamo che ci sono alcuni ragionamenti da fare, nel senso che ovviamente
il discorso del task manager non è qualcosa che è necessario.
E abitualmente, diciamo, è in base alla complessità e agli aspetti che
dovete gestire della vostra attività qualunque essa sia, che dovete valutare se
e come implementare una gestione dei progetti.
Perché di questo si tratta: cioè di creare un flusso, un processo
di lavoro o comunque di attività che sia confacente a quello che
dovete svolgere, che sia realizzare una puntata di questo podcast, che sia
svolgere attività ludiche o un hobby, che sia il vostro lavoro.
Quindi, ovviamente, tutto questo si può applicare a n situazioni, e a
fronte di queste situazioni, ovviamente deve essere personalizzato e strutturato.
Innanzitutto, la prima grossa differenza che io porrei è quella tra il
cosiddetto task manager e to do list.
Apro chiudo una parentesi come al mio solito, tutte queste chiamiamole così,
filosofie, anche dalla nomenclatura tipicamente inglese, derivano dal mondo lavorativo anglosassone, in
particolare americano, dove sono molto legati a l'ottimizzazione dei processi e a
fare di fare il mondo.
Per cui prendete anche questo in considerazione, cioè nel senso che noi
infatti trasponiamo e utilizziamo terminologia anglofona, proprio perché da lì nasce tutta
una serie di teorie di utilizzazione.
Adesso non voglio fare il professore, anche perché me lo sono già
scordato il nome corretto, ma è secondo me un americano, un americano
e un inglese che proprio nello sviluppo, diciamo, del periodo industriale, quindi
nell'industrializzazione, di fatto per ottimizzare i processi produttivi utilizzava un cronometro per
tenere cronometrato quando ci si mette a fare questa vite e l'operaio
A riesce a fare una vite in tre minuti, l'operaio B deve
farlo altrettanto, e se ce ne mette quattro, non è un buon
operaio e così via.
Adesso non mi ricordo più il nome,
e in parte, diciamo, questa filosofia è rimasta ed è la produttività,
tra virgolette, nel senso di dire di produrre un pezzo originariamente e
adesso, nel mondo, dell'attività intellettuale o comunque del settore terziario, chiamiamolo così,
non più legato ovviamente alla produzione meccanica o materiale, ma più appunto
intellettuale o concettuale, si ragiona in termini di chiamiamolo così produttività.
Ecco, bisogna stare attenti, diciamo che corsi da tenere separati e da
soprattutto allontanarsi, almeno quantomeno in parte, perché a volte essere chiamiamolo così,
produttivi non vuol dire produrre veramente o non vuol dire creare un
prodotto.
A prescindere da che cosa, voi valutate come prodotto, perché può essere
una puntata di questo podcast come un atto giuridico o un apparizio
per Roberto e così via.
Insomma, per cui c'è anche da tenere in considerazione questo.
Differenza tra tax manager e to-do list.
Nella sostanza, il tax manager è qualcosa di più strutturato.
La to do list, cioè è semplicemente chiamiamo così una lista della
spesa, chiamiamola così, o delle cose da fare.
Che può essere, diciamo, un elenco di
piccole cose da svolgere.
Abitualmente diciamo, la gestione dei progetti è qualcosa di più strutturato e
sostanzialmente cerca di dare ordine a un processo che spesso e volentieri
o a quantomeno inizialmente è un processo complicato e incerto e non
chiaro.
Quindi è sì, sia un'attività, diciamo, di gestione diciamo del processo.
Quindi di gestione dell'attività per arrivare da A a Z, bisogna fare
tutta una serie di step, che sono B, C, D, E, F,
G e così via.
Dall'altra, però è un sistema anche per chiarire che cosa c'è da
fare.
Perché a volte, giusto per farvi un esempio banale ma molto concreto,
come si crea la puntata A2 Podcast, è un processo relativamente
complesso, nel senso che, appunto, il primo step, tra virgolette, scegliere io
e Roberto qual è l'argomento della puntata, preparare a questo punto la
scaletta, programmare tutta la registrazione oggi in separata sede ho concordato con
Roberto più o meno la programmazione delle puntate fino fine anno, proprio
perché
per potersi organizzare per poter fare le registrazioni, per poter anche creare
il materiale che serve poi per queste puntate è necessario programmarle.
Quindi avere un progetto e gestire questo progetto.
Ogni singola puntata, però, è un singolo progetto.
A questo punto che nasce appunto dalla predisposizione della scaletta dell'episodio, la
preparazione della registrazione, che a sua volta si divide in sottoattività, già
solo semplicemente organizzare la data e il momento in cui registriamo, che
ovviamente deve essere possibile per tutti e due.
Se abbiamo un ospite, dobbiamo avere anche la disponibilità, giustamente dell'ospite.
Noi in questi casi, per esempio, abitualmente registriamo il lunedì sera, che
ci rende anche più semplice la vita, nel senso che sappiamo già
più o meno l'ora e la data in cui registriamo.
Io, prima della registrazione, devo creare tutta una serie di cose, tipo
le miniature per YouTube, che poi diventano anche le miniature della puntata
che pubblico su Avvocati e Mac.
Devo preparare la diretta con tutte le caratteristiche della diretta, devo scrivere
la descrizione della diretta.
A questo punto, quando registriamo, c'è tutta una serie di cose per
registrare perché anche qui, ovviamente, voi non lo vedete, ma c'è la
diretta su YouTube quindi utilizzo UBS per fare la diretta, devo registrare
le nostre voci, avere le tracce di backup delle nostre voci quindi
devo fare la registrazione non solo del mio audio, ma anche dell'audio
di Roberto ed eventualmente dell'ospite, Roberto, a sua volta deve fare la
sua registrazione.
Vedete, già solo nella parte prima dell'editing, quindi della post produzione, quanta
attività e quanta organizzazione c'è dietro per un diletto attualmente.
Infatti,
giustamente, Filippo, fa notare che non faccio un mazzo, tra cui neanche
ricordarsi di fare partire la registrazione.
Quindi, Filippo
, non hai fatto partire la registrazione,
una vergogna, una vergogna oggi giornata X
ottimo, anche perché l'audio che sto ricevendo da te è tremendo.
Quindi, la prima parte della puntata direi che sarà di qualità infima.
Se vuoi registrare adesso, sarebbe carino che tu inizias a registrare, sì.
Ok, ci sono!
Mi scuso, colpa mia.
Quindi ci scusiamo già dell'audio che probabilmente ascolterete in differita.
Tuttavia, diciamo che il mio sproloquio è servito a qualcosa perché almeno
da ora in poi Roberto sta registrando correttamente.
Tornando a noi sull'argomento diciamo gestione progetti e task manager.
L'esempio che ho fatto prima che non è neanche esaustivo, di tutta
l'attività che c'è dietro alla creazione di una puntata
A2 Podcast, è la dimostrazione di come anche
progetti relativamente semplici potenzialmente richiedono tutta una serie di attività concatenate l'una
all'altra e spesso volentieri da gestire.
Buona parte della scaletta che vi ho raccontato di cosa c'è da
fare per un episodio di A2, ce l'ho fisicamente appunto nel mio
task manager, che nel caso specifico è Toist.
E ogni puntata ovviamente ho un template, chiamiamolo così, dove bene o
male mi do tutta una serie di attività da svolgere, proprio perché
so che tutte queste attività devono essere svolte prima di poter anche
solo pensare di registrare l'episodio.
E questo è fondamentale: è fondamentale per qualsiasi attività, nel senso che
appunto a due per noi è un divertimento e un hobby, ma
ovviamente tutto quello che riguarda il nostro lavoro ha anche attività collaterali.
Se io che Roberto scriviamo, gestiamo i nostri podcast personali e anche
lì è ovvio che più progetti, diciamo, ti porti sulle spalle più
sicuramente una gestione strutturata e organizzata di questi progetti, non è che
li fa creare in automatico, diciamo, ma sicuramente ti permette di gestire
con minor peso sulle spalle tutta una serie di cose che vanno
avanti e quindi differenza tra tax manager e to-do list o comunque
lista delle cose da fare è proprio questo: cioè casomai giornalmente avete
una lista delle cose da fare in quella giornata, chiamiamola così, che,
però, non sono o possono non essere legate ai medesimi progetti.
Anzi, io spesso e volentieri, per esempio, nella giornata odierna ho lavorato,
ho svolto alcune attività legate al podcast, ovviamente visto in preparazione della
diretta e così via.
E quindi, nella lista, delle attività che dovevo svolgere oggi c'erano fronti
e progetti totalmente differenti l'uno dall'altro, con stadi di avanzamento di questi
progetti differenti.
Quindi è anche importante distinguere la lista delle cose da fare in
giornata con invece la gestione dei progetti.
Q ne approfitto per dare un'altra differenza, cioè la differenza tra virgolette
task manager e calendario.
Perché anche qui è importante differenziare, creare l'attività, la scaletta di questa
puntata è differente dal prendere un appuntamento, o da avere un'attività, diciamo,
specifica e in uno specifico lasso di tempo, diciamo, da svolgere.
Quindi, per esempio, se ho adesso la scaletta credo di averla creata
venerdì pomeriggio vado a memoria.
Io nel task manager avevo ovviamente la voce di fare la scaletta
dell'episodio, quindi preparare tutta la scaletta.
Fisicamente, venerdì mi sono reso conto che la puntata doveva essere registrata
lunedì e quindi era il momento di procedere ad avere del materiale
pronto.
Quindi mi sono ritagliato e mi sono preso un appuntamento con me
stesso venerdì pomeriggio di un'ora, un'ora e mezzo, proprio per strutturare invece
tutta la scaletta e l'argomento.
Quindi vedete che appunto nella pratica abbiamo anche un qualcosa che ci
permette di differenziare le due cose, cioè l'attività che può essere potenziale
e che può essere svolta in un qualsiasi momento.
Quindi il task, chiamiamolo così, usare la terminologia inglese.
L'appuntamento invece si svolge in un periodo specifico, in un momento specifico,
diciamo, la grossa differenza tra calendario e attività da svolgere, è proprio
l'assenza da una parte di un orario preciso di esecuzione, e invece
la presenza di un orario di esecuzione.
E questo aggiungo io, è anche un motivo per cui molti si
chiedono perché c'è un promemoria e un calendario che non si parlano
uno con l'altro nel sistema Apple.
Nel senso che in realtà funzionalmente forse è anche meglio che non
si parlano, perché sono due cose completamente diverse.
Sotto questo punto di vista mi sento di sposare la filosofia Apple
almeno in questo punto di vista.
Poi, certo, voi avete una cosa da fare, uno o due cose
da fare, diciamo due progetti, questo sistema vi può venire veramente utile.
La differenziazione, soprattutto nella testa tra il task manager e il calendario.
Chiaramente quando incominciate ad avere un bel po' di roba in testa,
secondo me è lì che si vedono un po' i limiti tra
questa grossa differenziazione, ovvero del fatto che il calendario non si parla
con Pro Memoria.
Nel senso che potrebbe diventare utile che ne so, avere mettere ProMemoria
che parli col calendario e viceversa.
I sistemi sarebbero tantissimi e le utilità anche.
Nella mia fattispecie ho bypassato tutto quanto.
Tendenzialmente anche se li uso entrambi, mettendo tutto quanto all'interno di Notion,
che mi viene molto utile solo questo punto di vista, e magari
più avanti vi spiego anche come ho fatto.
Ma continuo a dire è interessante questo punto di vista della filosofia
Apple che finché non ne ho parlato adesso con Filippo, non mi
era proprio chiarissimo del perché queste due applicazioni in realtà non si
parlano.
Devo dirti la verità: io, per esempio, utilizzando Fantastical e To do
Wist, quindi Fantastical, l'applicazione per
gestire il calendario e Toist invece per la gestione dei task e
delle attività, quello che trovo molto vantaggioso, è che Fantastical, per esempio,
mi permette di visualizzare nel calendario i task di To-Doist e muoverli
in un sistema ibrido.
Poi io abitualmente, a fronte del task, diciamo, ho anche l'appuntamento, l'orario
di calendario occupato per svolgere quella specifica attività.
Vedendo invece il discorso task manager comunque calendario, torniamo, anche a guardare
una cosa legata, e la mia idea, appunto, era proprio quella di
cercare di dare uno sguardo a 360 gradi al panorama che originariamente,
se non ci si ragiona, sembra abbastanza spezzettato, chiamiamolo così, ma invece
è molto legato in base al punto di vista dove si lo
guardi, cioè per esempio il time blocking.
Il time blocking di fatto cerca di coniugare candosi del tempo per
svolgere una determinata attività, che il coniuglio, diciamo, tra calendario e task
manager, chiamiamolo così, punta proprio a creare un qualcosa di determinato e
strutturato, chiamiamolo così, per gestire le attività all'interno del calendario.
Anche qui è un punto di vista, secondo me, differente da un
certo punto di vista.
E' utile perché devo dire la verità, io cerco e tendo a
utilizzare molto il time blocking, ne ho parlato, ho fatto un webinar
e troverete ovviamente come al solito nelle note dell'episodio tutte le varie
cose.
Ma sicuramente è un modo molto efficace di svolgere l'attività nella singola,
chiamiamolo così giornata, cioè di pianificazione poi concreta di come attaccare il
lavoro che c'è da fare o attaccare le attività che si vogliono
svolgere.
Perché adesso continua a ripetere, noi parliamo sempre di lavoro perché è
quello che facciamo abitualmente, quindi questi principi abitualmente li applichiamo alle nostre
attività, chiamiamole così, produttive.
Per cambiare punto di vista, lo studente, tra virgolette, ha comunque tutta
una serie di attività da svolgere, di studio, di lezioni e così
via, che possono, diciamo, tranquillamente essere sussunte in questi sistemi e in
queste modalità di gestione.
Ne approfitto perché nel mentre Daniele fa la domanda, ma il GT,
ne parleremo approfonditamente perché la puntata di fatto è molto legata al
GTD e se con la puntata di Promemoria ci siamo andati un
po' all'acqua di rose, oggi ho voluto fare un approfondimento specifico non
perché io consideri il GTD come la panacea di tutti i mali,
ma sicuramente il metodo GTD che sta per Getting Done, che da
noi è stato tradotto in detto fatto, è sicuramente dal punto di
vista di organizzazione e di inquadramento della gestione dei progetti, secondo me
il modo, diciamo, di vedere, di farsi un quadro rapido e di
avere dei principi di base molto centrati.
Poi da lì, ovviamente, si può andare un po' dove si vuole,
tra virgolette, continua a essere d'accordo con Roberto sul fatto che ognuno
poi deve gestirsi come meglio crede in base appunto al proprio specifico
flusso di lavoro, chiamiamolo così, o la specifica attività, cioè è il
processo che deve farvi decidere se utilizzare questo o quell'altro strumento, e
se, tra virgolette, diventa più semplice per voi fare determinate attività o
gestire determinate attività in una certa maniera piuttosto che un'altra, giusto per
fare degli esempi proprio molto banali.
È ovvio che se il rappresentante deve andare dal cliente A, dal
cliente B, dal cliente C e appunto prendere appuntamenti, tra virgolette, con
i vari clienti e spostarsi da un cliente all'altro, anche se adesso,
vabbè, post pandemia, non so quanto questa attività.
Tuttavia, è ovvio che l'attività di un rappresentante è legata prevalentemente al
calendario: giustamente deve avere il tempo fisico di spostarsi dal cliente A
al cliente B e deve essere dal cliente A dal cliente B
quando gli è andato l'appuntamento e non un'ora dopo o un'ora prima,
quindi è evidente che, per esempio, per svolgere questa tipologia di attività,
casomai, il calendario diventa lo strumento perfetto, diciamo, per gestire determinate cose,
la maggior parte dell'attività, e non un task manager dove bene o
male.
Il progetto è andare dal cliente e cercare di vendere quel prodotto
o quell'altro prodotto, fare le riunioni con l'azienda per i nuovi prodotti
e per avere informazioni sui nuovi prodotti.
Ecco, cioè è ovvio che in base al lavoro, ovviamente, in base
all'attività che c'è da svolgere, le tattiche, diciamo, di gestione devono essere
differenziate e si differenziano.
Prima di andare, diciamo nel GTD, che sarà la inclusione, chiamiamola così,
della puntata a livello teorico, mettiamola in questi termini.
Mi piaceva però fare una carellata anche di altre cose, non per
l'approfondire, ma per dire che esistono da un certo punto di vista,
e che casomai in determinati contesti sono utili da conoscere da utilizzare.
Quindi una cosa differente di cui abbiamo già parlato nell'episod 37 è
il time tracking, invece, cioè il tracciamento del tempo.
Che in parte è legata a tutto questo, cioè è diciamo la
cartina di torno a sole o la prova nel 9 di come
abbiamo organizzato la nostra giornata, perché in questa maniera noi abbiamo il
tracciamento di cosa facciamo e quindi anche lo scostamento eventualmente dal programma.
E non solo, aggiungo io, soprattutto per i liberi professionisti, questa è
una cina di torna sole del valore che stiamo mettendo all'interno di
un progetto.
Questo perché faccio una breve parentesi, ho preso anch'io, a forza di
stare con Filippo, ho iniziato ad aprire le parentesi anch'io.
Essenzialmente se voi non sapete quanto tempo ci mettete a fare qualcosa,
non riuscite neanche a quantificarla dal punto di vista monetario.
Questo è importante, soprattutto io parlo nel mio settore, ma penso che
valga anche per Filippo e in altri tanti altri settori, molti lavori
sono, diciamo, ripetitivi, nel senso che si possono richiudere all'interno di categorie.
E tendenzialmente in queste categorie vi vengono richiesti dei preventivi.
Se voi non riuscite a monitorare quello che state facendo, non riuscite
a capire uno dove state perdendo tempo all'interno della vostra attività, nel
senso che magari avete preventivato una certa quantità di tempo che poi
sia andata ad aumentare perché c'è stato un problema che non avete
pensato.
Questo vi permette appunto di centrare con una precisione chirurgica qual è
il problema e soprattutto non ripetere più lo stesso problema in modo
tale che voi diventate nello stesso tempo più taglienti
nel vostro lavoro, più efficaci, più sicuramente anche adatti a contrattare il
vostro cachet.
Nel senso che se il vostro cliente dice tanto cosa ci vuole
tirare quattro linee su un DVG, voi gli prendete i computer, gli
dice inizia a farlo tu.
E poi vediamo se quanto tempo ci metti, per esempio.
Anche perché questo è un esempio abbastanza banale, ma la stessa cosa
qui si può richiedere a un idraulico, ad esempio.
Lui sa benissimo quanto tempo ci mette,
tendenzialmente riesce ad arrivare prima al problema di quello che fate voi.
Nel senso che non avete le basi, comunque si paga qualcuno perché
è più esperto su questa parte qua e si fa pagare per
questo.
Quindi non tenetelo, diciamo, come una cosa che potrebbe non servirvi, il
conteggio delle ore che impiegate a fare qualcosa.
Dal punto di vista lavorativo vi può aiutare davvero tantissimo anche in
fase contrattuale.
Perché nel momento in cui c'è da decidere da fare uno sconto,
cioè di decidere cosa togliere e cosa non togliere, avendo bene in
mente il tempo che ci impiegate e il valore dal punto di
vista monetario, voi riuscite a contrattare nel modo giusto, soprattutto per voi,
perché alla fine dobbiamo tutti portare la pagliata a casa.
Chioso
sulla tua considerazione dicendo anche che, ovviamente, l'abbiamo già detto nella puntata
sul time tracking, però è anche utile sapere quanto tempo ci mettiamo
a fare una determinata cosa, proprio per calibrare anche, a prescindere, diciamo,
dall'aspetto puramente
economico.
Ma è ovvio che se io mi metto da fare 10 cose
che sono convinto di fare in 15 minuti l'una, ma per ogni
cosa invece ne metto 30, le 10 cose nella giornata non ci
stanno fisicamente.
Quindi è anche importante per la programmazione poi sapere bene o male
quanto tempo ci impieghiamo a svolgere una relazione, a svolgere un determinato
compito, e quindi, conseguentemente, poi anche quanto possiamo programmare.
Perché l'altro grosso limite, diciamo, del che ha già accennato comunque Roberto
è che avere una lista infinita di cose che potenzialmente potrei fare,
ma non ho il tempo di fare o non riesco a farle
per mille motivi è abbastanza inutile.
Avete David Spark, che è appassionato di queste cose e anche un
maestro, dal punto di vista, il vero problema.
Cioè appunto non è il programma che vi permette di, tra virgolette,
immagazzinare tutta una serie di attività che vorreste fare, dovete fare, ma
se non avete fisicamente il tempo di svolgerle, è ovvio anche che
il software migliore sulla faccia della Terra non vi permetterà di fare
queste cose.
Alla fine, appunto, i task managers sono questo, sono solo uno strumento
per organizzare meglio e in modo più efficace, più efficiente.
Comunque l'attività da svolgere, e lo scopo finale di tutta questa tutta
questa attività, chiamiamo così preparatoria è di svolgere l'attività,
non di perdere il tempo, tra virgolette, a organizzare l'attività da svolgere.
Esattamente, sì, perché anche quello è un lato, diciamo, nascosto.
Che appunto vi dicevo dedicatevi 5-10 minuti, ma non di più.
Perché poi, se no, perdete la giornata a organizzare, però bisogna anche
fare le cose.
E chiudo: prima di andare sul GT che approfondiremo abbastanza, tra virgolette,
con il Gant chart, che credo che sia una cosa che Roberto
conosca perché è il cronoprogramma, poi, nella sostanza in materia è dile.
Io non conoscevo, diciamo che si chiama diagramma di Gant.
Sì, esatto.
Si chiama diagramma di Gant, diciamo, dal punto di vista tecnico, o
cronoprogramma in italiano, esattamente.
È la stessa cosa, ma definita in due modi diversi.
Sì, sì, beh, allora, Gant è proprio il tizio che l'ha inventato,
è il nome del sistema, è proprio il nome dell'inventore, appunto.
Sono dei grafici a barre sostanzialmente.
L'idea di fondo è carina, e che può essere interessante in alcuni
settori ledile, ma per esempio, anche dal punto di vista legale, secondo
me può essere utile come idea.
Nella sostanza il cronoprogramma, come è strutturato: per esempio, l'idraulico per fare
l'impiantistica ci mette tre mesi.
Prima dell'impiantistica l'elettricista, per esempio, non può entrare, o prima che i
muratori non abbiano fatto le pareti, ovviamente l'impiantistica non può essere montata,
mettendo assieme quanto tempo ci mettono i muratori a fare, per esempio,
la struttura interna di un edificio e poi quanto i vari impiantisti,
appunto, ci mettono a svolgere le loro singole attività, è ovvio che
io posso da una parte avere un'idea di quanto tempo, per esempio,
in quanto tempo ci metteranno a finire la casa.
Dall'altra, se ci sono degli intoppi, chiamiamoli così, o se ci si
mette meno tempo di quello preventivato, io posso anche vedere dove posso
tagliare o risolvere il problema.
Quindi l'idea è soprattutto quando ci sono soggetti diversi che devono svolgere
attività diverse, ma nello stesso progetto, e spesso volentieri capita che il
progetto non è nostro singolarmente, ma che è un progetto di gruppo.
Può essere un approccio interessante su vari fronti: cioè interessante per il
cliente, diciamo, che sa più o meno, o si può aspettare sensatamente
una consegna in determinati tempi e non in altri.
Io l'esempio che faccio anche per l'avvocato è: bene o male, per
esempio, una causa ha dei tempi scadenziati in maniera fissa, poi ci
sono dei tempi molto volatili invece.
Ma tendenzialmente per la citazione in giudizio ci vogliono 90 giorni, meno
di 90 giorni è impossibile.
E quindi per fare iniziare il giudizio, di fatto ci vogliono tre
mesi da quando l'atto di citazione è stato notificato.
E così ad andare avanti, poi ovviamente ci sono dei vuoti, diciamo,
che non sono regolabili.
Ma diciamo del tempo minimo, diciamo, è individuabile, mettiamola in questi termini,
e altre immagino altre attività siano uguali.
Quindi anche qui questo sistema è interessante e esistono ovviamente dei software
che non andremo a guardare, tra virgolette, ma che vi permettono di
organizzarlo e si può anche fare, tra virgolette, a mano, anche se
devo dire la verità, la bellezza di questi sistemi è il fatto
che siano responsivi, cioè possano modificarsi in base all'effettiva situazione concreta, progressiva
del tempo, fatti a mano ogni volta deve rifarli da capo.
Tra virgolette, diventa un po' dispendioso come costo.
Penso proprio di sì.
Stavo ragionando un attimo sulla questione.
Diciamo che volevo santo un attimo di collegami al diagramma di Gantt,
essenzialmente dal punto di vista anche visivo e riconoscibilissimo perché essenzialmente è
qualcosa che tende a essere molto orizzontale e allungato, soprattutto perché nella
sua forma normale sulla sinistra vengono incasellate le lavorazioni, in questo caso,
perché stiamo parlando di edilizia, mentre nella parte alta vengono indicati i
giorni di lavorazione.
Quindi, cosa succede in modo molto semplice?
Voi se indicate
creazione del allestimento del cantiere,
vi prendo una settimana e iniziate a colorare la prima settimana.
Poi passate alla lavorazione successiva, che sarà per esempio quella di demolizioni
di alcune parti dell'edificio che vi servono per arrivare a poi costruire
parte dell'edificio nuovo, ovviamente le demolizioni occuperanno un loro spazio e allora
voi vi spostate sulle demolizioni, vi mettete dopo i giorni che avete
occupato precedentemente e tirate un'altra bella linea colorata.
Andiamo avanti così finché non si arriva fino alla fine delle lavorazioni.
Alla fine voi trovate visivamente l'occupazione sia dal punto di vista del
tempo di questa lavorazione su tutto l'arco del lavoro previsto e conseguentemente
riuscite anche a capire a che punto è il lavoro.
Perché cosa succede da altra parte?
Questo diventa proprio un vero e proprio cronoprogramma da seguire che può
avere anche valore dal punto di vista legale.
Da qui, su quello, si poi si calcano anche i giorni di
ritardo e eventualmente le varie diciamo sanzioni, chiamiamole così, dal punto di
vista penali dal punto di vista pecuniario.
Benissimo, direi che a questo punto, visto che siamo già avanti nella
puntata, parliamo invece del metodo cosiddetto GDD, che sta appunto per get
thing done, che da noi è stato tradotto in italiano detto fatto,
sono una serie di libri, diciamo, più David Allen, che è il
creatore di questo metodo e il divulgatore di questo metodo, è un
consulente, quindi, ovviamente fa anche consulenza manageriale, grossa azienda e così via.
Il metodo, diciamo, si basa sull'idea di spostare diciamo gli elementi di
interesse e le informazioni rilevanti, i problemi, le attività, i progetti fuori
dalla mente, diciamo, restringendoli esternamente e quindi suddividendoli elementi di lavoro attuabili
con limiti di tempo noti.
Adesso dopo spiegheremo a modo cosa significa tutto ciò.
Ciò quindi consente all'attenzione di concentrarsi sulla singola azione che è da
svolgia, su quello che si deve fare sostanzialmente.
Appunto, detto fatto in italiano in questo senso è una buona traduzione.
Ogni attività è elencata in chiamiamo così un record, appunto, in una
casella esterna, invece che nella mente.
Quindi non mi devo chiamiamola così sovraccaricare il cervello di cose da
ricordarmi di fare, diciamo, ma appunto l'esternalizzo e tornando alle puntate precedenti
dove ne abbiamo parlato in varie maniere.
Questa è la base, diciamo, di quello che è il cosiddetto secondo
cervello, la memoria esterna per le attività da fare.
L'idea di fondo, e quella di Vinana nasce come metodo analogico, quindi
di esternalizzare tutte le attività in 43 folder, cioè in 43 cartelle
divise in una certa maniera che adesso non entreremo neanche nel dettaglio,
ma tutti i programmi, diciamo, tutti i moderni programmi di task manager
sostanzialmente prendono profondamente da questo sistema, proprio perché l'idea di fondo, è
proprio quella di avere un elenco di attività da svolgere, un elenco
che cresce progressivamente e che viene generato progressivamente di giorno in giorno
e che viene demandato un sistema diciamo che controlli da un certo
punto di vista, inserendo ovviamente le scadenze e quant'altro, e che appunto
sia un deposito, diciamo che comunque garantisca l'integrità di quello che ci
inseriamo dentro e appunto faccia da secondo cervello.
Anche se adesso il secondo cervello nel caso delle puntate sul Knowledge
Management è diverso, ma le terminologie, come vedete, sono molto simili in
inglese: cioè la gestione e la conoscenza, che è la stessa cosa
della gestione delle attività o dei progetti.
Quindi, effettivamente, anche le due cose per molti versi, hanno similitudini e
prendono spunto da concetti simili.
Quindi effettivamente si capisce anche tutta una serie di tendenze, quello anche
che mi è piaciuto.
Fare questo quadro, chiamiamo così generale della gestione dei flussi di lavoro,
l'idea di fondo appunto di David Allen è schematizzata in un sistema
a cinque fasi, chiamiamole così: cioè catturare, chiarire, organizzare, riflettere ed eseguire.
Catturare è la prima fase, diciamo
, fondamentale, nel senso che senza la cattura di un'attività, ovviamente tutto il
sistema crolla.
E appunto l'idea di fondo è quella di segnarsi le cose da
fare.
Per fare questo, abitualmente, e anche qui vedete come l'influenza di questo
sistema è profonda.
Diciamo diciamo nel nostro mondo e nell'attività che svolgiamo e di cui
parliamo, perché appunto il modo di catturare questa attività nel caso specifico,
è l'inbox l'inbox, che appunto poi in parte Merlin all'epoca e poi
altri dopo di lui hanno preso anche per la gestione delle email,
che è comunque sempre una gestione di un flusso di lavoro, perché
è un flusso di informazioni, l'email che entra nell'inbox e che deve
essere gestita poi in una qualche maniera.
Anche il cosiddetto concetto di inbox zero nasce, diciamo, e prende spunto
da questi ragionamenti di Devil.
Primo step è togliersi il problema, cioè l'attività da svolgere o comunque
l'attività che ci viene in mente da fare, caricandola appunto, salvandola, tra
virgolette, e segnandola digitalmente.
La seconda fase, diciamo, che è un po' più complessa, è quella
del processare ovviamente queste informazioni.
Perché l'idea di fondo è: io devo fare questa cosa, tra virgolette,
la prima cosa che faccio è me la segno e me ne
scordo, ma ovviamente se me ne scordo totalmente non serve a niente.
E quindi l'inbox ovviamente va processato.
Cioè, questo enorme, tra virgolette, lungo elenco quotidiano di cose da fare
o che ci vengono in mente da fare o che ci vengono
richieste da fare, lo dobbiamo processare il cessalo tutti i giorni a
fine giornata, avere un sistema, un metodo chiaro e regolare di revisione
di queste attività.
Le attività devono essere revisionate e devono essere processate.
Processate è una doppia fase, chiamiamola così, vanno chiarite, come dicevo prima,
cioè le singole azioni che abbiamo segnato devono essere rese, chiamiamole così,
atomiche e se nel caso suddivise in sottoattività.
Per esempio, l'idea di fondo è registrare la puntata.
Registrare la puntata non è un'azione concreta in senso tecnico, perché per
registrare la puntata ci sono tutta una serie di attività del podcast
, ovviamente, sto facendo l'esempio.
Ci sono tutta una serie di attività che sono legate alla registrazione
di questa puntata.
Per cui, per esempio, io devo mandare il link a Roberto per
collegarsi io e lui e devo attivare il programma che poi mi
permette di fare la registrazione della puntata e così via.
Roberto a sua volta deve lanciare la registrazione della sua parte di
audio.
La registrazione della puntata in sé per sé non è un'azione autonoma,
chiamiamola così, o comunque atomica, ma deve essere meglio dettagliata proprio per
essere anche univoca e facile da realizzare, perché poi l'idea di fondo
è che più l'idea è semplice, più lo scopo, l'attività è chiara,
più è facile realizzarla quando sarà il momento di realizzarla.
E infatti l'organizzazione richiede anche che l'attività nel gergo sia azionabile, ovvero
determinata, chiara, in modo che tale azione, l'unica cosa che c'è da
fare su questa azione è quella di svolgerla.
Non è richiesto null'altro, deve essere approfondito, cosa vuol dire l'azione.
Quindi richiede un singolo passo o sono necessari più passi?
Se sono necessari più passi, ovviamente questi devono essere creati e abitualmente
questo vuol dire creare un progetto, un processo per svolgere questa attività.
Quindi, per esempio, generare una puntata di A2 è un processo, è
un processo anche relativamente complesso, e quindi deve essere strutturato e determinate
attività devono essere fatte prima che altre possano essere svolte.
Se ovviamente questo processo badate bene, se avete ascoltato la puntata sulle
mail su come processare le email, le somiglianze sono evidenti perché appunto
Merlin Man ha preso a mano basse diciamo i concetti del GTD.
Se richiede poco tempo, abitualmente due minuti: cioè se l'azione è un'azione
molto semplice, quindi possiamo svolgerla subito, facciamola, togliamoci via il problema e
non dobbiamo neanche fare tutta questa attività, diciamo, di processazione delle azioni
di archiviazione delle azioni da svolgere.
Proprio perché in questa maniera abbiamo un problema in meno da affrontare
e non abbiamo tutto il discorso di gestione del secondo cervello e
così via.
Se invece non è possibile farla in poco tempo, dobbiamo valutare se
la dobbiamo svolgere noi un altro soggetto.
Perché se non la dobbiamo svolgere noi per noi non è un'azione
azionabile.
Scusatemi, il gioco di parole, e quindi la dobbiamo delegare e eventualmente,
nel caso la deleghiamo, dobbiamo semplicemente segnarci che siamo in attesa che,
per esempio, Roberto, a fine di questa registrazione, mi dovrà mandare la
sua registrazione al fine di permettermi poi l'editing finale della puntata.
Ovviamente prima di questo momento, cioè prima che Roberto mi abbia mandato
il suo lato, diciamo, della registrazione, io non potrò mettermi mettere mano
all'editing finale della puntata, e quindi, ovviamente, quel momento, quell'azione è legata,
collegata alla precedente azione di Robet.
Infine, valutare se quest'azione richiede di essere svolta in un momento specifico.
E in questo caso appunto, distinzione tra calendario e lista delle cose
da fare, se sì, la inserisco nel calendario, diventa un appuntamento da
un certo punto di vista, o comunque la inserisco nel mio task
manager, ma come attività con un orario specifico, una giornata specifica, la
scadenza tipica è io devo creare una memoria entro quella data lì.
È ovvio che non posso crearla il giorno dopo la scadenza, devo
farlo quantomeno uno o due giorni prima della scadenza.
Segnarmi non solo l'attività, ma anche la scadenza, è fondamentale e ovviamente
controllare di averla svolta prima di quella scadenza è fondamentale.
Se no, ovviamente l'idea
del metodo è quella di dare un contesto: cioè decidere dove o
come o quando
può essere svolta, non legata diciamo al tempo stesso, ma alla situazione
in cui si si trova.
Adesso l'argomento del contesto è un po' complesso e forse non ha
senso approfondirlo troppo qui.
Ma abitualmente se io devo, per esempio, rispondere a un'email, devo trovarmi
o davanti al computer o comunque avere un dispositivo mobile per avere
il collegamento a internet.
Se devo fare una telefonata, è ovvio che devo avere il telefono.
E abitualmente
col cellulare è molto più semplice da un certo punto di vista.
Però devo farlo dall'ufficio o quando in orario di lavoro, mettiamo il
caso.
Se devo fare una telefonata al fornitore, è ovvio che il fornitore
deve essere aperto.
Quindi non è che posso fare la telefonata al fornitore alle 4
di notte.
E quindi esiste un contesto per svolgere una determinata azione.
Questi contesti ovviamente mi permettono, per esempio, di impilare, chiamiamolo così, una
serie di azioni che sono eseguibili nello stesso contesto.
Se ovviamente non richiede un momento specifico, appunto,
abbiamo detto c'è il contesto in cui è possibile svolgere l'attività.
A questo punto vado in chiusura
, una volta che diciamo tutto questo sistema, e quindi è stata fatta
la cosiddetta revisione, cioè quindi si è controllato dove le cose vanno
e si sono archiviate correttamente, può ovviamente dedicarla alla pianificazione dell'attività, cioè
decidere quando svolgere l'attività così individuate e organizzate.
E a fronte di tutto questo, poi è evidente che lo scopo
finale di tutto è quello di eseguire, cioè di svolgere l'attività e
concentrarsi solo su quello.
Quindi, tutto questo flusso di lavoro è finalizzato al vero lavoro, cioè
quello di svolgere la singole attività.
Perfetto, io appunto ascoltandoti, può risultare molto intelligente come sistema, ma probabilmente
è difficile da applicare all'interno dei vari sistemi che stiamo utilizzando.
Volevo suggerire un paio di strade.
La prima, secondo me, che può essere una cosa interessante, è l'utilizzo
di varie applicazioni per fare ogni tipo di task, nel senso, ogni
tipo di processo di questa idea di catturare, chiarire, organizzare, riflettere ed
eseguire.
Catturare puoi farlo un po' dappertutto, processare, puoi utilizzare un altro tipo
di applicazione come quella della pianificazione dell'attività e ovviamente l'esecuzione vi rimane
in mano vostra.
Vi volevo suggerire sotto questo punto di vista, un'applicazione che continuo a
dire per me è stata illuminante nonostante non la utilizzi, ma diciamo
che mi ha fatto un po' traballare dalla sedia di notion.
Questa applicazione l'avevo già parlato qualche tempo fa, si chiama Ample Note
e secondo me è perfetta per calzare all'interno di questo tipo di
metodologia.
Loro cosa hanno pensato?
Hanno pensato a questa applicazione che è un'applicazione unica che vi consente
appunto di fare tutto lì dentro.
È una cosa veramente molto particolare.
Vi consiglio di guardarla, magari non è bellissima dal punto di vista
estetico, a qualcuno un po' piacere, per esempio, a me non dispiace
per niente, ma è interessante perché suddivide per fasi questa metodologia e
essenzialmente la racchiude
in un titolo che si chiama Idea Execution Funnel.
Ed è appunto suddivisa in quattro fasi che equivale all'interno dell'applicazione a
avere delle linguette sulla sinistra che vi permettono appunto di
inserire delle cose da fare.
Si chiamano Joats in questo caso, dove c'è appunto l'idea di segnare
lì dentro la famosa inbox di cui parlava Filippo e praticamente voi
insegnatevi lì tutto quanto.
Poi alla fine, fatto questo, passate alla seconda fase che sono le
note, ma queste fasi sono tra di loro collegate, nel senso che
vi trovate
, le idee che vi siete catturati precedentemente, ve le trovate in note
in un'altra forma che vi permette, però, di espandere il concetto
, diciamo, della vostra idea che avete segnato con una piccola frase.
Per dire ritornando sulla questione di Filippo.
Registrare A2 Podcast.
Quindi, cosa succede?
Vi segnate questo, voi aprite la parte di amplet e ritrovate appunto,
questo appunto che vi siete fatti strutturato in un modo diverso in
modo tale che voi potete andare avanti a scrivere e amplificare questa
annotazione.
Questo cosa vi permette di fare poi?
Di passare a quella successiva che sono appunto i task, e quindi,
conseguentemente, le cose che vi siete segnate all'interno delle note diventano quasi
automaticamente, perché chiaramente nel momento in cui ampliate il discorso, suddividete le
cose per fasi, diventano automaticamente dei task, in questo caso, da fare,
che vi permettono di pianificare e dare soprattutto delle priorità a quello
che state facendo.
Ultimo che secondo me è questa qui è la ciliegina sulla torta,
questi task poi vi permette di inserirli all'interno del calendario in modo
tale da schedularli e appunto dedicare del tempo.
Che Filippo lo diceva di dedicare del tempo per se stessi, ma
anche alle varie attività che ci sono all'interno del vostro lavoro e
poi arrivare alla fine che è proprio l'esecuzione.
Questa, secondo me, è una applicazione davvero fenomenale perché trasforma in tutto
e per tutto quello che è questa tecnica GTI in qualcosa di
diciamo qualcosa che si può utilizzare tranquillamente tutti i giorni.
Io mi sono fermato, perché, diciamo che tra virgolette, sono incollato a
Notion.
Perché all'interno ho un mio sistema.
Tuttavia, però questo, secondo me, mi ha fatto un po' traballare, anzi,
mi ha dato spunto per migliorare, diciamo, la mia gestione dei task
all'interno di Notion.
Che alla fine, come funziona all'interno di Notion per quanto mi riguarda,
funziona praticamente nella stessa cosa, nel senso che è un po' più
setterializzato, nel senso che ho anch'io una inbox a cui metto all'interno
quello che mi passa in quei famosi 5 minuti in testa da
fare, me lo segno lì.
Ma la cosa interessante di questo segnare è che nel mio caso
si trasforma in realtà in un database, perché posso dare a queste
diciamo, a queste note, a questi joast, come li chiama in play
note, ma sono alla fine delle cose da fare.
Posso assegnargli un ambito.
Nel mio caso, magari ho questo modo di pensare dove magari la
mattina sono abbastanza fresco, però mi vengono in mente tante cose di
tante cose diverse.
Quindi mi viene utile segnarmi tutte queste cose qua su un foglio,
da qualche parte, nel mio caso in notion e poi me le
distribuisco, diciamo, io le chiamo progetti, riesco a distribuirli semplicemente andando semplicemente
a interagire su una colonna dove praticamente su questa colonna, se io
la clicco, mi fa vedere tutti i progetti che ho in mente
perché gli ho assegnato una specie di tag, chiamiamolo così.
Quindi, nel momento in cui dopo che ho finito di mettere dentro
queste cose da fare, poi le distribuisco per i vari progetti.
E questo mi permette di avere, diciamo, la lista della inbox come
minimo vuota, perché dopo un po' che ho fatto tutto questo, lo
prendo e lo gestisco all'interno di questi progetti, ma all'interno di questi
progetti mi ritrovo ovviamente, oltre a altre cose di corollario.
Ad esempio, se io apro Office, che è il mio ufficio, ho
i progetti che riguardano il mio ufficio, ma ho di nuovo una
vista della lista delle cose che ho fatto, ma ovviamente sono dedicate
a Office.
Quindi, praticamente nel momento in cui mi sposto in qualcosa di molto
più concentrato, che può essere, chiamiamola così, una categoria delle lavorazioni che
devo fare, io sono molto concentrato perché sono all'interno di questo, diciamo,
compartimento e lavoro all'interno di questo compartimento.
Ma diciamo che questa qui è una parte perché ovviamente anch'io poi,
dopo che ho le cose da fare, devo anche cercare di gestirmela
in qualche modo.
E il modo che ho trovato per gestirmi in questo non è
molto, diciamo, in là come visuale nel tempo, ma si ferma una
settimana che mi viene per me molto comodo, nel senso che tutti
i vari metodi che ci sono tendono tendenzialmente a darti una vista
del mese, una vista dell'anno, questo mi riferisco a Google Journals.
Ma per quanto mi riguarda, io è già tanto che arrivo alla
settimana e riesco a inserire queste cose qua, la prossima settimana non
so cosa ho da fare, ma diciamo che la cosa interessante è
che nel momento in cui ho ben chiari i task suddivisi per
i vari lavori, ho praticamente quasi assegnato una priorità che poi vado
a gestire all'interno dei vari giorni.
Io diciamo che all'interno di Notion ho 5 colonne, ovviamente questi qui
sono i giorni della settimana, e mi trovo appunto un sistema misto
di bullet journal con appunto questo sistema.
Quindi ho con i puntini che sono delle liste puntate, le utilizzo
per darmi gli appuntamenti essenzialmente.
E all'interno della colonna, oltre agli appuntamenti, l'ho suddiviso per il lavoro
che devo fare e i contenuti che devo creare.
In questo modo ho sempre una visione molto generale della settimana e
la cosa bella che mi piace di Notion è che io posso
prendere una cosa e spostarla per i vari giorni, semplicemente con un
drag and drop, e la cosa mi viene molto utile, ma altra
cosa molto utile è che mette insieme anche le cose ripetitive che
ho da fare.
Io, ad esempio, faccio un semplice esempio della prima cosa che ho,
una cosa che è ripetitiva.
Però mi serve avere una lista di task da fare che so
che ci sono, ma posso gestire all'interno della settimana, semplicemente con un
tag e drop.
Per esempio, quando pubblico una puntata di Snap, so che poi devo
fare un post su Instagram, la storia, e poi mandare tutto quanto
su Pinterest, ad esempio.
E questa qui è un po' la mia gestione che viene, diciamo,
incrociata con una particolare pagina che riguarda le pubblicazioni di quello che
faccio, ma quello è un altro discorso, nel senso che non rientra
all'interno di questo metodo, ma davvero vi consiglio col cuore di andare
a fare un giro a vedere questa ample note, perché secondo me
vi darà davvero tantissimi spunti per mettere in campo il metodo GTD,
davvero qualcosa di fenomenale e da cui si riesce a prendere spunti.
Chi lo sa che mai un giorno di questi, io passi da
noncean passi direttamente a questa applicazione?
Per mi è rimasta davvero nel cuore, perché mi ha illuminato, diciamo,
una strada, però le funzioni più alte, ovviamente, sono a pagamento, quindi
non credo che tu passerai mai a questa applicazione.
L'ultima chiosa al metodo GTD sono due, dire la verità: non ne
parleremo in maniera specifica, ma sicuramente è fondamentale la parte di revisione:
cioè perché un sistema funzioni, diciamo, è fondamentale appunto potersi fidare del
sistema.
Quindi ogni tot bisogna controllare, diciamo, che le cose stiano andando come
quindi quanto catturato e quanto archiviato nel nostro sistema, venga periodicamente, revisionato.
Le attività che non ci sono più da fare, per esempio, vengano
tolte e invece quelle nuove attività o qualcosa che casomai c'è sfuggita
nel mentre vengano aggiustate.
Io, per esempio, in Toist utilizzo le revisioni di creare un evento
ripetitivo, chiamiamolo così, a cadenze differenziate in base anche alla posizione che
devo gestire, per avere comunque sempre un reminder, diciamo, una pro memoria
di tenere monitorato, una posizione che è ferma da un tot, e
che quindi bisogna che ogni tanto ci dia un occhio e casomai
controlli che tutto vada come deve andare e altrimenti.
A questo punto segnalo anche quello che è l'addendum, diciamo, che ha
portato al Newport a inizio puntata, che è la cosiddetta shutdown routine,
la routine di arresto di Cal, che è prevista, diciamo, nel suo
libro Deep Work, a fine giornata, quindi a conclusione della attività lavorativa
o produttiva, controllare tutte le attività ancora da fare, da gestire.
A questo punto quindi scadenziare anche queste attività, quindi non avere lupa
aperti, cioè non avere cose che so che devo fare e che
non sono riuscito a fare nella giornata, chiamiamole così, di modo che
a fine giornata, appunto io mi trovi in una situazione di tranquillità
dicendo quello che sono riuscito a fare oggi l'ho fatto domani, un
altro giorno, ho queste attività già più o meno programmate.
Quindi so che io ho il polso della situazione e sto gestendo
la situazione e quindi legittimamente posso chiudere la giornata lavorativa, la mia
attività, e aspettare il nuovo giorno e quindi anche rilassarmi in giornata
e staccare, chiamiamolo così il cervello dalle cose che, comunque, bene o
male ci continuano a frullare nella testa, perché poi spesso volentieri.
Sì, esattamente.
Que era proprio quello che intendevo che intendevo all'inizio della puntata, che
è questa sorta di chiusura della giornata per capire a che punto
si è arrivati.
Un'altra cosa che volevo appunto andare a chiudere è che il metodo
è importantissimo.
Come giustamente ci chiedeva anche Daniele, in chat, quanto tempo ci vuole
per mettere in piedi il metodo e andare avanti, beh, quello dipende
un po' da uno all'altro, ma la cosa che deve essere fondamentale
è mantenerlo questo metodo.
Deve diventare una routine perché se no perde tutta la sua funzionalità.
Bisogna essere, sotto questo punto di vista, molto molto quadrati, diciamo così,
per riuscire a portare avanti questo metodo che è molto funzionale e
vi permette, in effetti, di chiarirvi ciò che dovete fare, ma soprattutto
riuscire a farlo in qualche modo.
Ricordiamoci, i vari profumi o le varie sfumature di questo metodo hanno
unifornato diciamo il panorama dei software dei cosiddetti task manager.
Cioè, parlare, quantomeno in linea generale, di come funziona il metodo GTD
è fondamentale, non perché.
Non perché dovete, per forza di cose, applicarlo alla vostra realtà, ma
spesso e volentieri molti dei software che poi esamineremo adesso velocemente, più
che altro nominandoli in alcuni casi, sono però improntati profondamente a questi
concetti.
Addirittura appunto l'inbox zero prende spunto da questo.
Quindi, per capire come funzionano e da dove vengono questi software è
importante avere un'idea del background culturale, diciamo, da cui sono nati.
Sono strumenti digitali pensati e nati proprio per implementare in parte nel
canone o non il metodo GTD e appunto ne approfitto per parlare
del primo che è Omnifocus.
OmniFocus nasce addirittura come una customizzazione, una personalizzazione di Omni Outliner.
È praticamente un utente che voleva implementare con Omni Outliner, ha fatto
tutta una serie di personalizzazioni.
Omni Outliner è un programma di outline, cioè quindi di creare delle
scalette sostanzialmente.
Per scrivere, quindi facendo tutta una serie di modifiche e di personalizzazioni,
ha creato
la prima basica versione di Omnifocus, cedendoli poi appunto a quelli di
OmniGroup, che è questa società che ha sviluppato da 20 o 30
anni ormai software per Apple, ha iniziato a sviluppare per la Next,
giusto per dare un'idea da dove vengono questi sviluppatori.
Omnifocus è poi diventato quello che è.
Adesso credo che siamo la terza quarta versione, ed è probabilmente il
software di gestione task manager di gestione dei progetti che è più
legato al metodo GTD e appunto che implementa la maggior parte del
canone, chiamiamolo così del metodo Get thing dunno, la revisione periodica, contesti
e così via.
Questo è il programma, chiamiamolo così più blasonato e forse più potente
nel panorama dei Mac inizialmente, e poi di iOS e iPadOS successivamente.
Rispetto a questo programma, diciamo che comunque nasce lato software, anche se
adesso, da quello che ne so io, stanno andando anche loro verso,
o comunque con un'implementazione di un certo tipo il lato web, chiamiamolo
così, l'altro che io utilizzo e quindi conosco meglio, forse e che
ha il grosso vantaggio di appunto nascere come servizio web e quindi
essere multipiattaformer in senso tecnico: è Toist.
To doist non ha tutte le caratteristiche, non ha la chiamiamo così
struttura complessa di Omnifocus.
Perché ovviamente adesso apro una piccolissima parentesi per gestire tutte queste attività
e le scadenze collegate.
Sotto ci deve essere un database di un certo tipo.
E quindi ovviamente più informazioni
vengono gestite, più il database è fondamentale, è importante e anche complesso.
Stesso discorso, per esempio, per Roberto Notion di fatto è un database.
È un database sul web, tra virgolette, che non fa solo da
gestore diciamo dell'attività, ma è un software, diciamo, a 360 gradi perché
fa un po' di tutto.
Tuttavia è quello che fa.
Ovviamente per funzionare in una certa maniera, richiede comunque di avere una
struttura, un database abbastanza complesso.
Per esempio, Truist, siccome l'ho approfondito abbastanza, come database di fondo, è
meno potente e infatti, poi ha tutta una serie di limiti, pur
dal mio punto di vista, essendo più semplice rispetto a Omnifocus e
per le mie specifiche esigenze, più sul punto, nel senso che mi
permette poi di fare quello che voglio fare io senza andare a
complicarmi troppo la vita.
Una delle cose che, per esempio, appunto mi ero trovato in Omnifocus,
è proprio quello di avere veramente catturato troppa roba da un certo
vista, e quindi di avere anche un po' la complessità della gestione
di tutto questo sistema.
Con i suoi limiti, per esempio, Tudorist, appunto mi permette anche di
evitare di esagerare troppo.
Ed è proprio questo il ragionamento di fondo: cioè questi software che
andremo a vedere in carellata sono tutti software che comunque devono degli
spunti similari, ma che devono prevalentemente fare essere gli strumenti che sono
comodi per la gestione del vostro flusso di lavoro, per la gestione
della vostra attività.
Non c'è lo strumento giusto.
Diciamo che appunto sono strumenti e quindi non è importante cosa fa
lo specifico strumento, ovviamente se ha delle funzioni limitate o non ha
una funzione che vi interessa e necessaria, diventa uno strumento sbagliato, ma
è appunto come vi siete organizzati e come gestite il vostro flusso
di lavoro.
Che è fondamentale.
Lo strumento diventa solo un mezzo per ottenere lo scopo che vi
prefiggete.
Sì, è fondamentale questo perché di applicazioni ce ne sono davvero tantissime.
Adesso Filippo ci ha fatto una lunghissima carrellata, molto probabilmente troverete all'interno
della note di episodio perché comincia a essere diventata veramente un po'
lunga questa puntata.
L'unica cosa che vi devo dire è che, nonostante noi siamo all'interno
dei sistemi Apple, vi consiglio di dare un'occhiata a do di Microsoft.
Che ne parlano parecchi bene, ma soprattutto diventa interessante quando avete da
lavorare con sistemi misti.
Ne so, avete un iPhone, ma ad esempio, utilizzate un PC Windows.
E questo può essere davvero un punto di appoggio molto interessante per
chi diciamo è costretto a vivere in una situazione non completa, perché
non è tutto sistema ecosistema, chiamiamolo così Apple.
Altre cose che vi volevo segnalare: in questo momento stavo guardando un
attimo la lista.
Vi ricordo che di Pro Memoria abbiamo già fatto un interessantissimo approfondimento
almeno due puntate fa, o tre, se non ricordo male, dove in
effetti Filippo ci ha spiegato Pro, contro e soprattutto le funzioni nascoste
di Pro Memoria che può diventare davvero molto interessante, soprattutto agganciandolo a
comandi rapidi, che è sempre un asso nella manica all'interno dei sistemi
Apple.
Per il resto, se vuoi aggiungere qualcosa, tu in chiusura, Filippo.
Sì, allora vi segnalo alcune applicazioni che secondo me sono degni nota.
Innanzitutto Sync 3 è un'applicazione per Mac e per iPhone e iPad,
è una delle migliori, assieme a Nemi Focus e assieme a to
doist.
Sorted 3, ne abbiamo già parlato in secondo me, precedenti puntate o
time blocking o comunque gestione dei calendari e quelle cose lì.
La cosa interessante è che integra sostanzialmente sia un calendario che un
task manager sostanzialmente, e vi permette di, diciamo, programmare l'attività nella giornata.
Ne ho sentito parlare, mai utilizzato Tic Tic, che è un altro
software degno di nota.
Abbiamo anche Good Task 2, che si appoggia sostanzialmente ai Reminder, quindi
al vantaggio funzionare con i reminder di Apple, ma dà delle funzioni
avanzate, una gestione diciamo più professionale, chiamiamola così rispetto a Reminder, quindi
per memoria.
Che come vi dicevo, se siete disponibili a smanettare, è anche già
abbastanza carrozzato come sistema.
Tuttavia se non siete disponibili a utilizzare comandi rapidi e a crearvi
un vostro flusso di lavoro, probabilmente task ha ovviamente un costo.
Ma vi permette di avere la semplicità di un'applicazione che fa quello
che deve fare su di Pro Memoria.
Segnalo che Daniele utilizza e è abbastanza soddisfatto di Obsidian.
Non l'ho inserito in senso tecnico in questa lista perché Obsidian può
essere personalizzato, mettiamolo in questi termini per fare un po' praticamente qualunque
cosa recentemente, anche il caffè.
Tuttavsina nasce come strumento, diciamo, per la gestione dei file di testo
semplici, quindi dei file markdown.
Su questo sistema, diciamo, sulla gestione della conoscenza, su questo sistema di
fatto sono stati inseriti un'infinità di plugin.
Prima o poi parleremo in maniera approfondita di Obsidian se avremo tempo,
che vi permettono anche di avere un piccolo gestionale.
Come vi dicevo, lo svantaggio dal mio punto di vista di Obsidian
è che un gestionale di fatto si deve appoggiare a un database
per funzionare correttamente.
Obsidian non ha un database e anche con tutta una serie di
plugin che diciamo gli permettono, diciamo di creare una sorta di database,
sono database statici con tutta una serie di problemi collegati alla gestione.
Che continuo a dire, pur essendo curioso, mi ci fanno stare abbastanza
lontano.
Ma ovviamente anche lì dipende da cosa chiedete, appunto da un task
manager, da che flusso di lavoro avete, da quanto volete integrare una
cosa con l'altra, quindi avere, per esempio, un'unica piattaforma.
Roberto Usa Notion che potenzialmente è l'unica piattaforma che potrebbe utilizzare per
fare tutto, cioè da scrivere gli articoli a prendere note, a gestire
le attività, anche il calendario.
In dipendenza dalle vostre esigenze, scegliete uno strumento idoneo o che possa
fare quello che volete fare.
Sì, e la cosa bella è che ce ne sono tante, bisogna
un po' provarle.
Come dice Filippo, giustamente bisogna trovare la propria quadra.
Le applicazioni non mancano.
I metodi alternativi, come Notion, che non è nato come questo, ma
anche Obsidian, penso, non lo conosco direttamente, ma sicuramente fa cose simili.
Non è nato per questo, ma si può piegare per fare questo.
Va bene.
Tutto.
L'importante, secondo me, è avere ben chiaro questo funnel che appunto Amplet
ha chiarito molto bene, perché probabilmente a sentirlo così, il metodo GTD
non vi rimane in testa, ma fidatevi che se Filippo riesce a
mettere questa immaginina da qualche parte, solo guardando questa immagine qua, riuscite
a capire in effetti qual è il percorso per arrivare a fare
le cose.
E molto esplicativo: un'immagine delle volte vale molto più di mille parole.
Questo è proprio uno di questi casi.
Se non c'è altro da aggiungere, io andrei in chiusura, Filippo.
Cosa dici?
Esatto, esatto, chiudiamo, chiudiamo come si suol dire, andiamo in chiusura, anche
perché la mia batteria mi ha appena detto che non ce la
fa più.
Quindi, se volete sostenerci, sapete benissimo come fare.
Basta fare una recensione su Apple Podcast, iscrivervi gratuitamente con la vostra
applicazione di ascolto podcast, visto che è anche gratuito, così in modo
tale non vi perdete alcuna puntata di questo simpatico duo che vi
racconta tante cose sul mondo Apple e non solo.
Come sentite.
Invece, se volete fare una recensione e non sapete come fare, troverete
il link all'interno delle note dell'episodio.
Se volete scriverci qualcosa, delle domande, proporci argomenti o via discorrendo, basta
che iniziate la vostra mail all'indirizzo, scrivi.
it.
Trovate come sempre tutto quanto all'interno delle note dell'episodio con il link
degli argomenti che abbiamo trovato e abbiamo trattato in questa puntata e
tutti i nostri riferimenti all'indirizzo a2podcast.it/46.
Dove ci potete trovare.
Dunque, per quanto mi riguarda, mi trovate, mi trovate sul mio blog
Mac Architettura.
Trovate all'indirizzo marchonnet.wordpress.com.
Mi potete trovare anche sul podcast settimanale Snap Architettura Imperfetta.
E da poco tempo mi trovate anche sul podcast mensile di Grafisort
Italia che si chiama Archicad Talks.
Filippo, invece, dove lo troveremo a breve avvocateMac.it e poi dopo il
mio podcast compendium che ormai a cadenza più o meno mensile.
E poi ovviamente Filippo.
Non è uno che si ferma a queste cose e avrete delle
novità, probabilmente entro il prossimo anno, visto che ci siamo quasi.
Quindi non ci rimane che salutarvi e dirvi che ci sentiamo tra
due settimane.
Alla prossima!