Email (Introduzione): il problema delle email e come cercare di risolverlo

Benvenuti all'episodio 29 di Adue, in cui scoprire come ottenere il massimo

della vostra tecnologia Apple, che potete amare o odiare in base a

da che parte state della tecnologia.

Io sono Roberto Marin e sono il vostro ospite assieme all'amico Filippo

Strozzi.

Di cosa parliamo in questo episodio, caro il mio Filippo?

Oggi Roberto, sei pronto, parliamo di email.

È la prima puntata di una serie, probabilmente, ma credo e dico

credo, perché la nostra organizzazione è abbastanza fumosa per il futuro, registreremo

in puntate successive a spezzoni.

Quindi non aspettatevi un seguito immediato a questa puntata in cui inizieremo

ad affrontare comunque l'argomento dell'email: quindi come funzionano, quali sono i programmi,

i servizi utili e così via.

Ma prima di fare ciò, nella puntata di oggi vedremo perché le

mail sono un problema e alcuni modi di arginare, chiamiamola così il

problema delle mail.

Prima di dare starti l'assist per le solite cose, due comunicazioni di

servizi: allora, questa sarà una puntata per forza di cose, meno più

teorica e meno tecnica, chiamiamola così, rispetto alle nostre solite, dove non

parleremo tantissimo di programmi, ma faremo più un qualcosa di base, mettiamola

così.

Ma visto che tra l'altro la puntata su Cucinare Idee che la

20, troverete nelle episodio se non l'avete ascoltata, è piaciuta abbastanza e

comunque anche i dati, i nostri dati, diciamo di ascolti, si vede

che va bene.

Diciamo che l'idea è che partiamo con questo format.

Che, se piace, ovviamente eventualmente ogni tanto intramezzeremo, convece le interviste a

amici e persone importanti che usano tecnologia Apple, o appunto puntate monotematiche

su varie applicazioni, su vari software e così via.

L'altra cosa che volevo dire è che questa è la puntata dovrebbe

venire pubblicata a fine febbraio, è la puntata di compimento del primo

anno di A2 Podcast.

Quindi oggi siamo qui anche per celebrare e in parte per celebrare

questo evento.

Abbiamo deciso di fare puntata sulle email perché credo nel lontano 2018

noi registrammo una puntata, anzi, due o tre puntate, secondo me, sulle

email, appunto, che non vedranno mai la luce, ovviamente.

Ma A2 Podcast che all'epoca, secondo me, non si chiamava neanche

così, non avevamo ancora dato un nome, anzi, c'era proprio un pezzo

di intro dove

vamo inserire il nome.

È stata la prima vera volta di A2 Podcast.

Poi credo nel 2019 ho comprato il dominio e no, forse nel

2020, non mi ricordo più, insomma, gli anni volano: 2020.

Sicuramente, questo è il secondo anno che abbiamo il dominio, mettiamola così,

anche se è il primo anno completo di produzione.

Quindi, insomma, volevamo e volevamo festeggiare, ecco.

Insomma, visto il momento, e appunto facciamo questa puntata, chiamiamola così celebrativa,

anche se poi alla fine i contenuti sono molto diversi da quella

primissima puntata che abbiamo registrato assieme tanto tempo fa.

Eh sì, sono passati un sacco di anni.

Ridendo e scherzandoci una pandemia fa dove tutto era rosa e fiori

all'epoca.

E ne è passata di acqua sotto i ponti, ragazzi miei, tra

il mio podcast, tra le avventure che abbiamo affrontato sia io, ma

anche lui con il suo podcast e le sue vicissitudini lavorative.

Per tutti e due sono stati degli anni un po' torrenziali, chiamiamoli

così, che quindi ci hanno un po' bloccato l'uscita di A2 podcast

che poi avuto il nome poco tempo prima della prima pubblicazione, non

è che era passato tanto tempo, abbiamo deciso praticamente un paio di

mesi prima, forse e sto largo.

È stata una bella esperienza.

Io direi che quest'anno sono, possiamo definirci molto soddisfatti, perché, oltre al

numero di ascolti, che è stato oltre le aspettative, direi, abbiamo avuto

anche degli ottimi feedback e anche da parte di chi diciamo non

è avvezzo all'ascolto dei podcast.

E in questo proprio preciso, persona, mi sto riferendo a Nicola Lo

Sito.

Che immagino dovreste averlo già conosciuto.

Penso o lo conoscerete a breve.

Faccio un piccolo spoiler nel caso in cui questa puntata sia uscita

dopo la registrazione con Nicola, la registriamo prima e quindi la puntata

di Nicola non è ancora uscita.

Ma diciamo, se ci ascoltate in diretto, sì esatto, perché io questa

programmazione fatta così che meno male che la sta facendo Filippo, ma

io sono completamente svalvolato.

Non riesco a mettere dietro una dietro l'altra.

Filippo ce l'ha bellissima in chiaro.

Non so come faccia perché lui è quello organizzato tra i due.

Le devo pubblicare io per un motivo semplice esattamente per quello.

È organizzatissimo, è una macchina da guerra e penso davvero che la

fortuna di questo podcast sia appunto questo avvicinamento tra una macchina di

guerra iperorganizzata e un architetto che per forza di cose, col lavoro

che fa, non può essere organizzato.

Quindi essenzialmente è un giusto connubio tra i due punti di vista

che stanno, secondo me, dando un'ottima idea di quello che può essere

l'utilizzo della tecnologia Apple.

Noi siamo dedicati a questo perché utilizziamo questo nel nostro lavoro, e

con consigli, ma soprattutto anche un sacco di risate e spunti diciamo

di riflessione su cosa si può fare e cosa non si può

fare.

Come sempre ci piacerebbe avere anche un vostro riscontro, sia via mail,

sia con recensioni su Apple Podcast, sia nei canali su Telegram che

abbiamo sia io che Filippo.

Ricordiamo che per ora abbiamo deciso di mantenere due canali separati, cioè

io il mio dedicato all'architettura e tecnologia che si chiama Snapper, il

suo, che direi che più omonimo di così non possa essere come

Avvocati e Mac, che ovviamente fa richiamo sia al suo podcast compendium

che al suo blog personale, che è sempre interessantissimo.

E quindi direi che a questo punto, dopo aver detto questo, se

volete, come dicevamo prima, farci una bella recensione sui podcast, siete benvenuti.

Noi la leggeremo anche in diretta, oltre a darvi un nostro abbraccio

virtuale.

Se volete iscriverci, vi ricordo, come sempre, il nostro indirizzo mail che

recita così.

scrivi.

it.

Vi ricordo che in ogni caso troverete tutto quanto all'interno delle note

dell'episodio.

Tutti i link, tutte le cose, soprattutto mi ricorda Filippo che bisogna

passare alla mappa mentale perché?

Perché questa volta abbiamo usato un nuovo escamotage invece di essere super

incanalati all'interno delle note dell'episodio che utilizziamo su Nextcloud.

Questa volta abbiamo usato un approccio un po' naif.

Evidentemente si vede che Filippo, a forza di stare con lo zoppo,

incomincia a zoppicare.

Ma è anche giusto.

Così magari io un giorno di questi smetterò anche di zoppicare stando

con lui.

Allora, dunque, passiamo subito alla zigogolato come teoria, però è interessante ma

arzi gogolato, sai come noi architetti ricamiamo su queste cose.

Poi, tra l'altro, prima di passare all'argomento volevo dire, volevo ringraziare i

nostri amici che sono su YouTube in diretta.

In questo momento abbiamo niente meno che Nicola Losito, Alex Raccuglia e

anche Daniele Borghi.

Veramente grazie a tutti per essere qua con noi a farci compagnia,

che ci raccontiamo un paio di cose, vi teniamo come dicevo, compagnia

con le email che come recita il titolo è un problema da

risolvere.

Perché immagino che qua siamo in mezzo ai professionisti, sappiamo benissimo che

le mail è un problema grosso come una casa, perché?

Perché tendenzialmente ho notato anch'io recentemente, visto che ho avuto a che

fare con diciamo con nuove organizzazioni, chiamiamole così, che vivono praticamente di

comunicazioni tramite mail, ho visto che la mia casella di posta elettronica

è letteralmente esplosa.

Perché questi piuttosto di fare una chiamata, ti mandano quattro righe scritte

con le mail.

E quindi cosa succede nella mia casella di posta elettronica che è

molto libera, nel senso che non arrivo al zero email all'interno dell'inbox,

sono intorno alle quattro, vi dico solo questo.

Quindi, una cosa molto semplice e risicata.

Ho passato circa, soprattutto nel mese di dicembre, ho passato delle giornate

intere a spulciare email perché mi arrivavano a Bindella da più persone

inoltrate, reinoltrate con la richiesta di informazioni che bastava semplicemente fare una

chiamata e si risolveva.

Quindi, qual è il problema di queste mail?

Il problema è che si accumulano all'interno della nostra casella di posta

elettronica e a proposito do anche un mio contributo personale, nel senso

che ho un collega con cui lavoro, un amico, un collega che

lo prendo sempre in giro perché ha il badge sul suo programma

di posta elettronica, che in questo caso è mail di Apple, e

viaggiava tranquillamente sulle 10.000 mail non lette.

Ovviamente rimangono lì.

Esatto, io vedo sto numero, dico chiedo sempre: ma dagli una sforbicata,

fai qualcosa.

Archivia è una cosa impressionante.

Le mail, se non le tieni da conto, ti inondano.

Una cosa impressionante.

Un'altra cosa che secondo me bisogna tenere conto è che non tutti

tengono conto che questo diciamo, chiamiamolo così, o perlomeno questo puntiglio di

mantenere sotto controllo le mail, deriva anche dal fatto che il programma

di posta elettronica con tante mail così potrebbe anche essere un po'

in difficoltà, nel senso che potrebbe accumulare un sacco di spazio per

nulla, primo, secondo avere dei problemi ad aprire tutte quelle mail, perché

comunque considerate che sono comunque un sacco di dati.

Perché se voi immaginate che su 10.000 mail ce ne sono 5.000

con un allegato di un mega l'1, fate un conto e vedete

subito quanti giga vi tiene.

Fermi sull'hard disk così per magia, senza poter ringraziare nessuno tranne voi

stessi, perché non avete organizzato queste mail.

Inoltre hanno un altro aspetto: che questo è importantissimo: che è una

fonte di distrazione.

Nel senso che se non le tenete a bada e le lasciate

lì che continuano ad arrivare

sulla vostra casella di posta elettronica e continuano a comparire badge, notifiche.

Che ne so, vi trema anche il cellulare oppure avete la notifica

direttamente sull'Apple Watch al polso, incomincia a vibrare tutto e non riuscite

neanche a vedere bene quello che state scrivendo perché continuano a piombare

da tutte le parti, a tutte le ore del giorno.

Perché figuriamoci, c'è questa credenza che l'email venga letta quando uno è

comodo o perlomeno normalmente dovrebbe essere così.

Invece la tendenza a correre dietro le mail, perché sembra che sia

sempre qualcosa di importante, qualcosa da rincorrere, sempre qualcosa a cui essere

aggiornato.

Non è così.

Ve lo spiegheremo anche qua come gestirlo.

Secondo me, una delle prime cose da dire è appunto come mi

spiegava Filippo con Merlin Man, dico bene se la pronuncia è giusta,

che ha dato una prima idea di soluzione, ovvero quella che io

sto supportando, che è quella dell'inbox zero, ovvero prendere e bruciarle tutte,

compresi i mittenti, no?

I mittenti non li posso bruciare, non ho niente da fare.

Secondo me potrebbe essere un'idea prendere e buttarle nel cestino assieme ai

mittenti per riuscire a liberare la casella di posta elettronica.

Anche perché ricordati, ogni tanto, quando tu ricevi l'email, sono gli altri

che dovrebbero essere bruciati, ma probabilmente anche tu ne scrivi le mail

e quindi probabilmente qualcuno.

No, non le spero di bruciare te,

può darsi, è vero, perché poi alla fine è sempre così: è

una ruota che gira.

Bisogna vedere quando è il proprio turno essenzialmente.

Comunque è vero, c'è anche questo aspetto.

Io tendo a scrivere pochissime mail proprio se sono costretto, lo ammetto,

piuttosto preferisco fare una telefonata veloce di 5 minuti piuttosto che incasinare

le mail non solo mie, ma anche altrui.

Chiaro che se devo mandare degli allegati o qualcosa, un altro consiglio

che mi viene in mente adesso è non allegate una ceppa, mandate

dei simplatici we transfer o trovate o Dropbox o mandate dei link

perché comunque lo so che la faccia di Filippo non è contenta,

ma io invece sono contentissimo perché ho la casella di posta elettronica

che pesa poco e faccio pesare anche poco quella degli altri.

Perché, potrei dire, se devo mandare tutte le volte 40 mega di

tavole, le mandi una volta, ne mandi due, gli ne mandi tre

in una giornata va bene, fai questo per una settimana e comincia

a intasarsi qualsiasi tipo di comunicazione.

Anche perché aggiungo: visto che io sono uno di quei poveri sfortunati

che lavorano ancora con la DSL, questo potrebbe essere una fonte di

problemi.

Perché il tempo che io scarico la posta, non riesco a leggere

nient'altro.

È

una doppia, diciamo, è un win win.

Roberto.

Ti fermo un attimo perché tu stai andando molto avanti, velocemente.

Invece, io ho strutturato un certo tipo di scaletta, direi di rallentare

un attimo.

Ragioniamo prima sull'inboxero cos'è

,

se ci stiamo, perché tutto il discorso, diciamo, anche dei trucchi, chiamiamoli

così, o comunque delle best practice per gestire al meglio, cioè incendiare

i mittenti, esatto, quella di quella, l'attività di peromane.

Se ci sta, la facciamo in fondo puntata, se no, dedichiamo direttamente

una puntata più organica.

Adesso vediamo perché effettivamente di soluzioni ce ne sono tante.

Adesso apro e chiudo una parentesi velocemente.

Tuttavia, la tua idea, per esempio: attenzione!

No, no, la tua idea di transfer, diciamo, a prescindere da tutta

la problematica del fatto che quei dati dove vanno, cioè dove sono

salvati, non si sa, quindi una serie di problemi di quel genere

lì.

Ma abitualmente un link We transfer dura, non mi ricordo più quanto,

ma dura poco una settimana.

Quindi, se io vado a recuperare una mail di due settimane fa

e voglio recuperare il file che non ho scaricato, e me lo

insegna qualcuno.

E me lo insegna qualcuno che mi guarda, mi dice, Ma Filippo,

hai salvato, vero tutte le puntate?

Perché io le ho cancellate.

E io gli ho detto: certo, che le ho salvate tutte, le

ho becappate quant'altro.

Tuttavia, nel caso non ci sia Filippo che fa queste cose qua,

forse può essere più comodo avere altre soluzioni.

Ma qui chiudo la parentesi giusto solo per segnalare che una bella

strigliata.

La strigliata di fine anno.

Come si dice?

Il segnalare che quindi insomma, adesso, sì, ma appunto ci sono strategie

migliori, mettiamola così, di quelle che hai buttato lì.

Mandate via roba criptata.

Mandate via roba criptata.

Comunque, allora, che cos'è l'Inbox Zero?

Innanzitutto, chiamiamola così.

Diciamo che Marlin Man è diventato famoso in America.

E tant'è vero che nei link della notte dell'episodio vedrete il link

a un video che è presente su YouTube di Merlin che ha

fatto questo speech, chiamiamolo così direttamente in Google.

Che ovviamente, assieme con Gmail, diciamo, è forse il soggetto più famoso

per la gestione delle mail attualmente, anche perché credo che un 70-80%

delle persone abbiano ormai solo la Gmail.

Tra l'altro, non ho capito bene se l'ho letto bene, ma Google

sta riorganizzando la cosa, credo che probabilmente ci saranno brutte sorprese per

tanti.

Tuttavia, questo è un argomento che non trattiamo.

Vabbè, possiamo anche dirlo.

No, nel senso, possiamo anche accennarlo perché non mettere un po' di

paura a tutti.

Pare che abbiamo visto un comunicato che la G suite diventerà pagamento

per gli utenti precedenti al 2012.

Se mi ricordo bene, una cosa del genere.

Tuttavia, non è l'email, secondo me prendete con le molle e la

suite di Google.

Quindi Google Doc e G suite.

Sì, beh, però non stiamo parlando di G suite.

No, di fatti, però appunto era per tranquillizzare Gmail per ora non

lo è, G Suite lo diventerà.

Tuttavia, ragazzi miei, ricordatevi che Google è amica.

Tra virgolette, non so, si vede.

Quindi cercate di organizzarvi per tempo se il vostro business si appoggia

su Gmail.

Quindi, comunque Merli Man ha fatto questa famosa tra virgolette, che ha

chiarato addirittura il video che se andate a vedere il video, il

video è orrendo.

Tra virgolette, proprio perché è stato registrato probabilmente con una telecamera.

Ed è a bassa risoluzione e così via.

Comunque a noi poco ci interessa.

Se non volete andare a vedere il video, noi bene o male

vi spieghiamo in 448 quali erano le regole e i ragionamenti di

Merlin, che di fatto è diventato famoso su internet, chiamiamolo così, per

il suo sito Forti 3 Folder che è 43 cartelle sostanzialmente trallato

in italiano, che sono poi le 43 cartelle che teoricamente dovreste avere

con il Get the Thing Done, o detto fatto trallotto in italiano

di Devin.

Non apriremo minimamente la parentesi.

Però, diciamo che in questo sito, che di fatto era uno dei

primissimi siti all'epoca, perché secondo me è il 2005-2006, forse antecedente, forse

addirittura il 2003, dove si parlava, chiamiamo così, di produttività e dove

appunto uno dei punti dolenti del movimento della produttività, diciamo, era proprio

quello della gestione delle email.

E Merlin faceva questo, dava questo schema, diciamo: cioè, innanzitutto, quando ricevi

un'email, la prima cosa è cancellala, cioè se non serve a niente,

cancella, perché ovviamente altrimenti si va a impilare nell'inbox, appunto, e questo

è il concetto di inbox zero, cioè non avere niente nella casella

d'ingresso della propria casella di posta elettronica.

Il secondo punto è delega: cioè se non è una cosa di

cui ti devi occupare tu, anche qui prendi movimenta l'email, cioè movimenta

ovviamente il contenuto di quell'email.

Quindi, se io chiedo a Roberto, fai questa cosa, e Roberto dice:

No, non la devo fare io, ma la deve fare il nostro

assistente inesistente, la manda al nostro assistente in esistente.

Il terzo step è rispondi, se la risposta richiede meno di 5

minuti, cioè, una volta che non hai delegato l'email, comunque ha un

suo pregio, diciamo, e sei tu il soggetto che deve rispondere a

quell'email.

Sostanzialmente è il tuo compito, se rispondi all'email ti porta via meno

di 5 minuti, rispondi, perché così ti togli via l'email e hai

già risolto il problema.

E non hai appunto questa massa, poi che pian pianino si accresce

di email a cui dare risposta.

Alla fine, ovviamente, se invece la risposta è superiore, cioè ti richiede

più di 5 minuti per rispondere, l'idea invece è quella di salvarla

per un momento futuro in un'applicazione di to-do o comunque in un

chiamiamolo così gestionale dove appunto ricordarsi che c'è da fare questa roba

qua, un sistema comunque che ti garantisca che domani tu ti ricorderai,

o dopo domani, o quando avrai deciso di rispondere a queste mail,

di rispondere a queste email e anche lì non lasciarla nell'box.

E infine, ovviamente, l'ultimo consiglio è fai, cioè nel senso, lavora perché

abitualmente salvo che voi non siate, per esempio, un help desk dove

la vostra attività è rispondere alle mail, e ovviamente in questo caso

ci sono delle cose un po' diverse.

Però tendenzialmente il vostro lavoro non è rispondere alle mail, ma è

fare l'architetto, quindi creare i progetti, fare l'avvocato, dare dei pareri casomai,

o studiare causa o appunto dare pareri.

Insomma, quindi è ovvio che il lavoro è un altro.

Anche se, per esempio, nel mio caso, ogni tanto io do pareri

via email.

Però anche lì se io do un parere via email, questo vuol

dire che io casomai ci metto mezz'ora, un'ora a scrivere un'email.

Devo predisporre a qualcosa di relativamente complicato.

Quindi questa è la teoria, diciamo, basica, se vogliamo così, dell'inbox zero.

Adesso faccio una piccola pausa per spiegarvi alcune cose.

Diciamo, tutto questo è una cosa che io seguivo, tra virgolette, più

o meno, nel bene e nel male, diciamo, da svariati anni.

E poi ho letto nel ormai credo, sicuramente l'anno scorso, credo a

marzo del 2021, però non sono sicuro.

È uscito il libro sostanzialmente di Carl Newport, che è uno dei

miei personali miti, tra virgolette, titolato Un Mondo Senza, ed è sostanzialmente

un libro dove cal un professore di informatica, adesso è un po'

di più di un professore di informatica, diciamo insegna scienze computazionali e

come creare algoritmi, cioè, non è proprio lultimo l'ultimo degli ultimi, mettiamo

così, esatto.

Tuttavia cose, a parte essere un professore di informatica e matematica, nella

sostanza ha scritto il libro Deep Work che è molto interessante, ma

nell'ultimo periodo, appunto, ha preso questa deriva, tra virgolette, di sia minimalismo

digitale che è il suo secondo libro, che l'ultimo libro che è

Un Mondo senza email, dove affronta e di fatto da dove noi

piglieremo ragionamenti e riflessioni appunto su come è nato il fenomeno dell'email,

perché è diventato qualcosa di incontrollato, chiamiamolo così, e appunto, una volta

affrontate le basi e sostanzialmente capendo qual è il fenomeno, cercheremo anche

di dare delle potenziali soluzioni al problema della gestione dell'email.

Quindi, come nasce un'email, Roberto, tu lo sapevi, perché adesso stai leggendo

la scaletta e quindi dovresti avere un minimo di idea.

Dunque, l'email, per come l'ho vista io, è nata più o meno

come la funzione di una lettera che veniva spedita e veniva mandato

a un destinatario, essenzialmente.

Niente di più, niente di meno.

Almeno per come l'ho vissuta io, io parlo da non sto leggendo

la scaletta, ti dico come l'ho vissuta io da Newboard 99 all'incirca,

perché ho l'indirizzo di un'email che all'anno in cui mi sono fatto

la prima casella di posta elettronica, per me era essenzialmente quello: una

casella di posta elettronica, chiamiamola così, ma in effetti era così, era

digitale.

Quindi le comunicazioni all'epoca non erano così incessanti.

Quindi, in effetti arrivava una mail ogni tanto, non era una cosa

che incominciava a bombardarti con le newsletter, con le pubblicità, con tutto

quello che ho.

Quindi io l'ho vista e l'ho vissuta proprio come una casella di

postatore dove mi venivano racapitate delle comunicazioni in modo, chiamiamola così, asincrono.

Almeno io l'ho vista così.

Però vedevo qua dalla scaletta che in realtà mi aggiungi sostituzione di

memo a telefonate.

E questo potrebbe essere interessante.

Spiegamelo un po'.

Il discorso è ovviamente, perché io e te, quando sono nate le

email, diciamo erano ragazzini, ok, ma le mail non nascono in Italia,

ovviamente, ma nascono in America.

E originariamente nascono in America a sostituire l'infrastruttura per far funzionare le

email.

È un'infrastruttura relativamente complessa e richiede una base informatica notevole.

Indovinate dove è stato creato il primo server email, perché adesso non

ne accenneremo in questa puntata specifica, ma ovviamente per far dialogare California

l'IBM.

E l'IBM ha sviluppato per primo

un sistema interno di email.

Perché poi anche qui apro e chiudo una parentesi: ovviamente la comunicazione

all'interno dei dipartimenti veniva attraverso memo e telefonate una volta, cioè quando

non c'era l'email

, tra virgolette, quindi cosa succedeva?

Credo non ricordo precisamente nel libro, ma cal sostanzialmente dice: una volta

c'era la posta pneumatica, cioè le grandi aziende strutturavano un sistema fisico

di spostamento dei messaggi da un dipartimento all'altro, casomai aziende che erano

grandi capannoni, in parti lontani chilometri uno dall'altro.

Quindi il tizio A che doveva parlare al tizio B del reparto

vendite piuttosto che dell'ingegneria dell'azienda, ovviamente come faceva, o c'era il fattorino

che girava a consegnare, diciamo la posta, i memo e così via,

oppure c'era questo sistema di posta pneumatica, che era costosissimo, ovviamente, perché

tu dovevi strutturare tutto il sistema e ovviamente avevi un nuovo palazzo.

Non solo dovevi costruire il nuovo palazzo, ma dovevi far funzionare il

sistema di posta pneumatica all'interno di questo palazzo.

Quindi rendiamoci conto: l'email all'epoca, quindi la gestione attraverso i computer che

stavano diventando che venivano implementati sempre di più, soprattutto nelle compagnie di

alta tecnologia, chiedevano promettevano, diciamo, di risolvere una serie di problemi e

di semplificare ovviamente tutta la gestione di questa comunicazione interna dell'azienda.

Quindi non parliamo di email, diciamo, in internet, chiamiamolo così, ma email

aziendale.

Cioè, io

una parte dell'azienda che parla con un'altra parte dell'azienda, si manda documenti

e così via.

Benissimo, Kal appunto, ha fatto le ricerche perché è bravo, devo dire

la verità.

E ha scoperto questa cosa, cioè, praticamente quando IBM ha messo su

tutto il sistema di rete interna per

i server, ovviamente per gestire mail dopo tre giorni il sistema è

andato in crash.

E sai perché è andato in crush?

Quindi si è rotto, e sai perché è andato in crash?

Non la minima idea per un motivo semplicissimo perché IBM, ma era

troppo facile.

No, no, l'IBM all'epoca era il top.

No, è perché loro avevano ragionato di trasporre il sistema di, chiamavolo

messaggistica, cioè di spostare appunto che avevano già.

Quindi adesso io spano una cifra: tipo c'erano mille report al giorno

che giravano, ok?

Quindi giustamente loro cosa hanno pensato?

Creiamo un server che mi gestisce 1000

mail al giorno, perché oggettivamente quello che tu razionalmente diresti: ci pensiamo.

Il problema non era questo, è stato questo, hanno ragionato che ci

sarebbero state solo 1500.

Il problema è che ce ne sono state 3, 4, 5, 10

volte di più e il sistema ovviamente non era strutturato per funzionare.

E questa la morale di questa favola, sostanzialmente è questa: che l'email,

per molti versi, è uno strumento troppo comodo, nel senso che se

prima dovevi creare, dovevi scrivere la lettera, infilarla in una busta, indicare

dove andare, sapevi che c'era il fattorino che passava e la te

la portava dallo stabile A allo stabile B e così via.

Una mail basta digitare davanti al computer e quindi basta premere un

tasto invio per sapere che la mail tendenzialmente è arrivata dall'altra parte

a destinatario.

Ed è ovvio che a questo punto se mandare un'email ti costa

così poca fatica, tra virgolette, ne fai di più perché ti viene

in mente una cosa, io mando via un'email.

Me ne viene una seconda da Roberto, ne mando un'altra e così

via.

E quindi, caso mai, avendo meno attrito, diciamo, invece di fare una

mail unica con le tre cose che mi sono segnato pian pianino

nel corso della giornata e poi ho inviato a Roberto, ne mando

tre diverse.

Ovviamente, io Roberto, tra virgolette, ci sentiamo anche via messaggistica.

E facciamo esattamente questo, peraltro, che non andrebbe niente, però

senza considerare un altro aspetto che le mail e sì, è molto

semplice.

Poi c'è questa problematica, tra virgolette, dell'allegato, perché io immagino che a

tutti sia arrivato: guarda, ti invio in allegato queste fotografie, la prima

mail senza allegato, poi arriva la seconda mail.

Ecco scusa, mi sono dimenticato le fotografie, te le metto in questa

mail e arriva la mail con gli allegati, poi arriva la terza

mail dove dice: Scusami, ti ho mandato l'allegato sbagliato, te lo rinvio.

E quindi per un'operazione ne arriva troppo.

A prescindere da questo, tu ti ritroverai nella situazione dove dire dov'è

l'allegato che mi serve esatto?

Adesso io archivio le mail fisicamente, cioè nelle pratiche, proprio per quel

motivo lì.

Perché bene o male, faccio una pulizia, diciamo, faccio una scrematura del

tutto, ma appunto oggi non parliamo di questo.

Quindi, il problema dell'email sostanzialmente è questo: mancanza di attrito, facilità dell'invio,

e anche un altro fatto fondamentale è: io mi sono tolto il

problema.

Cioè, io ti dovevo chiedere una cosa, avevo bisogno di una cosa,

io te la chiedo via email.

L'altra cosa tremenda è che seppure l'email sostituisce una conversazione asincrona, cioè

la mail, la posta vera, ci mette 3-4 giorni da arrivare.

Soprattutto adesso, vabbè, teoricamente adesso c'è anche la priorità che arriva in

giornata e tutto il resto.

Però, una volta una lettera ci metteva dai 3 ai quattro giorni

lavorativi, perché se finiva nel mezzo del weekend ci metteva ben di

più.

Quindi era veramente una comunicazione asincrona, perché io facevo la lettera, e

tu la ricevevi giorni dopo, addirittura, cioè se era la lettera da

qua all'America alla faccia dei quattro giorni lavorativi.

Hai voglia esatto?

Hai voglia assolutamente sì.

Era veramente asincrona nel vero senso della parola, è una cosa incredibile.

Nel senso, io immagino che se qualcuno è molto giovane e ascolta

questo podcast, pensa che noi abbiamo vissuto probabilmente all'epoca del far West,

ma la realtà dei fatti era proprio questa: nel senso, una lettera

ci mette un po' ad arrivare perché devi metterla dentro alla buca.

Poi questa deve essere presa dal servizio postale.

Il servizio postale deve smistarla e poi devi portarla che ne so

a Ferrara e poi a Ferrara ci vuole il servizio postale che

lo smista di nuovo un'altra volta e poi ci vogliono impostire.

Esempio davvocato.

Che però dà dà bene l'idea.

Per noi comunque ancora lavoriamo tanto con la posta, io mando via

una diffida: una raccomandata con ricevuta di ritorno.

O addirittura notifico un giudiziario, che quindi, di fatto, adesso c'è la

possibilità di farlo anche via Pack, quindi via mail.

Attualmente.

Però ragioniamo sul vecchio analogico che comunque esiste ancora.

Ovviamente, la mia attività è non solo preparare l'atto o preparare fida,

inserirelo nella busta, preparare la busta, andare in posta, spedire la raccomandata,

a quel punto lì attendere che 1.

La raccomandata arrivi a buon fine e quindi vedere che la raccomandata

è arrivata o l'atto giudiziario è arrivato notificato al destinatario.

Ma poi ho lo step successivo: mi deve tornare l'attestazione che questa

notifica è stata fatta o che la raccomandata è stata ricevuta.

Quindi io veramente aspetto 10-15 giorni per fare queste cose, e questo

lo faccio tuttora, perché apro una parentesi velocissima, ma mentre le aziende

hanno la PAC, i privati non ce l'hanno non hanno l'obbligo di

avere la PAC.

Quindi, io comunque non posso fare nulla altrimenti.

Per cui, venendo appunto al nostro discorso, e venendo anche il discorso

dei giovani, rendiamoci conto che sms prima, Whatsapp e derivati dopo hanno

ulteriormente complicato il problema.

Nel senso che nel momento in cui ci siamo abituati, che il

digitale vuol dire immediata risposta, la messaggistica diventa immediata, chiamiamolo così.

L'email, per molti versi, è diventato immediato.

E quindi il concetto di asincrono si è totalmente capovolto.

Cioè, io ho avuto dei clienti che, appunto, non avendo il mio

cellulare, mi mandavano le mail come fosse un sms, un Whatsapp, dove

una frase di tre parole senza spiegare perché o allegare documenti o

fare qualcosa che ne valesse la pena, diciamo.

E in alcuni casi può andare bene.

L'avvocato, non l'ho trovata, può contattarmi appena esce.

Ok, ci sta.

Il problema è che spesso e volentieri invece, quando andavo ad aprire

le email, ne avevo tre email dello stesso soggetto che ti chiedeva

tre cose diverse una dopo l'altra.

Ed è quella la cosa aberrante.

L'abitualità ormai con cui si utilizza questo sistema.

Ed è tutto vero, nel senso che l'email, nato come un sistema

asincrono di comunicazione, viene erroneamente pensato come sincrono, nel senso che chi

manda le mail si attende proprio che ci sia la risposta istantanea,

e questo io penso che sia il più grosso errore che si

possa fare.

Nel senso capisco che tu non hai il cellulare, non riesci a

comunicarmi un messaggio, chiediti perché non hai il mio cellulare e non

puoi inviarmi un messaggio diretto prima di tutto.

Seconda cosa è anche questione un attimo di io penso di educazione,

ma non è educazione solo quella civica, proprio di educazione informatica, rendersi

conto che questo tipo di comunicazione non richiede che io sia davanti

al computer o davanti al cellulare a risponderti dopo due secondi.

È altrettanto vero che un'altra cosa che bisogna tenere d'occhio: mantenere queste

comunicazioni all'interno di un orario di ufficio, se ce l'avete, chiaramente.

Noi parliamo da professionisti, gradirei che le comunicazioni non andassero oltre le

7 di sera per il semplice fatto che abbiamo una famiglia tutti

quanti, prima di tutto, e vorrei anche gestirla.

Quindi non penso di dire una sciocchezza dicendo che le comunicazioni, almeno

per quanto mi riguardano, che arrivano via mail e se non muore

nessuno che mi mandi dopo le 7 di sera per me sono

lette il giorno dopo.

Ma questa è proprio una questione di

educazione informatica che non richiede che io sia lì dietro a leggere

le mail anche solo gli strumenti.

Perché comunque non è una cosa così banale, nel senso che noi

siamo liberi professionisti e riusciamo anche un po' a gestirla.

Tendenzialmente riusciamo anche a

esagerare sotto questo punto di vista.

Ma leggevo qualche tempo fa che è diventata addirittura legge in alcuni

in alcuni stati esatto, in alcuni stati il fatto che le comunicazioni

che arrivano fuori orario di ufficio sono comunicazioni che sono fuori orario

d'ufficio, quindi non devono essere risposte, semplicemente una cosa tanto banale.

Sì, anche perché nel mondo corporate proprio addirittura noi tra virgolette lavoriamo

H24 potenzialmente, ma un dipendente giustamente lavora dalle 9 del mattino alle

5 di sera o alle 7 di sera.

Alla fine non è obbligato e non dovrebbe, proprio perché appunto a

un orario di lavoro specifico ricevere e rispondere email in orario non

lavorativo, perché ovviamente è tempo, tra virgolette, chiamiamolo così rubato.

Ma anche qui non divaghiamo eccessivamente.

Diciamo che comunque proprio nel mondo corporate, diciamo, cioè si vede l'abominio,

chiamiamolo così, delle mail.

Proprio perché utilizzando questo strumento che nasce per facilitare la comunicazione, ma

che non è mai stato pensato approfonditamente.

Non so se mi spiego.

Una delle cose che appunto Cal sottolinea è come uno strumento che

è nato in un ambito ristretto, diciamo, per risolvere un problema che

in parte risolveva, ti costava meno gestire un server di posta elettronica

interno nell'azienda, che fare un sistema posta pneumatica, casomai, o avere il

personale per gestire tutto questo smistamento di posta, di memo, di comunicazioni,

di trasferimento di documenti da uno stabile all'altro o da un ufficio

all'altro della tua stessa azienda.

Quindi una roba interna, chiamiamola così, perché la mail nasce così.

Viene poi utilizzata come buona parte della tecnologia, poi moderna, viene abbracciata

senza troppi problemi, senza troppi approfondimenti, anche di come utilizzare correttamente la

tecnologia e del perché nasce la tecnologia, nel giro di pochissimo tempo,

non mi ricordo le date precise, ma secondo me la mail nasce

intorno agli anni 80 più o meno, soprattutto nell'ambito corporate e di

utilizzo interno.

Poi abbiamo internet e da internet abbiamo il grosso sviluppo, ma già

negli anni 2000, sostanzialmente all'inizio degli anni 2000, iniziamo a avere quelle

che sono l'affaticamento dai mail.

Cheamiamola così, anche perché adesso, anche qui in Italia, noi veniamo molto

più indietro, perché appunto, e Roberto che non siamo più giovanissimi, mettiamola

così: iniziavamo con le mail, appunto, con gli amici per divertirci, per

non so, avevi una volta, secondo me, c'erano i gruppi dove le

newsletter dove tu scrivevi tutto via mail.

Tu mandavi un'email al gruppo e a tutti gli altri del gruppo

ricevano la tua mail.

E uno del gruppo rispondeva alla mail del gruppo.

Me lo ricorda ancora, ed era gli anni 2000, era in quella

zona lì.

Sono rimasto stupido perché mentre parlavi, sono andato a cercare ovviamente informazioni.

Pare che sia del 71 le mail.

Noi come italiani, da ARPANET, chiaramente?

Noi come italiani siamo lontanissimi.

Perché a livello informatico è quello che per gli americani, tra virgolette,

la normalità per noi è fantascienza.

Beh, però bisogna dire che la PEC, se non sbaglio, è nostra,

sì, ma non sono

i proi, io che la uso ritengo che la PAC sia un

abominio italiano.

però benissimo.

Però intanto ce l'abbiamo: una comunicazione ufficiale di questo tipo che ha

sostituito le raccomandate, che magari anche quelle sono solo italiane, quindi il

problema era solo nostro.

Tuttavia, in qualche modo è stato risolto.

Diciamo che lì la PAC nasce, secondo me, con un'idea molto più

subdola e infatti non ha preso minimamente piede.

L'idea di fondo era che tutti avessero una PAC così lo Stato

poteva notificarti tutte le carte lesatoriali che voleva senza dover andare a

cercare perché questa nasce la PEC.

Poi non è funzionata.

Te la diamo anche gratis, perché era così che funzionava all'epoca.

Cittadino, se vuoi avere la PEC, te la diamo gratis.

Non è funzionata, hanno reso obbligatorio ai professionisti e alle imprese averla.

Quindi comunque obblighi di legge, quindi anche qui ti dimostra come una

tecnologia che è stata scelta dagli utenti e non calata dall'altro, ok.

E poi l'hanno messa ovunque perché ce l'avevano, appunto, è la scelta

dello strumento perché è pensata e approfondita.

Diciamo, ci sono fatti dei ragionamenti sugli strumenti.

Comunque, stiamo sempre divagando quindi mi fermo.

Diciamo che appunto senza questa scelta dello strumento, ma l'utilizzo diciamo in

condizionato è un po' perché era bello, era furbo, era veloce, era

comodo.

Perché poi, ovviamente, la dirigenza amministrativa di un'azienda è: Io posso rompere

le scatole a tizio in una velocità lampo.

Perché poi, anche lì per telefonare a tizio, che è lo sottoscantinato

del palazzo A, tu devi trovare anche tizio al telefono, quindi doveva

essere in ufficio.

Perché poi, a volte, ovviamente, tizio era in giro a fare delle

altre cose.

Non so se mi spiego.

E quindi l'email era un modo di centrare il bersaglio, tra virgolette,

in maniera efficace dal punto di vista dell'alto, e quindi viene adottata

in maniera abominevole, tra virgolette, non si ragiona sul perché questa tecnologia,

sui vantaggi e gli svantaggi di questa tecnologia, non si ragiona neanche

su come funziona veramente questa tecnologia.

E si crea quella che Cal Newport chiama o brevetta, tra virgolette,

lui ha queste idee, cioè queste cose di pork, nel caso specifico

è hyperactive hive, cioè alveare iperattivo, dove nella sostanza, come in un

alveare dove appunto le api operaiche lavorano al comando della regina, così

la mail diventa uno strumento per comandare gli operai.

Tra virgolette, poi anche qui ovviamente l'email è uno strumento tipicamente dei

colletti bianchi, credo che siano come termine giusto, cioè di chi lavora

nella parte amministrativa dell'azienda.

Perché ovviamente l'operaio manda gli la mail, stai a aspettare, come si

suol dire esatto, anche se adesso stanno licenziando via Whatsapp, quindi siamo

arrivati a grandi livelli a grandi livelli comunque anche qui

senza divagare troppo.

L'email diventa uno strumento di dialogo continuo e incessante.

E quindi ovviamente io mando un'email, a sua volta un'email ne segue.

Tra l'altro, col fatto che appunto c'è la possibilità non solo di

mandare un'email, io mando un'email a Roberto, ma io mando un'email a

Roberto e per conoscenza la mando anche ad Alex Alex non gliene

frega niente di tutto questo.

Ma casomai Alex è il mio capo.

E quindi voglio far vedere al mio capo che io ho chiesto

una cosa e quindi adesso Roberto deve rispondere alla cosa che gli

ho chiesto, e io quel che dovevo fare, l'ho fatto.

Questa grande calderone inizia a crescere, a crescere, a crescere, divagare infinito

di mail.

Un volano di mail.

Considerate che se ricevete 100 mail al giorno, perché una chiama l'altra

riceve 100 mail al giorno, fai fatica in una giornata lavorativa a

leggere le 100 mail.

Rispondere a 100 mail diventa un vero lavoro.

Perché anche ammettendo che ci si metta meno di 5 minuti a

ogni mail, sono ovviamente.

La mia matematica, sono 500 minuti.

Se andiamo a fare due conti veloce, sono quasi 10 ore di

lavoro.

Perché sarebbero 600 minuti 10 ore di lavoro.

Quindi 500 sono 8 ore di lavoro.

Quindi di fatto, se tu ricevi una persona riceve 10 che non

richiedono ovviamente di spendere più di 5 minuti alla email.

Attenzione!

E tu consideri che la mail la ricevi, la devi leggere e

poi devi rispondere un minuto per leggerla, e tre per rispondere, e

vi rendete conto e rispondere velocemente, e devi avere la risposta pronta.

Non dovete allegare mail e allegare cose perché sono andate anche a

cercare quello.

Ah sì, sì, ovviamente.

E quindi, ovviamente abbiamo caselle di posta che esplodono i mail non

lette, e a un certo punto, quando ci si accumulano così tanti

mail, appunto, anche mia moglie, per esempio, ha un po' il badge

da 9.000 mail, 10.000 email.

Non me lo ricordo più,

te l'avevo fatto vedere all'epoca, ed è peggiorato, ovviamente nel tempo,

è meglio non metterlo il badge a questo punto: esatto, infatti, io

lo tolgo abitualmente.

Perché poi, ovviamente, qui stiamo parlando solo di mail di lavoro, ma

a questo punto la mail non è diventata solo di lavoro, è

diventato l'amico che ti iscrive, è diventato la newsletter a cui sei

iscritto o ti hanno iscritto, pubblicità.

Io ricevo una quantità di mail

ieste, per esempio, per le indagini per credito, almeno una settimana, ma a

volte anche 4-5 a settimana.

Corsi.

Poi a me capita di avere un omonimo.

Gmail, che non sono delle simpatiche persone.

Che tu metti al punto o non lo metta, sei la stessa

persona per Gmail.

E conseguentemente io ricevo anche le sue mail a gronda, proprio.

Quindi, io ovviamente ho già segnalato tutto, ho già fatto e detto

tutto quanto, ma questa cosa qua continua.

Quindi, oltre al problema che ha esposto Filippo, c'è anche il problema

della sfortuna.

Se avete un omonimo, andate a finire in un casino di questo

tipo.

Avete una serie di mail inutili, perché alla fine diventa difficile trovare

le mail utili, quella che dovete rispondere assolutamente, che viene persa all'interno

di questo mare magnium di scrittura inutile e continua a aggiungere e

quindi diventa anche difficile.

Soprattutto come dicevamo, quando si parla di CC, ma soprattutto quell'infamissimo che

è il BCC, che sarebbe il Blender Carbon Copy, che è quella

nascosta, quella che tu non vedi i mittenti e vedi scorrendo.

A proposito di mittenti, ricordo per chi non fosse Avezzo, che tendenzialmente

sarebbe anche buona norma non mettere tutti gli indirizzi di chi che

sia che vi passa sotto le mani come CC, perché io obiettivamente

dovrei anche non saperlo l'indirizzo mail di un'altra persona.

Quindi occhio a quello che fa.

A me è capitato che il commercialista abbia mandato una comunicazione generale

alla clientela, ovviamente

in CC, soltanto che io così sono tutti clienti del mio commercialista,

cioè so chi gestisce il mio commercialista.

Le vedi tutti e ovviamente,

a loro volta gli altri vedono che io sono il cliente del

mio commercialista, che da un certo punto di vista non cambia la

vita.

È una fuga di dati, alla fine, si può inquadrare come una

fuga di dati.

A prescindere, se la casella di posta non è sorvegliata bene, è

il tipico modo attraverso il quale si fa phishing e quant'altro, cioè,

soprattutto le caselle, non so, di libero che sono state bucate milioni

di volte vanno a prendere gli hacker, vanno a prendere dalle rubriche

e dalle mail ricevute tutti gli indirizzi mail di chi era in

CC e così via, e spesso e volentieri poi mandano mail di

vario genere per cercare di fregare i riceventi.

Anche qui stiamo divagando.

Quindi, quali sono i potenziali consigli e quali sono le idee che

Cal in parte suggerisce che noi vi suggeriamo.

Adesso, ovviamente, il libro io lo consiglio di leggere, credo, e dico

credo, o è in procinto.

Adesso.

Poi, nella notte dell'episodio, lo metterò: che siamo o in procinto di

essere tradotto in italiano, o sia stato già tradotto in italiano.

Nella sostanza, recentemente, i vari libri di Cal sono stati tradotti in

italiano.

Quindi, sicuramente Deep Work e Digital Minimalism sono tradotti in italiani e

Work Without email, credo non sia ancora stato tradotto, ma dovrebbe farlo

a breve.

L'idea fondamentale: innanzitutto, è scrivere meno e meglio.

Sembra banale come suggerimento, ma è un suggerimento importante.

Come dicevo, invece di scrivere tre email differenti con tre richieste differenti,

scrivere solo un'email con tutte e tre le richieste contemporaneamente rende molto

più semplice la cosa.

Eventualmente, avendo richiesta 1, richiesta 2, richiesta 3, rende anche più semplice

la risposta a ricevente perché io risponderò alla domanda 1, alla domanda

2, alla domanda 3.

Non sembra banale, ma lo dico.

Fare tre domande diverse, enumerarle come tre domande diverse.

Quindi aver pensato che tu hai chiesto tre cose e vuoi tre

risposte, tra virgolette, è fondamentale perché a volte tu ricevi delle comunicazioni

non chiare, cioè non sai che cosa ti vogliono dire, e a

fronte di quello, crei nella migliore.

Io sono della teoria, ovviamente, che una domanda non chiara, io non

rispondo a prescindere, che però un po' talebana come approccio.

Ma abitualmente, se è una cosa fondamentale o il tuo capo che

ti fa questa domanda, tu devi fare un'ulteriore domanda di chiarimento della

prima domanda e vedete come il sistema ovviamente diventa sempre più complicato.

Quindi, per esempio, l'esempio che fa Cala è tipico: dobbiamo incontrarci o

dobbiamo fissare un appuntamento.

Un'email per fissare l'appuntamento, ovviamente è la cosa peggiore sulla faccia della

Terra.

Tuttavia, se proprio dobbiamo farlo, l'idea di fondo è indicare da subito

una data che sarebbe la data preferita in cui incontrarsi, eventualmente altre

due o tre date alternative, sempre nella stessa email, e dire al

destinatario che se non risponde per me va bene la data che

gli ho indicato.

Se no, appunto di fissarne un'altra nelle date che io gli ho

già indicato.

Di modo che questa corrispondenza, teoricamente, può risolversi con zero mail, cioè

con solo la mail che ho mandato io, o una mail linea

risposta dicendo: no, mi va bene una delle altre date in oggetto.

E questo ci permetterà ovviamente adesso è un esempio tra i tanti,

ovviamente, ma ragionando meglio cosa chiediamo, ecco, una cosa che a me

fa bestialire notevolmente è il fatto che, per esempio, moltissime mail non

abbiano un oggetto.

Nell'oggetto di una mail ci dovrebbe essere scritto un sunto di quello

che tu mi chiedi, o quello che vuoi, o quello che mi

mandi, perché altrimenti io non so, cioè avendo 100 mail da leggere,

non so se questa mail è importante o meno.

Casomai è importante, ma se tu non me lo specifichi perché usi

e rispondi a una precedente mail con un oggetto casomai totalmente diverso

della mail specifica, è ovvio che è importante essere chiari e io

qui abitualmente faccio una roba, non so quanto serva, devo dire la

verità.

Ma io sono molto attento invece a mettere sempre, anche quando rispondo

alle mail di altri, metto un oggetto specifico proprio per far capire

che io ho specificato un oggetto specifico e forse far rendere conto

a qualcuno.

Ma non so se a te Roberto, capita, io ho ricevuto tantissime

mail.

Nessun oggetto nel messaggio.

Sì, mi capita spessissimo addirittura con la richiesta di preventivi, è una

cosa assurda.

Se tu mi chiedi un preventivo, a me interessa anche darti un

preventivo velocemente.

Perché se faccio quello di mestiere, voglio dire, io spero che tu

venga a pagarmi e quindi a lavorare con me.

Ma se tu non mi dici che vuoi il preventivo, è ovvio

che io faccio, casomai non ho avuto modo di leggere la mail,

o la mail è andata a finire perché anche qui, casomai, ti

ritrovi con 30-40 mail da leggere.

A questo punto, se non sei veloce o si infila in una

serie di mail che casomai, non hai tempo di leggere in quel

momento lì, c'è il rischio che tu non leggi un'email, anche importante,

perché ti sfugga nel caos delle email.

È importante avere un messaggio specifico e fare in modo anche che

tutto non venga gestito in questa maniera.

Certo, deve essere chiara, deve essere scritta come dicevi.

L'altro discorso, controintuitivo, da un certo punto di vista, è quello di

creare attrito.

E questo è probabilmente quello che fa paura di più.

E a volte.

Io sono stato tanto così da un messaggio a un autorisponditore automatico

delle mail dove dico quando leggo l'email e entro quando possono aspettarsi

una persona di ricevere una mia risposta, però credo che nella maggior

parte dei casi possa uno parte suonare male, ricevo anche i mail

dai clienti o non solo dai clienti.

E due, oggettivamente può sembrare presuntuoso.

Però, io continuo a ripetere: l'unico modo per far capire alla gente

che quando tu mi scrivi un'email, tu richiedi del mio tempo e

il mio tempo costo o comunque quantomeno è prezioso e finito.

Quindi io non è che posso stare a leggere tutte le mail

di sto mondo, a prescindere.

Rendere più

faticoso l'accesso a chi deve ricevere le email.

E questo si può fare in tante maniere.

Per esempio, calma, ma non solo, varie persone, diciamo, famose su internet,

ovviamente, evitano di avere un indirizzo di email, chiamiamolo così proprio.

Quando l'interlocutore, diciamo, non scrive a te, non scrive a Filippo Strozzi

e Roberto Marin, ma scrive a amministrazione chiocciola Studio Marin, diciamo, sa

che non parlerà quella mail non arriverà direttamente a Roberto.

E già quello è un dissuasore potentissimo perché un filtro è un

filtro, e quindi è importante.

Recentemente parlavo con un collega che ha ricevuto doglianze perché, non so,

deve avere info.

Chioccia allo studio legale.

Che peraltro ce l'ho anch'io, che io sono da solo.

Lui è con due o tre persone, e lui diceva, Beh, io

ho fatto presto, ho creato un alias.

L'Alias sostanzialmente è un nome, una casella email che di fatto non

esiste, ma viene inserita in un'altra casella.

Perché la verità è che lui ha la segretaria che gli legge

le mail e le filtra e quindi c'era la gente che si

lamentava perché riteneva di scrivere a lui direttamente, solo a lui che

nessun altro lo leggesse.

Ma ovviamente in una realtà un minimo strutturata, cioè dove non c'è

solo un avvocato, solo un professionista o solo una persona, le mail

vengono lette da più persone e se sono confidenziali, ti devi utilizzare

dei sistemi diversi di cui oggi qui non parleremo.

Tuttavia, ci rendiamo conto proprio come la gente ragiona in maniera anche

strana, cioè proprio perché l'email, teoricamente, lo scopo è quello: è abitualmente

a livello commerciale, poi esiste anche la mail per scriversi tra amici,

tra virgolette, ma devo anche dire la verità.

Nel mondo attuale è difficilissimo ormai che un amico ti scriva una

mail per sentire come stai o per fare altre cose.

Sì, no, adesso si passa più sulla messaggistica, sull'instant messaging, che comunque

dire, questo periodo è molto

.

Però stavo ragionando, non c'è più solo questo, ci sono anche altri

sistemi all'interno di un'azienda che poteva essere, ad esempio, Slack, potrebbe essere

una soluzione che potrebbe essere molto utile all'interno di un'azienda perché tu

eviti tutte le mail.

Però all'interno di questo ambiente condiviso, chiamiamolo così, dove si riesce a

parlare uno con l'altro, ci possono essere delle discussioni strutturate con più

persone e facilmente anche più facilmente seguibili.

Perché hai tutto all'interno di canali, chiamiamoli così, dove possono accedere solo

qualcuno e magari molto più seterializzato, nel senso che se io lavoro

in architettura, magari non è che devo proprio seguire tutto il canale

di tutta la comunicazione degli avvocati, mi può interessare, come dice Filippo,

fino a mezzogiorno per prendere uno dei suoi detti che mi piace

un sacco.

E quindi ci sono anche altri sistemi diciamo nuovi in questo periodo

che possono essere utilizzati, andatevi a fare per chi diciamo per quelle

molto strutturate, secondo me possono essere interessanti, possono avere dei risvolti positivi

e negativi, bisogna provarli.

Certamente è che l'email si spera che in questo periodo storico torni

ad essere uno strumento di comunicazione asincrona, nel senso che tra Whatsapp,

Telegram e compagnia cantante, perché adesso ce ne sono un sacco, più

questi sistemi tipo Slack che permettono di avere praticamente dei gruppi di

lavoro.

Si spera che l'email torni a essere uno strumento asincrono, usato correttamente,

con i giusti crismi, facendo delle sintesi, dicendo cosa si vuol dire,

fare come dicevi prima un elenco puntato delle domande.

Evitare anche, ad esempio, di utilizzare le mail come sistema per chiedere

un appuntamento.

Anche questo

si stanno superando questo tipo di utilizzi da parte delle mail con

altri strumenti.

Ci sono strumenti di calendari condivisi dove io per esempio posso mettere

una serie di giorni in cui possono essere liberi per delle call

oppure per essere delle riunioni e ci si può organizzare anche con

questi sistemi che diventano sicuramente sostitutivi rispetto alle mail.

Invece di mandarsi 700 mail, io alle 10 non posso, facciamo alle

11, no, non posso, io alle 11, facciamo mezzogiorno, a mezzogiorno un

altro impegno, ci possiamo trovare a mezzogiorno e 30, ma no, per

me viene mezzogiorno un quarto, andiamo avanti così per 800 comunicazioni finché

basta, e invece con altri strumenti può essere decisamente più veloce e

più produttivo, perché comunque come diceva giustamente Filippo, le mail e la

lettura delle mail, considerando anche un'eventuale risposta, è tempo che voi andate

a regalare perché magari possono essere interessanti, ma considerate che comunque è

tempo e nella nostra vita il tempo è una cosa limitata e

bisogna anche dare un giusto peso al tempo che viene speso anche

in questo tipo di comunicazioni.

Ma tornando al discorso appunto di creare atrito.

Nel libro, per esempio, cita alcune situazioni dove per permettere a certi

settori di un'azienda di funzionare correttamente, si sono creati appunto degli imbuti

sostanzialmente.

Cioè, se tu vuoi richiedere una cosa all'officina, devi compilare un modulo

in triplice copia.

Siccome compilare il modulo in triplice copia è faticoso, lo fai solo

se ne hai veramente bisogno.

Non so se mi spiego.

Se no, lasci che l'officina faccia quel suo mestiere, cioè produrre pezzi.

Adesso è un esempio banale.

Un altro esempio che faccio io della mia vita professionale, anche qui

effettivamente sono abbastanza talebano e inusuale come avvocato.

Però per esempio l'avvocato medio è sempre reperibile telefonicamente.

Il sempre reperibile telefonicamente, però, dal mio punto di vista è una

roba tremenda.

Nel senso che se io ricevo telefonate tutto il giorno, io tutto

il giorno non lavoro.

O meglio, sì, casomai risponda a qualche quesito del cliente, ma raramente

ho la possibilità di stare un'ora o due su un problema e

concentrarmi come è necessario per affrontare determinate problematiche che spesso e volentieri

richiedono varie ore di lavoro continuativo.

Quindi, per esempio, io sono talebano, ormai ce l'ho dal 2009 un

centralino che filtra le chiamate.

Nell'ultimo periodo ho ridotto a 2-3 ore al giorno la recensione telefonica,

devo dire, rimandando l'email per gli appuntamenti, ma anche qui sto ragionando

di trovare un sistema per evitarmi il problema, mettiamola così.

Però tendenzialmente preferisco richiamare un cliente che mi dice ho bisogno di

parlare anche in giornata, però lo chiamo al momento in cui io

riesco, e nel momento in cui poi riesco a dedicare del mio

tempo a lui e non al contrario: cioè, non mi viene rubato

il tempo a un altro cliente mentre sto facendo una cosa e

spondo al telefono, questo secondo me è un buon sistema, anche se

continuare a ripetere, con le mail diventa relativamente complicato.

L'altra cosa per cercare di migliorare questo effetto, chiamiamolo così, cioè questa

necessità di avere una risposta immediata, hai un problema che, tra virgolette,

sul momento poi spesso e volentieri i problemi sono importanti, ma se

te ne rendi conto dal punto di vista legale, tranne l'atto che

ti scade il giorno dopo, quello è urgente a prescindere.

Cioè, se il tizio viene arrestato, è ovvio che è urgente l'intervento

di un legale.

Tuttavia, nell'80-90% nessuno muore lì per lì perché non hai beccato l'avvocato.

Non so se mi spiego.

Anzi, il 90% delle volte quello che per te oggi è urgente

lo puoi fare tranquillamente domani o in un orario diverso da quello

in cui hai deciso che era il momento giusto per rompere scatola

al professionista.

Quindi, un altro modo per evitare questo è creare un loop di

affidabilità: cioè non essere disponibili al 100% sempre, ma dire ogni settimana

io ti darò una telefonata, ti manderò un'email per dirti come siamo

messi, o appena c'è una novità, la prima cosa che faccio è

comunicartela o comunicartelo nelle 24 ore.

Se tu mi fai una richiesta, io abitualmente entro tre giorni lavorativi

ti risponderò.

E ovviamente, tutte le volte che tu mi fai una richiesta, io

in quei tre giorni lavorativi ti rispondo.

Non ti abituo a ricevere una risposta immediata.

Io a volte utilizzo gli strumenti di programmazione delle mail perché casomai

rispondo in battuta diretta, perché sempre per il concetto che casomai è

una risposta che mi richiede anche poco tempo, ma se non è

un qualcosa di particolare, la differisco a un orario ulteriore, a un

momento successivo proprio per cercare di insegnare.

O addirittura non so, io scrivo un'email a mezzanotte perché sono sveglio

perché mi è venuto il trip, sto facendo qualcosa.

A parte che mi dà fastidio far vedere che a mezzanotte sto

scrivendo una mail.

Che forse ci avrei di meglio da fare, tra virgolette, ma abitualmente

è fastidioso ricevere, ma questo qua sta facendo, alle 3 di notte.

Io ho ricevuto delle email di colleghi ad oliarmi improbabili.

E sì, bene, però non c'è motivo per cui quell'email non me

la potevi mandare il giorno dopo alle nove e spesso e volentieri

questo è un buon modo: è un modo per essere affidabili nei

confronti del cliente o di chi comunque deve dialogare con te per

lavoro o per qualsiasi motivo, ma dare appunto quell'effetto asincrono, chiamiamolo così,

che è necessario.

Il concetto di fondo, è che se hai bisogno urgente o mi

telefoni o hai il modo di contattarmi velocemente, ma non mi mandi

un'email in qualunque modo e così via.

Adesso anche con gli sms e quant'altro, io ormai ho il non

disturbare che parte dalle 7 di sera e si riattiva dopo le

8 del mattino.

Quindi anche se tu riesci in qualche maniera ad avere il mio

cellulare, comunque difficilmente io ti rispondo.

Lo dico sempre agli amici o alle persone con cui collaboro utilizzando

Telegram, io sono su Telegram, ma ho tutto silenziato: cioè Telegram non

può fare niente.

Roberto lo sa, non mi puoi chiamare su Telegram giustamente, aggiungo io.

E io non ricevo le notifiche, per cui a quel punto lì

io lo dico sempre, agli amici: non scrivetemi su Telegram perché quello

non è il canale che io utilizzo per dialogare per delle urgenze,

tra virgolette, se hai bisogno di me piuttosto, chiamiami sul cellulare che

è molto meglio.

Al massimo, non ti rispondo, o ti rispondo che non riesco a

parlare, ma ti richiamo.

E secondo me dovremmo tornare a una gestione abbastanza semplice.

Chiudiamo a questo punto con le ultimissime cose.

Perché comunque ridendo e scherzando, abbiamo fatto la nostra ora e passa,

diciamo che ci sono gli strumenti, secondo me.

Aggiungo, o se no, gli strumenti possiamo parlare anche un'altra volta.

Nel senso, possiamo dire

la prossima puntata parleremo degli strumenti di chiudiamo qua.

Davo solo un accenno, poi, anche perché la prossima puntata mi piacerebbe

parlare invece, anche se non è detto che sarà esattamente la prossima,

cronologicamente.

Ma il secondo episodio sulle mail, chiamiamolo così, mi piacerebbe invece parlare

di email in senso tecnico, quindi come funziona l'email, i protocolli, IMAP

e così via.

Oggi chiuderei velocemente: poi eventualmente se ci saranno domande che potete sempre

farci: abbiamo una mail apposta per questo, che è un'email che reeggiamo

tutte e due, però, non è indirizzata a noi specificamente perché scrivi.

@a2podcast.it.

Parleri proprio velocemente.

Una delle cose che secondo me può essere molto utile sono le

Kanban.

Le Kanban cosa sono?

Sono uno strumento inventato dalla Toyota, chiamiamola così, che originariamente erano proprio

delle lavagne dove appunto delle cartelle si spostano avanti e indietro da

questa lavagna per il vario flusso di lavoro

del prodotto stesso, chiamiamolo così, perché utilizzarlo al posto delle mail o

per anche gestire le mail.

Io ricevo 10 mail, ho dei collaboratori ovviamente perché ho un grosso

studio legale, non tutte queste 10 mail le voglio rispondere io, ma

le delego, ma voglio sapere a che punto è la pratica o

la situazione.

È ovvio che spostare nella Canban vari esempi di Canban sono Trello

e tutti i suoi derivati.

Noi, per esempio, A2 Podcast su Todoist, che è il sistema

dove diciamo programmiamo lo sviluppo del podcast, chiamiamo così il programma editoriale

del podcast per fare quelli che se la tirano.

Su Todoist abbiamo proprio una Canban, cioè pian pianino abbiamo le idee,

le persone con cui vorremmo chiacchierare, poi progressivamente si passa alla fase

di preproduzione e registrazione, attualmente, appunto, la Canban di questo episodio, il

29, è in registrazione, e poi, per me stesso, diciamo, c'è la

parte di post produzione dove ovviamente c'è tutta la parte di editing

e così via.

Questo è un esempio banale.

Tuttavia Roberto, quando se guarda tuist, perché io ti conosco Roberto, ma

nel caso ha un quadro specifico e soprattutto io che devo tenere

il timone della baracca, ho un quadro specifico di a che punto

siamo, cosa c'è ancora da fare, cosa abbiamo in programma di fare.

E in questa maniera, ovviamente, se fossimo anche in di più in

un futuro avremmo un editor.

No, non è vero, probabilmente non ce l'avremo mai.

Ma nel caso avessimo un editor, ovviamente, io e Roberto potremmo sapere

quando l'editor ha finito di fare l'editing della puntata.

Se ha già caricato la puntata sulla piattaforma dove vengono pubblicate tutte

le puntate e così via.

Quindi è ovvio che questo è un ottimo sistema.

Per l'organizzazione delle riunioni e degli incontri, diciamo, ne abbiamo già parlato

in parte nella puntata 26, esistono Doodle e Simili che sono degli

strumenti per trovare l'accordo delle date, impostando un ampio ventaglio di date

e chiedendo a tutti i partecipanti qual è la data in cui

sono liberi.

Qu'è l'unanimità o la maggior parte delle persone possono partecipare, a quel

punto lì si ha la data definitiva e si può partire con

l'appuntamento e si fissa l'appuntamento.

L'altra cosa che ne abbiamo già accennato quindi la dico molto velocemente,

è ovvio che per evitare appunto di avere questo affaticamento da mail,

una cosa molto utile che devo imparare a fare meglio, devo dire

la verità, questo me lo dico sempre: è avere dei momenti specifici

e temporalmente limitati in cui si guardano le mail.

Se io ho mezz'ora alle 11 e mezza del mattino e mezz'ora

alle sette e mezza di sera per guardare le email e ho

solo quella mezz'ora, tra virgolette, possono esserci 100 email.

Una email, quello il tempo che dedicherò: cioè un'ora complessiva della giornata

alle email.

Spesso e volentieri, invece, ci troviamo con avere il programma di imposta

elettronica sempre aperto.

Casomai, perché non abbiamo voglia di fare una cosa, perché

decidiamo di mandare un'email e così via, finiamo davanti al programma di

posta elettronica e veniamo distratti dalle cose che capitano in una casella

di posta elettronica.

Ecco, aggiungo solo una cosa sotto questo punto di vista: una cosa

che ho imparato anch'io a mie spese, che poi comunque è corroborato

da altri diciamo importanti podcaster barra creator, è che le mail non

dovete leggerle nel momento in cui vi sedete davanti al computer.

Perché?

Perché queste letture di mail vi condizionano la giornata.

Quindi voi non avete il tempo di mettere insieme la giornata, capire

cosa dovete fare e risolgere i lavori più importanti che per cui

siete chiamati a fare da professionisti o da persone che lavorano come

specializzati in un certo campo, perché appunto si aprono le mail alle

7 di mattina e leggendo quelle mail lì voi avete la giornata

condizionata da queste mail e invece siete voi che dovete condizionare la

giornata in modo tale che siate il più produttivi possibili.

Quindi giustamente come diceva il nostro simpatico Filippo, poco tempo concentrato ma

non mettete questo poco tempo concentrato all'inizio della giornata o nel primo

pomeriggio per le due, che ne so quando riprendete, lasciatelo magari per

la metà della giornata, cioè per metà mezza giornata intorno alle 10,

10 e mezza, 11, quando vi vede comodo e poi verso le

4 e mezza, 5 e mezza giù di lì, in modo tale

che riusciate a dargli giusto tempo, ma che queste email, questa lettura

non vi condizioni il tempo e vi permette di mettere giù un

piano per la giornata.

E l'ultimo consiglio, diciamo, che propongo, ed effettivamente anche lì dovrei essere

più bravo.

Quindi non fate quel che dico, non fate quello che faccio, ma

dividere i contesti: cioè avere un'email di lavoro dove c'è solo il

lavoro, avere un'email con gli amici e la famiglia dove c'è solo

la roba di famiglia e gli amici, avere l'email specifica per le

newsletter dove arriva cose, diciamo, di intrattenimento o pubblicità o quant'altro.

Questo perché effettivamente avere delle caselle diciamo miste, e lo dico in

primis, a me capita spessissimo, è controproducente.

Anche perché, appunto, se si lavora, casomai si può tenere aperta solo

la casella di lavoro, ma non essere, tra virgolette, disturbati dalle media

della famiglia.

Così come per esempio le newsletter e quant'altro.

Per esempio, io mi trovo abbonato a varie cose legate al diritto,

quindi a vari newsletter di novità delle sentenze e così via, che

ti arrivano quotidianamente a inizio mattinata a metà pomeriggio, e alla fine

sono, cioè, possono essere anche cose interessanti.

Ogni tanto una spulciata ce la do perché è aggiornamento professionale in

qualche maniera.

Tuttavia, il problema è che, casomai, se tu la inizi a guardare

all'inizio del mattino ti perdi o fai dell'altro o comunque ti metti

a leggere delle cose che casomai ti fanno perdere mezz'ora, perché la

cosa casomai è interessante e ti serve,

non ti fa essere propositivo, cioè non ti permette di scegliere tu

cosa fare nel lavoro.

Sì, direi che con questo bel consiglio direi di andare a chiudere.

Vi aggiungo solo una cosa che mi veniva in mente mentre parlava

il buon Filippo, è che ricordatevi che email ha anche le caselle

smart.

Quindi insegnate a queste caselle smart a dipende di queste tre fasce,

macrofasce che ci ha detto il nostro Filippo, lavoro, Amici Famiglia, newsletter,

le prendete e le auto dirottate lì dentro e quindi avete anche

una suddivisione visiva delle varie tre categorie.

Detto questo, ricordo, facciamo un piccolo riepilogo.

Abbiamo parlato in questa puntata del problema delle mail di come Merlin

Man è la prima idea di soluzione per questo problema delle mail,

la storia delle mail, i consigli di Cal Newport e poi, infine,

che abbiamo appena finito, come usare un sistema differente di email e

alcuni trucchi utili per la vostra vita lavorativa con le mail che

sono anche uno strumento di lavoro.

Trovate come sempre le note dell'episodio con il link degli argomenti che

abbiamo trattato in questa puntata e tutti i nostri riferimenti su aduepodcast.it29

dove ci potete trovare per quanto mi riguarda nel blog Mac Architettura

oppure sul podcast settimanale Snap Architettura Imperfetta e ogni mese con un

articolo sul blog di Graphisoft Italia.

Invece Filippo lo troviamo su Avvocati e Mac, che è il suo

blog ufficiale, ha anche un podcast che è un po' meno curato,

ma comunque sempre molto bello, che è Compendium andatevelo ad ascoltare anche

lì.

E invece, per quanto riguarda noi due, ma soprattutto i nostri amati

ascoltatori, ci sentiamo tra due settimane.

Alla prossima!