Introduzione a Notion

Benvenuti all'episodio 53 di A2 in cui scoprire come ottenere il massimo

dalla vostra tecnologia Apple.

Io sono Roberto Marin e sono il vostro ospite assieme all'amico Filippo

Strozzi.

Di cosa parliamo in questo episodio, Filippo?

Allora, Roberto, oggi parliamo di un programma che conosci solo tu.

Lo definirei web app a dire la verità, ma so che lo

ami tanto.

Nelle puntate precedenti, ne abbiamo parlato di Riffo o di Raffa, e

quindi mi sembra il momento giusto di iniziare a parlare di notion

o nozione tradotta in italiano.

Sì, fa un po' ridere la traduzione, in effetti, fai molto più

elegante in inglese.

Ormai siamo un popolo anglofono anche noi.

Ma prima di entrare nel nocciolo della puntata, come al solito, facciamo

partire la sigla

A2 Podcast.

Scopri come ottenere il massimo dalla tua tecnologia apple.

Due professionisti, Filippo e Roberto, te lo spiegano con argomenti monotematici ed

ospiti che raccontano il loro flusso di lavoro.

Eh, cosa ne dici?

Grandissima sigla, il nostro flusso di lavoro.

Che oggi questa sera o questo pomeriggio questa mattina, dipende voi quando

vedete o sentite questo podcast, parliamo di Notion che è una famigerata,

nonché famosissima app per la produttività.

Come diceva all'inizio il nostro amico Filippo, che abbiamo qua, lui usa

tutt'altro strumento che non è Notion.

Invece, questa volta tocca a me portare avanti la bandiera di A2.

Perché tra i due sono quello che lo conosco un po' meglio.

Non è che lo conosca perfettamente, ma insomma, qualcosa in più di

Filippo.

Per fortuna lo conosco e riesco forse anche a tenere una puntata.

Non so se sarò prolisso e completo come Filippo, ma insomma, riusciamo

a

appena adesso del prolisso.

Grazie, grazie.

Sei prolisso.

Difatti, delle volte quando parti, parti a parlare, ti fermo a fine

puntata per dirti che hai chiuso la puntata.

Perché se no, stai avanti ad oltranza.

Ma è giusto così perché sei un sacco di cose prolisso è

perché sa un sacco di cose, non come me, che ne sa

quattro e quindi, dopo un po' dieci minuti si ferma, non di

più.

Ma in ogni caso tornando a Bomba, tu sai cos'è Filippo?

Notion vero?

Ho un'idea vaga, ce l'ho ma mai aperta una volta.

L'applicazione, proprio, non ci sono mai.

Ho visto dei video se vuoi, ma non l'ho mai utilizzata in

maniera concreta, perché lo dico qui subito: diciamo, essendo tutto online, comunque

il sistema, per quello che devo fare io è abbastanza inutile.

O meglio, poi, probabilmente mentre guardavo qualche video, ho visto che casomai,

non so, quello che noi utilizziamo per la programmazione di A2 come

Toist, forse si potrebbe fare con una Canban, si potrebbe fare su

Notion, perché poi Notion, di fatto, da quello che ho capito almeno

io, è un programma dove non dico che fai anche la birra,

ma in pratica potresti farci un po' quello che vuoi.

Ed è il bello il brutto di questa applicazione.

Perché ovviamente presumo, abbia una curva di apprendimento un po' alta inizialmente,

anche solo capire cosa puoi fare e cosa vuoi farci dentro, dall'altra

so che, però, c'è tanta gente che l'apprezza, lo utilizza.

Ci sono vari youtuber che ne parlano

a Mambassa, tra virgolette, adesso ne parlerai anche tu, perché so che

alcuni spunti li hai presi da altri.

Sì, che ovviamente mi ero ripromesso di mettere tra le risorse i

profili Instagram e YouTube che seguo, ma purtroppo non ce l'ho fatta

e cercherò di inventare sul momento dicendo quali sono i primi che

mi vengono in mente.

Comunque, in ogni caso, io conosco noceano, ho fatto tutta una serie

di link, giusto?

Fammi vedere, fammi vedere nella parte link.

Io ho messo tutta una serie di guide scorciatoie.

Sì, ma tu sei troppo operativo!

Io lo sai che sono scappato di casa dei migliori.

Quindi bando alle ciance e adesso partiamo subito con Notion.

Ma io vedi, sorrevengo, nel senso che, ovviamente, la nostra mappa mentale

diventa poi la scaletta barra a note dell'episodio.

Quindi, io ho già così ho i link

già fatti,

adesso, vediamo

di metterci una pezzo in qualche modo.

Lo sai, improvviso, improvviso, non ti preoccupare.

Bravo, bravo, bravo.

Allora, vediamo un po'.

Questa simpatica app Notion che essenzialmente è un'app dedicata alla produttività, all'organizzazione

e via discorrendo, perché consente di fare un sacco di cose.

Difatti, uno dei primi livelli di conoscenza con Notion è appunto capire

cosa fa, ma soprattutto capire come lo fa, che è una cosa

un po' particolare.

Essendo una web app, adesso guardandolo con gli occhi distaccati, sembra veramente

di creare quasi un sito internet, addirittura di quello che si sta

facendo, perché ricorda molto il sistema di organizzazione di WordPress, adesso che

lo vedo un po' da lontano con gli occhi diversi, ma senza

farsi spaventare da un sistema di pubblicazione di contenuti, Notion permette di

appunto prendere delle nozioni, chiamiamolo così, lo traduciamo così, ma parliamo essenzialmente

in prima battuta di note, ovvero tutto quello che potete scrivere con

una tastiera essenzialmente.

Oppure anche mi pare di aver visto recentemente che si può anche

dettare.

Può fare una lista di compiti, una to do, una di quelle

famosissime, lunghissime liste che ci accompagnano nella nostra vita dei professionisti, delle

cose da fare nella giornata per oggi, domani, ieri, perché ovviamente c'è

qualcuno che ci chiede i lavori da fare per il giorno prima.

E consente anche, però, di avere delle pagine, chiamiamole così, di raccolta

delle vostre informazioni, chiamiamole una specie di Wikipedia della proprie vita dove

si possono inserire tutto quello che vi viene utile nella vostra vita

di tutti i giorni.

Oltre a fare quello, è anche un database, questa è la parte

più potente di Notion, secondo il mio punto di vista, perché ha

degli strumenti molto interessanti e anche di generazione di viste,

chiamiamole così, sui database che possono tornare davvero utili in molti frangenti.

Database essenzialmente non fatevi mettere paura da questa parola database, che sembra

una cosa di particolarmente difficile da gestire, soprattutto per chi non è

un informatico, ma nel caso di Notion essenzialmente è molto facile.

Molto facile perché chiamiamo database essenzialmente una tabella all'interno dei dati.

La fortuna è che la tabella la potete decidere voi e i

dati che volete inserire essenzialmente anche quelli li decidete voi.

Un'altra cosa interessante che si può fare con Notion ho visto in

giro per il mondo anche fare quasi dei siti web pubblici che

ovviamente rimangono, come diceva Filippo, all'interno di un ipotetico cloud.

Che in questo momento non ho ben preciso di dove sia, ma

in ogni caso, voi potete dare l'accesso pubblico a una pagina del

vostro Notion oppure anche condividerla con qualcuno in modo privato.

Per esempio, io potrei condividere una pagina in cui parliamo di A2

direttamente con Filippo e magari con Nicola invece che all'ascolto e che

saluto, possiamo condividere una pagina in cui parliamo di come risolvere alcuni

problemi sul Mac e via discorrendo.

Insomma, potrebbe essere utile e le funzioni che ci sono sono veramente

grandissime ed è quello che forse spaventa un po' tutti che voi

vi trovate questo strumento particolarmente potente, probabilmente anche non aiutato dall'interfaccia grafica

che spaventa anche un po' all'inizio, ma in ogni caso avete capito

che la lista è abbastanza eterogenea per riuscire a capire che di

cose se ne fanno e se ne fanno davvero parecchie.

Quanto riguarda invece l'organizzazione di Notion essenzialmente funziona, come vi dicevo all'inizio,

come quasi una pagina web fatta da pagine e sottopagine che vengono

organizzate inserendo all'interno dei contenuti di vostra scelta.

Voi trovate sulla sinistra, oltre alle varie, alla chiave di ricerca e

i propri setting, trovate essenzialmente le vostre pagine che sono indicate come

private.

Queste sono effettivamente delle pagine che voi potete modificare e inserire qualsiasi

cosa che vi viene in mente, perché praticamente il Notion permette di

inserire qualsiasi cosa perché veramente assomiglia tantissimo a una pagina web.

Quindi si parte nell'inserire del semplice testo che si può formattare in

qualsiasi modo, inserire delle altre pagine all'interno delle pagine.

Questo può essere utile, per esempio, nel caso in cui voi vogliate

organizzare un'area della vostra vita, mettiamola così, in altre pagine all'interno, perché

magari questa area ha delle altre categorie che vi interessa suddividere in

pagine.

Poi ci sono le classiche to do list.

Essenzialmente sono dei quadratini bianchi che voi potete spuntare e nel momento

in cui voi lo spuntate, questo gli tira una bella riga sopra

e gli fa cambiare il carattere da con una certa grandezza a

un carattere semitrasparente.

Quindi sembra veramente che sia barrato e quindi ha anche la capacità

di prendere del testo formattato in Markdown, però non è proprio pulitissimo

come editor Markdown.

Ma in ogni caso si può divertire un po'.

Tant'è che rimangono in lista delle cose che si possono inserire i

titoli, il titolo 1, 2, 3, ovviamente.

Poi si possono inserire delle tabelle.

Che tabelle che sono il cuore per chi vuole fare un uso

avanzato di notion.

Perché con queste tabelle essenzialmente trasformate una tabella in un database interrogabile.

Di questo database potete ottenere anche delle viste di cui parleremo magari

più avanti.

Poi ci sono i bullet list, famosi bugio, che piacciono tanto a

Filippo perché le deve editare, ma io che ne continuo a parlare

avanti e indietro.

Comunque sono delle liste con il puntino di fianco interessante.

E poi ci sono le classiche numbered list, ovvero quelle liste con

i numeri di fianco in ordine progressivo.

Un'altra cosa molto interessante che può tornare utile, ovviamente nel momento in

cui fate un utilizzo avanzato, sono le toggle list.

Che essenzialmente è lista che si nasconde e si richiama con una

freccetta.

All'interno di questa freccetta essenzialmente si apre una specie di sottopagina in

cui potete inserire tutto quello che praticamente vi ho detto in precedenza.

Oltre a queste cose ci sono delle cose che possono tornarvi utili.

Ad esempio, se vi piace annotare delle frasi celebri, chiamiamole così, delle

frasi motivazionali, o via discorrendo, oppure delle cose che vi volete ricordare,

frasi dette da qualcuno, c'è anche la funzione di quotatura

per catturare delle frasi, delle citazioni, esatto, bravo.

E poi altri strumenti interessanti che possono aiutare a dare una formatazione

alla vostra pagina per renderla anche più accattivante alla vostra lista se

la utilizzate tutti i giorni, che per esempio il divisorio, che è

molto semplice: una linea orizzontale che può prendere tutta la pagina, ma

può anche essere verticale nel caso in cui abbiate bisogno di suddividere

la pagina in più colonne.

Poi c'è un'altra interessante cosa: il link alle pagine.

Perché voi potete prendere dei link delle pagine web e inserirle.

L'inserimento della pagina è qualcosa di altrettanto interessante perché si trasforma in

effetti in un aggregatore di web, diciamo, interno.

Perché voi potete inserire questi link direttamente

come del testo semplice che ovviamente si può cliccare per farvi aprire

la pagina oppure si può vederlo come una specie di bookmark.

Quindi avete un'anteprima di quello che è la pagina in quel momento.

O in alternativa avete in effetti la pagina vera e propria che

viene caricata ogni volta che voi andate all'interno dello spazio in cui

è salvato questo link.

Altre cose interessanti che io non utilizzo perché uso il piano a

pagamento di cui io utilizzo il piano a gratuito e ci sono

dei limiti di spazio.

In questo caso potrebbe venirvi utile nel vostro caso, che l'utilizzate con

diciamo degli oggetti un po' più corposi, che possono essere le immagini,

ad esempio, anche dei video, dei audio o via discorrendo anche dei

file.

Potete iniziare a salvare, ma ovviamente questa è una gestione che purtroppo

vi chiede anche l'integrazione del pagamento se superate certi limiti.

Ma anche di questo lo vedremo più avanti.

La cosa interessante di Notion che io non ho apprezzato subito perché

poi vi spiegherò come ho avuto l'approccio: è che ci sono una

serie di template che sono davvero utili per riuscire a capire come

funziona e intanto a barcamenarvi con Notion.

Questa applicazione che è particolarmente potente, ma bisogna avere un po' di

pazienza per uscire a manipolare come si vuole, ma più che altro

a renderlo utile al proprio workflow.

Dunque, ci sono una serie di modelli che potete trovare direttamente sul

sito di Notion che vi consiglio di andare a guardarvi perché sono

particolarmente interessanti.

Ma se avete già l'applicazione aperta, voi av

ete una serie di template che potete

trovare direttamente nella colonna di sinistra sotto Notion Templates.

Dargli una bella occhiata e vedrete che c'è soltanto da svizzarrirvi.

Qualcosa lo troverete sicuramente perché può essere direttamente utilizzato all'interno del vostro

spazio privato facendovi una copia e quindi modificandola alle vostre esigenze, ma

soprattutto vi verrà utile a fare il vostro modello come anch'io ho

fatto per quanto riguarda il mio modello di utilizzo all'interno del mio

workflow da architetto.

Ce ne sono anche esterni, nel senso che ci sono, come diceva

Filippo, un sacco di creatori che potete trovare sia su YouTube ma

anche su Instagram con i rispettivi pagine in cui pubblicizzano le loro

creazioni.

Perché alla fine si trattano di creazioni, c'è qualcuno che si è

veramente sbizzarrito, ha fatto delle composizioni creative contanto di una palette di

colori ben definiti e c'è anche lì soltanto da guardare e capire

qual è quello che fa per voi.

Andando invece a vedere quali sono i piani, c'è un piano gratuito,

come vi dicevo precedentemente, che è individuale, che io utilizzo tutti i

giorni e per ora non ho avuto nessun tipo di problema.

Ci sono i blocchi illimitati.

I blocchi sono essenzialmente le cose che andate a scrivere o le

pagine che andate a fare.

Ci sono degli spazi collaborativi, tant'è che io sono riuscito anche a

condividere delle pagine con altri collaboratori che non erano iscritti a Notion,

ma hanno potuto vederlo tramite essenzialmente una pagina web.

Ci sono una serie di integrazioni con Slack, GitHub e tanto tanto

altro ancora, ne aggiungono sempre di nuovo tutti i giorni.

Io per ora non ho mai utilizzato queste integrazioni, ma immagino che

all'interno di uno spazio collaborativo con più persone, ad esempio, con Slack

potrebbe diventare davvero utile all'interno di gruppi di lavoro che sono concentrati

e utilizzano questo tipo di applicazioni.

Un'altra parte che può essere utile o non utile sono i sette

giorni di cronologia della pagina, ovvero che voi potete tornare nel mio

caso a sette giorni fa.

Se io ho fatto una modifica che non volevo, posso tornare indietro

di sette giorni.

Per ora non l'ho ancora mai utilizzata.

Questa capacità perché tutto sommato, in qualche modo, si riesce a recuperare

facilmente quello che viene fatto, semplicemente con utilizzando un CTRL Z o

un Rido, oppure il recupero non l'ho mai utilizzato.

Spero che funzioni e soprattutto spero che non sia una procedura particolarmente

complicata, ma ipotizzo di no, vedendo un po' come la pensano a

noi, dovrebbe essere una cosa molto semplice.

Come vi dicevo, c'è anche la possibilità di inviare 10 ospiti sulle

proprie pagine.

Io ne ho usato uno o due, quindi non è un grosso

problema.

Ho visto che funziona perché volevo vedere cosa vedevano gli altri ospiti

ed è molto interessante un sistema di collaborazione che può tornare utili

in molti frangenti.

Invece, se volete passare al piano pagamento Plus, essenzialmente si tratta di

8 dollari a utente al mese se avete, diciamo, l'abbonamento annuo, oppure

10 dollari per utente al mese se avete l'abbonamento mensile.

Cosa vi dà questo simpatico abbonamento?

Tanti blocchi limitati per tutti i gruppi, il famoso upload di file

illimitati, 30 giorni di cronologia delle pagine e un invito per 100

ospiti.

Quindi capite che diventa davvero corposo, potete arrivare a 100 ospiti e

insomma, non è mica poco.

Infine c'è l'ultimo piano che è il piano business che parte da

15 dollari utente al mese con abbonamento annuo, oppure a 18 dollari

utente mese per il piano se pagate messilmente.

Vi trovate tutto quello che avete sul Plus in più degli spazi

privati condivisi, 90 giorni di cronologia delle pagine, un invito fino a

250 ospiti, e la possibilità di esportazione in formato PDF.

Allora mentre tu parlavi, per curiosità, sono andato a vedere perché effettivamente

sul discorso dei modelli ero curioso.

Adesso poi li inserirò eventualmente le note dell'episodio.

Ma comunque ho scoperto che, per esempio, ci sono

facendo una ricerca velocissima, quindi, senza nessuna pretesa, diciamo di fare cose

particolari e approfondite, ci sono un sacco di esempio, temi o template

per gli avvocati.

Quindi, effettivamente

probabilmente basta solo andare a cercare adesso.

Prescindere dalle nostre specifiche professioni, è probabile che vista anche effettivamente la

quantità di soggetti che utilizzano notion, ovviamente, più nel mondo anglofono, perché

adesso non so se l'hai detto, ma a me sembra che Notion,

a quantomeno, le pagine principali non sono tratte in italiano.

No, no, è

tutto in inglese, quindi, comunque è un problema, tra virgolette, un'ulteriore barriera

d'ingresso è che se non conosci la lingua inglese, utilizzare questo programma

diventa più complicato.

Infatti, devo dire la verità: io ho cercato dei template in lingua

inglese.

Quindi ho cercato template notion template for lawyer per intenderci, non sono

andato invece a cercare qualcosa, notion modelli per avvocati, per esempio.

Per cui ci sono anche da tenere presente questa particolare situazione dove

effettivamente di materiale ce n'è veramente tanto nel mondo anglofono, come al

solito, ma probabilmente in altre realtà il tutto è meno è meno

presente,

è meno chiaro.

Quindi comunque un'ulteriore barriera d'ingresso è questo per chi conosce almeno in

minima parte l'inglese, ma credo anche forse un po' di più perché

dovendo comunque interagire con Menum e tutto il resto, poi effettivamente sia

io che te siamo abbastanza siamo abbastanza tranquilli nella lettura in inglese,

quindi poi non abbiamo grossi vincoli.

Tuttavia, per chi ci sta ascoltando, casomai che non conosce l'inglese o

comunque una conoscenza dell'inglese scolastica e così via, può essere un'ulteriore fonte

di chiamamolo in questi termini attrito.

Bella osservazione questa, per esempio, quando l'ho usata io non avevo fatto

una ricerca dei template per architetti, lo lascio fare a te se

vuoi, più che altro perché se lo faccio io, so già che

mi blocca tutto il collegamento.

Quindi te lo lascio fare.

E visto che parliamo del primo approccio che ho avuto con Notion,

vi racconto com'è andata essenzialmente.

Non mi ricordo più quanto tempo fa, penso vado a memoria, sarà

due o tre anni fa.

Era uscita questa applicazione quindi se ne incominciava a parlare e, ovviamente,

io, essendo molto curioso, soprattutto sulle applicazioni, ho preso e ho provato

a installarla sul mio cellulare.

L'ho installata, l'ho aperta, l'ho guardata, mi è venuto praticamente una sincope

nel momento in cui ho capito tutte le cose che poteva fare

e sono scappato a gambe levate.

Disinstallata, chiuso, non ho voluto più sentire parlare almeno per un anno,

un anno e mezzo circa.

Il secondo incontro con Noche è derivato appunto da un personaggio che

fa il mio stesso mestiere, un architetto, che ovviamente è decisamente più

sul pezzo di me, soprattutto dal punto di vista della presenza su

internet.

Parlo di Eric Reynolds di 30 by 40 Workshop, di cui troverete

ovviamente il link all'interno delle note dell'episodio.

L'ho appena aggiunto, uno, due, tre, quattro il quarto link, diciamo, da

una ricerca su DuchDuck con per architetti, diciamo, come template per architetti,

direi che abbastanza

è un capo.

Lui è un capo, è praticamente quello che vorrei tendere io, ma

non riuscirò mai ad arrivare sul livello.

In ogni caso, andatelo a vedere perché se siete architetti, sicuramente vi

piacerà.

Se siete amanti della fotografia e dei video, vi piacerà lo stesso,

perché ha veramente uno stile molto particolare, molto curato, e vi consiglio

di andarlo a vedere.

In ogni caso, ho avuto la bella idea di fare un template

appunto per gli architetti.

Allora, visto che l'ha fatto lui, mi sono sentito un po' più

a casa, diciamo nel senso che so che lavora molto bene.

E quindi ho deciso di riaprire Notion grazie all'utilizzo di questo template

di Eric che ho preso e copiato alla grande, è ancora disponibile

gratuitamente senza problemi.

Per gli architetti ve lo consiglio di guardarvelo, soprattutto perché è molto

verticale sotto questo punto di vista per il lavoro.

Ma in senso generale, ve lo consiglio di guardarlo anche se non

siete architetti della parte ovviamente di gestione della propria vita e della

settimana.

E di fatti, da lì io sono partito, mi sono preso il

mio simpatico template di Eric.

Ne ho fatto un'ulteriore copia perché il suo è in tonso, lo

tengo lì come Bibbia da seguire nel caso in cui di ripensamenti

o dubbi e soprattutto di capire come è stato impostato, quindi ne

ho fatto un'altra copia.

La mia copia è stata poi elaborata più e più volte guardando

appunto tutti i vari, chiamiamoli così, interventi che ho visto su YouTube

e su Instagram principalmente e l'ho ulteriormente modificato.

Ma partiamo dall'inizio: l'inizio per me è la pagina principale che si

chiama Week Roadmap prosaicamente chiamato anche in inglese per tirarla anche un

po' di più.

Praticamente parte essenzialmente dalla gestione settimanale.

Gestione settimanale e non mensile oppure annuale.

Dunque, così ho questa partenza che è quella di Eric, che è

quella di suddividere appunto la settimana con cinque colonne: dal lunedì al

venerdì, ovviamente.

La cosa interessante di questa suddivisione è che il buon Eric ha

un metodo di lavoro che io sposo a tutti gli effetti, soprattutto

recentemente perché ho visto un altro suo video dove lo spiegava ancora

meglio, che è stata una cosa interessantissima.

Che all'inizio, quando ho aperto questo template, non avevo capito subito al

volo, ovvero erano due scritte che comparivano in tutti i giorni, che

era la prima era creare, la seconda era gestire.

Io l'ho guardato la prima volta ho detto: Vabbè, non so cosa

voglio dire, ho preso e lo cancellate.

Queste due scritte, essendo del testo è molto semplice.

Poi alla fine ho capito e arriverò al dunque di capire qual

è questa suddivisione.

Questa suddivisione in cinque giorni mi viene molto comodo perché all'interno di

questa suddivisione le uso effettivamente come un bullet journal.

Quindi metto i to-do con la pratica funzione che permette notion.

Io adesso vi parlo direttamente dalla scocciatore di tastiera che ho sul

Mac perché è molto facile, da lì riuscite a fare le cose

molto velocemente.

Rispetto alla versione per iPad, ad iPhone, che c'è qualcosa da migliorare,

ma ne parleremo quando andremo a guardare la situazione per quanto riguarda

i dispositivi mobile.

Tornando invece al Mac, è molto semplice inserire un to-do perché voi

basta che inserite un simbolo che è quello sopra al set, che

dovrebbe essere lo slash che pende verso destra per intenderci.

Perché quello

esatto, vi permette di aprire il menu che è quello che vi

ho praticamente elencato prima all'inizio della prefazione di notion, quindi cosa faccio?

Digito questo carattere, mi apre il menu e vado a prendere il

to-do e lo inserisco direttamente in modo tale che io possa iniziare

a scrivere.

C'è un altro metodo che è quello di mettere essenzialmente una parentesi

quadra aperta e una parentesi quadra chiusa e vi trasformo direttamente i

due simboli in un quadrato, in modo tale che potete iniziare a

digitare.

Quindi, cosa faccio?

Nella sostanza è come il Markdown,

per creare, diciamo un to-do, basta avere le due parentesi quadra e

poi dopo andare avanti, e quindi dopo ti converte, chiamiamolo così, in

HTML.

Immagino, infatti, è la parte che non mi piace molto di Notion.

Questa conversione praticamente automatica, che dà, diciamo, prendetelo, tra virgolette, purista del

markdown, a me piace vederlo scritto il markdown e poi vederlo come

viene.

Quindi, avere due finestre separate.

Invece, avenderlo così trasformato direttamente, non è molto pulito e non mi

piace tantissimo, ma quella è una mia idea.

E magari a voi piace, provatelo.

Se ti può consolare da quel che mi stai raccontando, vedo che,

per esempio, Notion su certi fronti, ha molte similitudini con Todoist, almeno

nella parte organizzativa, in questi termini.

Adesso, per esempio, prima Todoist gestiva il Markdown, diciamo, nudo e crudo

e poi te lo renderizzava, chiamiamolo così.

Invece, recentemente ho visto che ti fa in pratica già i Link

e quindi molto più legata al web, probabilmente diventa più comodo nel

back-end loro, perché comunque sono tutte pagine HTML e quindi lievita la

conversione a destra, manca da markdown a HTML che poi il risultato

probabilmente finale della vicenda.

Eh sì, alla fine sì, come dicevi tu all'inizio, si tratta essenzialmente

di una web app che funziona nel cloud, in rete e quindi

a quello si appoggia.

Ma in ogni caso, tornando all'utilizzo che ne faccio e che può

tornarvi utile come falsa riga.

Io quindi inserisco tutti i tu-do che ho nella giornata e poi

inserisco anche gli appuntamenti che uso appunto il pallino, quello

essenzialmente della lista con i pallini.

Questa è una suddivisione che mi sono fatto io per capire un

po' visivamente se ci sono degli appuntamenti in giornata che comunque non

li gestisco all'interno di Notion, ma gestisco con calendario.

Questa è una particolarità.

C'è anche una funzione di gestione del calendario all'interno di Notion, c'è

anche una gestione dei reminder, ma io non sono mai particolarmente addentrato

in questa parte perché preferisco utilizzare gli strumenti che conosco già e

di cui ho un'assoluta sicurezza, anche perché il calendario, nel mio caso,

è condiviso con mia moglie, quindi è un sistema che ormai è

collaudato da anni e non vado sicuramente a cambiarlo.

Ma quello che mi viene comodo è quello di fare una serie

di revisione all'inizio della settimana o alla fine della settimana, in base

a dove sono con i tempi, faccio una revisione della settimana inserendo

appunto gli appuntamenti che ho nel calendario e li inserisco all'interno di

questa vista settimanale.

La cosa interessante appunto che mi ha aiutato molto in questi periodi

è che appunto ho una lista sul creare e una lista sul

gestire.

Questo perché è stato suddiviso.

Questa è un'interessantissima idea che ha dato Eric.

Che a questo punto ho capito pieno e che ho fatto i

miei e in effetti i risultati li ho visti, è quello essenzialmente

di dedicarsi di un'area di tempo della giornata per queste due macro

operazioni, chiamiamolo così.

Per quanto mi riguarda, per me è utile nel mio lavoro e

anche nei settori diciamo dei progetti collaterali, avere una parte della giornata

dedicato al creare, che vuol dire in effetti fare qualcosa, essere concentrato

e tirare fuori quello che ti serve per andare avanti nel lavoro.

Questo perché?

Perché io, per esempio, l'ho dato nella mattina: io, ad esempio, tendo

a svegliarmi intorno alle 6-6 e mezza e poi nel corso fino

a luna cerco di utilizzare queste ore.

Ovviamente in mezzo ci sarà qualche interruzione, perché comunque ho da gestire

anche la famiglia, nel mentre e tutte le varie cose che ci

girano attorno, ma cerco di dedicare il più possibile fino a luna,

l'una e mezza, lo spazio per creare cose essenzialmente.

Ed emando tutto quello che è gestire nella seconda parte della giornata.

Questo vi libera veramente di tantissimo tempo perché il gestire riguarda tutto

quello che sono le mail, le telefonate, che ne so, le fatturazioni,

mettersi d'accordo per gestire il cantiere.

Vi riscorrendo, questo l'ho preso e l'ho spostato tutta la seconda parte

della giornata.

Aggiungo se qualcuno mi telefona la mattina, è facile che non mi

trovi e che non risponda, a meno che non sia che so

che è urgente.

Questo parlo dal punto di vista lavorativo della famiglia, è un altro

discorso.

Ma dal punto di vista lavorativo, se non è estremamente urgente, ma

perché sono al corrente della situazione, io non rispondo essenzialmente, non rispondo

perché o mi contatti in un altro modo, mi mandi un messaggio,

un'email, mi fai capire che c'è qualcos'altro, se no, no, ragazzi miei,

io la mattina mi sono dato dei paletti molto rigidi per riuscire

a portare avanti il lavoro e fidatevi che funziona, perché vi trovate,

poi magari in effetti a avere anche la mente lucida per gestire

le cose e non essere continuamente interrotti.

Se voi riuscite a continuare nel vostro flusso creativo, chiamiamolo così, nel

vostro flusso di creare effettivamente le cose di quello che avete bisogno

nel lavoro, e non tutti possono farlo, ma riuscire a spostare tutto

quanto, quello che è l'interruzione, le mail, i messaggi, via discorrendo, tutto

quello lo buttate in una parte dedicata che potrebbe anche essere, se

volete, anche un'ora in mezzo al momento creativo, che ne so, faccio

tre ore di lavoro, poi mi do un'ora in cui mi concentro

a fare mail, contatti, chiamate, e poi riprendo a lavorare.

Potrebbe anche essere una soluzione.

Io ho trovato la suddivisione in, diciamo, momenti della giornata molto molto

utile, perché appunto riesco a gestirmi molto meglio il lavoro e la

parte creativa e di gestione.

Un'altra cosa che ho aggiunto è il content, ovvero quello che vado

a pubblicare.

Questo perché?

Perché sono arrivato a un certo punto della mia situazione all'interno di

internet.

Che avevo così tante cose da pubblicare che molto probabilmente stavo perdendo

dei pezzi e probabilmente li ho anche persi, perché tra una cosa

e l'altra, veramente c'è da pubblicare un sacco di cose, micro contenuti.

Parlo dei profili Instagram, LinkedIn, il mio blog YouTube, in questo momento

che è quello nuovo.

Poi c'è anche il podcast.

Mio Snap, poi ci sono.

Ovviamente sono giusti altri due progetti che sono Archicad Talks e poi

c'è anche blog di GraphicSoft Italia e tutti questi contenuti qua vanno

un po' sparpagliati per la rete e bisogna incominciare a avere un

po' un piano che può aiutarvi nella dispersione, chiamiamolo così, o pubblicazione

dei contenuti che avete creato.

La cosa interessante all'interno di noi, che per me è stato veramente

utilissimo nella gestione della settimana, è che c'è la possibilità appunto di

spostare i blocchi che avete creato.

Cioè praticamente tutte le scritte che avete fatto si trasformano in blocchi

e voi se vi avvicinate col mouse all'inizio del blog,

appare un'iconcina a forma di nove puntini in un quadrato che potete

prenderla essenzialmente la tenete cliccata col mouse, la potete spostare all'interno di

queste colonne.

Quindi questa cosa diventa utile in modo molto facile: che se non

avete finito qualcosa per lunedì e avete qualcosa di non spuntato, lo

prendete e lo spostate a destra, semplicemente su martedì o mercoledì o

giovedì, quando vi viene comodo.

E poi un'altra cosa che diventa interessante è che riuscite anche a

capire le priorità all'interno della giornata.

Diventa molto utile.

Nel senso, se io incomincio a segnarmi un sacco di cose perché

devo svuotare la mente e cominciare a buttare dentro le cose che

devo fare all'interno della settimana.

Magari all'interno del giorno mi accorgo che le priorità vanno riviste, quindi

sposto in alto e in basso le cose che ci sono da

fare e poi chiaramente le cose che ho fatto le prendo e

le sposto manualmente alla fine della colonna, che così almeno non le

vedo più, non ci penso più, e a me la aggiungo io.

Quindi, questo può essere una suddivisione molto interessante della settimana, l'altra cosa

che ho aggiunto, diciamo al metodo Reynolds, chiamiamolo così, ho fatto una

cosa un po' particolare.

Dunque, adesso qui andiamo un po' sul tecnico, ma neanche tanto.

Allora, quindi andiamo avanti e andiamo a parlare di una cosa un

po' particolare.

Che qua deriva da un metodo di gestione delle cose da fare.

Questo metodo di gestione, dei to-do, chiamiamolo così, viene gestito tramite un

famoso database, database che è abbastanza semplice.

Allora, se voi andate a creare appunto con questa famosa slash che

punta sulla destra, voi potete richiamare un simpatico database, dovete andare a

sfogliare un po' come si chiama l'elenco che vi viene proposto.

Si chiama database full page essenzialmente perché occupa tutta la pagina, ma

questo è abbastanza relativo.

Cosa ho fatto essenzialmente?

Mi sono guardato un attimo allo specchio e mi sono fatto questo

simpatico database che chiamato prosaicamente to-do, dove la prima colonna ha l'oggetto.

Poi nella seconda colonna ho segnato una particolare casella che si chiama

Status.

Queste particolari caselle essenzialmente sono dei tipi di caselle che possono essere

utilizzate all'interno del database.

Cioè voi suddividete quello che avete all'interno delle cose da assegnare in

questa colonna, potete assegnargli che ne so: testo, numero.

Come in questo caso c'è anche lo status, la data, la persona,

dei file, una checkbox, ovvero il quadratino da spuntare, una URL, le

mail, il telefono e via discorrendo.

Ci sono anche le formule se volete proprio divertirvi.

Quindi, la seconda colonna per me è stata l'aggiunta del.

Quindi, nella sostanza, un po' come un foglio di Excel, giusto per

dare un esempio molto banale, ma

abbastanza chiaro?

A chi non ha.

Sì, sì, è una tabella dove appunto vengono raccolti le categorie, che

sono appunto quelle che vi ho appena elencato, e poi i dati

delle categorie, che poi all'interno di queste colonne mettete poi i dati

che vi servono.

Io, ad esempio, come status, ho impostato, mi pare, tre stati che

nel momento in cui andate a selezionare lo stato, poi vi chiede

quali sono questi stati che volete utilizzare, ho messo lo stato archiviato

che vi può venire utili, nel secondo momento, poi vi farò capire

perché.

La priorità, nel senso che per me diventa prioritario questo to do

rispetto a tutti gli altri, invece live perché ci sto lavorando sopra.

Questi sono tre stati che ho assegnato, vi ho segnato anche un

colore giusto per capire qual è la situazione, anche colpo d'occhio.

Ti volevo solo dire una cosa, visto che ne abbiamo parlato, mentre

tu parlavi, ne ho approfittato per fare un controllo.

Allora, la barra, tra virgolette, che punta a destra, chiamamola in questi

termini è Slash, cioè la barra, invece quella che punta, diciamo, la

parte alta e a sinistra, chiamiamolo in questi termini, è il backlash.

La barra lo slash per accedere, diciamo, alle funzioni di modificazione, credo

che siano, esatto, oppure come dice Paolo attivissimo slash che dovrebbe essere

la pronuncia giusta.

In ogni caso, tornando al famoso database che utilizzo, nel database ho

aggiunto la data di creazione, quindi l'ho chiamata prosicamente creata.

E poi ovviamente potete mettere automaticamente la data di creazione nel momento

in cui voi aggiungete la voce, e poi ho suddiviso questi to-do

per aree di lavoro.

Diciamo che li ho chiamati notebook, essenzialmente per fare mente locale e

richiamare l'esperienza fisica dei notebook.

Che essenzialmente potete avere un quadernetto dedicato all'ufficio, un altro quadernetto dedicato

al vostro progetto collaterale, che potrebbe essere A2 Podcast, oppure potete

avere un quadernetto per le idee creative che possono tornarvi sempre utili.

Quindi essenzialmente ho suddiviso i to-do, mentre inserisco una nuova voce, riesco

anche a indicare che area di competenza ha.

Ho aggiunto un altro paio di cose che possono essere tutto sommato

relative.

Ovvero quando è che ho fatto l'ultima editazione della nota e quanti

giorni fa l'ho fatto, ma questo qui è abbastanza relativo.

Quello che vi può tornare utile, ad esempio, è la colonna dei

link.

Per esempio, a me diventa utile all'interno delle idee, inserisco anche il

link della risorsa che ho visto che mi può tornare utile per

portare avanti i miei progetti.

Poi ho aggiunto una colonna con scritto archiviato.

Questo diventa utile perché se la spunto questo to-do essenzialmente viene archiviato

quindi non lo vedo più all'interno della mia lista di to-do.

E poi c'è anche la possibilità, come vi dicevo, di inserire un

allarme se volete che sia ricordato questo to-do in una determinata data,

che ne so fra tre o quattro giorni.

Di particolare non ho messo nient'altro, ma diciamo che questa qua essenzialmente

è una vista di tutti i to-do che ho in questo momento.

Chiaramente lo fate la prima volta, non avete nient'altro.

Ma io, ad esempio, sto sfogliando almeno una quarantina, una cinquantina che

sono stati suddivisi all'interno di questa lista di to-do.

Questa lista di to-do essenzialmente è una pagina e vi viene comodo

perché io ho organizzato questa lista di to-do in un modo ancora

più particolare.

Perché avere una lista di to-do che lo vedi in faccia il

primo giorno che apri notion dopo un po' che le utilizzate, comincia

a essere fastidioso.

Vedere questi tutti anzi, crea più casino di quello che avete in

testa.

Quindi per me è diventato utile creare delle viste di questo database.

Cosa permettono queste viste di notion del database?

Di vedere solo le parti, in effetti, che vi interessano.

Dunque, essenzialmente, voi avete la vista generale che vi ho appena elencato,

ho fatto una vista che si chiama inbox.

Cos'è questa vista?

Questa vista visualizzazione del database principale che vi ho appena spiegato, che

segue però dei criteri e dei filtri.

E qua cominciamo un po' a complessificare, ma adesso cerco di spiegarlo

in modo semplice.

Immagino che chi non l'abbia mai visto, magari ha bisogno di qualche

indicazione in più.

Cosa vi permette di fare?

Io ho inserito una vista in cui mi deve far vedere tutti

i to-do che non sono in questo momento associati ad un notebook.

Se avete una lista di to-do dove avete assegnato tutti i notebook

ai vostri to-do, all'interno di questa vista che ho chiamato inbox, non

vedete niente.

Ma perché vi viene utile questa vista che prima

a primo sguardo vi sembra inutile.

Questo vi permette di inserire delle cose che vi vengono in mente

senza badarci più di tanto, è una specie di inbox delle mail,

chiamiamoli così, un modo per smistare le idee, un inbox delle idee.

Voi avete questa lista che io ho chiamato cose e note, anzi,

questa visualizzazione per essere preciso, l'ho chiamata cose e note perché cose

perché appunto sono dei to-do che devo fare, ma soprattutto come vi

ho spiegato prima, queste note, questi to- possono diventare anche delle note

vere e proprie.

Quindi, fatto questo, poi ho aggiunto tutta un'altra serie di viste che

si presenta essenzialmente come una tabella, volendo questa vista perché di viste

ce ne sono almeno, mi pare, 4-5.

Adesso sto andando.

Allora, si chiama layout.

Io in questo momento sto usando la layout tabella, ma c'è anche

layout board, una timeline.

Quindi utilizza essenzialmente il diagramma di Gant per farci capire.

C'è la vista calendario, la vista lista, semplicemente, oppure la vista gallery

sono sinceramente delle viste molto affascinanti, nel senso che sareste lì dei

giorni a capire qual è quella migliore per te.

Ma in questo caso io trovato la vista migliore in una vista

semplice tabella.

E poi la cosa molto interessante che è stata aggiunta recentemente è

che si possono aggiungere più viste sulla stessa vista.

Lo so che è un po' difficile da capire, ma se io

voglio avere una vista in box dove non voglio vedere le cose

che sono già catalogati nei vari notebook.

A questo punto, io posso fare delle altre viste invece che filtrano

i miei to-do rispetto ai notebook che sto utilizzando.

Quali sono questi notebook?

Ad esempio, sto utilizzando un notebook che si chiama Office, che riguarda

tutto quello che riguarda il lavoro, un notebook che riguarda home, che

riguarda tutto quello che riguarda la casa, poi ci sono altri notebook

che riguardano ad esempio Snap, a due, Archicard Talks, poi un altro

che riguarda il blog di Grafa Sost Italia, ma il mio blog

personale, Mark.net, un notebook per YouTube che è nato recentemente.

Quindi, voi essenzialmente, una volta che avete inserito il vostro to do

nella inbox, potete andare a cliccare semplicemente in Aggiungi al notebook e

vi comparirà la lista dei vostri notebook.

Conseguentemente, nel momento in cui selezionate un notebook di destinazione, lo vedrete

comparire nella vista, ovviamente, del notebook di destinazione.

Quindi scompare dalla lista di inbox.

Quindi avete già fatto un processo di

filtraggio automatico dove voi iniziate a segnare le cose che vi servono

da fare e poi lo smistate appunto con questo metodo.

Questo metodo è interessante perché, oltre a liberarvi un po' la testa

e a capire le cose che ci sono da fare, diventa utile

perché queste viste che potete avere in prima pagina come ho fatto

io, le potete replicare nelle varie pagine, che sono appunto questi notebook.

Per farmi un'idea e raggiungere facilmente questi notebook, mi sono fatto sulla

destra un back link, che appunto è un link di una pagina

che punta a un'altra pagina.

Perché, come vi dicevo, c'è proprio una struttura, chiamiamola così, che ricorda

molto da vicino la struttura di un sito web.

E quindi io mi sono messo essenzialmente dei link con una colonna

destra molto rimpicciolita.

Devo solo vedere dei link che puntano appunto a queste pagine.

Queste pagine sono particolari, diciamo una raccolta di tutte le cose che

riguardano un determinato settore della mia vita.

Faccio ad esempio Office, dove appunto ho inserito sempre utilizzando il metodo

Reynolds, chiamiamolo così, gli obiettivi del 2023 e una vista dell'archivio degli

obiettivi.

Ma oltre a questo, io ho aggiunto un'ulteriore vista che riguarda appunto

i to-do che sono etichettati nel notebook Office.

Quindi ho una vista da questa parte e posso richiamare la stessa

vista nella pagina principale.

Perché ho fatto questo?

Perché dipende un po'assessor

ate.

Ad esempio, ci sono dei momenti in cui avete bisogno di una

vista generale assieme alla settimana e quindi dovete un po' gestirvi la

questione e ci sono dei momenti invece che siete all'interno di un

notebook e dovete essere concentrati su quello e dimenticarvi il resto.

Quindi, è entrato nella pagina Office, io ho un'altra vista dei tu-do

in modo tale non mi perda niente nel passaggio da una parte

all'altra.

Perché io se dovessi rivedere la stessa vista, dovrei ritornare indietro e

aprirmi la pagina della WIC Roadmap, quello che in OmniFocus verrebbe chiamato

anche in GTD, verrebbe chiamato contesto, cioè, tu hai il contesto lavoro,

chiamiamolo in questi termini, dove bene o male hai organizzato poi tutte

le varie attività, la strada che voi percorrere, ecco in quel termine.

Una cosa che mi ero dimenticato di dirvi è che notion, sebben

all'inizio vi sembra abbastanza ostico, poi alla fine riuscite anche a un

po' personalizzarlo.

Per esempio, nel mio caso, nella parte alta della pagina, potete inserire

proprio se fosse una pagina web, diciamo, un'immagine di richiamo in alto

che viene dalla pagina, e poi c'è anche un simbolo che potete

utilizzare all'inizio della pagina, abbastanza grande, che può darvi anche un richiamo

visuale.

Comunque, detto questo, potete personalizzarlo, è molto interessante sotto questo punto di

vista, ci sono anche la possibilità di caricare delle immagini dai loro

archivi.

Ci sono delle immagini che potete utilizzare, è tutto da esplorare.

Ovviamente mette un po' paura, ma

alla fine, quando avete un po' organizzato la questione, potete poi anche

divertirvi un po' a personalizzarla ed è molto carino.

Ad esempio, a me dal punto di vista grafico mi piace molto

adesso come l'ho impostato, non sicuramente quando l'ho aperto, perché mi faceva

un po' un po' specie.

Comunque, come vi dicevo, dal punto di vista dell'interfaccia grafica, ho aggiunto

dei divisori orizzontali, dove vi dicevo, ho messo gli obiettivi e l'archivio

degli obiettivi, poi un altro divisorio orizzontale, poi ho aggiunto questa vista

della lista delle cose da fare, poi aggiunto un altro divisorio e

ho aggiunto invece, diciamo, le commesse che sto seguendo in questo momento.

Quindi, sono delle pagine, delle commesse principali che sto utilizzando, che sto

seguendo in questo momento, e un'altra pagina dedicata in effetti solo e

semplicemente a tutto ciò che riguarda lo studio fisico, non lo studio

a livello anche di lavoro.

Quindi sono proprio cose molto pratiche e molto dirette, come ad esempio

le stampanti, il video, le cose che sono all'interno dello studio che

devo seguire e che sono stipate, per esempio, dove sono le pratiche,

come sono suddivise, vi discorrendo, una specie diciamo di promemoria che può

servirvi una volta l'anno, ma sapete almeno dove trovarla, perché è all'interno

di questa pagina.

Dal punto di vista lavorativo, questo è un consiglio che do per

gli architetti, o perlomeno chi fa più o meno il mio stesso

lavoro, è una cosa che per me è diventata molto utile seguendo

i cantieri, metto i cantieri, perché in questa particolare fase della mia

vita, mi sono dovuto trovare da un anno e mezzo, circa quasi

due, come vi dicevo nella puntata precedente: a seguire dei cantieri come

site manager e quindi devo avere un po' la vista sui cantieri

senza perdermi niente.

Devo essere sicuro di quello che faccio, devo ricordarmi: soprattutto visto che

le visite non le faccio tutti i giorni, ma le faccio ogni

15 giorni.

Quindi è molto utile riuscire a raggruppare tutte le informazioni che riguardano

questo cantiere all'interno di una pagina, non perdervi niente.

Una cosa che per me è diventato utile farmi un modello, un

modello che voi potete duplicare è un po' come quello che fa

Filippo con le cartelle.

È la stessa cosa in questo senso, ma diciamo in modo diverso.

In realtà potrebbe anche quasi essere definito quasi come un sistema operativo

di file manager via web, potremmo definirlo così, ma in effetti funziona

nello stesso modo.

Quindi io mi sono fatto la mia pagina template per il cantiere

con il nome del cantiere e soprattutto la via, per non dimenticarsi

mai dov'è.

Poi ho fatto una pagina l'ho chiamata Sopraluoghi e poi ho inserito

una tabella che in questo caso non è diventata un database, ma

è solo una pura e semplice tabella, che appunto la differenza è

che la tabella è a campo libero.

Potete scrivere quello che volete, invece il database inserite proprio delle categorie

che possono essere richiamabili in qualsiasi momento, dove essenzialmente metto i personaggi

principali, il numero di telefono e via discorrendo che mi interessano.

E poi mi sono fatto una to the list della documentazione da

richiedere.

All'interno dei sopralluoghi, che questa qui è la parte, secondo me, più

interessante, non avete bisogno mentre siete magari sopra i ponteggi.

Io faccio il mio esempio particolare di lavoro, ma penso che sia

paragonabile ad altri lavori.

Voi siete in giro nel lavoro sopra i ponteggi, mentre parlate con

le persone, vi vengono date delle informazioni che quando siete fortunati, avete

un blocco di carta su cui scrivere.

Tante volte le informazioni me la tengo a memoria e poi puntualmente

vi scappano.

Invece, nel mio caso non voglio farmi scappare niente, mi tengo il

cellulare in mano e mi appunto tutto quanto lì dentro, che poi

mi trovo distribuito su tutti i miei device dal Mac al tablet

e via discorrendo.

Questo perché è molto utile, perché così almeno posso passare da una

parte o dall'altra, ho sempre le informazioni coerenti e devo dire che

fino da quando l'ho utilizzato io, non ha mai perso un colpo

la sincronizzazione di Notion.

Chiaramente avendo la linea Criceti non può essere velocissimo, ma sicuramente vi

può tornare utile per questa questione.

Queste diciamo pagine categorizzate portano all'interno, oltre ai to-do, le famose come

le chiama Eric, che io non le conoscevo essenzialmente fino a quel

momento con nome, ma sapevo che esistevano, ma non le avevo mai

applicate che sono le standard Operation Program, che sono essenzialmente le cose

che fate, ma sono cose ripetitive.

Lui le chiamate così.

Sappiamo benissimo che ci sono all'interno del nostro lavoro delle cose ripetitive

che facciamo magari una volta al mese, una volta alla settimana, via

discorrendo, e quindi diventa utile riuscire a categorizzare all'interno di queste pagine

degli standard operation per riuscire a portare avanti il lavoro.

Per esempio, per il report di cantiere mi sono fatto una serie

infinita di to-do dove praticamente, seguendo questa lista di cose da fare,

io so benissimo: uno che non mi perdo niente, perché mano a

mano che faccio la stessa cosa, continuo ad aggiungere le cose per

non perdermi assolutamente niente.

Che ne so dove modificare la data, dove inserire le foto,

come fare un grafico riguarda l'andamento del cantiere, tutte quelle piccole cose

che mentre state lavorando, magari siete particolarmente sul pezzo e vi rimangono

in testa, ma non è detto che vi rimanga sempre in testa,

ed è più facile che vi scappino le cose perché magari siete

interrotti e vi discorrendo.

Quindi avete queste liste che nelle standard operation program riuscite a seguirle

e portarle avanti senza colpo ferire, ma può diventarvi utile anche nei

vostri side project.

Ad esempio, può essere utile utilizzare un programma anche per la pubblicazione

di un post su vostro blog.

Ad esempio, potete tenere gli hashtag che utilizzate di più a portata

di mano, in modo tale che dovete copiare, incollarli, non dovete riscriverlo

tutte le volte e via discorrendo.

Diciamo che è una struttura checklist, come si suol dire, quindi detti

in termini diversi, però, è

la checklist, per esempio, preflight per il decolo di un aereo e

così via, dove alla fine avere una guida che ti indica passo

passo quali sono gli step da svolgere.

Ti permette di scaricare da un certo punto di vista la testa,

detinatamente tutti gli incommenti, e dall'altra ti garantisce di sbagliare meno.

Proprio perché se ovviamente la prassi e l'attività che c'è da svolgere,

sempre quella è uniforme, diciamo, è ovvio che ti aiuta molto a

evitare gli errori.

Esatto, esatto.

È veramente sono cose che magari vi sembrano banali perché voi ce

l'avete ben chiare, ma a volte può tornarvi utile seguire una scheda

perché nella vita può capitare veramente di tutto.

E quindi la perdita di concentrazione magari vi fa perdere un pezzo

che purtroppo

vi genera degli errori che si ripercuotono a catena.

Invece, questo sistema vi permette di avere una guida, come giustamente l'hai

definita, per riuscire a portare la lavorazione a completamento.

Adesso sto guardando, che, in effetti, sono andato decisamente un po' lungo,

cerco un po' di stingrare, ma immaginavo che andasse avanti a lui.

Gi

à che siamo sull'argomento checklist, segnalo per chi fosse interessato, c'è anche un

bellissimo libro che si chiama The Checklist Manifesto, Il Manifesto del Checklist.

Adesso non so come sia stato tradotto in italiano perché io dove

ho letto in inglese, che appunto spiega anche come, per esempio, da

un punto di vista del medico, l'autore, un medico che è un

chirurgo, propone appunto di creare checklist in qualsiasi momento.

Proprio perché, per esempio, anche nell'ambito medico e sanitario, ovviamente avere una

checklist delle attività operatorie pre-operatorie, post-operatorie, per esempio controllare di non aver

lasciato le garze dentro il paziente e cose simili è molto utile

e ti semplifica molto la vita.

Appunto, tra gli esempi tipici c'è il discorso che vari aerei che

sono di grosse dimensioni non riescono a essere gestiti direttamente solo da

un uomo.

Avere le checklist permette di far volare sostanzialmente i grandi aerei.

Credo che fosse il

B72, quello che il bombardiere più grosso che c'è stato nella seconda

guerra mondiale.

I primi tentativi di decollo.

L'aereo andava cadava al suolo, proprio per questo motivo.

Tant'è vero che poi nel mondo, diciamo, degli aeroplani.

Le checklist sono ovunque e proprio salvano la vita, nel senso che

probabilmente un aereo non potrebbe, soprattutto quelli grossi, diciamo, non possono volare

senza un controllo e senza avere tutta una serie di procedure, proprio

perché nel momento di difficoltà, seguire semplicemente la checklist vuol dire anche

evitare di andare in panico e così via.

Quindi sicuramente è un ottimo metodo, quello che ti ha suggerito Rino.

Sì, sì, assolutamente sì.

Ho aggiunto ancora un paio di pagine.

In realtà, una è una pagina che si chiama la roadmap dei

contenuti, ovvero tutto ciò che vorrei pubblicare, ma che non riesco per

motivi di tempo.

Quindi è una semplice Kanban dove io appunto delle idee e ho

suddiviso la Kanban in contenuti non partiti, oppure quelli in progresso su

cui sto lavorando, e quelli completati, e vi dico semplicemente che quelli

completati non sono nemmeno un terzo di quello che devo ancora iniziare,

giusto per dare un'idea di quello che devo ancora fare.

Invece, un'altra cosa che, come vi dicevo, in questo caso un database,

ma mi è servito più che altro per riuscire ad avere una

vista un po' più particolare rispetto a quello che garantisce una tabella,

semplicemente perché la tabella in notion viene vista proprio come una tabella

semplice con campo libero di testo.

In questo caso mi sono fatto una tabella del cosa che voglio

pubblicare, è abbastanza banale come cosa, ma la questione è che è

così banale che, se però non la tengo d'occhio mi perdo le

cose.

Giusto per darvi un'idea, se io ho qualcosa che ho creato e

voglio distribuirlo, io mi sono segnato il nome del contenuto creato.

Poi mi metto il link a cui fa eventualmente riferimento.

Poi ci sono una bellezza di otto parti in cui devo pubblicarle.

Quindi ho una casella di controllo che spunto ogni volta in modo

tale che io riesca a seguirlo.

E poi ho la famosissima in fondo che mi torna utilissimo, che

è diciamo la casella di controllo chiamata archiviare.

Ovviamente anche questa è una cosa interessante perché, essendo un database, non

ve l'ho detto prima, ma c'è anche in questo caso la stessa

cosa che si può ripetere per la lista di to-do con le

viste personalizzate sulle aree di lavoro.

È che se voi spuntate la casella archiviare, potete fare in modo

che una volta che è spuntata questa casella, il to-do vada via,

oppure in questo caso il contenuto.

Questo perché?

Perché essenzialmente si tratta di una vista filtrata che ti dice tutto

quello che è spuntato come archiviato, non farvelo vedere, quindi riuscite a

mantenere il controllo di queste cose anche in modo molto visuale.

Visto che la cosa si è evoluta dalla pagina, l'ho fatta trasformare

in una toggle list, ovvero che si può aprire e chiudere semplicemente

con la freccetta, altra cosa interessante di Notion è che voi potete

passare facilmente da un oggetto all'altro, semplicemente convertendolo, cioè da testo a

to-do, da to-do a ne so, toggle.

Da una vista toggle, potete farla diventare addirittura un database e via

discorrendo.

Quindi è molto flessibile.

Questa flessibilità mi ha spaventato molto all'inizio, ma una volta che avete

capito i meccanismi, riuscite anche a trovare il modo per piegarlo alle

vostre utilità di lavoro e della vita.

Aggiungo soltanto un paio di cose.

Adesso andiamo anche a chiudere.

Una cosa che ho appurato quest'anno, o meglio, la fine dell'anno scorso,

sempre sul metodo Reynolds, chiamiamolo così, ovvero il template di Eri, che

non ho esplorato ancora tutto.

Vi dico questo perché c'è anche uno standard operation program per i

progetti di architettura ed è qualcosa di veramente lunghissimo.

Prende in considerazione un milione di aspetti del progetto di architettura, e

prima o poi esplorerò anche quello, ma diciamo che mi sono contenuto

e quest'anno ho contenuto, e quest'anno ho guardato, diciamo, la parte degli

obiettivi del 2023.

La cosa molto particolare di questa pagina che ha creato Reynolds ed

è molto chiamiamolo così molto personale, perché vi obbliga a fare essenzialmente

un riassunto corto ma molto tagliente di quello che avete fatto nell'anno

precedente.

Ovvero la prima cosa che a me è piaciuta tantissimo sono state

le lezioni apprese nel 2022, che in effetti è la prima cosa

a cui bisogna pensare, cosa mi porto a casa da questo 2022,

del bene o del male, ovviamente, perché ci sono tutti degli aspetti

della vita.

Poi ci sono un altro, diciamo, parte che riguarda gli obiettivi professionali.

Essenzialmente, voi dovete mettere degli obiettivi professionali che vi volete inserire, ma

la cosa che a me è stata molto sorprendente perché non l'avevo

mai fatto, è quello di tenere d'occhio gli obiettivi finanziari.

Obiettivi finanziari che è abbastanza semplice.

Che detto così, sembra una cosa particolarmente difficile, ma ovviamente Eric, essendo

molto pratico, essendo molto pulito nelle sue decisioni, lui cosa ti chiede?

Ok, dimmi quanto vuoi guadagnare durante l'anno corrente, che ne so, facciamo

un esempio banale: diciamo 8.000 euro l'anno, lui cosa ha detto?

Ok, questo i tuoi 8.000 euro all'anno lo suddivisi per trimestri perché

sono quattro righe, lo suddividi per trimestre, quindi tu hai l'importo teorico

al trimestre che dovresti guadagnare per riuscire a mantenere questo tuo obiettivo.

E cosa ha fatto?

Giustamente perché tu dici questa cosa qua la fai all'inizio dell'anno.

Lui cosa ha fatto?

Ha inserito un reminder automatico per ogni trimestre.

Quindi, sicuramente

a marzo a fine marzo mi salterà fuori questo reminder che mi

dice: Ok, fermati un attimo.

A quanto sei arrivato di fatturato in questo trimestre?

E più o meno a quello che ti eri prefissato, in modo

tale che tu riesci a seguirti praticamente in modo automatico l'andamento del

tuo fatturato e metterti o in allarme o farti capire che stai

andando molto bene perché stai guadagno di più oppure sei semplicemente allineato.

Niente di più, niente di meno.

Un'altra cosa che è stata aggiunta sono gli obiettivi personali e poi

le eventuali abitudini da coltivare e via discorrendo.

Ovviamente, queste sono cose molto personali che ognuno deve vedere per la

propria vita e compilarselo.

Secondo me è molto interessante.

E soprattutto questa parte del template di Eric per me è stato

veramente a fine anno qualcosa che mi ha aperto un po' la

testa, nel senso che, avendo un po' di tempo, chiamiamolo così, anche

perché non sono stato bene un attimo di tempo per ragionare, ce

l'ho avuto quest'anno.

Conseguentemente, sono riuscito anche a mettermi a posto questa cosa.

Voglio vedere se nel corso dell'anno mi aiuta o no questo tipo

diciamo di controllo degli aspetti della propria vita in qualche modo.

E secondo me può diventare davvero utili.

Come vedete anche qui con una semplice database che voi piegate al

vostro, diciamo utilizzo quel database, che non è una semplice tabella, quella

che ha fatto Renus, è proprio un database, ma che non serve

come database, serve semplicemente per utilizzare alcune funzioni del database per riuscire

ad avere, ad esempio, un semplice reminder e avere uno schema grafico

di quello che come sta andando il vostro fatturato.

Come vi dicevo, adesso andando verso la chiusura, sto cercando un po'

di tagliare e sto anche un po' correndo, ma immagino che abbiate

capito bene o male come utilizzare notion e spero di avervi dato

parecchi spunti di riflessione e soprattutto di modi di utilizzare notion per

il vostro lavoro, per la vostra vita professionale, per la vostra vita

semplice.

Perché comunque considerate che in linea generale, io, ad esempio, ho delle

standard operation program che riguardano una cosa banale come la bicicletta.

Ci sono certe cose che devo controllare, come ingrassare la catena, che

magari nel corso della stagione ce l'ho bene in mente perché lo

faccio tutte le volte.

Magari passa la stagione dopo e ti viene subito di dire cacchio,

come faccio?

Come facevo l'anno scorso a ingrassare la catena in modo così bene

così che ci perdo poco tempo.

Ad esempio, materiale utilizzavo per ingrassare e via discorrendo.

Quindi, la standard operation program diventa utile anche nelle minime cose.

E spero che questo sia una scintilla che vi lasciamo qui in

A2 Podcast per riuscire a portare avanti anche il vostro metodo

di lavoro su Notion.

Come vi dicevo, Notion ha la possibilità di condividere queste pagine, avete

anche la possibilità di pubblicare una pagina web.

Credo che buona parte delle guide che ci sono, del sito di

Notion è creato con Notion, secondo me, dall'interfaccia che vedo.

Sì, sì, è fatto proprio così.

È spaziale, se ci pensi alle cose che puoi fare, è veramente

pauroso perché ti puoi perdere in un attimo a fare un milione

di cose.

Ma in ogni caso, andando verso la parte finale, abbiamo parlato di

tutte le belle cose che si possono fare con Notion, ma c'è

una piccola particolarità che secondo me stride un po'.

Adesso ve la spiego.

Essendo, diciamo, un fortunato possessore di

un portatile e due device che uno è un iPhone e un

altro un iPad, vedo la differenza tra questi tre device.

Vedo che dal punto di vista produttivo e della realizzazione e l'utilizzo

di Notion trovo che sia molto molto molto ben incentrato sul Mac.

Mentre trovo che sull'iPhone sia molto molto incentrato invece sulla visualizzazione di

quello che state facendo, oppure per prendere delle note in modo veloce.

Secondo me queste sono decisamente centrate come cose, perché in effetti inserire

tante nozioni, chiamiamole così, all'interno di queste varie particolarità che sono all'interno

dei database, mettere delle cose grafiche, insomma, gestire la questione diventa molto

facile all'interno del Mac, decisamente un po' più difficile all'interno di un

iPhone.

Non dico che non si possa fare, ma gli spazi sono decisamente

ridotti.

Ma d'altra parte ho notato che anche la differenza tra iPad e

iPhone è marcata, perché ad esempio su iPhone, giusto perché gli spazi

sono ridotti, ho avuto un'idea geniale, che è quello di mettere nelle

ultime versioni dell'applicazione, che è una web app, ma comunque è un'applicazione,

nel mettere nella parte alta tutte le pagine che avete consultato recentemente,

un po' come i file recenti.

Questo vi permette in modo visuale, in modo veramente facile, di trovare

le pagine che avete appena consultato che potete modificare al volo, cosa

che su Mac non c'è e non c'è nemmeno su iPad.

Ma non è finita qua le differenze, secondo me, è una cosa

dove devono veramente migliorare in modo esponenziale l'applicazione proprio su iPad, che

mi sembra un po' lasciata se stessa.

Vi troverete probabilmente nelle mie stesse condizioni.

Ad esempio, se utilizzate una pencil vi verrebbe di mettere un segno

di spunta sul to-do che avete appena fatto e non lo potete

fare perché non lo capisce.

Semplicemente il segno di spunta su un to-do non lo capisce, lo

prende, magari delle volte vi mette uno spazio, delle volte lo capisce

come un cancellare qualcosa.

E quindi vedete che la web app ha dei punti di forza,

ma nel momento in cui viene costretta a interagire con qualcosa come

l'Ay Pop Pencil, incomincia a zoppicare a perdere i pezzi.

È un grosso problema, secondo mio punto di vista, perché devono sviluppare

molto la parte di iPad, perché tante cose non si riescono nemmeno

a fare con l'iPad se non hai una tastiera.

I menu sì, ci sono, devi dammare spesso tra i menu, ma

certe cose semplici che all'interno di un Mac diventano semplicissime.

Se non hai una tastiera su un iPad diventano complicate perché se

hai una via di mezzo tra l'iphone che è per la consultazione,

non per creare delle cose, e invece il Mac ti permette di

creare tantissime cose che invece sull'iPad, non cercate di fare intendere, ma

spesso con la sola tastiera che avete a video non riuscite a

farlo, perché magari avete bisogno di qualcosa che somigli più a un

Mac perché avete una tastiera e riuscite a fare più cose, perché

ci sono delle abbrevazioni della tastiera che non vengono, anzi, che non

possono essere richiamate facilmente in modo semplice all'interno della tastiera che avete

sull'iPad.

Purtroppo queste cose che vi sto dicendo sono difficili da comprendere se

non utilizzate tutti e tre i sistemi.

Se no, vi cadono un po', diciamo, dette così, senza

un giustificativo concreto perché dovrei avere un iPad e farlo vedere lì

sul momento.

Hai un iPad piccolo, ma sull'iPad grande che ha la tastiera completa,

probabilmente il problema non ce l'ha.

Probabilmente non lo so, dovrei provarlo.

Ma diciamo mettiamola così, sugli iPad piccoli, è un po' di difficile

da utilizzare.

L'altra cosa che invece, secondo me, è un'altra bella mancanza: è che

se voi utilizzate le Pole Pensi, potete sì, scrivere con il famoso

metodo di riconoscimento della scrittura che vi trasforma la vostra scrittura in

testo, ma non potete fare nient'altro: esatto, con Scribo, ma non potete

fare nient'altro.

Volete fare un disegno?

Provateci, poi mi dite come va.

Se volete farvi un appunto con un disegno, poi mi dice come

va su Notion, ecco quello che manca su Notion, ad esempio, delle

aree dedicate dove voi potete disegnare semplicemente con l'Apple Pencil.

Prendere un appunto, ad esempio.

E tutte queste cose qua ne parleremo poi di un'altra puntata, l'ho

preso e l'ho trasferito in Toto in free form in modo tale

che purtroppo in questo momento, essendo un forte utilizzatore di Notion, non

posso permettermi di cambiare applicazione, ma per riuscire a sopperire a questa

mancanza di notion, io ho trovato un forte alleato in free form.

E vi dico che è molto interessante perché su freeform posso mettere

veramente tantissime informazioni appese con la penna, che mi rendo conto addirittura

che una cosa che ho visto recentemente è che se io devo

trasformare le cose che mi sono segnato in modo veramente semplice, magari

durante le chiamate mi segno con la penna delle cose sul tablet.

Trasferirlo sul computer ci metto più tempo, cioè ci ho messo meno

tempo a prenderla appunto che a trasferirlo su Notion.

È una cosa molto particolare e secondo me ci vorrebbe una cras

tra queste due forme di presa di appunti, perché secondo me è

un aspetto ancora da migliorare.

Ultima cosa, e una cosa interessante che è stata aggiunta in versione

beta, è che io mi sono iscritto recentemente: cioè mi sono iscritto

qualche tempo fa e mi hanno dato l'accesso recentemente a questa beta

di Notion che parla dell'intelligenza artificiale, ovvero hanno inserito un'intelligenza artificiale, o

meglio, l'utilizzo di un'intelligenza artificiale all'interno di Notion, che ti permette ti

permette di farti aiutare nel lavoro che stai facendo.

Per esempio, ti può suggerire delle parole, ti può suggerire

una lista di cose da fare.

Per esempio, stai facendo il to-do e lui continua a suggerire delle

cose da fare seguendo il contesto.

Ma la cosa molto interessante che mi ha stupito molto e che,

essendo un notion, anche molto facile da utilizzare per scrivere degli articoli,

solo io, probabilmente perché sono un purista del Markdown, mi dà un

po' fastidio.

Ma in realtà, se riuscite a chiudere un occhio e utilizzare notion

per scrivere gli articoli, ha una funzione simile a quella di ChatGPT:

questa intelligenza artificiale che vi permette di scrivere degli articoli se gli

chiedete di farlo seguendo un soggetto oppure dando delle indicazioni.

Io li ho messi alla prova entrambi, ho chiesto, ad esempio, a

ChatGPT se mi poteva fare un riassunto delle ultime novità Apple che

riguardano Apple Silicon M2 e

Chat GPT ha detto semplicemente che non era ancora uscito.

Questo perché?

Perché ChatGPT è stato allenato su una base date vecchia, mi sembra

del 2021 per tutto il 2021, quindi si è perso essenzialmente tutto

quello che è successo nel 2022.

Lato negativo che bisogna ricordare di questa chiamiamola così intelligenza artificiale, ma

non è il suo nome giusto, è essenzialmente un modello semantico che

cerca di capire quali sono le parole più facilmente collegabili a quello

che state scrivendo in quel momento.

Quindi fa questo tipo di collegamento, non è un'intelligenza artificiale tour, è

essenzialmente un modello semantico, che è ben diverso.

In ogni caso, l'intelligenza artificiale che non sarà né più né meno

come chat GPT, ma la differenza è che quella di Notion è

aggiornata e mi ha spiegato tutte quante differenze delle Polsil M2 messo

sugli Mac Mini e soprattutto mi ha detto che ci sono anche

la versione Pro e Max di M2, che invece secondo chat GPT

non c'erano.

Quindi, cosa molto interessante e che nel programma avete voglia e modo

di farlo, iscrivetevi per la beta perché può tornarvi utile anche in

vari contesti, come sono anche per il semplice fatto di fargli una

domanda di qualcosa che non sapete, o di aiutarvi a spiegare qualcosa

che sapete voi, ma che magari non avete una un'idea, diciamo, di

struttura.

Va bene, direi che a questo punto abbiamo fatto un'ora e mezza,

e quindi direi che il prolisso non sono io.

Sono senza parole e possiamo tendere a chiudere la puntata, ok, benissimo,

come sempre, potete scriverci, se avete delle domande su quello che abbiamo

fatto, o se volete proporci degli argomenti o semplicemente entrare in contatto

con noi.

L'indirizzo è sempre il solito, scrivi punto a chiocciolapodcast.it, potete supportare il

podcast con simpatica recensione.

Io personalmente bastano anche le stelline, perché mi rendo conto che magari

scrivere quattro parole incominciamo a perdere un po' di tempo, ma le

stelline ci aiuterebbero a salire in classifica, a farci conoscere di più.

E poi, se volete scriverci qualcosa, potete scrivercelo anche direttamente con l'indirizzo

che vi ho detto prima.

Se non sapete come fare una recensione vi lasciamo il link nella

note dell'episodio per una guida che ha fatto il nostro grandissimo Filippo

Strozzi e come sempre grazie al nostro Filippo Strozzi, perché se aspettate

me campa cavallo che l'erba cresce, trovate tutte le note dell'episodio con

il link degli argomenti che abbiamo parlato e tutto quello che riguarda

la puntata all'interno dell'indirizzo A2 Podcast anzi, scusate, a due podcast.it

slash 53 o meglio slash 53.

Dove ci potete trovare sottoscritto mi potete trovare sul mio blog personale

che si chiama Mac e Architettura all'indirizzo marc.net.wordpress.com.

Mi potete trovare sul mio podcast personale dedicato all'architettura e alla tecnologia

che si chiama Snap Architettura Imparfetta.

Mi potete trovare anche sul mio canale YouTube Neonato, che si chiama

Architetto Digitale.

Mi potete trovare anche sul podcast di Grafisoft Italia che si chiama

Archicard Talks, dove intervistiamo essenzialmente delle persone che si occupano di architettura

e utilizzano gli strumenti di Grafisoft, ovvero Archicad.

E poi ovviamente mi trovate anche sul blog di Graphisoft Italia dove

vi racconto un po' le vicissitudini, qualche consiglio e vi discorrendo della

vita del progettista che utilizza appunto Archicad nella propria professione.

Mi pare di aver detto tutto, mi potete trovare anche su Twitter

o LinkedIn in base a quello che vi viene comodo.

Invece, il nostro Filippo, dove lo troviamo?

Allora, suddivisi tra concentrazione e dispersione, ci sentiamo tra due settimane.

Alla prossima.