Benvenuti all'episodio 29 di Adue, in cui scoprire come ottenere il massimo
della vostra tecnologia Apple, che potete amare o odiare in base a
da che parte state della tecnologia.
Io sono Roberto Marin e sono il vostro ospite assieme all'amico Filippo
Strozzi.
Di cosa parliamo in questo episodio, caro il mio Filippo?
Oggi Roberto, sei pronto, parliamo di email.
È la prima puntata di una serie, probabilmente, ma credo e dico
credo, perché la nostra organizzazione è abbastanza fumosa per il futuro, registreremo
in puntate successive a spezzoni.
Quindi non aspettatevi un seguito immediato a questa puntata in cui inizieremo
ad affrontare comunque l'argomento dell'email: quindi come funzionano, quali sono i programmi,
i servizi utili e così via.
Ma prima di fare ciò, nella puntata di oggi vedremo perché le
mail sono un problema e alcuni modi di arginare, chiamiamola così il
problema delle mail.
Prima di dare starti l'assist per le solite cose, due comunicazioni di
servizi: allora, questa sarà una puntata per forza di cose, meno più
teorica e meno tecnica, chiamiamola così, rispetto alle nostre solite, dove non
parleremo tantissimo di programmi, ma faremo più un qualcosa di base, mettiamola
così.
Ma visto che tra l'altro la puntata su Cucinare Idee che la
20, troverete nelle episodio se non l'avete ascoltata, è piaciuta abbastanza e
comunque anche i dati, i nostri dati, diciamo di ascolti, si vede
che va bene.
Diciamo che l'idea è che partiamo con questo format.
Che, se piace, ovviamente eventualmente ogni tanto intramezzeremo, convece le interviste a
amici e persone importanti che usano tecnologia Apple, o appunto puntate monotematiche
su varie applicazioni, su vari software e così via.
L'altra cosa che volevo dire è che questa è la puntata dovrebbe
venire pubblicata a fine febbraio, è la puntata di compimento del primo
anno di A2 Podcast.
Quindi oggi siamo qui anche per celebrare e in parte per celebrare
questo evento.
Abbiamo deciso di fare puntata sulle email perché credo nel lontano 2018
noi registrammo una puntata, anzi, due o tre puntate, secondo me, sulle
email, appunto, che non vedranno mai la luce, ovviamente.
Ma A2 Podcast che all'epoca, secondo me, non si chiamava neanche
così, non avevamo ancora dato un nome, anzi, c'era proprio un pezzo
di intro dove
vamo inserire il nome.
È stata la prima vera volta di A2 Podcast.
Poi credo nel 2019 ho comprato il dominio e no, forse nel
2020, non mi ricordo più, insomma, gli anni volano: 2020.
Sicuramente, questo è il secondo anno che abbiamo il dominio, mettiamola così,
anche se è il primo anno completo di produzione.
Quindi, insomma, volevamo e volevamo festeggiare, ecco.
Insomma, visto il momento, e appunto facciamo questa puntata, chiamiamola così celebrativa,
anche se poi alla fine i contenuti sono molto diversi da quella
primissima puntata che abbiamo registrato assieme tanto tempo fa.
Eh sì, sono passati un sacco di anni.
Ridendo e scherzandoci una pandemia fa dove tutto era rosa e fiori
all'epoca.
E ne è passata di acqua sotto i ponti, ragazzi miei, tra
il mio podcast, tra le avventure che abbiamo affrontato sia io, ma
anche lui con il suo podcast e le sue vicissitudini lavorative.
Per tutti e due sono stati degli anni un po' torrenziali, chiamiamoli
così, che quindi ci hanno un po' bloccato l'uscita di A2 podcast
che poi avuto il nome poco tempo prima della prima pubblicazione, non
è che era passato tanto tempo, abbiamo deciso praticamente un paio di
mesi prima, forse e sto largo.
È stata una bella esperienza.
Io direi che quest'anno sono, possiamo definirci molto soddisfatti, perché, oltre al
numero di ascolti, che è stato oltre le aspettative, direi, abbiamo avuto
anche degli ottimi feedback e anche da parte di chi diciamo non
è avvezzo all'ascolto dei podcast.
E in questo proprio preciso, persona, mi sto riferendo a Nicola Lo
Sito.
Che immagino dovreste averlo già conosciuto.
Penso o lo conoscerete a breve.
Faccio un piccolo spoiler nel caso in cui questa puntata sia uscita
dopo la registrazione con Nicola, la registriamo prima e quindi la puntata
di Nicola non è ancora uscita.
Ma diciamo, se ci ascoltate in diretto, sì esatto, perché io questa
programmazione fatta così che meno male che la sta facendo Filippo, ma
io sono completamente svalvolato.
Non riesco a mettere dietro una dietro l'altra.
Filippo ce l'ha bellissima in chiaro.
Non so come faccia perché lui è quello organizzato tra i due.
Le devo pubblicare io per un motivo semplice esattamente per quello.
È organizzatissimo, è una macchina da guerra e penso davvero che la
fortuna di questo podcast sia appunto questo avvicinamento tra una macchina di
guerra iperorganizzata e un architetto che per forza di cose, col lavoro
che fa, non può essere organizzato.
Quindi essenzialmente è un giusto connubio tra i due punti di vista
che stanno, secondo me, dando un'ottima idea di quello che può essere
l'utilizzo della tecnologia Apple.
Noi siamo dedicati a questo perché utilizziamo questo nel nostro lavoro, e
con consigli, ma soprattutto anche un sacco di risate e spunti diciamo
di riflessione su cosa si può fare e cosa non si può
fare.
Come sempre ci piacerebbe avere anche un vostro riscontro, sia via mail,
sia con recensioni su Apple Podcast, sia nei canali su Telegram che
abbiamo sia io che Filippo.
Ricordiamo che per ora abbiamo deciso di mantenere due canali separati, cioè
io il mio dedicato all'architettura e tecnologia che si chiama Snapper, il
suo, che direi che più omonimo di così non possa essere come
Avvocati e Mac, che ovviamente fa richiamo sia al suo podcast compendium
che al suo blog personale, che è sempre interessantissimo.
E quindi direi che a questo punto, dopo aver detto questo, se
volete, come dicevamo prima, farci una bella recensione sui podcast, siete benvenuti.
Noi la leggeremo anche in diretta, oltre a darvi un nostro abbraccio
virtuale.
Se volete iscriverci, vi ricordo, come sempre, il nostro indirizzo mail che
recita così.
scrivi.
it.
Vi ricordo che in ogni caso troverete tutto quanto all'interno delle note
dell'episodio.
Tutti i link, tutte le cose, soprattutto mi ricorda Filippo che bisogna
passare alla mappa mentale perché?
Perché questa volta abbiamo usato un nuovo escamotage invece di essere super
incanalati all'interno delle note dell'episodio che utilizziamo su Nextcloud.
Questa volta abbiamo usato un approccio un po' naif.
Evidentemente si vede che Filippo, a forza di stare con lo zoppo,
incomincia a zoppicare.
Ma è anche giusto.
Così magari io un giorno di questi smetterò anche di zoppicare stando
con lui.
Allora, dunque, passiamo subito alla zigogolato come teoria, però è interessante ma
arzi gogolato, sai come noi architetti ricamiamo su queste cose.
Poi, tra l'altro, prima di passare all'argomento volevo dire, volevo ringraziare i
nostri amici che sono su YouTube in diretta.
In questo momento abbiamo niente meno che Nicola Losito, Alex Raccuglia e
anche Daniele Borghi.
Veramente grazie a tutti per essere qua con noi a farci compagnia,
che ci raccontiamo un paio di cose, vi teniamo come dicevo, compagnia
con le email che come recita il titolo è un problema da
risolvere.
Perché immagino che qua siamo in mezzo ai professionisti, sappiamo benissimo che
le mail è un problema grosso come una casa, perché?
Perché tendenzialmente ho notato anch'io recentemente, visto che ho avuto a che
fare con diciamo con nuove organizzazioni, chiamiamole così, che vivono praticamente di
comunicazioni tramite mail, ho visto che la mia casella di posta elettronica
è letteralmente esplosa.
Perché questi piuttosto di fare una chiamata, ti mandano quattro righe scritte
con le mail.
E quindi cosa succede nella mia casella di posta elettronica che è
molto libera, nel senso che non arrivo al zero email all'interno dell'inbox,
sono intorno alle quattro, vi dico solo questo.
Quindi, una cosa molto semplice e risicata.
Ho passato circa, soprattutto nel mese di dicembre, ho passato delle giornate
intere a spulciare email perché mi arrivavano a Bindella da più persone
inoltrate, reinoltrate con la richiesta di informazioni che bastava semplicemente fare una
chiamata e si risolveva.
Quindi, qual è il problema di queste mail?
Il problema è che si accumulano all'interno della nostra casella di posta
elettronica e a proposito do anche un mio contributo personale, nel senso
che ho un collega con cui lavoro, un amico, un collega che
lo prendo sempre in giro perché ha il badge sul suo programma
di posta elettronica, che in questo caso è mail di Apple, e
viaggiava tranquillamente sulle 10.000 mail non lette.
Ovviamente rimangono lì.
Esatto, io vedo sto numero, dico chiedo sempre: ma dagli una sforbicata,
fai qualcosa.
Archivia è una cosa impressionante.
Le mail, se non le tieni da conto, ti inondano.
Una cosa impressionante.
Un'altra cosa che secondo me bisogna tenere conto è che non tutti
tengono conto che questo diciamo, chiamiamolo così, o perlomeno questo puntiglio di
mantenere sotto controllo le mail, deriva anche dal fatto che il programma
di posta elettronica con tante mail così potrebbe anche essere un po'
in difficoltà, nel senso che potrebbe accumulare un sacco di spazio per
nulla, primo, secondo avere dei problemi ad aprire tutte quelle mail, perché
comunque considerate che sono comunque un sacco di dati.
Perché se voi immaginate che su 10.000 mail ce ne sono 5.000
con un allegato di un mega l'1, fate un conto e vedete
subito quanti giga vi tiene.
Fermi sull'hard disk così per magia, senza poter ringraziare nessuno tranne voi
stessi, perché non avete organizzato queste mail.
Inoltre hanno un altro aspetto: che questo è importantissimo: che è una
fonte di distrazione.
Nel senso che se non le tenete a bada e le lasciate
lì che continuano ad arrivare
sulla vostra casella di posta elettronica e continuano a comparire badge, notifiche.
Che ne so, vi trema anche il cellulare oppure avete la notifica
direttamente sull'Apple Watch al polso, incomincia a vibrare tutto e non riuscite
neanche a vedere bene quello che state scrivendo perché continuano a piombare
da tutte le parti, a tutte le ore del giorno.
Perché figuriamoci, c'è questa credenza che l'email venga letta quando uno è
comodo o perlomeno normalmente dovrebbe essere così.
Invece la tendenza a correre dietro le mail, perché sembra che sia
sempre qualcosa di importante, qualcosa da rincorrere, sempre qualcosa a cui essere
aggiornato.
Non è così.
Ve lo spiegheremo anche qua come gestirlo.
Secondo me, una delle prime cose da dire è appunto come mi
spiegava Filippo con Merlin Man, dico bene se la pronuncia è giusta,
che ha dato una prima idea di soluzione, ovvero quella che io
sto supportando, che è quella dell'inbox zero, ovvero prendere e bruciarle tutte,
compresi i mittenti, no?
I mittenti non li posso bruciare, non ho niente da fare.
Secondo me potrebbe essere un'idea prendere e buttarle nel cestino assieme ai
mittenti per riuscire a liberare la casella di posta elettronica.
Anche perché ricordati, ogni tanto, quando tu ricevi l'email, sono gli altri
che dovrebbero essere bruciati, ma probabilmente anche tu ne scrivi le mail
e quindi probabilmente qualcuno.
No, non le spero di bruciare te,
può darsi, è vero, perché poi alla fine è sempre così: è
una ruota che gira.
Bisogna vedere quando è il proprio turno essenzialmente.
Comunque è vero, c'è anche questo aspetto.
Io tendo a scrivere pochissime mail proprio se sono costretto, lo ammetto,
piuttosto preferisco fare una telefonata veloce di 5 minuti piuttosto che incasinare
le mail non solo mie, ma anche altrui.
Chiaro che se devo mandare degli allegati o qualcosa, un altro consiglio
che mi viene in mente adesso è non allegate una ceppa, mandate
dei simplatici we transfer o trovate o Dropbox o mandate dei link
perché comunque lo so che la faccia di Filippo non è contenta,
ma io invece sono contentissimo perché ho la casella di posta elettronica
che pesa poco e faccio pesare anche poco quella degli altri.
Perché, potrei dire, se devo mandare tutte le volte 40 mega di
tavole, le mandi una volta, ne mandi due, gli ne mandi tre
in una giornata va bene, fai questo per una settimana e comincia
a intasarsi qualsiasi tipo di comunicazione.
Anche perché aggiungo: visto che io sono uno di quei poveri sfortunati
che lavorano ancora con la DSL, questo potrebbe essere una fonte di
problemi.
Perché il tempo che io scarico la posta, non riesco a leggere
nient'altro.
È
una doppia, diciamo, è un win win.
Roberto.
Ti fermo un attimo perché tu stai andando molto avanti, velocemente.
Invece, io ho strutturato un certo tipo di scaletta, direi di rallentare
un attimo.
Ragioniamo prima sull'inboxero cos'è
,
se ci stiamo, perché tutto il discorso, diciamo, anche dei trucchi, chiamiamoli
così, o comunque delle best practice per gestire al meglio, cioè incendiare
i mittenti, esatto, quella di quella, l'attività di peromane.
Se ci sta, la facciamo in fondo puntata, se no, dedichiamo direttamente
una puntata più organica.
Adesso vediamo perché effettivamente di soluzioni ce ne sono tante.
Adesso apro e chiudo una parentesi velocemente.
Tuttavia, la tua idea, per esempio: attenzione!
No, no, la tua idea di transfer, diciamo, a prescindere da tutta
la problematica del fatto che quei dati dove vanno, cioè dove sono
salvati, non si sa, quindi una serie di problemi di quel genere
lì.
Ma abitualmente un link We transfer dura, non mi ricordo più quanto,
ma dura poco una settimana.
Quindi, se io vado a recuperare una mail di due settimane fa
e voglio recuperare il file che non ho scaricato, e me lo
insegna qualcuno.
E me lo insegna qualcuno che mi guarda, mi dice, Ma Filippo,
hai salvato, vero tutte le puntate?
Perché io le ho cancellate.
E io gli ho detto: certo, che le ho salvate tutte, le
ho becappate quant'altro.
Tuttavia, nel caso non ci sia Filippo che fa queste cose qua,
forse può essere più comodo avere altre soluzioni.
Ma qui chiudo la parentesi giusto solo per segnalare che una bella
strigliata.
La strigliata di fine anno.
Come si dice?
Il segnalare che quindi insomma, adesso, sì, ma appunto ci sono strategie
migliori, mettiamola così, di quelle che hai buttato lì.
Mandate via roba criptata.
Comunque, allora, che cos'è l'Inbox Zero?
Innanzitutto, chiamiamola così.
Diciamo che Marlin Man è diventato famoso in America.
E tant'è vero che nei link della notte dell'episodio vedrete il link
a un video che è presente su YouTube di Merlin che ha
fatto questo speech, chiamiamolo così direttamente in Google.
Che ovviamente, assieme con Gmail, diciamo, è forse il soggetto più famoso
per la gestione delle mail attualmente, anche perché credo che un 70-80%
delle persone abbiano ormai solo la Gmail.
Tra l'altro, non ho capito bene se l'ho letto bene, ma Google
sta riorganizzando la cosa, credo che probabilmente ci saranno brutte sorprese per
tanti.
Tuttavia, questo è un argomento che non trattiamo.
Vabbè, possiamo anche dirlo.
No, nel senso, possiamo anche accennarlo perché non mettere un po' di
paura a tutti.
Pare che abbiamo visto un comunicato che la G suite diventerà pagamento
per gli utenti precedenti al 2012.
Se mi ricordo bene, una cosa del genere.
Tuttavia, non è l'email, secondo me prendete con le molle e la
suite di Google.
Quindi Google Doc e G suite.
Sì, beh, però non stiamo parlando di G suite.
No, di fatti, però appunto era per tranquillizzare Gmail per ora non
lo è, G Suite lo diventerà.
Tuttavia, ragazzi miei, ricordatevi che Google è amica.
Tra virgolette, non so, si vede.
Quindi cercate di organizzarvi per tempo se il vostro business si appoggia
su Gmail.
Quindi, comunque Merli Man ha fatto questa famosa tra virgolette, che ha
chiarato addirittura il video che se andate a vedere il video, il
video è orrendo.
Tra virgolette, proprio perché è stato registrato probabilmente con una telecamera.
Ed è a bassa risoluzione e così via.
Comunque a noi poco ci interessa.
Se non volete andare a vedere il video, noi bene o male
vi spieghiamo in 448 quali erano le regole e i ragionamenti di
Merlin, che di fatto è diventato famoso su internet, chiamiamolo così, per
il suo sito Forti 3 Folder che è 43 cartelle sostanzialmente trallato
in italiano, che sono poi le 43 cartelle che teoricamente dovreste avere
con il Get the Thing Done, o detto fatto trallotto in italiano
di Devin.
Non apriremo minimamente la parentesi.
Però, diciamo che in questo sito, che di fatto era uno dei
primissimi siti all'epoca, perché secondo me è il 2005-2006, forse antecedente, forse
addirittura il 2003, dove si parlava, chiamiamo così, di produttività e dove
appunto uno dei punti dolenti del movimento della produttività, diciamo, era proprio
quello della gestione delle email.
E Merlin faceva questo, dava questo schema, diciamo: cioè, innanzitutto, quando ricevi
un'email, la prima cosa è cancellala, cioè se non serve a niente,
cancella, perché ovviamente altrimenti si va a impilare nell'inbox, appunto, e questo
è il concetto di inbox zero, cioè non avere niente nella casella
d'ingresso della propria casella di posta elettronica.
Il secondo punto è delega: cioè se non è una cosa di
cui ti devi occupare tu, anche qui prendi movimenta l'email, cioè movimenta
ovviamente il contenuto di quell'email.
Quindi, se io chiedo a Roberto, fai questa cosa, e Roberto dice:
No, non la devo fare io, ma la deve fare il nostro
assistente inesistente, la manda al nostro assistente in esistente.
Il terzo step è rispondi, se la risposta richiede meno di 5
minuti, cioè, una volta che non hai delegato l'email, comunque ha un
suo pregio, diciamo, e sei tu il soggetto che deve rispondere a
quell'email.
Sostanzialmente è il tuo compito, se rispondi all'email ti porta via meno
di 5 minuti, rispondi, perché così ti togli via l'email e hai
già risolto il problema.
E non hai appunto questa massa, poi che pian pianino si accresce
di email a cui dare risposta.
Alla fine, ovviamente, se invece la risposta è superiore, cioè ti richiede
più di 5 minuti per rispondere, l'idea invece è quella di salvarla
per un momento futuro in un'applicazione di to-do o comunque in un
chiamiamolo così gestionale dove appunto ricordarsi che c'è da fare questa roba
qua, un sistema comunque che ti garantisca che domani tu ti ricorderai,
o dopo domani, o quando avrai deciso di rispondere a queste mail,
di rispondere a queste email e anche lì non lasciarla nell'box.
E infine, ovviamente, l'ultimo consiglio è fai, cioè nel senso, lavora perché
abitualmente salvo che voi non siate, per esempio, un help desk dove
la vostra attività è rispondere alle mail, e ovviamente in questo caso
ci sono delle cose un po' diverse.
Però tendenzialmente il vostro lavoro non è rispondere alle mail, ma è
fare l'architetto, quindi creare i progetti, fare l'avvocato, dare dei pareri casomai,
o studiare causa o appunto dare pareri.
Insomma, quindi è ovvio che il lavoro è un altro.
Anche se, per esempio, nel mio caso, ogni tanto io do pareri
via email.
Però anche lì se io do un parere via email, questo vuol
dire che io casomai ci metto mezz'ora, un'ora a scrivere un'email.
Devo predisporre a qualcosa di relativamente complicato.
Quindi questa è la teoria, diciamo, basica, se vogliamo così, dell'inbox zero.
Adesso faccio una piccola pausa per spiegarvi alcune cose.
Diciamo, tutto questo è una cosa che io seguivo, tra virgolette, più
o meno, nel bene e nel male, diciamo, da svariati anni.
E poi ho letto nel ormai credo, sicuramente l'anno scorso, credo a
marzo del 2021, però non sono sicuro.
È uscito il libro sostanzialmente di Carl Newport, che è uno dei
miei personali miti, tra virgolette, titolato Un Mondo Senza, ed è sostanzialmente
un libro dove cal un professore di informatica, adesso è un po'
di più di un professore di informatica, diciamo insegna scienze computazionali e
come creare algoritmi, cioè, non è proprio lultimo l'ultimo degli ultimi, mettiamo
così, esatto.
Tuttavia cose, a parte essere un professore di informatica e matematica, nella
sostanza ha scritto il libro Deep Work che è molto interessante, ma
nell'ultimo periodo, appunto, ha preso questa deriva, tra virgolette, di sia minimalismo
digitale che è il suo secondo libro, che l'ultimo libro che è
Un Mondo senza email, dove affronta e di fatto da dove noi
piglieremo ragionamenti e riflessioni appunto su come è nato il fenomeno dell'email,
perché è diventato qualcosa di incontrollato, chiamiamolo così, e appunto, una volta
affrontate le basi e sostanzialmente capendo qual è il fenomeno, cercheremo anche
di dare delle potenziali soluzioni al problema della gestione dell'email.
Quindi, come nasce un'email, Roberto, tu lo sapevi, perché adesso stai leggendo
la scaletta e quindi dovresti avere un minimo di idea.
Dunque, l'email, per come l'ho vista io, è nata più o meno
come la funzione di una lettera che veniva spedita e veniva mandato
a un destinatario, essenzialmente.
Niente di più, niente di meno.
Almeno per come l'ho vissuta io, io parlo da non sto leggendo
la scaletta, ti dico come l'ho vissuta io da Newboard 99 all'incirca,
perché ho l'indirizzo di un'email che all'anno in cui mi sono fatto
la prima casella di posta elettronica, per me era essenzialmente quello: una
casella di posta elettronica, chiamiamola così, ma in effetti era così, era
digitale.
Quindi le comunicazioni all'epoca non erano così incessanti.
Quindi, in effetti arrivava una mail ogni tanto, non era una cosa
che incominciava a bombardarti con le newsletter, con le pubblicità, con tutto
quello che ho.
Quindi io l'ho vista e l'ho vissuta proprio come una casella di
postatore dove mi venivano racapitate delle comunicazioni in modo, chiamiamola così, asincrono.
Almeno io l'ho vista così.
Però vedevo qua dalla scaletta che in realtà mi aggiungi sostituzione di
memo a telefonate.
E questo potrebbe essere interessante.
Spiegamelo un po'.
Il discorso è ovviamente, perché io e te, quando sono nate le
email, diciamo erano ragazzini, ok, ma le mail non nascono in Italia,
ovviamente, ma nascono in America.
E originariamente nascono in America a sostituire l'infrastruttura per far funzionare le
email.
È un'infrastruttura relativamente complessa e richiede una base informatica notevole.
Indovinate dove è stato creato il primo server email, perché adesso non
ne accenneremo in questa puntata specifica, ma ovviamente per far dialogare California
l'IBM.
E l'IBM ha sviluppato per primo
un sistema interno di email.
Perché poi anche qui apro e chiudo una parentesi: ovviamente la comunicazione
all'interno dei dipartimenti veniva attraverso memo e telefonate una volta, cioè quando
non c'era l'email
, tra virgolette, quindi cosa succedeva?
Credo non ricordo precisamente nel libro, ma cal sostanzialmente dice: una volta
c'era la posta pneumatica, cioè le grandi aziende strutturavano un sistema fisico
di spostamento dei messaggi da un dipartimento all'altro, casomai aziende che erano
grandi capannoni, in parti lontani chilometri uno dall'altro.
Quindi il tizio A che doveva parlare al tizio B del reparto
vendite piuttosto che dell'ingegneria dell'azienda, ovviamente come faceva, o c'era il fattorino
che girava a consegnare, diciamo la posta, i memo e così via,
oppure c'era questo sistema di posta pneumatica, che era costosissimo, ovviamente, perché
tu dovevi strutturare tutto il sistema e ovviamente avevi un nuovo palazzo.
Non solo dovevi costruire il nuovo palazzo, ma dovevi far funzionare il
sistema di posta pneumatica all'interno di questo palazzo.
Quindi rendiamoci conto: l'email all'epoca, quindi la gestione attraverso i computer che
stavano diventando che venivano implementati sempre di più, soprattutto nelle compagnie di
alta tecnologia, chiedevano promettevano, diciamo, di risolvere una serie di problemi e
di semplificare ovviamente tutta la gestione di questa comunicazione interna dell'azienda.
Quindi non parliamo di email, diciamo, in internet, chiamiamolo così, ma email
aziendale.
Cioè, io
una parte dell'azienda che parla con un'altra parte dell'azienda, si manda documenti
e così via.
Benissimo, Kal appunto, ha fatto le ricerche perché è bravo, devo dire
la verità.
E ha scoperto questa cosa, cioè, praticamente quando IBM ha messo su
tutto il sistema di rete interna per
i server, ovviamente per gestire mail dopo tre giorni il sistema è
andato in crash.
E sai perché è andato in crush?
Quindi si è rotto, e sai perché è andato in crash?
Non la minima idea per un motivo semplicissimo perché IBM, ma era
troppo facile.
No, no, l'IBM all'epoca era il top.
No, è perché loro avevano ragionato di trasporre il sistema di, chiamavolo
messaggistica, cioè di spostare appunto che avevano già.
Quindi adesso io spano una cifra: tipo c'erano mille report al giorno
che giravano, ok?
Quindi giustamente loro cosa hanno pensato?
Creiamo un server che mi gestisce 1000
mail al giorno, perché oggettivamente quello che tu razionalmente diresti: ci pensiamo.
Il problema non era questo, è stato questo, hanno ragionato che ci
sarebbero state solo 1500.
Il problema è che ce ne sono state 3, 4, 5, 10
volte di più e il sistema ovviamente non era strutturato per funzionare.
E questa la morale di questa favola, sostanzialmente è questa: che l'email,
per molti versi, è uno strumento troppo comodo, nel senso che se
prima dovevi creare, dovevi scrivere la lettera, infilarla in una busta, indicare
dove andare, sapevi che c'era il fattorino che passava e la te
la portava dallo stabile A allo stabile B e così via.
Una mail basta digitare davanti al computer e quindi basta premere un
tasto invio per sapere che la mail tendenzialmente è arrivata dall'altra parte
a destinatario.
Ed è ovvio che a questo punto se mandare un'email ti costa
così poca fatica, tra virgolette, ne fai di più perché ti viene
in mente una cosa, io mando via un'email.
Me ne viene una seconda da Roberto, ne mando un'altra e così
via.
E quindi, caso mai, avendo meno attrito, diciamo, invece di fare una
mail unica con le tre cose che mi sono segnato pian pianino
nel corso della giornata e poi ho inviato a Roberto, ne mando
tre diverse.
Ovviamente, io Roberto, tra virgolette, ci sentiamo anche via messaggistica.
E facciamo esattamente questo, peraltro, che non andrebbe niente, però
senza considerare un altro aspetto che le mail e sì, è molto
semplice.
Poi c'è questa problematica, tra virgolette, dell'allegato, perché io immagino che a
tutti sia arrivato: guarda, ti invio in allegato queste fotografie, la prima
mail senza allegato, poi arriva la seconda mail.
Ecco scusa, mi sono dimenticato le fotografie, te le metto in questa
mail e arriva la mail con gli allegati, poi arriva la terza
mail dove dice: Scusami, ti ho mandato l'allegato sbagliato, te lo rinvio.
E quindi per un'operazione ne arriva troppo.
A prescindere da questo, tu ti ritroverai nella situazione dove dire dov'è
l'allegato che mi serve esatto?
Adesso io archivio le mail fisicamente, cioè nelle pratiche, proprio per quel
motivo lì.
Perché bene o male, faccio una pulizia, diciamo, faccio una scrematura del
tutto, ma appunto oggi non parliamo di questo.
Quindi, il problema dell'email sostanzialmente è questo: mancanza di attrito, facilità dell'invio,
e anche un altro fatto fondamentale è: io mi sono tolto il
problema.
Cioè, io ti dovevo chiedere una cosa, avevo bisogno di una cosa,
io te la chiedo via email.
L'altra cosa tremenda è che seppure l'email sostituisce una conversazione asincrona, cioè
la mail, la posta vera, ci mette 3-4 giorni da arrivare.
Soprattutto adesso, vabbè, teoricamente adesso c'è anche la priorità che arriva in
giornata e tutto il resto.
Però, una volta una lettera ci metteva dai 3 ai quattro giorni
lavorativi, perché se finiva nel mezzo del weekend ci metteva ben di
più.
Quindi era veramente una comunicazione asincrona, perché io facevo la lettera, e
tu la ricevevi giorni dopo, addirittura, cioè se era la lettera da
qua all'America alla faccia dei quattro giorni lavorativi.
Hai voglia esatto?
Hai voglia assolutamente sì.
Era veramente asincrona nel vero senso della parola, è una cosa incredibile.
Nel senso, io immagino che se qualcuno è molto giovane e ascolta
questo podcast, pensa che noi abbiamo vissuto probabilmente all'epoca del far West,
ma la realtà dei fatti era proprio questa: nel senso, una lettera
ci mette un po' ad arrivare perché devi metterla dentro alla buca.
Poi questa deve essere presa dal servizio postale.
Il servizio postale deve smistarla e poi devi portarla che ne so
a Ferrara e poi a Ferrara ci vuole il servizio postale che
lo smista di nuovo un'altra volta e poi ci vogliono impostire.
Esempio davvocato.
Che però dà dà bene l'idea.
Per noi comunque ancora lavoriamo tanto con la posta, io mando via
una diffida: una raccomandata con ricevuta di ritorno.
O addirittura notifico un giudiziario, che quindi, di fatto, adesso c'è la
possibilità di farlo anche via Pack, quindi via mail.
Attualmente.
Però ragioniamo sul vecchio analogico che comunque esiste ancora.
Ovviamente, la mia attività è non solo preparare l'atto o preparare fida,
inserirelo nella busta, preparare la busta, andare in posta, spedire la raccomandata,
a quel punto lì attendere che 1.
La raccomandata arrivi a buon fine e quindi vedere che la raccomandata
è arrivata o l'atto giudiziario è arrivato notificato al destinatario.
Ma poi ho lo step successivo: mi deve tornare l'attestazione che questa
notifica è stata fatta o che la raccomandata è stata ricevuta.
Quindi io veramente aspetto 10-15 giorni per fare queste cose, e questo
lo faccio tuttora, perché apro una parentesi velocissima, ma mentre le aziende
hanno la PAC, i privati non ce l'hanno non hanno l'obbligo di
avere la PAC.
Quindi, io comunque non posso fare nulla altrimenti.
Per cui, venendo appunto al nostro discorso, e venendo anche il discorso
dei giovani, rendiamoci conto che sms prima, Whatsapp e derivati dopo hanno
ulteriormente complicato il problema.
Nel senso che nel momento in cui ci siamo abituati, che il
digitale vuol dire immediata risposta, la messaggistica diventa immediata, chiamiamolo così.
L'email, per molti versi, è diventato immediato.
E quindi il concetto di asincrono si è totalmente capovolto.
Cioè, io ho avuto dei clienti che, appunto, non avendo il mio
cellulare, mi mandavano le mail come fosse un sms, un Whatsapp, dove
una frase di tre parole senza spiegare perché o allegare documenti o
fare qualcosa che ne valesse la pena, diciamo.
E in alcuni casi può andare bene.
L'avvocato, non l'ho trovata, può contattarmi appena esce.
Ok, ci sta.
Il problema è che spesso e volentieri invece, quando andavo ad aprire
le email, ne avevo tre email dello stesso soggetto che ti chiedeva
tre cose diverse una dopo l'altra.
Ed è quella la cosa aberrante.
L'abitualità ormai con cui si utilizza questo sistema.
Ed è tutto vero, nel senso che l'email, nato come un sistema
asincrono di comunicazione, viene erroneamente pensato come sincrono, nel senso che chi
manda le mail si attende proprio che ci sia la risposta istantanea,
e questo io penso che sia il più grosso errore che si
possa fare.
Nel senso capisco che tu non hai il cellulare, non riesci a
comunicarmi un messaggio, chiediti perché non hai il mio cellulare e non
puoi inviarmi un messaggio diretto prima di tutto.
Seconda cosa è anche questione un attimo di io penso di educazione,
ma non è educazione solo quella civica, proprio di educazione informatica, rendersi
conto che questo tipo di comunicazione non richiede che io sia davanti
al computer o davanti al cellulare a risponderti dopo due secondi.
È altrettanto vero che un'altra cosa che bisogna tenere d'occhio: mantenere queste
comunicazioni all'interno di un orario di ufficio, se ce l'avete, chiaramente.
Noi parliamo da professionisti, gradirei che le comunicazioni non andassero oltre le
7 di sera per il semplice fatto che abbiamo una famiglia tutti
quanti, prima di tutto, e vorrei anche gestirla.
Quindi non penso di dire una sciocchezza dicendo che le comunicazioni, almeno
per quanto mi riguardano, che arrivano via mail e se non muore
nessuno che mi mandi dopo le 7 di sera per me sono
lette il giorno dopo.
Ma questa è proprio una questione di
educazione informatica che non richiede che io sia lì dietro a leggere
le mail anche solo gli strumenti.
Perché comunque non è una cosa così banale, nel senso che noi
siamo liberi professionisti e riusciamo anche un po' a gestirla.
Tendenzialmente riusciamo anche a
esagerare sotto questo punto di vista.
Ma leggevo qualche tempo fa che è diventata addirittura legge in alcuni
in alcuni stati esatto, in alcuni stati il fatto che le comunicazioni
che arrivano fuori orario di ufficio sono comunicazioni che sono fuori orario
d'ufficio, quindi non devono essere risposte, semplicemente una cosa tanto banale.
Sì, anche perché nel mondo corporate proprio addirittura noi tra virgolette lavoriamo
H24 potenzialmente, ma un dipendente giustamente lavora dalle 9 del mattino alle
5 di sera o alle 7 di sera.
Alla fine non è obbligato e non dovrebbe, proprio perché appunto a
un orario di lavoro specifico ricevere e rispondere email in orario non
lavorativo, perché ovviamente è tempo, tra virgolette, chiamiamolo così rubato.
Ma anche qui non divaghiamo eccessivamente.
Diciamo che comunque proprio nel mondo corporate, diciamo, cioè si vede l'abominio,
chiamiamolo così, delle mail.
Proprio perché utilizzando questo strumento che nasce per facilitare la comunicazione, ma
che non è mai stato pensato approfonditamente.
Non so se mi spiego.
Una delle cose che appunto Cal sottolinea è come uno strumento che
è nato in un ambito ristretto, diciamo, per risolvere un problema che
in parte risolveva, ti costava meno gestire un server di posta elettronica
interno nell'azienda, che fare un sistema posta pneumatica, casomai, o avere il
personale per gestire tutto questo smistamento di posta, di memo, di comunicazioni,
di trasferimento di documenti da uno stabile all'altro o da un ufficio
all'altro della tua stessa azienda.
Quindi una roba interna, chiamiamola così, perché la mail nasce così.
Viene poi utilizzata come buona parte della tecnologia, poi moderna, viene abbracciata
senza troppi problemi, senza troppi approfondimenti, anche di come utilizzare correttamente la
tecnologia e del perché nasce la tecnologia, nel giro di pochissimo tempo,
non mi ricordo le date precise, ma secondo me la mail nasce
intorno agli anni 80 più o meno, soprattutto nell'ambito corporate e di
utilizzo interno.
Poi abbiamo internet e da internet abbiamo il grosso sviluppo, ma già
negli anni 2000, sostanzialmente all'inizio degli anni 2000, iniziamo a avere quelle
che sono l'affaticamento dai mail.
Cheamiamola così, anche perché adesso, anche qui in Italia, noi veniamo molto
più indietro, perché appunto, e Roberto che non siamo più giovanissimi, mettiamola
così: iniziavamo con le mail, appunto, con gli amici per divertirci, per
non so, avevi una volta, secondo me, c'erano i gruppi dove le
newsletter dove tu scrivevi tutto via mail.
Tu mandavi un'email al gruppo e a tutti gli altri del gruppo
ricevano la tua mail.
E uno del gruppo rispondeva alla mail del gruppo.
Me lo ricorda ancora, ed era gli anni 2000, era in quella
zona lì.
Sono rimasto stupido perché mentre parlavi, sono andato a cercare ovviamente informazioni.
Pare che sia del 71 le mail.
Noi come italiani, da ARPANET, chiaramente?
Noi come italiani siamo lontanissimi.
Perché a livello informatico è quello che per gli americani, tra virgolette,
la normalità per noi è fantascienza.
Beh, però bisogna dire che la PEC, se non sbaglio, è nostra,
sì, ma non sono
i proi, io che la uso ritengo che la PAC sia un
abominio italiano.
però benissimo.
Però intanto ce l'abbiamo: una comunicazione ufficiale di questo tipo che ha
sostituito le raccomandate, che magari anche quelle sono solo italiane, quindi il
problema era solo nostro.
Tuttavia, in qualche modo è stato risolto.
Diciamo che lì la PAC nasce, secondo me, con un'idea molto più
subdola e infatti non ha preso minimamente piede.
L'idea di fondo era che tutti avessero una PAC così lo Stato
poteva notificarti tutte le carte lesatoriali che voleva senza dover andare a
cercare perché questa nasce la PEC.
Poi non è funzionata.
Te la diamo anche gratis, perché era così che funzionava all'epoca.
Cittadino, se vuoi avere la PEC, te la diamo gratis.
Non è funzionata, hanno reso obbligatorio ai professionisti e alle imprese averla.
Quindi comunque obblighi di legge, quindi anche qui ti dimostra come una
tecnologia che è stata scelta dagli utenti e non calata dall'altro, ok.
E poi l'hanno messa ovunque perché ce l'avevano, appunto, è la scelta
dello strumento perché è pensata e approfondita.
Diciamo, ci sono fatti dei ragionamenti sugli strumenti.
Comunque, stiamo sempre divagando quindi mi fermo.
Diciamo che appunto senza questa scelta dello strumento, ma l'utilizzo diciamo in
condizionato è un po' perché era bello, era furbo, era veloce, era
comodo.
Perché poi, ovviamente, la dirigenza amministrativa di un'azienda è: Io posso rompere
le scatole a tizio in una velocità lampo.
Perché poi, anche lì per telefonare a tizio, che è lo sottoscantinato
del palazzo A, tu devi trovare anche tizio al telefono, quindi doveva
essere in ufficio.
Perché poi, a volte, ovviamente, tizio era in giro a fare delle
altre cose.
Non so se mi spiego.
E quindi l'email era un modo di centrare il bersaglio, tra virgolette,
in maniera efficace dal punto di vista dell'alto, e quindi viene adottata
in maniera abominevole, tra virgolette, non si ragiona sul perché questa tecnologia,
sui vantaggi e gli svantaggi di questa tecnologia, non si ragiona neanche
su come funziona veramente questa tecnologia.
E si crea quella che Cal Newport chiama o brevetta, tra virgolette,
lui ha queste idee, cioè queste cose di pork, nel caso specifico
è hyperactive hive, cioè alveare iperattivo, dove nella sostanza, come in un
alveare dove appunto le api operaiche lavorano al comando della regina, così
la mail diventa uno strumento per comandare gli operai.
Tra virgolette, poi anche qui ovviamente l'email è uno strumento tipicamente dei
colletti bianchi, credo che siano come termine giusto, cioè di chi lavora
nella parte amministrativa dell'azienda.
Perché ovviamente l'operaio manda gli la mail, stai a aspettare, come si
suol dire esatto, anche se adesso stanno licenziando via Whatsapp, quindi siamo
arrivati a grandi livelli a grandi livelli comunque anche qui
senza divagare troppo.
L'email diventa uno strumento di dialogo continuo e incessante.
E quindi ovviamente io mando un'email, a sua volta un'email ne segue.
Tra l'altro, col fatto che appunto c'è la possibilità non solo di
mandare un'email, io mando un'email a Roberto, ma io mando un'email a
Roberto e per conoscenza la mando anche ad Alex Alex non gliene
frega niente di tutto questo.
Ma casomai Alex è il mio capo.
E quindi voglio far vedere al mio capo che io ho chiesto
una cosa e quindi adesso Roberto deve rispondere alla cosa che gli
ho chiesto, e io quel che dovevo fare, l'ho fatto.
Questa grande calderone inizia a crescere, a crescere, a crescere, divagare infinito
di mail.
Un volano di mail.
Considerate che se ricevete 100 mail al giorno, perché una chiama l'altra
riceve 100 mail al giorno, fai fatica in una giornata lavorativa a
leggere le 100 mail.
Rispondere a 100 mail diventa un vero lavoro.
Perché anche ammettendo che ci si metta meno di 5 minuti a
ogni mail, sono ovviamente.
La mia matematica, sono 500 minuti.
Se andiamo a fare due conti veloce, sono quasi 10 ore di
lavoro.
Perché sarebbero 600 minuti 10 ore di lavoro.
Quindi 500 sono 8 ore di lavoro.
Quindi di fatto, se tu ricevi una persona riceve 10 che non
richiedono ovviamente di spendere più di 5 minuti alla email.
Attenzione!
E tu consideri che la mail la ricevi, la devi leggere e
poi devi rispondere un minuto per leggerla, e tre per rispondere, e
vi rendete conto e rispondere velocemente, e devi avere la risposta pronta.
Non dovete allegare mail e allegare cose perché sono andate anche a
cercare quello.
Ah sì, sì, ovviamente.
E quindi, ovviamente abbiamo caselle di posta che esplodono i mail non
lette, e a un certo punto, quando ci si accumulano così tanti
mail, appunto, anche mia moglie, per esempio, ha un po' il badge
da 9.000 mail, 10.000 email.
Non me lo ricordo più,
te l'avevo fatto vedere all'epoca, ed è peggiorato, ovviamente nel tempo,
è meglio non metterlo il badge a questo punto: esatto, infatti, io
lo tolgo abitualmente.
Perché poi, ovviamente, qui stiamo parlando solo di mail di lavoro, ma
a questo punto la mail non è diventata solo di lavoro, è
diventato l'amico che ti iscrive, è diventato la newsletter a cui sei
iscritto o ti hanno iscritto, pubblicità.
Io ricevo una quantità di mail
ieste, per esempio, per le indagini per credito, almeno una settimana, ma a
volte anche 4-5 a settimana.
Corsi.
Poi a me capita di avere un omonimo.
Gmail, che non sono delle simpatiche persone.
Che tu metti al punto o non lo metta, sei la stessa
persona per Gmail.
E conseguentemente io ricevo anche le sue mail a gronda, proprio.
Quindi, io ovviamente ho già segnalato tutto, ho già fatto e detto
tutto quanto, ma questa cosa qua continua.
Quindi, oltre al problema che ha esposto Filippo, c'è anche il problema
della sfortuna.
Se avete un omonimo, andate a finire in un casino di questo
tipo.
Avete una serie di mail inutili, perché alla fine diventa difficile trovare
le mail utili, quella che dovete rispondere assolutamente, che viene persa all'interno
di questo mare magnium di scrittura inutile e continua a aggiungere e
quindi diventa anche difficile.
Soprattutto come dicevamo, quando si parla di CC, ma soprattutto quell'infamissimo che
è il BCC, che sarebbe il Blender Carbon Copy, che è quella
nascosta, quella che tu non vedi i mittenti e vedi scorrendo.
A proposito di mittenti, ricordo per chi non fosse Avezzo, che tendenzialmente
sarebbe anche buona norma non mettere tutti gli indirizzi di chi che
sia che vi passa sotto le mani come CC, perché io obiettivamente
dovrei anche non saperlo l'indirizzo mail di un'altra persona.
Quindi occhio a quello che fa.
A me è capitato che il commercialista abbia mandato una comunicazione generale
alla clientela, ovviamente
in CC, soltanto che io così sono tutti clienti del mio commercialista,
cioè so chi gestisce il mio commercialista.
Le vedi tutti e ovviamente,
a loro volta gli altri vedono che io sono il cliente del
mio commercialista, che da un certo punto di vista non cambia la
vita.
È una fuga di dati, alla fine, si può inquadrare come una
fuga di dati.
A prescindere, se la casella di posta non è sorvegliata bene, è
il tipico modo attraverso il quale si fa phishing e quant'altro, cioè,
soprattutto le caselle, non so, di libero che sono state bucate milioni
di volte vanno a prendere gli hacker, vanno a prendere dalle rubriche
e dalle mail ricevute tutti gli indirizzi mail di chi era in
CC e così via, e spesso e volentieri poi mandano mail di
vario genere per cercare di fregare i riceventi.
Anche qui stiamo divagando.
Quindi, quali sono i potenziali consigli e quali sono le idee che
Cal in parte suggerisce che noi vi suggeriamo.
Adesso, ovviamente, il libro io lo consiglio di leggere, credo, e dico
credo, o è in procinto.
Adesso.
Poi, nella notte dell'episodio, lo metterò: che siamo o in procinto di
essere tradotto in italiano, o sia stato già tradotto in italiano.
Nella sostanza, recentemente, i vari libri di Cal sono stati tradotti in
italiano.
Quindi, sicuramente Deep Work e Digital Minimalism sono tradotti in italiani e
Work Without email, credo non sia ancora stato tradotto, ma dovrebbe farlo
a breve.
L'idea fondamentale: innanzitutto, è scrivere meno e meglio.
Sembra banale come suggerimento, ma è un suggerimento importante.
Come dicevo, invece di scrivere tre email differenti con tre richieste differenti,
scrivere solo un'email con tutte e tre le richieste contemporaneamente rende molto
più semplice la cosa.
Eventualmente, avendo richiesta 1, richiesta 2, richiesta 3, rende anche più semplice
la risposta a ricevente perché io risponderò alla domanda 1, alla domanda
2, alla domanda 3.
Non sembra banale, ma lo dico.
Fare tre domande diverse, enumerarle come tre domande diverse.
Quindi aver pensato che tu hai chiesto tre cose e vuoi tre
risposte, tra virgolette, è fondamentale perché a volte tu ricevi delle comunicazioni
non chiare, cioè non sai che cosa ti vogliono dire, e a
fronte di quello, crei nella migliore.
Io sono della teoria, ovviamente, che una domanda non chiara, io non
rispondo a prescindere, che però un po' talebana come approccio.
Ma abitualmente, se è una cosa fondamentale o il tuo capo che
ti fa questa domanda, tu devi fare un'ulteriore domanda di chiarimento della
prima domanda e vedete come il sistema ovviamente diventa sempre più complicato.
Quindi, per esempio, l'esempio che fa Cala è tipico: dobbiamo incontrarci o
dobbiamo fissare un appuntamento.
Un'email per fissare l'appuntamento, ovviamente è la cosa peggiore sulla faccia della
Terra.
Tuttavia, se proprio dobbiamo farlo, l'idea di fondo è indicare da subito
una data che sarebbe la data preferita in cui incontrarsi, eventualmente altre
due o tre date alternative, sempre nella stessa email, e dire al
destinatario che se non risponde per me va bene la data che
gli ho indicato.
Se no, appunto di fissarne un'altra nelle date che io gli ho
già indicato.
Di modo che questa corrispondenza, teoricamente, può risolversi con zero mail, cioè
con solo la mail che ho mandato io, o una mail linea
risposta dicendo: no, mi va bene una delle altre date in oggetto.
E questo ci permetterà ovviamente adesso è un esempio tra i tanti,
ovviamente, ma ragionando meglio cosa chiediamo, ecco, una cosa che a me
fa bestialire notevolmente è il fatto che, per esempio, moltissime mail non
abbiano un oggetto.
Nell'oggetto di una mail ci dovrebbe essere scritto un sunto di quello
che tu mi chiedi, o quello che vuoi, o quello che mi
mandi, perché altrimenti io non so, cioè avendo 100 mail da leggere,
non so se questa mail è importante o meno.
Casomai è importante, ma se tu non me lo specifichi perché usi
e rispondi a una precedente mail con un oggetto casomai totalmente diverso
della mail specifica, è ovvio che è importante essere chiari e io
qui abitualmente faccio una roba, non so quanto serva, devo dire la
verità.
Ma io sono molto attento invece a mettere sempre, anche quando rispondo
alle mail di altri, metto un oggetto specifico proprio per far capire
che io ho specificato un oggetto specifico e forse far rendere conto
a qualcuno.
Ma non so se a te Roberto, capita, io ho ricevuto tantissime
mail.
Nessun oggetto nel messaggio.
Sì, mi capita spessissimo addirittura con la richiesta di preventivi, è una
cosa assurda.
Se tu mi chiedi un preventivo, a me interessa anche darti un
preventivo velocemente.
Perché se faccio quello di mestiere, voglio dire, io spero che tu
venga a pagarmi e quindi a lavorare con me.
Ma se tu non mi dici che vuoi il preventivo, è ovvio
che io faccio, casomai non ho avuto modo di leggere la mail,
o la mail è andata a finire perché anche qui, casomai, ti
ritrovi con 30-40 mail da leggere.
A questo punto, se non sei veloce o si infila in una
serie di mail che casomai, non hai tempo di leggere in quel
momento lì, c'è il rischio che tu non leggi un'email, anche importante,
perché ti sfugga nel caos delle email.
È importante avere un messaggio specifico e fare in modo anche che
tutto non venga gestito in questa maniera.
Certo, deve essere chiara, deve essere scritta come dicevi.
L'altro discorso, controintuitivo, da un certo punto di vista, è quello di
creare attrito.
E questo è probabilmente quello che fa paura di più.
E a volte.
Io sono stato tanto così da un messaggio a un autorisponditore automatico
delle mail dove dico quando leggo l'email e entro quando possono aspettarsi
una persona di ricevere una mia risposta, però credo che nella maggior
parte dei casi possa uno parte suonare male, ricevo anche i mail
dai clienti o non solo dai clienti.
E due, oggettivamente può sembrare presuntuoso.
Però, io continuo a ripetere: l'unico modo per far capire alla gente
che quando tu mi scrivi un'email, tu richiedi del mio tempo e
il mio tempo costo o comunque quantomeno è prezioso e finito.
Quindi io non è che posso stare a leggere tutte le mail
di sto mondo, a prescindere.
Rendere più
faticoso l'accesso a chi deve ricevere le email.
E questo si può fare in tante maniere.
Per esempio, calma, ma non solo, varie persone, diciamo, famose su internet,
ovviamente, evitano di avere un indirizzo di email, chiamiamolo così proprio.
Quando l'interlocutore, diciamo, non scrive a te, non scrive a Filippo Strozzi
e Roberto Marin, ma scrive a amministrazione chiocciola Studio Marin, diciamo, sa
che non parlerà quella mail non arriverà direttamente a Roberto.
E già quello è un dissuasore potentissimo perché un filtro è un
filtro, e quindi è importante.
Recentemente parlavo con un collega che ha ricevuto doglianze perché, non so,
deve avere info.
Chioccia allo studio legale.
Che peraltro ce l'ho anch'io, che io sono da solo.
Lui è con due o tre persone, e lui diceva, Beh, io
ho fatto presto, ho creato un alias.
L'Alias sostanzialmente è un nome, una casella email che di fatto non
esiste, ma viene inserita in un'altra casella.
Perché la verità è che lui ha la segretaria che gli legge
le mail e le filtra e quindi c'era la gente che si
lamentava perché riteneva di scrivere a lui direttamente, solo a lui che
nessun altro lo leggesse.
Ma ovviamente in una realtà un minimo strutturata, cioè dove non c'è
solo un avvocato, solo un professionista o solo una persona, le mail
vengono lette da più persone e se sono confidenziali, ti devi utilizzare
dei sistemi diversi di cui oggi qui non parleremo.
Tuttavia, ci rendiamo conto proprio come la gente ragiona in maniera anche
strana, cioè proprio perché l'email, teoricamente, lo scopo è quello: è abitualmente
a livello commerciale, poi esiste anche la mail per scriversi tra amici,
tra virgolette, ma devo anche dire la verità.
Nel mondo attuale è difficilissimo ormai che un amico ti scriva una
mail per sentire come stai o per fare altre cose.
Sì, no, adesso si passa più sulla messaggistica, sull'instant messaging, che comunque
dire, questo periodo è molto
.
Però stavo ragionando, non c'è più solo questo, ci sono anche altri
sistemi all'interno di un'azienda che poteva essere, ad esempio, Slack, potrebbe essere
una soluzione che potrebbe essere molto utile all'interno di un'azienda perché tu
eviti tutte le mail.
Però all'interno di questo ambiente condiviso, chiamiamolo così, dove si riesce a
parlare uno con l'altro, ci possono essere delle discussioni strutturate con più
persone e facilmente anche più facilmente seguibili.
Perché hai tutto all'interno di canali, chiamiamoli così, dove possono accedere solo
qualcuno e magari molto più seterializzato, nel senso che se io lavoro
in architettura, magari non è che devo proprio seguire tutto il canale
di tutta la comunicazione degli avvocati, mi può interessare, come dice Filippo,
fino a mezzogiorno per prendere uno dei suoi detti che mi piace
un sacco.
E quindi ci sono anche altri sistemi diciamo nuovi in questo periodo
che possono essere utilizzati, andatevi a fare per chi diciamo per quelle
molto strutturate, secondo me possono essere interessanti, possono avere dei risvolti positivi
e negativi, bisogna provarli.
Certamente è che l'email si spera che in questo periodo storico torni
ad essere uno strumento di comunicazione asincrona, nel senso che tra Whatsapp,
Telegram e compagnia cantante, perché adesso ce ne sono un sacco, più
questi sistemi tipo Slack che permettono di avere praticamente dei gruppi di
lavoro.
Si spera che l'email torni a essere uno strumento asincrono, usato correttamente,
con i giusti crismi, facendo delle sintesi, dicendo cosa si vuol dire,
fare come dicevi prima un elenco puntato delle domande.
Evitare anche, ad esempio, di utilizzare le mail come sistema per chiedere
un appuntamento.
Anche questo
si stanno superando questo tipo di utilizzi da parte delle mail con
altri strumenti.
Ci sono strumenti di calendari condivisi dove io per esempio posso mettere
una serie di giorni in cui possono essere liberi per delle call
oppure per essere delle riunioni e ci si può organizzare anche con
questi sistemi che diventano sicuramente sostitutivi rispetto alle mail.
Invece di mandarsi 700 mail, io alle 10 non posso, facciamo alle
11, no, non posso, io alle 11, facciamo mezzogiorno, a mezzogiorno un
altro impegno, ci possiamo trovare a mezzogiorno e 30, ma no, per
me viene mezzogiorno un quarto, andiamo avanti così per 800 comunicazioni finché
basta, e invece con altri strumenti può essere decisamente più veloce e
più produttivo, perché comunque come diceva giustamente Filippo, le mail e la
lettura delle mail, considerando anche un'eventuale risposta, è tempo che voi andate
a regalare perché magari possono essere interessanti, ma considerate che comunque è
tempo e nella nostra vita il tempo è una cosa limitata e
bisogna anche dare un giusto peso al tempo che viene speso anche
in questo tipo di comunicazioni.
Ma tornando al discorso appunto di creare atrito.
Nel libro, per esempio, cita alcune situazioni dove per permettere a certi
settori di un'azienda di funzionare correttamente, si sono creati appunto degli imbuti
sostanzialmente.
Cioè, se tu vuoi richiedere una cosa all'officina, devi compilare un modulo
in triplice copia.
Siccome compilare il modulo in triplice copia è faticoso, lo fai solo
se ne hai veramente bisogno.
Non so se mi spiego.
Se no, lasci che l'officina faccia quel suo mestiere, cioè produrre pezzi.
Adesso è un esempio banale.
Un altro esempio che faccio io della mia vita professionale, anche qui
effettivamente sono abbastanza talebano e inusuale come avvocato.
Però per esempio l'avvocato medio è sempre reperibile telefonicamente.
Il sempre reperibile telefonicamente, però, dal mio punto di vista è una
roba tremenda.
Nel senso che se io ricevo telefonate tutto il giorno, io tutto
il giorno non lavoro.
O meglio, sì, casomai risponda a qualche quesito del cliente, ma raramente
ho la possibilità di stare un'ora o due su un problema e
concentrarmi come è necessario per affrontare determinate problematiche che spesso e volentieri
richiedono varie ore di lavoro continuativo.
Quindi, per esempio, io sono talebano, ormai ce l'ho dal 2009 un
centralino che filtra le chiamate.
Nell'ultimo periodo ho ridotto a 2-3 ore al giorno la recensione telefonica,
devo dire, rimandando l'email per gli appuntamenti, ma anche qui sto ragionando
di trovare un sistema per evitarmi il problema, mettiamola così.
Però tendenzialmente preferisco richiamare un cliente che mi dice ho bisogno di
parlare anche in giornata, però lo chiamo al momento in cui io
riesco, e nel momento in cui poi riesco a dedicare del mio
tempo a lui e non al contrario: cioè, non mi viene rubato
il tempo a un altro cliente mentre sto facendo una cosa e
spondo al telefono, questo secondo me è un buon sistema, anche se
continuare a ripetere, con le mail diventa relativamente complicato.
L'altra cosa per cercare di migliorare questo effetto, chiamiamolo così, cioè questa
necessità di avere una risposta immediata, hai un problema che, tra virgolette,
sul momento poi spesso e volentieri i problemi sono importanti, ma se
te ne rendi conto dal punto di vista legale, tranne l'atto che
ti scade il giorno dopo, quello è urgente a prescindere.
Cioè, se il tizio viene arrestato, è ovvio che è urgente l'intervento
di un legale.
Tuttavia, nell'80-90% nessuno muore lì per lì perché non hai beccato l'avvocato.
Non so se mi spiego.
Anzi, il 90% delle volte quello che per te oggi è urgente
lo puoi fare tranquillamente domani o in un orario diverso da quello
in cui hai deciso che era il momento giusto per rompere scatola
al professionista.
Quindi, un altro modo per evitare questo è creare un loop di
affidabilità: cioè non essere disponibili al 100% sempre, ma dire ogni settimana
io ti darò una telefonata, ti manderò un'email per dirti come siamo
messi, o appena c'è una novità, la prima cosa che faccio è
comunicartela o comunicartelo nelle 24 ore.
Se tu mi fai una richiesta, io abitualmente entro tre giorni lavorativi
ti risponderò.
E ovviamente, tutte le volte che tu mi fai una richiesta, io
in quei tre giorni lavorativi ti rispondo.
Non ti abituo a ricevere una risposta immediata.
Io a volte utilizzo gli strumenti di programmazione delle mail perché casomai
rispondo in battuta diretta, perché sempre per il concetto che casomai è
una risposta che mi richiede anche poco tempo, ma se non è
un qualcosa di particolare, la differisco a un orario ulteriore, a un
momento successivo proprio per cercare di insegnare.
O addirittura non so, io scrivo un'email a mezzanotte perché sono sveglio
perché mi è venuto il trip, sto facendo qualcosa.
A parte che mi dà fastidio far vedere che a mezzanotte sto
scrivendo una mail.
Che forse ci avrei di meglio da fare, tra virgolette, ma abitualmente
è fastidioso ricevere, ma questo qua sta facendo, alle 3 di notte.
Io ho ricevuto delle email di colleghi ad oliarmi improbabili.
E sì, bene, però non c'è motivo per cui quell'email non me
la potevi mandare il giorno dopo alle nove e spesso e volentieri
questo è un buon modo: è un modo per essere affidabili nei
confronti del cliente o di chi comunque deve dialogare con te per
lavoro o per qualsiasi motivo, ma dare appunto quell'effetto asincrono, chiamiamolo così,
che è necessario.
Il concetto di fondo, è che se hai bisogno urgente o mi
telefoni o hai il modo di contattarmi velocemente, ma non mi mandi
un'email in qualunque modo e così via.
Adesso anche con gli sms e quant'altro, io ormai ho il non
disturbare che parte dalle 7 di sera e si riattiva dopo le
8 del mattino.
Quindi anche se tu riesci in qualche maniera ad avere il mio
cellulare, comunque difficilmente io ti rispondo.
Lo dico sempre agli amici o alle persone con cui collaboro utilizzando
Telegram, io sono su Telegram, ma ho tutto silenziato: cioè Telegram non
può fare niente.
Roberto lo sa, non mi puoi chiamare su Telegram giustamente, aggiungo io.
E io non ricevo le notifiche, per cui a quel punto lì
io lo dico sempre, agli amici: non scrivetemi su Telegram perché quello
non è il canale che io utilizzo per dialogare per delle urgenze,
tra virgolette, se hai bisogno di me piuttosto, chiamiami sul cellulare che
è molto meglio.
Al massimo, non ti rispondo, o ti rispondo che non riesco a
parlare, ma ti richiamo.
E secondo me dovremmo tornare a una gestione abbastanza semplice.
Chiudiamo a questo punto con le ultimissime cose.
Perché comunque ridendo e scherzando, abbiamo fatto la nostra ora e passa,
diciamo che ci sono gli strumenti, secondo me.
Aggiungo, o se no, gli strumenti possiamo parlare anche un'altra volta.
Nel senso, possiamo dire
la prossima puntata parleremo degli strumenti di chiudiamo qua.
Davo solo un accenno, poi, anche perché la prossima puntata mi piacerebbe
parlare invece, anche se non è detto che sarà esattamente la prossima,
cronologicamente.
Ma il secondo episodio sulle mail, chiamiamolo così, mi piacerebbe invece parlare
di email in senso tecnico, quindi come funziona l'email, i protocolli, IMAP
e così via.
Oggi chiuderei velocemente: poi eventualmente se ci saranno domande che potete sempre
farci: abbiamo una mail apposta per questo, che è un'email che reeggiamo
tutte e due, però, non è indirizzata a noi specificamente perché scrivi.
@a2podcast.it.
Parleri proprio velocemente.
Una delle cose che secondo me può essere molto utile sono le
Kanban.
Le Kanban cosa sono?
Sono uno strumento inventato dalla Toyota, chiamiamola così, che originariamente erano proprio
delle lavagne dove appunto delle cartelle si spostano avanti e indietro da
questa lavagna per il vario flusso di lavoro
del prodotto stesso, chiamiamolo così, perché utilizzarlo al posto delle mail o
per anche gestire le mail.
Io ricevo 10 mail, ho dei collaboratori ovviamente perché ho un grosso
studio legale, non tutte queste 10 mail le voglio rispondere io, ma
le delego, ma voglio sapere a che punto è la pratica o
la situazione.
È ovvio che spostare nella Canban vari esempi di Canban sono Trello
e tutti i suoi derivati.
Noi, per esempio, A2 Podcast su Todoist, che è il sistema
dove diciamo programmiamo lo sviluppo del podcast, chiamiamo così il programma editoriale
del podcast per fare quelli che se la tirano.
Su Todoist abbiamo proprio una Canban, cioè pian pianino abbiamo le idee,
le persone con cui vorremmo chiacchierare, poi progressivamente si passa alla fase
di preproduzione e registrazione, attualmente, appunto, la Canban di questo episodio, il
29, è in registrazione, e poi, per me stesso, diciamo, c'è la
parte di post produzione dove ovviamente c'è tutta la parte di editing
e così via.
Questo è un esempio banale.
Tuttavia Roberto, quando se guarda tuist, perché io ti conosco Roberto, ma
nel caso ha un quadro specifico e soprattutto io che devo tenere
il timone della baracca, ho un quadro specifico di a che punto
siamo, cosa c'è ancora da fare, cosa abbiamo in programma di fare.
E in questa maniera, ovviamente, se fossimo anche in di più in
un futuro avremmo un editor.
No, non è vero, probabilmente non ce l'avremo mai.
Ma nel caso avessimo un editor, ovviamente, io e Roberto potremmo sapere
quando l'editor ha finito di fare l'editing della puntata.
Se ha già caricato la puntata sulla piattaforma dove vengono pubblicate tutte
le puntate e così via.
Quindi è ovvio che questo è un ottimo sistema.
Per l'organizzazione delle riunioni e degli incontri, diciamo, ne abbiamo già parlato
in parte nella puntata 26, esistono Doodle e Simili che sono degli
strumenti per trovare l'accordo delle date, impostando un ampio ventaglio di date
e chiedendo a tutti i partecipanti qual è la data in cui
sono liberi.
Qu'è l'unanimità o la maggior parte delle persone possono partecipare, a quel
punto lì si ha la data definitiva e si può partire con
l'appuntamento e si fissa l'appuntamento.
L'altra cosa che ne abbiamo già accennato quindi la dico molto velocemente,
è ovvio che per evitare appunto di avere questo affaticamento da mail,
una cosa molto utile che devo imparare a fare meglio, devo dire
la verità, questo me lo dico sempre: è avere dei momenti specifici
e temporalmente limitati in cui si guardano le mail.
Se io ho mezz'ora alle 11 e mezza del mattino e mezz'ora
alle sette e mezza di sera per guardare le email e ho
solo quella mezz'ora, tra virgolette, possono esserci 100 email.
Una email, quello il tempo che dedicherò: cioè un'ora complessiva della giornata
alle email.
Spesso e volentieri, invece, ci troviamo con avere il programma di imposta
elettronica sempre aperto.
Casomai, perché non abbiamo voglia di fare una cosa, perché
decidiamo di mandare un'email e così via, finiamo davanti al programma di
posta elettronica e veniamo distratti dalle cose che capitano in una casella
di posta elettronica.
Ecco, aggiungo solo una cosa sotto questo punto di vista: una cosa
che ho imparato anch'io a mie spese, che poi comunque è corroborato
da altri diciamo importanti podcaster barra creator, è che le mail non
dovete leggerle nel momento in cui vi sedete davanti al computer.
Perché?
Perché queste letture di mail vi condizionano la giornata.
Quindi voi non avete il tempo di mettere insieme la giornata, capire
cosa dovete fare e risolgere i lavori più importanti che per cui
siete chiamati a fare da professionisti o da persone che lavorano come
specializzati in un certo campo, perché appunto si aprono le mail alle
7 di mattina e leggendo quelle mail lì voi avete la giornata
condizionata da queste mail e invece siete voi che dovete condizionare la
giornata in modo tale che siate il più produttivi possibili.
Quindi giustamente come diceva il nostro simpatico Filippo, poco tempo concentrato ma
non mettete questo poco tempo concentrato all'inizio della giornata o nel primo
pomeriggio per le due, che ne so quando riprendete, lasciatelo magari per
la metà della giornata, cioè per metà mezza giornata intorno alle 10,
10 e mezza, 11, quando vi vede comodo e poi verso le
4 e mezza, 5 e mezza giù di lì, in modo tale
che riusciate a dargli giusto tempo, ma che queste email, questa lettura
non vi condizioni il tempo e vi permette di mettere giù un
piano per la giornata.
E l'ultimo consiglio, diciamo, che propongo, ed effettivamente anche lì dovrei essere
più bravo.
Quindi non fate quel che dico, non fate quello che faccio, ma
dividere i contesti: cioè avere un'email di lavoro dove c'è solo il
lavoro, avere un'email con gli amici e la famiglia dove c'è solo
la roba di famiglia e gli amici, avere l'email specifica per le
newsletter dove arriva cose, diciamo, di intrattenimento o pubblicità o quant'altro.
Questo perché effettivamente avere delle caselle diciamo miste, e lo dico in
primis, a me capita spessissimo, è controproducente.
Anche perché, appunto, se si lavora, casomai si può tenere aperta solo
la casella di lavoro, ma non essere, tra virgolette, disturbati dalle media
della famiglia.
Così come per esempio le newsletter e quant'altro.
Per esempio, io mi trovo abbonato a varie cose legate al diritto,
quindi a vari newsletter di novità delle sentenze e così via, che
ti arrivano quotidianamente a inizio mattinata a metà pomeriggio, e alla fine
sono, cioè, possono essere anche cose interessanti.
Ogni tanto una spulciata ce la do perché è aggiornamento professionale in
qualche maniera.
Tuttavia, il problema è che, casomai, se tu la inizi a guardare
all'inizio del mattino ti perdi o fai dell'altro o comunque ti metti
a leggere delle cose che casomai ti fanno perdere mezz'ora, perché la
cosa casomai è interessante e ti serve,
non ti fa essere propositivo, cioè non ti permette di scegliere tu
cosa fare nel lavoro.
Sì, direi che con questo bel consiglio direi di andare a chiudere.
Vi aggiungo solo una cosa che mi veniva in mente mentre parlava
il buon Filippo, è che ricordatevi che email ha anche le caselle
smart.
Quindi insegnate a queste caselle smart a dipende di queste tre fasce,
macrofasce che ci ha detto il nostro Filippo, lavoro, Amici Famiglia, newsletter,
le prendete e le auto dirottate lì dentro e quindi avete anche
una suddivisione visiva delle varie tre categorie.
Detto questo, ricordo, facciamo un piccolo riepilogo.
Abbiamo parlato in questa puntata del problema delle mail di come Merlin
Man è la prima idea di soluzione per questo problema delle mail,
la storia delle mail, i consigli di Cal Newport e poi, infine,
che abbiamo appena finito, come usare un sistema differente di email e
alcuni trucchi utili per la vostra vita lavorativa con le mail che
sono anche uno strumento di lavoro.
Trovate come sempre le note dell'episodio con il link degli argomenti che
abbiamo trattato in questa puntata e tutti i nostri riferimenti su aduepodcast.it29
dove ci potete trovare per quanto mi riguarda nel blog Mac Architettura
oppure sul podcast settimanale Snap Architettura Imperfetta e ogni mese con un
articolo sul blog di Graphisoft Italia.
Invece Filippo lo troviamo su Avvocati e Mac, che è il suo
blog ufficiale, ha anche un podcast che è un po' meno curato,
ma comunque sempre molto bello, che è Compendium andatevelo ad ascoltare anche
lì.
E invece, per quanto riguarda noi due, ma soprattutto i nostri amati
ascoltatori, ci sentiamo tra due settimane.
Alla prossima!