Introduzione ai Task Manager

Benvenuti all'episodio 46 di E2, in cui scoprire come ottenere il massimo

dalla vostra tecnologia Apple.

Io sono Filippo Strozzi e sono il vostro ospite assieme all'amico Roberto

Marin.

Di che cosa parliamo in questo episodio, Roberto?

Caro il mio amico Filippo, parleremo di un approfondimento sui cosiddetti task

manager, ovvero i software che ti permettono di gestire progetti sia semplici

che complessi, o tutto quello che vi viene in mente su come

sono nati e come si sono sviluppati, tra l'altro, perché ci voglio

sempre un po' di storia, e su perché può essere utile utilizzare

nel lavoro ma anche nella vita normale.

Dico bene.

Diciamo che abbiamo già iniziato a approfondire l'argomento.

Con la puntata che già mi sono scorato, qual è.

Comunque credo che sia la

memoria 41, perfetto.

Sua Memoria, oggi faremo un discorso più generale, più teorico, mettiamola in

questi termini.

Parleremo in fondo delle varie applicazioni, diciamo, che sono presenti su Mac

e su iPhone e i pad.

Però il focus, tra virgolette, di questa puntata è più pensata sui

concetti che stanno dietro, appunto ai cosiddetti task manager o gestori di

progetti, come dovrebbero essere tradotti in italiano.

Proprio per cercare di dare un'infrenatura generale ai nostri ascoltatori, per poi

eventualmente ragionare di fare degli approfondimenti nelle prossime puntate invece su singoli

programmi.

Anche se poi io, per esempio, utilizzo to Dist, tu so che

utilizzi Notion per la tua gestione, diciamo.

Quindi, eventualmente dovremmo trovare gli ospiti per parlare di altre cose, perché

io ho utilizzato ormai anni addietro Omni Focus.

Quindi, a questo punto possiamo andare direttamente a parlare dei task manager.

Intanto, cosa servono e perché dovete usarli?

Beh, è abbastanza semplice, nel senso che possiamo definire come una scaletta,

quello che utilizziamo io, Filippo, che vi permette di capire cosa dovete

fare nella giornata.

Io ho tendenzialmente su questo batto molto forte perché ci sono varie

scuole che riguardano la gestione dei to-do.

La prima, che io quello che sposo, è quello di trovarvi 5

minuti, 5-10 minuti la mattina, fare un attimo di mente locale, mandare

a stendere tutti quanti quelli che avete attorno, chiudere il computer, chiudere

il tablet, utilizzare anche solo lo smartphone, basta banza.

E fare un attimo di mente locale su quello che avete a

fare e mettere giù quello che avete da fare, che può essere

tutto quello che vi passa per la testa.

Questo cosa serve?

Serve essenzialmente a farvi un po' di chiarezza nella gestione di un

progetto, di un'attività o di un'operazione o compito che deve essere compiuta

entro un periodo di tempo definito o entro una scadenza per raggiungere

gli obiettivi legati al lavoro.

Chiaramente io lo faccio sterare per scomparti, chiamiamolo così, per la vita

privata, per il lavoro.

Delle volte riesco anche a tenerle separate perché, come sapete, ho uno

studio con mia moglie, quindi avendo anche una famiglia e lo studio

a casa è un po' difficile separare le cose, ma ce la

si può fare.

Ma soprattutto cerco di suddividere le mie aree lavorative per progetti.

I progetti ce ne sono tanti, per cui quelli lavorativi e anche

i side project, e quindi quello che deve essere utile soprattutto è

riuscire a suddividere questa attività lavorativa che avete da fare, che può

essere grande o piccola, in base alle vostre velità e alle vostre

esigenze, in qualcosa di più piccolo e che vi permette di essere

gestito in un modo migliore.

Chiaramente queste attività diciamo che possono essere collegate tra di loro, e

anche qua si apre un mondo perché ci sono varie possibilità di

collegare questi to-do, in queste attività possono essere gestiti un po' come

meglio vi trovate.

Ma ritornando al discorso principale, il momento di chiarezza che potete avere,

magari che ne so.

Faccio un esempio.

Io, per esempio, lo uso la mattina, potete usarlo anche, che ne

so, anche dopo ho mangiato per riepilogare un po' dove siete appunto

la giornata, poi magari anche la sera e via discorrendo.

Mi pare che, per esempio, iOS abbia introdotto qualche persona fa una

routine per andare a dormire, dove appunto vi chiedi di aprire delle

applicazioni per mettere giù quello che pensate, giustamente per svuotare la testa,

e questo può essere davvero utile, può essere davvero utile anche per

riuscire a pianificare la giornata successiva.

E anche questa è una fase di gestione del progetto che state

per eseguire in un certo tipo di modo.

Un'altra cosa che, ad esempio, Filippo mi aveva giustamente fatto notare qualche

tempo fa, è che, ad esempio, se voi avete un po' di

to do da fare durante la giornata, è importante, a fine giornata

lavorativa, tirare un po' le somme a riuscire a fare un riepilogo

di quello che avete fatto o che non avete fatto, e chiamiamoli

così i goal che avete raggiunto per riuscire a capire dove siete

arrivati.

Sotto il punto di vista dei task manager, anzi del task management,

ci sono varie filosofie.

Ognuno ha la sua, cioè bisogna cercare un po' di trovare il

metodo migliore per riuscire a gestire

questi task che avete da fare.

La parte importante, secondo me, è non trovarvi in una lista infinita

di cose da fare.

Perché questo qui è un dramma.

Che diciamo che si può verificare quando avete tutti questi task.

Nel senso che ve li insegnate tutti.

A un certo punto, a forza di insegnare, magari vi trovate due

pagine o quattro di robe da fare e non sapete più che

tanto votarvi.

Prendete questa diciamo questa lista lunghissima e dite: Ok, ragazzi, da che

parte inizio?

Non so da che parte iniziare, e quindi alla fine può anche

creare più scompiglio, più confusione di quello che in realtà dovrebbe fare,

ovvero la chiarezza.

Uno dei metodi, ad esempio, io sto andando a braccio, Filippo, avvi

pazienza, lo so che tu sei uno che segue la scaletta, ma

io sono un architetto vado abbraccio.

Uno dei metodi, per esempio, molto interessanti che abbiamo visto recentemente io

e Filippo.

Che vi consiglio nel caso, visto che stiamo parlando di task management,

è appunto di evitare, o meglio, avere anche la vostra lista ciclopica

di cose da fare, ma di usare un metodo che l'ho scoperto

praticamente la scorsa settimana, quindi anche qua sto andando un po' a

braccio, che si chiama 123, molto interessante.

Che secondo me è un indizio di quello che in realtà dovrebbe

essere una gestione ottimale dei task da fare.

Ovvero voi avete, come sempre, una giornata di 24 ore, c'è poco

da fare, dovete dormire, e anche quello vi serve perché ricordatevi che

vi serve, c'è l'attività sportiva, quindi anche lì togliete il tempo.

Quindi, magari avete anche la gestione dei figli, della casa o via

discorrendo, e anche lì portatevi una bella fetta via del tempo.

Quindi, voi avete un tempo limitato.

Grazie a Filippo, al suo famoso 4000 settimane, ormai con questo tempo

limitato ci va da nozze, un libro che vi consiglio e che

ringrazio Filippo di avermi fatto leggere.

Lo sto ancora leggendo, sono circa metà, sono avanti, Filippo.

Quindi adesso poi ne parleremo anche profonditamente in separata sede.

Grazie, grazie, è un ottimo consiglio quello che mi ha dato.

Comunque, dicevo: questo tempo limitato deve anche gestirlo.

Quindi, una dei cose fondamentali della gestione dei task è la gestione

degli stessi task.

Ed è importante quel metodo, perché essenzialmente dà una strada da seguire

molto interessante, che il metodo 1, 2, 3.

Sembra quello del backup, nel senso che i numeri sono sempre quelli,

ma non è quella la tecnica.

Nel senso che dovete avere un task importante per cui questo task

vi dice che avete fatto qualcosa in quella giornata.

Può essere qualsiasi cosa: faccio un esempio: se, per esempio, ho un'urgenza

che può essere devo chiudere questo progetto, per me, il task principale

è chiudere questo progetto.

Ma in alternativa, faccio un altro esempio, proprio recente: se per me

è importante andarmi a comprare una bicicletta, perché ne ho bisogno per

andare a fare sport, per me, quello è il task della giornata

che mi cambia la giornata e mi fa dire una volta che

è finita la giornata cacchio, ho fatto quello che dovevo fare.

Poi c'è gli altri due task: che è la seconda parte diciamo

di questo metodo.

Che diciamo sono task corollari che sono importanti, che vi permettono o

di portare a compimento il primo task o perlomeno diventano urgenti e

comunque bisogna tenerli sotto d'occhio.

Gli altri tre task, da quello che ho capito, che dovrebbe essere

l'ultima cifra di questo metodo, è lasciare qualcosa che sì, se lo

fate va bene, ma se non lo fate, l'ho spostato un altro

giorno.

Diciamo che queste filosofie, questa è una, ma ce ne sono tantissime.

Ad esempio, il Bullet Journal è un altro, diciamo, metodo di gestire

i task.

Io, per esempio, ho un metodo incrociato che adesso lo chiameremo metodo

Marine perché fra un po' non se ne esce più.

È un incrocio di tutte queste cose.

Così finalmente lo puoi vendere.

E divento ricco, posso comprarmi un M1, M2 no?

Perché troppo, l'M1, magari ci arrivo.

Comunque, dicevo, ci sono vari metodi di gestione del flusso di lavoro

e come vi dicevo prima, c'è Bull Journal l'123, un esempio l'utilizzo

di motion per riuscire a gestire diciamo anche un po' più in

modo particolare, chiamiamolo così, il flusso di informazioni, perché anche

i task alla fine sono informazioni e diciamo una serie di cose

da fare che serve appunto a gestire progetti più strutturati.

Diciamo che è molto particolare, secondo me.

È giusto parlarne.

Filippo vuole fare un approfondimento, ma d'altra parte tenendo conto che la

gestione dei task è anche un po' difficile perché è molto personale.

Nel senso, l'idea è quella di darvi dei consigli, spiegarvi come si

può gestire nel modo migliore.

Ma la cosa proprio sensata e vera è che ognuno deve trovare

il suo modo di gestire questi task, che può essere un modo

misto.

Noi siamo, Filippo, siamo molto digitali, nel senso che utilizziamo tantissimo le

applicazioni, i nostri strumenti Apple per riuscire a portare a casa la

pagnotta e fare i lavori.

Però mi rendo conto che potrebbe anche essere tranquillamente bastare sufficiente una

penna e un foglio di carta, quello può essere sufficiente.

Ad esempio, mia moglie fa così: ha un foglio di carta che

tiene un foglio di carta, ma può anche essere un blocco note.

Tutto l'importante appunto è riuscire a svolare le cose che potete fare

da spicchi.

Questo è l'esperimento parte dell'ASE, del bull giural, riuscire a mettere delle

cose da fare e sintetizzarle in poco tempo, qualcosa si chiama bullet,

nel senso che non ci devono essere tante spiegazioni, ma vi deve

rendere chiaro quello che dovete fare.

Poi, vabbè, questo diciamo non è un semplice metodo di

task management, ma fa molto di più il bullet giorno, perché ovviamente

tende a coprire tutti gli aspetti della vita.

Ma in questo caso, il nostro Filippo adesso ci spiegherà per Benino

quali sono i pro.

Questa filosofia, chiamiamola così, di gestione dei task.

Che i task sono essenzialmente dei lavori da fare.

Ribadisco.

Noi adesso parliamo.

Spesso parliamo qua A2 Podcast di lavoro, ma nella fattispecie può

essere, soprattutto, questo aspetto di quello che vi stiamo parlando può essere

esteso a tutto quello che fate nella vostra vita.

Allora, faccio un po' di ricapitolo generale, riporto a scaletta l'episodio.

Diciamo che ci sono alcuni ragionamenti da fare, nel senso che ovviamente

il discorso del task manager non è qualcosa che è necessario.

E abitualmente, diciamo, è in base alla complessità e agli aspetti che

dovete gestire della vostra attività qualunque essa sia, che dovete valutare se

e come implementare una gestione dei progetti.

Perché di questo si tratta: cioè di creare un flusso, un processo

di lavoro o comunque di attività che sia confacente a quello che

dovete svolgere, che sia realizzare una puntata di questo podcast, che sia

svolgere attività ludiche o un hobby, che sia il vostro lavoro.

Quindi, ovviamente, tutto questo si può applicare a n situazioni, e a

fronte di queste situazioni, ovviamente deve essere personalizzato e strutturato.

Innanzitutto, la prima grossa differenza che io porrei è quella tra il

cosiddetto task manager e to do list.

Apro chiudo una parentesi come al mio solito, tutte queste chiamiamole così,

filosofie, anche dalla nomenclatura tipicamente inglese, derivano dal mondo lavorativo anglosassone, in

particolare americano, dove sono molto legati a l'ottimizzazione dei processi e a

fare di fare il mondo.

Per cui prendete anche questo in considerazione, cioè nel senso che noi

infatti trasponiamo e utilizziamo terminologia anglofona, proprio perché da lì nasce tutta

una serie di teorie di utilizzazione.

Adesso non voglio fare il professore, anche perché me lo sono già

scordato il nome corretto, ma è secondo me un americano, un americano

e un inglese che proprio nello sviluppo, diciamo, del periodo industriale, quindi

nell'industrializzazione, di fatto per ottimizzare i processi produttivi utilizzava un cronometro per

tenere cronometrato quando ci si mette a fare questa vite e l'operaio

A riesce a fare una vite in tre minuti, l'operaio B deve

farlo altrettanto, e se ce ne mette quattro, non è un buon

operaio e così via.

Adesso non mi ricordo più il nome,

e in parte, diciamo, questa filosofia è rimasta ed è la produttività,

tra virgolette, nel senso di dire di produrre un pezzo originariamente e

adesso, nel mondo, dell'attività intellettuale o comunque del settore terziario, chiamiamolo così,

non più legato ovviamente alla produzione meccanica o materiale, ma più appunto

intellettuale o concettuale, si ragiona in termini di chiamiamolo così produttività.

Ecco, bisogna stare attenti, diciamo che corsi da tenere separati e da

soprattutto allontanarsi, almeno quantomeno in parte, perché a volte essere chiamiamolo così,

produttivi non vuol dire produrre veramente o non vuol dire creare un

prodotto.

A prescindere da che cosa, voi valutate come prodotto, perché può essere

una puntata di questo podcast come un atto giuridico o un apparizio

per Roberto e così via.

Insomma, per cui c'è anche da tenere in considerazione questo.

Differenza tra tax manager e to-do list.

Nella sostanza, il tax manager è qualcosa di più strutturato.

La to do list, cioè è semplicemente chiamiamo così una lista della

spesa, chiamiamola così, o delle cose da fare.

Che può essere, diciamo, un elenco di

piccole cose da svolgere.

Abitualmente diciamo, la gestione dei progetti è qualcosa di più strutturato e

sostanzialmente cerca di dare ordine a un processo che spesso e volentieri

o a quantomeno inizialmente è un processo complicato e incerto e non

chiaro.

Quindi è sì, sia un'attività, diciamo, di gestione diciamo del processo.

Quindi di gestione dell'attività per arrivare da A a Z, bisogna fare

tutta una serie di step, che sono B, C, D, E, F,

G e così via.

Dall'altra, però è un sistema anche per chiarire che cosa c'è da

fare.

Perché a volte, giusto per farvi un esempio banale ma molto concreto,

come si crea la puntata A2 Podcast, è un processo relativamente

complesso, nel senso che, appunto, il primo step, tra virgolette, scegliere io

e Roberto qual è l'argomento della puntata, preparare a questo punto la

scaletta, programmare tutta la registrazione oggi in separata sede ho concordato con

Roberto più o meno la programmazione delle puntate fino fine anno, proprio

perché

per potersi organizzare per poter fare le registrazioni, per poter anche creare

il materiale che serve poi per queste puntate è necessario programmarle.

Quindi avere un progetto e gestire questo progetto.

Ogni singola puntata, però, è un singolo progetto.

A questo punto che nasce appunto dalla predisposizione della scaletta dell'episodio, la

preparazione della registrazione, che a sua volta si divide in sottoattività, già

solo semplicemente organizzare la data e il momento in cui registriamo, che

ovviamente deve essere possibile per tutti e due.

Se abbiamo un ospite, dobbiamo avere anche la disponibilità, giustamente dell'ospite.

Noi in questi casi, per esempio, abitualmente registriamo il lunedì sera, che

ci rende anche più semplice la vita, nel senso che sappiamo già

più o meno l'ora e la data in cui registriamo.

Io, prima della registrazione, devo creare tutta una serie di cose, tipo

le miniature per YouTube, che poi diventano anche le miniature della puntata

che pubblico su Avvocati e Mac.

Devo preparare la diretta con tutte le caratteristiche della diretta, devo scrivere

la descrizione della diretta.

A questo punto, quando registriamo, c'è tutta una serie di cose per

registrare perché anche qui, ovviamente, voi non lo vedete, ma c'è la

diretta su YouTube quindi utilizzo UBS per fare la diretta, devo registrare

le nostre voci, avere le tracce di backup delle nostre voci quindi

devo fare la registrazione non solo del mio audio, ma anche dell'audio

di Roberto ed eventualmente dell'ospite, Roberto, a sua volta deve fare la

sua registrazione.

Vedete, già solo nella parte prima dell'editing, quindi della post produzione, quanta

attività e quanta organizzazione c'è dietro per un diletto attualmente.

Infatti,

giustamente, Filippo, fa notare che non faccio un mazzo, tra cui neanche

ricordarsi di fare partire la registrazione.

Quindi, Filippo

, non hai fatto partire la registrazione,

una vergogna, una vergogna oggi giornata X

ottimo, anche perché l'audio che sto ricevendo da te è tremendo.

Quindi, la prima parte della puntata direi che sarà di qualità infima.

Se vuoi registrare adesso, sarebbe carino che tu inizias a registrare, sì.

Ok, ci sono!

Mi scuso, colpa mia.

Quindi ci scusiamo già dell'audio che probabilmente ascolterete in differita.

Tuttavia, diciamo che il mio sproloquio è servito a qualcosa perché almeno

da ora in poi Roberto sta registrando correttamente.

Tornando a noi sull'argomento diciamo gestione progetti e task manager.

L'esempio che ho fatto prima che non è neanche esaustivo, di tutta

l'attività che c'è dietro alla creazione di una puntata

A2 Podcast, è la dimostrazione di come anche

progetti relativamente semplici potenzialmente richiedono tutta una serie di attività concatenate l'una

all'altra e spesso volentieri da gestire.

Buona parte della scaletta che vi ho raccontato di cosa c'è da

fare per un episodio di A2, ce l'ho fisicamente appunto nel mio

task manager, che nel caso specifico è Toist.

E ogni puntata ovviamente ho un template, chiamiamolo così, dove bene o

male mi do tutta una serie di attività da svolgere, proprio perché

so che tutte queste attività devono essere svolte prima di poter anche

solo pensare di registrare l'episodio.

E questo è fondamentale: è fondamentale per qualsiasi attività, nel senso che

appunto a due per noi è un divertimento e un hobby, ma

ovviamente tutto quello che riguarda il nostro lavoro ha anche attività collaterali.

Se io che Roberto scriviamo, gestiamo i nostri podcast personali e anche

lì è ovvio che più progetti, diciamo, ti porti sulle spalle più

sicuramente una gestione strutturata e organizzata di questi progetti, non è che

li fa creare in automatico, diciamo, ma sicuramente ti permette di gestire

con minor peso sulle spalle tutta una serie di cose che vanno

avanti e quindi differenza tra tax manager e to-do list o comunque

lista delle cose da fare è proprio questo: cioè casomai giornalmente avete

una lista delle cose da fare in quella giornata, chiamiamola così, che,

però, non sono o possono non essere legate ai medesimi progetti.

Anzi, io spesso e volentieri, per esempio, nella giornata odierna ho lavorato,

ho svolto alcune attività legate al podcast, ovviamente visto in preparazione della

diretta e così via.

E quindi, nella lista, delle attività che dovevo svolgere oggi c'erano fronti

e progetti totalmente differenti l'uno dall'altro, con stadi di avanzamento di questi

progetti differenti.

Quindi è anche importante distinguere la lista delle cose da fare in

giornata con invece la gestione dei progetti.

Q ne approfitto per dare un'altra differenza, cioè la differenza tra virgolette

task manager e calendario.

Perché anche qui è importante differenziare, creare l'attività, la scaletta di questa

puntata è differente dal prendere un appuntamento, o da avere un'attività, diciamo,

specifica e in uno specifico lasso di tempo, diciamo, da svolgere.

Quindi, per esempio, se ho adesso la scaletta credo di averla creata

venerdì pomeriggio vado a memoria.

Io nel task manager avevo ovviamente la voce di fare la scaletta

dell'episodio, quindi preparare tutta la scaletta.

Fisicamente, venerdì mi sono reso conto che la puntata doveva essere registrata

lunedì e quindi era il momento di procedere ad avere del materiale

pronto.

Quindi mi sono ritagliato e mi sono preso un appuntamento con me

stesso venerdì pomeriggio di un'ora, un'ora e mezzo, proprio per strutturare invece

tutta la scaletta e l'argomento.

Quindi vedete che appunto nella pratica abbiamo anche un qualcosa che ci

permette di differenziare le due cose, cioè l'attività che può essere potenziale

e che può essere svolta in un qualsiasi momento.

Quindi il task, chiamiamolo così, usare la terminologia inglese.

L'appuntamento invece si svolge in un periodo specifico, in un momento specifico,

diciamo, la grossa differenza tra calendario e attività da svolgere, è proprio

l'assenza da una parte di un orario preciso di esecuzione, e invece

la presenza di un orario di esecuzione.

E questo aggiungo io, è anche un motivo per cui molti si

chiedono perché c'è un promemoria e un calendario che non si parlano

uno con l'altro nel sistema Apple.

Nel senso che in realtà funzionalmente forse è anche meglio che non

si parlano, perché sono due cose completamente diverse.

Sotto questo punto di vista mi sento di sposare la filosofia Apple

almeno in questo punto di vista.

Poi, certo, voi avete una cosa da fare, uno o due cose

da fare, diciamo due progetti, questo sistema vi può venire veramente utile.

La differenziazione, soprattutto nella testa tra il task manager e il calendario.

Chiaramente quando incominciate ad avere un bel po' di roba in testa,

secondo me è lì che si vedono un po' i limiti tra

questa grossa differenziazione, ovvero del fatto che il calendario non si parla

con Pro Memoria.

Nel senso che potrebbe diventare utile che ne so, avere mettere ProMemoria

che parli col calendario e viceversa.

I sistemi sarebbero tantissimi e le utilità anche.

Nella mia fattispecie ho bypassato tutto quanto.

Tendenzialmente anche se li uso entrambi, mettendo tutto quanto all'interno di Notion,

che mi viene molto utile solo questo punto di vista, e magari

più avanti vi spiego anche come ho fatto.

Ma continuo a dire è interessante questo punto di vista della filosofia

Apple che finché non ne ho parlato adesso con Filippo, non mi

era proprio chiarissimo del perché queste due applicazioni in realtà non si

parlano.

Devo dirti la verità: io, per esempio, utilizzando Fantastical e To do

Wist, quindi Fantastical, l'applicazione per

gestire il calendario e Toist invece per la gestione dei task e

delle attività, quello che trovo molto vantaggioso, è che Fantastical, per esempio,

mi permette di visualizzare nel calendario i task di To-Doist e muoverli

in un sistema ibrido.

Poi io abitualmente, a fronte del task, diciamo, ho anche l'appuntamento, l'orario

di calendario occupato per svolgere quella specifica attività.

Vedendo invece il discorso task manager comunque calendario, torniamo, anche a guardare

una cosa legata, e la mia idea, appunto, era proprio quella di

cercare di dare uno sguardo a 360 gradi al panorama che originariamente,

se non ci si ragiona, sembra abbastanza spezzettato, chiamiamolo così, ma invece

è molto legato in base al punto di vista dove si lo

guardi, cioè per esempio il time blocking.

Il time blocking di fatto cerca di coniugare candosi del tempo per

svolgere una determinata attività, che il coniuglio, diciamo, tra calendario e task

manager, chiamiamolo così, punta proprio a creare un qualcosa di determinato e

strutturato, chiamiamolo così, per gestire le attività all'interno del calendario.

Anche qui è un punto di vista, secondo me, differente da un

certo punto di vista.

E' utile perché devo dire la verità, io cerco e tendo a

utilizzare molto il time blocking, ne ho parlato, ho fatto un webinar

e troverete ovviamente come al solito nelle note dell'episodio tutte le varie

cose.

Ma sicuramente è un modo molto efficace di svolgere l'attività nella singola,

chiamiamolo così giornata, cioè di pianificazione poi concreta di come attaccare il

lavoro che c'è da fare o attaccare le attività che si vogliono

svolgere.

Perché adesso continua a ripetere, noi parliamo sempre di lavoro perché è

quello che facciamo abitualmente, quindi questi principi abitualmente li applichiamo alle nostre

attività, chiamiamole così, produttive.

Per cambiare punto di vista, lo studente, tra virgolette, ha comunque tutta

una serie di attività da svolgere, di studio, di lezioni e così

via, che possono, diciamo, tranquillamente essere sussunte in questi sistemi e in

queste modalità di gestione.

Ne approfitto perché nel mentre Daniele fa la domanda, ma il GT,

ne parleremo approfonditamente perché la puntata di fatto è molto legata al

GTD e se con la puntata di Promemoria ci siamo andati un

po' all'acqua di rose, oggi ho voluto fare un approfondimento specifico non

perché io consideri il GTD come la panacea di tutti i mali,

ma sicuramente il metodo GTD che sta per Getting Done, che da

noi è stato tradotto in detto fatto, è sicuramente dal punto di

vista di organizzazione e di inquadramento della gestione dei progetti, secondo me

il modo, diciamo, di vedere, di farsi un quadro rapido e di

avere dei principi di base molto centrati.

Poi da lì, ovviamente, si può andare un po' dove si vuole,

tra virgolette, continua a essere d'accordo con Roberto sul fatto che ognuno

poi deve gestirsi come meglio crede in base appunto al proprio specifico

flusso di lavoro, chiamiamolo così, o la specifica attività, cioè è il

processo che deve farvi decidere se utilizzare questo o quell'altro strumento, e

se, tra virgolette, diventa più semplice per voi fare determinate attività o

gestire determinate attività in una certa maniera piuttosto che un'altra, giusto per

fare degli esempi proprio molto banali.

È ovvio che se il rappresentante deve andare dal cliente A, dal

cliente B, dal cliente C e appunto prendere appuntamenti, tra virgolette, con

i vari clienti e spostarsi da un cliente all'altro, anche se adesso,

vabbè, post pandemia, non so quanto questa attività.

Tuttavia, è ovvio che l'attività di un rappresentante è legata prevalentemente al

calendario: giustamente deve avere il tempo fisico di spostarsi dal cliente A

al cliente B e deve essere dal cliente A dal cliente B

quando gli è andato l'appuntamento e non un'ora dopo o un'ora prima,

quindi è evidente che, per esempio, per svolgere questa tipologia di attività,

casomai, il calendario diventa lo strumento perfetto, diciamo, per gestire determinate cose,

la maggior parte dell'attività, e non un task manager dove bene o

male.

Il progetto è andare dal cliente e cercare di vendere quel prodotto

o quell'altro prodotto, fare le riunioni con l'azienda per i nuovi prodotti

e per avere informazioni sui nuovi prodotti.

Ecco, cioè è ovvio che in base al lavoro, ovviamente, in base

all'attività che c'è da svolgere, le tattiche, diciamo, di gestione devono essere

differenziate e si differenziano.

Prima di andare, diciamo nel GTD, che sarà la inclusione, chiamiamola così,

della puntata a livello teorico, mettiamola in questi termini.

Mi piaceva però fare una carellata anche di altre cose, non per

l'approfondire, ma per dire che esistono da un certo punto di vista,

e che casomai in determinati contesti sono utili da conoscere da utilizzare.

Quindi una cosa differente di cui abbiamo già parlato nell'episod 37 è

il time tracking, invece, cioè il tracciamento del tempo.

Che in parte è legata a tutto questo, cioè è diciamo la

cartina di torno a sole o la prova nel 9 di come

abbiamo organizzato la nostra giornata, perché in questa maniera noi abbiamo il

tracciamento di cosa facciamo e quindi anche lo scostamento eventualmente dal programma.

E non solo, aggiungo io, soprattutto per i liberi professionisti, questa è

una cina di torna sole del valore che stiamo mettendo all'interno di

un progetto.

Questo perché faccio una breve parentesi, ho preso anch'io, a forza di

stare con Filippo, ho iniziato ad aprire le parentesi anch'io.

Essenzialmente se voi non sapete quanto tempo ci mettete a fare qualcosa,

non riuscite neanche a quantificarla dal punto di vista monetario.

Questo è importante, soprattutto io parlo nel mio settore, ma penso che

valga anche per Filippo e in altri tanti altri settori, molti lavori

sono, diciamo, ripetitivi, nel senso che si possono richiudere all'interno di categorie.

E tendenzialmente in queste categorie vi vengono richiesti dei preventivi.

Se voi non riuscite a monitorare quello che state facendo, non riuscite

a capire uno dove state perdendo tempo all'interno della vostra attività, nel

senso che magari avete preventivato una certa quantità di tempo che poi

sia andata ad aumentare perché c'è stato un problema che non avete

pensato.

Questo vi permette appunto di centrare con una precisione chirurgica qual è

il problema e soprattutto non ripetere più lo stesso problema in modo

tale che voi diventate nello stesso tempo più taglienti

nel vostro lavoro, più efficaci, più sicuramente anche adatti a contrattare il

vostro cachet.

Nel senso che se il vostro cliente dice tanto cosa ci vuole

tirare quattro linee su un DVG, voi gli prendete i computer, gli

dice inizia a farlo tu.

E poi vediamo se quanto tempo ci metti, per esempio.

Anche perché questo è un esempio abbastanza banale, ma la stessa cosa

qui si può richiedere a un idraulico, ad esempio.

Lui sa benissimo quanto tempo ci mette,

tendenzialmente riesce ad arrivare prima al problema di quello che fate voi.

Nel senso che non avete le basi, comunque si paga qualcuno perché

è più esperto su questa parte qua e si fa pagare per

questo.

Quindi non tenetelo, diciamo, come una cosa che potrebbe non servirvi, il

conteggio delle ore che impiegate a fare qualcosa.

Dal punto di vista lavorativo vi può aiutare davvero tantissimo anche in

fase contrattuale.

Perché nel momento in cui c'è da decidere da fare uno sconto,

cioè di decidere cosa togliere e cosa non togliere, avendo bene in

mente il tempo che ci impiegate e il valore dal punto di

vista monetario, voi riuscite a contrattare nel modo giusto, soprattutto per voi,

perché alla fine dobbiamo tutti portare la pagliata a casa.

Chioso

sulla tua considerazione dicendo anche che, ovviamente, l'abbiamo già detto nella puntata

sul time tracking, però è anche utile sapere quanto tempo ci mettiamo

a fare una determinata cosa, proprio per calibrare anche, a prescindere, diciamo,

dall'aspetto puramente

economico.

Ma è ovvio che se io mi metto da fare 10 cose

che sono convinto di fare in 15 minuti l'una, ma per ogni

cosa invece ne metto 30, le 10 cose nella giornata non ci

stanno fisicamente.

Quindi è anche importante per la programmazione poi sapere bene o male

quanto tempo ci impieghiamo a svolgere una relazione, a svolgere un determinato

compito, e quindi, conseguentemente, poi anche quanto possiamo programmare.

Perché l'altro grosso limite, diciamo, del che ha già accennato comunque Roberto

è che avere una lista infinita di cose che potenzialmente potrei fare,

ma non ho il tempo di fare o non riesco a farle

per mille motivi è abbastanza inutile.

Avete David Spark, che è appassionato di queste cose e anche un

maestro, dal punto di vista, il vero problema.

Cioè appunto non è il programma che vi permette di, tra virgolette,

immagazzinare tutta una serie di attività che vorreste fare, dovete fare, ma

se non avete fisicamente il tempo di svolgerle, è ovvio anche che

il software migliore sulla faccia della Terra non vi permetterà di fare

queste cose.

Alla fine, appunto, i task managers sono questo, sono solo uno strumento

per organizzare meglio e in modo più efficace, più efficiente.

Comunque l'attività da svolgere, e lo scopo finale di tutta questa tutta

questa attività, chiamiamo così preparatoria è di svolgere l'attività,

non di perdere il tempo, tra virgolette, a organizzare l'attività da svolgere.

Esattamente, sì, perché anche quello è un lato, diciamo, nascosto.

Che appunto vi dicevo dedicatevi 5-10 minuti, ma non di più.

Perché poi, se no, perdete la giornata a organizzare, però bisogna anche

fare le cose.

E chiudo: prima di andare sul GT che approfondiremo abbastanza, tra virgolette,

con il Gant chart, che credo che sia una cosa che Roberto

conosca perché è il cronoprogramma, poi, nella sostanza in materia è dile.

Io non conoscevo, diciamo che si chiama diagramma di Gant.

Sì, esatto.

Si chiama diagramma di Gant, diciamo, dal punto di vista tecnico, o

cronoprogramma in italiano, esattamente.

È la stessa cosa, ma definita in due modi diversi.

Sì, sì, beh, allora, Gant è proprio il tizio che l'ha inventato,

è il nome del sistema, è proprio il nome dell'inventore, appunto.

Sono dei grafici a barre sostanzialmente.

L'idea di fondo è carina, e che può essere interessante in alcuni

settori ledile, ma per esempio, anche dal punto di vista legale, secondo

me può essere utile come idea.

Nella sostanza il cronoprogramma, come è strutturato: per esempio, l'idraulico per fare

l'impiantistica ci mette tre mesi.

Prima dell'impiantistica l'elettricista, per esempio, non può entrare, o prima che i

muratori non abbiano fatto le pareti, ovviamente l'impiantistica non può essere montata,

mettendo assieme quanto tempo ci mettono i muratori a fare, per esempio,

la struttura interna di un edificio e poi quanto i vari impiantisti,

appunto, ci mettono a svolgere le loro singole attività, è ovvio che

io posso da una parte avere un'idea di quanto tempo, per esempio,

in quanto tempo ci metteranno a finire la casa.

Dall'altra, se ci sono degli intoppi, chiamiamoli così, o se ci si

mette meno tempo di quello preventivato, io posso anche vedere dove posso

tagliare o risolvere il problema.

Quindi l'idea è soprattutto quando ci sono soggetti diversi che devono svolgere

attività diverse, ma nello stesso progetto, e spesso volentieri capita che il

progetto non è nostro singolarmente, ma che è un progetto di gruppo.

Può essere un approccio interessante su vari fronti: cioè interessante per il

cliente, diciamo, che sa più o meno, o si può aspettare sensatamente

una consegna in determinati tempi e non in altri.

Io l'esempio che faccio anche per l'avvocato è: bene o male, per

esempio, una causa ha dei tempi scadenziati in maniera fissa, poi ci

sono dei tempi molto volatili invece.

Ma tendenzialmente per la citazione in giudizio ci vogliono 90 giorni, meno

di 90 giorni è impossibile.

E quindi per fare iniziare il giudizio, di fatto ci vogliono tre

mesi da quando l'atto di citazione è stato notificato.

E così ad andare avanti, poi ovviamente ci sono dei vuoti, diciamo,

che non sono regolabili.

Ma diciamo del tempo minimo, diciamo, è individuabile, mettiamola in questi termini,

e altre immagino altre attività siano uguali.

Quindi anche qui questo sistema è interessante e esistono ovviamente dei software

che non andremo a guardare, tra virgolette, ma che vi permettono di

organizzarlo e si può anche fare, tra virgolette, a mano, anche se

devo dire la verità, la bellezza di questi sistemi è il fatto

che siano responsivi, cioè possano modificarsi in base all'effettiva situazione concreta, progressiva

del tempo, fatti a mano ogni volta deve rifarli da capo.

Tra virgolette, diventa un po' dispendioso come costo.

Penso proprio di sì.

Stavo ragionando un attimo sulla questione.

Diciamo che volevo santo un attimo di collegami al diagramma di Gantt,

essenzialmente dal punto di vista anche visivo e riconoscibilissimo perché essenzialmente è

qualcosa che tende a essere molto orizzontale e allungato, soprattutto perché nella

sua forma normale sulla sinistra vengono incasellate le lavorazioni, in questo caso,

perché stiamo parlando di edilizia, mentre nella parte alta vengono indicati i

giorni di lavorazione.

Quindi, cosa succede in modo molto semplice?

Voi se indicate

creazione del allestimento del cantiere,

vi prendo una settimana e iniziate a colorare la prima settimana.

Poi passate alla lavorazione successiva, che sarà per esempio quella di demolizioni

di alcune parti dell'edificio che vi servono per arrivare a poi costruire

parte dell'edificio nuovo, ovviamente le demolizioni occuperanno un loro spazio e allora

voi vi spostate sulle demolizioni, vi mettete dopo i giorni che avete

occupato precedentemente e tirate un'altra bella linea colorata.

Andiamo avanti così finché non si arriva fino alla fine delle lavorazioni.

Alla fine voi trovate visivamente l'occupazione sia dal punto di vista del

tempo di questa lavorazione su tutto l'arco del lavoro previsto e conseguentemente

riuscite anche a capire a che punto è il lavoro.

Perché cosa succede da altra parte?

Questo diventa proprio un vero e proprio cronoprogramma da seguire che può

avere anche valore dal punto di vista legale.

Da qui, su quello, si poi si calcano anche i giorni di

ritardo e eventualmente le varie diciamo sanzioni, chiamiamole così, dal punto di

vista penali dal punto di vista pecuniario.

Benissimo, direi che a questo punto, visto che siamo già avanti nella

puntata, parliamo invece del metodo cosiddetto GDD, che sta appunto per get

thing done, che da noi è stato tradotto in italiano detto fatto,

sono una serie di libri, diciamo, più David Allen, che è il

creatore di questo metodo e il divulgatore di questo metodo, è un

consulente, quindi, ovviamente fa anche consulenza manageriale, grossa azienda e così via.

Il metodo, diciamo, si basa sull'idea di spostare diciamo gli elementi di

interesse e le informazioni rilevanti, i problemi, le attività, i progetti fuori

dalla mente, diciamo, restringendoli esternamente e quindi suddividendoli elementi di lavoro attuabili

con limiti di tempo noti.

Adesso dopo spiegheremo a modo cosa significa tutto ciò.

Ciò quindi consente all'attenzione di concentrarsi sulla singola azione che è da

svolgia, su quello che si deve fare sostanzialmente.

Appunto, detto fatto in italiano in questo senso è una buona traduzione.

Ogni attività è elencata in chiamiamo così un record, appunto, in una

casella esterna, invece che nella mente.

Quindi non mi devo chiamiamola così sovraccaricare il cervello di cose da

ricordarmi di fare, diciamo, ma appunto l'esternalizzo e tornando alle puntate precedenti

dove ne abbiamo parlato in varie maniere.

Questa è la base, diciamo, di quello che è il cosiddetto secondo

cervello, la memoria esterna per le attività da fare.

L'idea di fondo, e quella di Vinana nasce come metodo analogico, quindi

di esternalizzare tutte le attività in 43 folder, cioè in 43 cartelle

divise in una certa maniera che adesso non entreremo neanche nel dettaglio,

ma tutti i programmi, diciamo, tutti i moderni programmi di task manager

sostanzialmente prendono profondamente da questo sistema, proprio perché l'idea di fondo, è

proprio quella di avere un elenco di attività da svolgere, un elenco

che cresce progressivamente e che viene generato progressivamente di giorno in giorno

e che viene demandato un sistema diciamo che controlli da un certo

punto di vista, inserendo ovviamente le scadenze e quant'altro, e che appunto

sia un deposito, diciamo che comunque garantisca l'integrità di quello che ci

inseriamo dentro e appunto faccia da secondo cervello.

Anche se adesso il secondo cervello nel caso delle puntate sul Knowledge

Management è diverso, ma le terminologie, come vedete, sono molto simili in

inglese: cioè la gestione e la conoscenza, che è la stessa cosa

della gestione delle attività o dei progetti.

Quindi, effettivamente, anche le due cose per molti versi, hanno similitudini e

prendono spunto da concetti simili.

Quindi effettivamente si capisce anche tutta una serie di tendenze, quello anche

che mi è piaciuto.

Fare questo quadro, chiamiamo così generale della gestione dei flussi di lavoro,

l'idea di fondo appunto di David Allen è schematizzata in un sistema

a cinque fasi, chiamiamole così: cioè catturare, chiarire, organizzare, riflettere ed eseguire.

Catturare è la prima fase, diciamo

, fondamentale, nel senso che senza la cattura di un'attività, ovviamente tutto il

sistema crolla.

E appunto l'idea di fondo è quella di segnarsi le cose da

fare.

Per fare questo, abitualmente, e anche qui vedete come l'influenza di questo

sistema è profonda.

Diciamo diciamo nel nostro mondo e nell'attività che svolgiamo e di cui

parliamo, perché appunto il modo di catturare questa attività nel caso specifico,

è l'inbox l'inbox, che appunto poi in parte Merlin all'epoca e poi

altri dopo di lui hanno preso anche per la gestione delle email,

che è comunque sempre una gestione di un flusso di lavoro, perché

è un flusso di informazioni, l'email che entra nell'inbox e che deve

essere gestita poi in una qualche maniera.

Anche il cosiddetto concetto di inbox zero nasce, diciamo, e prende spunto

da questi ragionamenti di Devil.

Primo step è togliersi il problema, cioè l'attività da svolgere o comunque

l'attività che ci viene in mente da fare, caricandola appunto, salvandola, tra

virgolette, e segnandola digitalmente.

La seconda fase, diciamo, che è un po' più complessa, è quella

del processare ovviamente queste informazioni.

Perché l'idea di fondo è: io devo fare questa cosa, tra virgolette,

la prima cosa che faccio è me la segno e me ne

scordo, ma ovviamente se me ne scordo totalmente non serve a niente.

E quindi l'inbox ovviamente va processato.

Cioè, questo enorme, tra virgolette, lungo elenco quotidiano di cose da fare

o che ci vengono in mente da fare o che ci vengono

richieste da fare, lo dobbiamo processare il cessalo tutti i giorni a

fine giornata, avere un sistema, un metodo chiaro e regolare di revisione

di queste attività.

Le attività devono essere revisionate e devono essere processate.

Processate è una doppia fase, chiamiamola così, vanno chiarite, come dicevo prima,

cioè le singole azioni che abbiamo segnato devono essere rese, chiamiamole così,

atomiche e se nel caso suddivise in sottoattività.

Per esempio, l'idea di fondo è registrare la puntata.

Registrare la puntata non è un'azione concreta in senso tecnico, perché per

registrare la puntata ci sono tutta una serie di attività del podcast

, ovviamente, sto facendo l'esempio.

Ci sono tutta una serie di attività che sono legate alla registrazione

di questa puntata.

Per cui, per esempio, io devo mandare il link a Roberto per

collegarsi io e lui e devo attivare il programma che poi mi

permette di fare la registrazione della puntata e così via.

Roberto a sua volta deve lanciare la registrazione della sua parte di

audio.

La registrazione della puntata in sé per sé non è un'azione autonoma,

chiamiamola così, o comunque atomica, ma deve essere meglio dettagliata proprio per

essere anche univoca e facile da realizzare, perché poi l'idea di fondo

è che più l'idea è semplice, più lo scopo, l'attività è chiara,

più è facile realizzarla quando sarà il momento di realizzarla.

E infatti l'organizzazione richiede anche che l'attività nel gergo sia azionabile, ovvero

determinata, chiara, in modo che tale azione, l'unica cosa che c'è da

fare su questa azione è quella di svolgerla.

Non è richiesto null'altro, deve essere approfondito, cosa vuol dire l'azione.

Quindi richiede un singolo passo o sono necessari più passi?

Se sono necessari più passi, ovviamente questi devono essere creati e abitualmente

questo vuol dire creare un progetto, un processo per svolgere questa attività.

Quindi, per esempio, generare una puntata di A2 è un processo, è

un processo anche relativamente complesso, e quindi deve essere strutturato e determinate

attività devono essere fatte prima che altre possano essere svolte.

Se ovviamente questo processo badate bene, se avete ascoltato la puntata sulle

mail su come processare le email, le somiglianze sono evidenti perché appunto

Merlin Man ha preso a mano basse diciamo i concetti del GTD.

Se richiede poco tempo, abitualmente due minuti: cioè se l'azione è un'azione

molto semplice, quindi possiamo svolgerla subito, facciamola, togliamoci via il problema e

non dobbiamo neanche fare tutta questa attività, diciamo, di processazione delle azioni

di archiviazione delle azioni da svolgere.

Proprio perché in questa maniera abbiamo un problema in meno da affrontare

e non abbiamo tutto il discorso di gestione del secondo cervello e

così via.

Se invece non è possibile farla in poco tempo, dobbiamo valutare se

la dobbiamo svolgere noi un altro soggetto.

Perché se non la dobbiamo svolgere noi per noi non è un'azione

azionabile.

Scusatemi, il gioco di parole, e quindi la dobbiamo delegare e eventualmente,

nel caso la deleghiamo, dobbiamo semplicemente segnarci che siamo in attesa che,

per esempio, Roberto, a fine di questa registrazione, mi dovrà mandare la

sua registrazione al fine di permettermi poi l'editing finale della puntata.

Ovviamente prima di questo momento, cioè prima che Roberto mi abbia mandato

il suo lato, diciamo, della registrazione, io non potrò mettermi mettere mano

all'editing finale della puntata, e quindi, ovviamente, quel momento, quell'azione è legata,

collegata alla precedente azione di Robet.

Infine, valutare se quest'azione richiede di essere svolta in un momento specifico.

E in questo caso appunto, distinzione tra calendario e lista delle cose

da fare, se sì, la inserisco nel calendario, diventa un appuntamento da

un certo punto di vista, o comunque la inserisco nel mio task

manager, ma come attività con un orario specifico, una giornata specifica, la

scadenza tipica è io devo creare una memoria entro quella data lì.

È ovvio che non posso crearla il giorno dopo la scadenza, devo

farlo quantomeno uno o due giorni prima della scadenza.

Segnarmi non solo l'attività, ma anche la scadenza, è fondamentale e ovviamente

controllare di averla svolta prima di quella scadenza è fondamentale.

Se no, ovviamente l'idea

del metodo è quella di dare un contesto: cioè decidere dove o

come o quando

può essere svolta, non legata diciamo al tempo stesso, ma alla situazione

in cui si si trova.

Adesso l'argomento del contesto è un po' complesso e forse non ha

senso approfondirlo troppo qui.

Ma abitualmente se io devo, per esempio, rispondere a un'email, devo trovarmi

o davanti al computer o comunque avere un dispositivo mobile per avere

il collegamento a internet.

Se devo fare una telefonata, è ovvio che devo avere il telefono.

E abitualmente

col cellulare è molto più semplice da un certo punto di vista.

Però devo farlo dall'ufficio o quando in orario di lavoro, mettiamo il

caso.

Se devo fare una telefonata al fornitore, è ovvio che il fornitore

deve essere aperto.

Quindi non è che posso fare la telefonata al fornitore alle 4

di notte.

E quindi esiste un contesto per svolgere una determinata azione.

Questi contesti ovviamente mi permettono, per esempio, di impilare, chiamiamolo così, una

serie di azioni che sono eseguibili nello stesso contesto.

Se ovviamente non richiede un momento specifico, appunto,

abbiamo detto c'è il contesto in cui è possibile svolgere l'attività.

A questo punto vado in chiusura

, una volta che diciamo tutto questo sistema, e quindi è stata fatta

la cosiddetta revisione, cioè quindi si è controllato dove le cose vanno

e si sono archiviate correttamente, può ovviamente dedicarla alla pianificazione dell'attività, cioè

decidere quando svolgere l'attività così individuate e organizzate.

E a fronte di tutto questo, poi è evidente che lo scopo

finale di tutto è quello di eseguire, cioè di svolgere l'attività e

concentrarsi solo su quello.

Quindi, tutto questo flusso di lavoro è finalizzato al vero lavoro, cioè

quello di svolgere la singole attività.

Perfetto, io appunto ascoltandoti, può risultare molto intelligente come sistema, ma probabilmente

è difficile da applicare all'interno dei vari sistemi che stiamo utilizzando.

Volevo suggerire un paio di strade.

La prima, secondo me, che può essere una cosa interessante, è l'utilizzo

di varie applicazioni per fare ogni tipo di task, nel senso, ogni

tipo di processo di questa idea di catturare, chiarire, organizzare, riflettere ed

eseguire.

Catturare puoi farlo un po' dappertutto, processare, puoi utilizzare un altro tipo

di applicazione come quella della pianificazione dell'attività e ovviamente l'esecuzione vi rimane

in mano vostra.

Vi volevo suggerire sotto questo punto di vista, un'applicazione che continuo a

dire per me è stata illuminante nonostante non la utilizzi, ma diciamo

che mi ha fatto un po' traballare dalla sedia di notion.

Questa applicazione l'avevo già parlato qualche tempo fa, si chiama Ample Note

e secondo me è perfetta per calzare all'interno di questo tipo di

metodologia.

Loro cosa hanno pensato?

Hanno pensato a questa applicazione che è un'applicazione unica che vi consente

appunto di fare tutto lì dentro.

È una cosa veramente molto particolare.

Vi consiglio di guardarla, magari non è bellissima dal punto di vista

estetico, a qualcuno un po' piacere, per esempio, a me non dispiace

per niente, ma è interessante perché suddivide per fasi questa metodologia e

essenzialmente la racchiude

in un titolo che si chiama Idea Execution Funnel.

Ed è appunto suddivisa in quattro fasi che equivale all'interno dell'applicazione a

avere delle linguette sulla sinistra che vi permettono appunto di

inserire delle cose da fare.

Si chiamano Joats in questo caso, dove c'è appunto l'idea di segnare

lì dentro la famosa inbox di cui parlava Filippo e praticamente voi

insegnatevi lì tutto quanto.

Poi alla fine, fatto questo, passate alla seconda fase che sono le

note, ma queste fasi sono tra di loro collegate, nel senso che

vi trovate

, le idee che vi siete catturati precedentemente, ve le trovate in note

in un'altra forma che vi permette, però, di espandere il concetto

, diciamo, della vostra idea che avete segnato con una piccola frase.

Per dire ritornando sulla questione di Filippo.

Registrare A2 Podcast.

Quindi, cosa succede?

Vi segnate questo, voi aprite la parte di amplet e ritrovate appunto,

questo appunto che vi siete fatti strutturato in un modo diverso in

modo tale che voi potete andare avanti a scrivere e amplificare questa

annotazione.

Questo cosa vi permette di fare poi?

Di passare a quella successiva che sono appunto i task, e quindi,

conseguentemente, le cose che vi siete segnate all'interno delle note diventano quasi

automaticamente, perché chiaramente nel momento in cui ampliate il discorso, suddividete le

cose per fasi, diventano automaticamente dei task, in questo caso, da fare,

che vi permettono di pianificare e dare soprattutto delle priorità a quello

che state facendo.

Ultimo che secondo me è questa qui è la ciliegina sulla torta,

questi task poi vi permette di inserirli all'interno del calendario in modo

tale da schedularli e appunto dedicare del tempo.

Che Filippo lo diceva di dedicare del tempo per se stessi, ma

anche alle varie attività che ci sono all'interno del vostro lavoro e

poi arrivare alla fine che è proprio l'esecuzione.

Questa, secondo me, è una applicazione davvero fenomenale perché trasforma in tutto

e per tutto quello che è questa tecnica GTI in qualcosa di

diciamo qualcosa che si può utilizzare tranquillamente tutti i giorni.

Io mi sono fermato, perché, diciamo che tra virgolette, sono incollato a

Notion.

Perché all'interno ho un mio sistema.

Tuttavia, però questo, secondo me, mi ha fatto un po' traballare, anzi,

mi ha dato spunto per migliorare, diciamo, la mia gestione dei task

all'interno di Notion.

Che alla fine, come funziona all'interno di Notion per quanto mi riguarda,

funziona praticamente nella stessa cosa, nel senso che è un po' più

setterializzato, nel senso che ho anch'io una inbox a cui metto all'interno

quello che mi passa in quei famosi 5 minuti in testa da

fare, me lo segno lì.

Ma la cosa interessante di questo segnare è che nel mio caso

si trasforma in realtà in un database, perché posso dare a queste

diciamo, a queste note, a questi joast, come li chiama in play

note, ma sono alla fine delle cose da fare.

Posso assegnargli un ambito.

Nel mio caso, magari ho questo modo di pensare dove magari la

mattina sono abbastanza fresco, però mi vengono in mente tante cose di

tante cose diverse.

Quindi mi viene utile segnarmi tutte queste cose qua su un foglio,

da qualche parte, nel mio caso in notion e poi me le

distribuisco, diciamo, io le chiamo progetti, riesco a distribuirli semplicemente andando semplicemente

a interagire su una colonna dove praticamente su questa colonna, se io

la clicco, mi fa vedere tutti i progetti che ho in mente

perché gli ho assegnato una specie di tag, chiamiamolo così.

Quindi, nel momento in cui dopo che ho finito di mettere dentro

queste cose da fare, poi le distribuisco per i vari progetti.

E questo mi permette di avere, diciamo, la lista della inbox come

minimo vuota, perché dopo un po' che ho fatto tutto questo, lo

prendo e lo gestisco all'interno di questi progetti, ma all'interno di questi

progetti mi ritrovo ovviamente, oltre a altre cose di corollario.

Ad esempio, se io apro Office, che è il mio ufficio, ho

i progetti che riguardano il mio ufficio, ma ho di nuovo una

vista della lista delle cose che ho fatto, ma ovviamente sono dedicate

a Office.

Quindi, praticamente nel momento in cui mi sposto in qualcosa di molto

più concentrato, che può essere, chiamiamola così, una categoria delle lavorazioni che

devo fare, io sono molto concentrato perché sono all'interno di questo, diciamo,

compartimento e lavoro all'interno di questo compartimento.

Ma diciamo che questa qui è una parte perché ovviamente anch'io poi,

dopo che ho le cose da fare, devo anche cercare di gestirmela

in qualche modo.

E il modo che ho trovato per gestirmi in questo non è

molto, diciamo, in là come visuale nel tempo, ma si ferma una

settimana che mi viene per me molto comodo, nel senso che tutti

i vari metodi che ci sono tendono tendenzialmente a darti una vista

del mese, una vista dell'anno, questo mi riferisco a Google Journals.

Ma per quanto mi riguarda, io è già tanto che arrivo alla

settimana e riesco a inserire queste cose qua, la prossima settimana non

so cosa ho da fare, ma diciamo che la cosa interessante è

che nel momento in cui ho ben chiari i task suddivisi per

i vari lavori, ho praticamente quasi assegnato una priorità che poi vado

a gestire all'interno dei vari giorni.

Io diciamo che all'interno di Notion ho 5 colonne, ovviamente questi qui

sono i giorni della settimana, e mi trovo appunto un sistema misto

di bullet journal con appunto questo sistema.

Quindi ho con i puntini che sono delle liste puntate, le utilizzo

per darmi gli appuntamenti essenzialmente.

E all'interno della colonna, oltre agli appuntamenti, l'ho suddiviso per il lavoro

che devo fare e i contenuti che devo creare.

In questo modo ho sempre una visione molto generale della settimana e

la cosa bella che mi piace di Notion è che io posso

prendere una cosa e spostarla per i vari giorni, semplicemente con un

drag and drop, e la cosa mi viene molto utile, ma altra

cosa molto utile è che mette insieme anche le cose ripetitive che

ho da fare.

Io, ad esempio, faccio un semplice esempio della prima cosa che ho,

una cosa che è ripetitiva.

Però mi serve avere una lista di task da fare che so

che ci sono, ma posso gestire all'interno della settimana, semplicemente con un

tag e drop.

Per esempio, quando pubblico una puntata di Snap, so che poi devo

fare un post su Instagram, la storia, e poi mandare tutto quanto

su Pinterest, ad esempio.

E questa qui è un po' la mia gestione che viene, diciamo,

incrociata con una particolare pagina che riguarda le pubblicazioni di quello che

faccio, ma quello è un altro discorso, nel senso che non rientra

all'interno di questo metodo, ma davvero vi consiglio col cuore di andare

a fare un giro a vedere questa ample note, perché secondo me

vi darà davvero tantissimi spunti per mettere in campo il metodo GTD,

davvero qualcosa di fenomenale e da cui si riesce a prendere spunti.

Chi lo sa che mai un giorno di questi, io passi da

noncean passi direttamente a questa applicazione?

Per mi è rimasta davvero nel cuore, perché mi ha illuminato, diciamo,

una strada, però le funzioni più alte, ovviamente, sono a pagamento, quindi

non credo che tu passerai mai a questa applicazione.

L'ultima chiosa al metodo GTD sono due, dire la verità: non ne

parleremo in maniera specifica, ma sicuramente è fondamentale la parte di revisione:

cioè perché un sistema funzioni, diciamo, è fondamentale appunto potersi fidare del

sistema.

Quindi ogni tot bisogna controllare, diciamo, che le cose stiano andando come

quindi quanto catturato e quanto archiviato nel nostro sistema, venga periodicamente, revisionato.

Le attività che non ci sono più da fare, per esempio, vengano

tolte e invece quelle nuove attività o qualcosa che casomai c'è sfuggita

nel mentre vengano aggiustate.

Io, per esempio, in Toist utilizzo le revisioni di creare un evento

ripetitivo, chiamiamolo così, a cadenze differenziate in base anche alla posizione che

devo gestire, per avere comunque sempre un reminder, diciamo, una pro memoria

di tenere monitorato, una posizione che è ferma da un tot, e

che quindi bisogna che ogni tanto ci dia un occhio e casomai

controlli che tutto vada come deve andare e altrimenti.

A questo punto segnalo anche quello che è l'addendum, diciamo, che ha

portato al Newport a inizio puntata, che è la cosiddetta shutdown routine,

la routine di arresto di Cal, che è prevista, diciamo, nel suo

libro Deep Work, a fine giornata, quindi a conclusione della attività lavorativa

o produttiva, controllare tutte le attività ancora da fare, da gestire.

A questo punto quindi scadenziare anche queste attività, quindi non avere lupa

aperti, cioè non avere cose che so che devo fare e che

non sono riuscito a fare nella giornata, chiamiamole così, di modo che

a fine giornata, appunto io mi trovi in una situazione di tranquillità

dicendo quello che sono riuscito a fare oggi l'ho fatto domani, un

altro giorno, ho queste attività già più o meno programmate.

Quindi so che io ho il polso della situazione e sto gestendo

la situazione e quindi legittimamente posso chiudere la giornata lavorativa, la mia

attività, e aspettare il nuovo giorno e quindi anche rilassarmi in giornata

e staccare, chiamiamolo così il cervello dalle cose che, comunque, bene o

male ci continuano a frullare nella testa, perché poi spesso volentieri.

Sì, esattamente.

Que era proprio quello che intendevo che intendevo all'inizio della puntata, che

è questa sorta di chiusura della giornata per capire a che punto

si è arrivati.

Un'altra cosa che volevo appunto andare a chiudere è che il metodo

è importantissimo.

Come giustamente ci chiedeva anche Daniele, in chat, quanto tempo ci vuole

per mettere in piedi il metodo e andare avanti, beh, quello dipende

un po' da uno all'altro, ma la cosa che deve essere fondamentale

è mantenerlo questo metodo.

Deve diventare una routine perché se no perde tutta la sua funzionalità.

Bisogna essere, sotto questo punto di vista, molto molto quadrati, diciamo così,

per riuscire a portare avanti questo metodo che è molto funzionale e

vi permette, in effetti, di chiarirvi ciò che dovete fare, ma soprattutto

riuscire a farlo in qualche modo.

Ricordiamoci, i vari profumi o le varie sfumature di questo metodo hanno

unifornato diciamo il panorama dei software dei cosiddetti task manager.

Cioè, parlare, quantomeno in linea generale, di come funziona il metodo GTD

è fondamentale, non perché.

Non perché dovete, per forza di cose, applicarlo alla vostra realtà, ma

spesso e volentieri molti dei software che poi esamineremo adesso velocemente, più

che altro nominandoli in alcuni casi, sono però improntati profondamente a questi

concetti.

Addirittura appunto l'inbox zero prende spunto da questo.

Quindi, per capire come funzionano e da dove vengono questi software è

importante avere un'idea del background culturale, diciamo, da cui sono nati.

Sono strumenti digitali pensati e nati proprio per implementare in parte nel

canone o non il metodo GTD e appunto ne approfitto per parlare

del primo che è Omnifocus.

OmniFocus nasce addirittura come una customizzazione, una personalizzazione di Omni Outliner.

È praticamente un utente che voleva implementare con Omni Outliner, ha fatto

tutta una serie di personalizzazioni.

Omni Outliner è un programma di outline, cioè quindi di creare delle

scalette sostanzialmente.

Per scrivere, quindi facendo tutta una serie di modifiche e di personalizzazioni,

ha creato

la prima basica versione di Omnifocus, cedendoli poi appunto a quelli di

OmniGroup, che è questa società che ha sviluppato da 20 o 30

anni ormai software per Apple, ha iniziato a sviluppare per la Next,

giusto per dare un'idea da dove vengono questi sviluppatori.

Omnifocus è poi diventato quello che è.

Adesso credo che siamo la terza quarta versione, ed è probabilmente il

software di gestione task manager di gestione dei progetti che è più

legato al metodo GTD e appunto che implementa la maggior parte del

canone, chiamiamolo così del metodo Get thing dunno, la revisione periodica, contesti

e così via.

Questo è il programma, chiamiamolo così più blasonato e forse più potente

nel panorama dei Mac inizialmente, e poi di iOS e iPadOS successivamente.

Rispetto a questo programma, diciamo che comunque nasce lato software, anche se

adesso, da quello che ne so io, stanno andando anche loro verso,

o comunque con un'implementazione di un certo tipo il lato web, chiamiamolo

così, l'altro che io utilizzo e quindi conosco meglio, forse e che

ha il grosso vantaggio di appunto nascere come servizio web e quindi

essere multipiattaformer in senso tecnico: è Toist.

To doist non ha tutte le caratteristiche, non ha la chiamiamo così

struttura complessa di Omnifocus.

Perché ovviamente adesso apro una piccolissima parentesi per gestire tutte queste attività

e le scadenze collegate.

Sotto ci deve essere un database di un certo tipo.

E quindi ovviamente più informazioni

vengono gestite, più il database è fondamentale, è importante e anche complesso.

Stesso discorso, per esempio, per Roberto Notion di fatto è un database.

È un database sul web, tra virgolette, che non fa solo da

gestore diciamo dell'attività, ma è un software, diciamo, a 360 gradi perché

fa un po' di tutto.

Tuttavia è quello che fa.

Ovviamente per funzionare in una certa maniera, richiede comunque di avere una

struttura, un database abbastanza complesso.

Per esempio, Truist, siccome l'ho approfondito abbastanza, come database di fondo, è

meno potente e infatti, poi ha tutta una serie di limiti, pur

dal mio punto di vista, essendo più semplice rispetto a Omnifocus e

per le mie specifiche esigenze, più sul punto, nel senso che mi

permette poi di fare quello che voglio fare io senza andare a

complicarmi troppo la vita.

Una delle cose che, per esempio, appunto mi ero trovato in Omnifocus,

è proprio quello di avere veramente catturato troppa roba da un certo

vista, e quindi di avere anche un po' la complessità della gestione

di tutto questo sistema.

Con i suoi limiti, per esempio, Tudorist, appunto mi permette anche di

evitare di esagerare troppo.

Ed è proprio questo il ragionamento di fondo: cioè questi software che

andremo a vedere in carellata sono tutti software che comunque devono degli

spunti similari, ma che devono prevalentemente fare essere gli strumenti che sono

comodi per la gestione del vostro flusso di lavoro, per la gestione

della vostra attività.

Non c'è lo strumento giusto.

Diciamo che appunto sono strumenti e quindi non è importante cosa fa

lo specifico strumento, ovviamente se ha delle funzioni limitate o non ha

una funzione che vi interessa e necessaria, diventa uno strumento sbagliato, ma

è appunto come vi siete organizzati e come gestite il vostro flusso

di lavoro.

Che è fondamentale.

Lo strumento diventa solo un mezzo per ottenere lo scopo che vi

prefiggete.

Sì, è fondamentale questo perché di applicazioni ce ne sono davvero tantissime.

Adesso Filippo ci ha fatto una lunghissima carrellata, molto probabilmente troverete all'interno

della note di episodio perché comincia a essere diventata veramente un po'

lunga questa puntata.

L'unica cosa che vi devo dire è che, nonostante noi siamo all'interno

dei sistemi Apple, vi consiglio di dare un'occhiata a do di Microsoft.

Che ne parlano parecchi bene, ma soprattutto diventa interessante quando avete da

lavorare con sistemi misti.

Ne so, avete un iPhone, ma ad esempio, utilizzate un PC Windows.

E questo può essere davvero un punto di appoggio molto interessante per

chi diciamo è costretto a vivere in una situazione non completa, perché

non è tutto sistema ecosistema, chiamiamolo così Apple.

Altre cose che vi volevo segnalare: in questo momento stavo guardando un

attimo la lista.

Vi ricordo che di Pro Memoria abbiamo già fatto un interessantissimo approfondimento

almeno due puntate fa, o tre, se non ricordo male, dove in

effetti Filippo ci ha spiegato Pro, contro e soprattutto le funzioni nascoste

di Pro Memoria che può diventare davvero molto interessante, soprattutto agganciandolo a

comandi rapidi, che è sempre un asso nella manica all'interno dei sistemi

Apple.

Per il resto, se vuoi aggiungere qualcosa, tu in chiusura, Filippo.

Sì, allora vi segnalo alcune applicazioni che secondo me sono degni nota.

Innanzitutto Sync 3 è un'applicazione per Mac e per iPhone e iPad,

è una delle migliori, assieme a Nemi Focus e assieme a to

doist.

Sorted 3, ne abbiamo già parlato in secondo me, precedenti puntate o

time blocking o comunque gestione dei calendari e quelle cose lì.

La cosa interessante è che integra sostanzialmente sia un calendario che un

task manager sostanzialmente, e vi permette di, diciamo, programmare l'attività nella giornata.

Ne ho sentito parlare, mai utilizzato Tic Tic, che è un altro

software degno di nota.

Abbiamo anche Good Task 2, che si appoggia sostanzialmente ai Reminder, quindi

al vantaggio funzionare con i reminder di Apple, ma dà delle funzioni

avanzate, una gestione diciamo più professionale, chiamiamola così rispetto a Reminder, quindi

per memoria.

Che come vi dicevo, se siete disponibili a smanettare, è anche già

abbastanza carrozzato come sistema.

Tuttavia se non siete disponibili a utilizzare comandi rapidi e a crearvi

un vostro flusso di lavoro, probabilmente task ha ovviamente un costo.

Ma vi permette di avere la semplicità di un'applicazione che fa quello

che deve fare su di Pro Memoria.

Segnalo che Daniele utilizza e è abbastanza soddisfatto di Obsidian.

Non l'ho inserito in senso tecnico in questa lista perché Obsidian può

essere personalizzato, mettiamolo in questi termini per fare un po' praticamente qualunque

cosa recentemente, anche il caffè.

Tuttavsina nasce come strumento, diciamo, per la gestione dei file di testo

semplici, quindi dei file markdown.

Su questo sistema, diciamo, sulla gestione della conoscenza, su questo sistema di

fatto sono stati inseriti un'infinità di plugin.

Prima o poi parleremo in maniera approfondita di Obsidian se avremo tempo,

che vi permettono anche di avere un piccolo gestionale.

Come vi dicevo, lo svantaggio dal mio punto di vista di Obsidian

è che un gestionale di fatto si deve appoggiare a un database

per funzionare correttamente.

Obsidian non ha un database e anche con tutta una serie di

plugin che diciamo gli permettono, diciamo di creare una sorta di database,

sono database statici con tutta una serie di problemi collegati alla gestione.

Che continuo a dire, pur essendo curioso, mi ci fanno stare abbastanza

lontano.

Ma ovviamente anche lì dipende da cosa chiedete, appunto da un task

manager, da che flusso di lavoro avete, da quanto volete integrare una

cosa con l'altra, quindi avere, per esempio, un'unica piattaforma.

Roberto Usa Notion che potenzialmente è l'unica piattaforma che potrebbe utilizzare per

fare tutto, cioè da scrivere gli articoli a prendere note, a gestire

le attività, anche il calendario.

In dipendenza dalle vostre esigenze, scegliete uno strumento idoneo o che possa

fare quello che volete fare.

Sì, e la cosa bella è che ce ne sono tante, bisogna

un po' provarle.

Come dice Filippo, giustamente bisogna trovare la propria quadra.

Le applicazioni non mancano.

I metodi alternativi, come Notion, che non è nato come questo, ma

anche Obsidian, penso, non lo conosco direttamente, ma sicuramente fa cose simili.

Non è nato per questo, ma si può piegare per fare questo.

Va bene.

Tutto.

L'importante, secondo me, è avere ben chiaro questo funnel che appunto Amplet

ha chiarito molto bene, perché probabilmente a sentirlo così, il metodo GTD

non vi rimane in testa, ma fidatevi che se Filippo riesce a

mettere questa immaginina da qualche parte, solo guardando questa immagine qua, riuscite

a capire in effetti qual è il percorso per arrivare a fare

le cose.

E molto esplicativo: un'immagine delle volte vale molto più di mille parole.

Questo è proprio uno di questi casi.

Se non c'è altro da aggiungere, io andrei in chiusura, Filippo.

Cosa dici?

Esatto, esatto, chiudiamo, chiudiamo come si suol dire, andiamo in chiusura, anche

perché la mia batteria mi ha appena detto che non ce la

fa più.

Quindi, se volete sostenerci, sapete benissimo come fare.

Basta fare una recensione su Apple Podcast, iscrivervi gratuitamente con la vostra

applicazione di ascolto podcast, visto che è anche gratuito, così in modo

tale non vi perdete alcuna puntata di questo simpatico duo che vi

racconta tante cose sul mondo Apple e non solo.

Come sentite.

Invece, se volete fare una recensione e non sapete come fare, troverete

il link all'interno delle note dell'episodio.

Se volete scriverci qualcosa, delle domande, proporci argomenti o via discorrendo, basta

che iniziate la vostra mail all'indirizzo, scrivi.

it.

Trovate come sempre tutto quanto all'interno delle note dell'episodio con il link

degli argomenti che abbiamo trovato e abbiamo trattato in questa puntata e

tutti i nostri riferimenti all'indirizzo a2podcast.it/46.

Dove ci potete trovare.

Dunque, per quanto mi riguarda, mi trovate, mi trovate sul mio blog

Mac Architettura.

Trovate all'indirizzo marchonnet.wordpress.com.

Mi potete trovare anche sul podcast settimanale Snap Architettura Imperfetta.

E da poco tempo mi trovate anche sul podcast mensile di Grafisort

Italia che si chiama Archicad Talks.

Filippo, invece, dove lo troveremo a breve avvocateMac.it e poi dopo il

mio podcast compendium che ormai a cadenza più o meno mensile.

E poi ovviamente Filippo.

Non è uno che si ferma a queste cose e avrete delle

novità, probabilmente entro il prossimo anno, visto che ci siamo quasi.

Quindi non ci rimane che salutarvi e dirvi che ci sentiamo tra

due settimane.

Alla prossima!