Paperless: la digitalizzazione (parte 2)

Benvenuti all'episodio 12 di A2, in cui scoprire come ottenere il massimo

dalla vostra tecnologia Apple.

Io sono Filippo Strozzi e sono il vostro ospite assieme all'amico Roberto

Main.

Di cosa parliamo in questo episodio, Roberto?

Ma speriamo di concludere la questione sulla digitalizzazione.

La digitalizzazione che c'è tanto cara, ma nella scorsa puntata siamo andati

un po' lunghi e abbiamo guardato un po' come si acquisisce il

materiale in digitale, mentre questa sera o oggi o questa mattina, o

dipende da quando lo ascoltate, vedremo come organizzare i documenti così acquisiti,

come abbiamo spiegato nella puntata precedente.

Dargli una nomenclatura che il nome tecnico è anche un po' desueto

perché io non lo uso mai, ma lo usano gli avvocati quindi

vuol dire che è quasi legalese per dargli essenzialmente un nome

e niente, questi sono gli obiettivi della puntata di questa sera.

Siamo un po' cottarelli entrambi.

Abbiamo avuto un bel po' di vicissitudini entrambi nelle scorse settimane.

Difatti, non ci avete sentito, mi pare che nessuno si sia tagliato

le vene.

Quindi possiamo andare tranquillamente a fare un bel follow up.

Cosa ci dici Filippo?

Anzi, due follow up, due follow up perché non solo uno, ma

due, uno per settimana.

Prima considerazione tecnica, ci siamo resi conto che comunque per tutta una

serie di problematiche varie ed eventuali della vita, diciamo, e della gestione

delle nostre cose.

La cadenza settimanale è un po' pesante e quindi penso che andremo

a cadenza bisettimanale.

Questo permetterci anche di avere una sorta di puntata tampone, diciamo, per

cui se non riusciamo tutte le settimane a registrare nell'ultimo periodo, ne

abbiamo lisciate abbastanza, diciamo, riusciremo comunque a darvi un effetto di continuità,

anche se noi casomai abbiamo qualche problema qui e là, soprattutto visto

che si avvicina l'estate e dobbiamo ancora capire come se interrompere, se

continuare, dipende tutto molto da cosa riusciamo a fare in queste settimane,

quanti episodi riusciamo a registrare.

Le dirette continueranno.

Se siete interessati, iscrivetevi al canale YouTube dove ci saranno le nostre

dirette e potrete sentire in anteprima, chiamiamolo così gli episodi e partecipare

con noi alla realizzazione degli episodi stessi.

Altrimenti a cadenza bisettimanale.

A questo punto sto ragionando ancora se uscirà questo lunedì, cioè il

9 credo di maggio, o addirittura farà fare slittare questa puntata alla

settimana ancora dopo.

Ma comunque questa è una questione interna che valuteremo anche in base

a questo weekend si evolverà per me per l'editing di questa puntata.

La seconda cosa che invece dovevamo precisare rispetto alla puntata precedente è

che vi ho parlato di come catturare a destra manca i documenti

in iOS e mi sono scordato una delle cose fondamentali, cioè o

meglio, me ne sono accorto tardivamente quindi a dimostrazione che poi non

è così semplice se non si sa dov'è, ma nella sostanza all'interno

di file se si va a cliccare nei tre puntini è presente

anche una funzione di cattura documenti, che è la stessa poi dell'intero

sistema operativo Apple, quindi di fatto è quella che utilizzo, e anche

altre applicazioni che di fatto utilizzano la cattura dei documenti di Apple.

Per cui anche qui se andate appunto sui tre puntini, avete altre

opzioni, ovviamente oltre a quella che citerò adesso, ma si aprirà un

menu a comparsa in cui la prima voce è Scansione documenti.

Che ovviamente fa questo, cioè fa l'acquisizione dei documenti.

Io che sono precisetti, non è la prima voce, ma è la

terza, forse è la terza, però io avevo scritto così e mi

sono fidato del mio passato.

No, vabbè, ma perché lo stavo guardando?

Perché ci sono anche altre voci interessanti come ad esempio Connet al

Server, server Samba per PC Windows e così via.

Che molto meglio esatto, che è una bella possibilità che hanno esplicitato

in modo migliore in questo iOS.

Perché io ho un iPad Air, come sapete, di prima generazione del

2013, se non ricordo male.

All'epoca iOS non so neanche quale fosse, ma fatto sa che l'ultimo

che è possibile installare su iPad

su quell'iPad, la connessione a un server samba, bisogna fare quasi delle

capriole per riuscire a beccarlo.

Invece, qua ce l'avete bello che esplicitato, con una semplice secondo me,

da due anni che c'è, da quando sostanzialmente c'è stato iPad hox.

E file è stato notevolmente migliorato perché nella iOS precedente era un

po' più difficile, comunque stiamo un po' divagando come al solito, quindi

torniamo a bomba?

Ma è giusto parlare anche di altre cose.

Insomma, non è che possiamo sempre stare sul pezzo e cacchio.

Ma il problema è che non ci stiamo mai, forse è il

contrario, ma adesso corriamo, non ti preoccupare, corriamo.

Prima di tutto, vi ricordo di sostenerci, assolutamente sì, perché siamo

bravi, simpatici.

Tra l'altro volevo anche ringraziare in questa sede un ascoltatore di Snap,

Architettura Imperfetta, che sotto sollecitazione di altri suoi colleghi del campo tecnico

ha stilato una bella lista di podcast da ascoltare, ha infilato dentro

anche a due.

Quindi grazie Fabrizio per averci infilato all'interno di questa bella compilation che

hai creato.

Tra l'altro ti ringrazio, e poi magari la faccio vedere anche a

Filippo così se le guarda e mi dice un po' se di

questi

podcast, cosa ascoltava.

Intanto, oltre a sostenerci in questo modo che ci fa assolutamente piacere,

dovete ricordarvi di supportare il podcast.

Perché noi siamo tanto bravi, siamo tanto belli.

Ma insomma, se ci date anche una recensione e ci date una

bella pacca sulla spalla, ci farebbe anche molto molto piacere.

Se non sapete, però ti interrompo velocemente perché abbiamo una nuova recensione

clavoso del 22 aprile.

Ma dai, leggiamola il nuovo,

spero di leggere giusto il nome, perché Foche Wolf.

Lo conosce anche tra l'altro,

e del pulmino perché vabbè, ok.

No, però non mi ricordo il nome nome, era quelli, non spiego

chi è.

Ok, ok, leggo io allora.

Ho vissuto i miei primi anni nell'ambiente Apple come una specie di

Fight Club.

Poi, girovagando per la rete, incontri due appassionati professionisti, un avvocato e

l'altro architetto.

Che a ruota libera parlano e spiegano come perché Apple e il

suo sistema li aiutano nelle rispettive professioni.

Il loro podcast ha una leggerezza di un incontro di amici al

bar.

Nonostante ciò spiegano alcuni segreti del computer Mac e del suo sistema.

Con e poi finisce.

Non so perché Apple che funziona sempre bene, o non c'erano più

caratteri, però, il codice, scopriremo nella prossima parte, sono due cose, o

hanno finito i caratteri, o ha finito la batteria dell'iPhone di colpo,

che potrebbe anche essere,

comunque, ringraziamolo.

Come al solito,

stiamo ricevendo recensioni a profusione

.

Se dopo averci rilasciato una bella recensione, volete entrare in contatto con

noi.

Avete solo da iscriverci, alla casella di posta elettronica scrivi.

it.

Fatta queste bellissime premesse, possiamo tranquillamente scivolare verso l'organizzazione dei documenti digitali

che la cosa interessa molto anche a me, perché ognuno ha il

suo modo di organizzare documenti digitali.

Noi vi diamo una diciamo una falsa riga che potete seguire nella

vostra digitalizzazione, ma siete anche liberissimi di comunicarci cosa vi viene in

mente o altri metodi alternativi, come per esempio, ne so, mettere gli

asterischi davanti al titolo del file, e in base al numero di

asterischi, capite che importanza ha nel vostro database.

Invento

random,

lasciamo parlare Filippo in questo momento che è sicuramente più serio di

me, e soprattutto è anche più bravo.

Quindi, vai, Filippo, e spacca le ossa!

Tutti, allora, piccola premessa: questa puntata l'ho preparata almeno 3-4 settimane fa.

Quindi spero di

troppo molto con la scaletta.

Esatto, siamo molto preparati in questo momento.

Vabbè, un periodo un po' così, va di vecchiaia, la vecchiaia, avanza!

Glormente galoppa!

La gioventù incipiente,

comunque, di fatto ci sono due filosofie di vita e modi di

archiviare di organizzare i documenti, quella degli old, secondo me, che però

è quella che uso anch'io.

Quindi lo dichiaro, è ovviamente la soluzione basica, ovvero struttura cartella organizzata

per cui utilizzare il file system in estrema sintesi con una struttura

cartella, ufficio, casa e poi all'interno, per esempio di ufficio, posizione A,

posizione B, posizione C e così via.

E all'interno di ogni singola posizione potete mettere tutto quello che volete.

Io vabbè, che sono abbastanza maniaco, ho di fatto virtualizzato i miei

fascicoli e quindi ho atti di parte, atti di controparte, la corrispondenza,

i documenti del cliente, le fatture, le proforme, i preventivi e tutto

il resto.

Tutto bene organizzato,

ed effettivamente è un cartella tipo

un'automazione ovviamente che mi genera sostanzialmente all'interno della cartella una cartella tipo.

Beh, sai che io poi le bestie usano copia e incolla dentro

la cartella.

Infatti, vedi che io sono praticamente il manovale del Mac.

Insomma, io faccio il mio lavoro.

Peraltro, giusto solo per segnalarlo, l'automazione l'ho resa disponibile sul avvocativo.

Ma è troppo complessa per me, di ragionare troppo,

no, è una roba semplicissima:

in realtà è facilissima da utilizzare, andatevela a vedere, sono solo io

che sono molto pigro più che altro perché una struttura, ho provato

grazie a questo simpatico articolo che ha messo Filippo, ho cercato di

dare un'organizzata anche alle cartelle.

Perché fino a Filippo l'organizzazione delle mie commesse era un po' come

dire, sportiva, definiamola così, in base alle esigenze.

E poi ho notato che in effetti c'era una serie di ricorrenze

tra dopo che ho fatto una centinaia di pratiche, mi sono reso

conto che in effetti c'era una serie di ricorrenza, sarebbe stato anche

il caso di creare una cartella con queste ricorrenze.

Spezzo una lancia a tua favore, spiego e cerco, ma a volte

razzo male.

E infatti me ne pento anche tendo a precisare.

Tant'è vero che è da almeno 5-6 mesi che sono lì che

dico: vabbè, ma adesso devo mettere a posto perché per tutta una

serie di motivi ho un vecchio file system che era legato al

server che usavamo, alla gestione che usavamo, che per pigrizia, appunto.

Al fine ho mantenuto, complicandomi semplicemente la vita e tutta una serie,

non so, di modelli e altre cose che sarebbero comodo organizzare in

maniera sensata, ma che è sempre lì bisogna farlo, devo trovare il

tempo per farlo e non viene mai fatto, ovviamente.

Perché poi questa è la vita, è la vita vera, così e

devo dire la verità.

Per esempio, ho ancora delle posizioni un po' vecchie che utilizzavano il

metodo a casaccio, chiamiamolo così, e adesso che torno indietro, ogni tanto

mi capita di tornare indietro, ti rendi conto quanto l'uniformità poi diventa

comoda.

Perché sai esattamente a colpo secco, sai che se vuoi cercare il

preventivo, è lì e se sai che non c'è il preventivo, vuol

dire che non l'hai fatto caso mai, e che hai fatto un

errore e diventa anche comodo oggettivamente.

La gestione del tutto, devi recuperare una fattura, non la vai a

cercare mille cartelle, ma vai nella posizione la fattura di quella pratica.

Sono stupidate, ma ovviamente ti velocizzano notevolmente il modo di lavorare e

la gestione.

Anche qui abbiamo parlato dell'attività professionale perché ovviamente è quella che è

la nostra quotidianità.

Però anche la gestione progressivamente, anch'io, per esempio, mi sono messo a

gestire le cose di casa un po' come una vera posizione, ma

per tanti motivi: la vacanza al mare, tutta la roba, la prenotazione

e così via, piuttosto che mille altre cose.

La gestione del pagamento delle tasse, dell'Imu, le assicurazioni varie ed eventuali,

avere tutto a comodo, a portata di mano e ben organizzato, ovviamente

ti permettono sul lungo periodo poi di risparmiare molto tempo e sicuramente

è necessario in un flusso di lavoro digitale perché trovare rapidamente i

documenti, è lo scopo principe di fare tutta la parte di acquisizione

sostanzialmente.

Ma non solo, perché per esempio potrebbero anche essere quasi una scaletta

delle cose che devi fare all'interno di una pratica.

Per esempio, a me può capitare che tutte le pratiche partano da

un accesso agli atti, allora quello potrebbe essere la cartella 1.

Poi due devi fare il giro sul piano regolatore, farti una serie

di altri controlli, che potrebbe essere in effetti anche una falsa riga

di quello che potrebbe essere un

workflow, quasi metterlo per cartelle, un workflow a cartelle, ma questo qui

abbiamo detto che è la versione per i vecchietti come me e

come te.

Invece i covani cosa fanno?

I giovani e non so se ne dobbiamo parlare a questo punto

perché siamo due anziani.

Tuttavia, usano i tag.

O meglio, c'è diciamo questa opzione che è interessante.

Io devo dire la verità, appunto, non essendo giovane, faccio fatica a

utilizzarla, ma ha un suo senso logico.

Diciamo, in tag che sono qualcosa di totalmente diametralmente opposto dalla struttura

cartella, perché per un semplice motivo.

Perché i tag permettono diciamo di appunto aggiungere un commento, una voce,

chiamiamolo così, a singoli file.

Questo ha il vantaggio grosso che io posso aggiungere un tag o

tag differenti allo stesso file.

Quindi se per esempio il file appartiene a una posizione A e

alla posizione B non dovrò andare a duplicare quel documento per ogni

singola posizione, ma con il tag, questi andando a ricercare con i

tag, ovviamente li troverò questo documento sia in una posizione che nell'altra.

Ovviamente il documento va salvato da qualche parte, però diciamo che l'approccio

tag vi permette anche di utilizzare un'organizzazione molto più blanda o molto

più semplice, piuttosto che una struttura molto gerarchica dall'alto verso il basso

diciamo dei file.

Quindi questo sicuramente è un approccio interessante.

Su macOS ormai è da Maverick credo che sia implementato su iOS

e iPadOS è implementato, devo dire la verità: non utilizzandolo, ammetto che

non ne sono molto, non ci sono molto addentro.

So che comunque la situazione non è così comoda da gestire perché

ascoltando i vari podcast.

Sì, no, intanto ti mentre pensi, stavo facendo una prova sull'iPhone per

mettere un tag su un file, basta andare su file appunto.

Aprisi il file che si interessa, tenere simpaticamente premuto il ditone sull'icona,

e a questo punto compare la voce alla 2 4.

Alla settima voce c'è la voce tag.

A questo punto ti permette di mettere il colore oppure altre vari

tipi di forme di tag.

Il problema è come faccio a creare un tag nel senso: su

iOS, devi trascinarlo nella barra dei tag, da quello che ne so

io.

Però è scomodissimo.

Da quel che ne so io, tutti si lamentano, tutti diciamo, quelli

che lavorano prevalentemente o comunque utilizza i tag che su iOS o

iPadOS, la cosa non è proprio comodo.

No, non sembra infatti so che ci devono essere delle shortcut, credo,

però devo dire la verità: non utilizzandolo, anch'io non ci sto molto

dietro.

Quindi se qualcuno lo utilizza, un feedback è più che apprezzato perché

assolutamente sì.

Ecco, ecco l'altro limite dei tag è che ovviamente sono legati.

Cioè, tranne il mondo Apple, che più o meno, come abbiamo visto,

con i limiti di iPadOS e iOS, comunque funziona tutto uniformemente.

Se avete Windows, per esempio, e un Mac e avete i dati

sincronizzati.

I tag di macOS non credo che si trasferiscano sull'altro dispositivo.

Quindi, comunque è una soluzione funzionale, cioè non è aperta, chiamiamola così,

ma è funzionale prevalentemente a chi lavora nel mondo Apple in maniera

esclusiva.

Stavo guardando la lista dei tag, forse si in qualche modo si

diramano tra i Mac e iOS.

Perché io su iOS non ho mai messo un tag, però mi

trovo tutte le link

su Mac esatto, il sistema ovviamente funziona ed è trasparente.

Il problema è da quel che ne so io.

Mettere i tag su iOS, iPadOS, è infernale.

Tra virgolette, mentre su Mac

riescono a fare tutta una serie di cose.

Per esempio, vabbè, ci sono sempre miti con Ezel che ti permette,

tra le varie cose, di impostare i tag in base al contenuto

dei documenti, al nome del documento e così via.

Quindi il discorso è digitalizzare vuol dire acquisire documenti.

Poi i documenti vanno inseriti o in una cartella o taggati, ed

è ovvio che tutto questo sistema deve essere il più fluido possibile,

perché è ovvio che se io devo acquisire 10 documenti e per

10 documenti mettere il tag a 10 documenti a manina tutte le

volte o spostare un file da una parte all'altra, in caso mai

in sottocartelle molto profonde nel file system, è ovvio che il divertimento,

diciamo, si perde.

Quindi poi una parte fondamentale, ovviamente, della digitalizzazione è l'automazione della digitalizzazione,

ma questo è un altro discorso, ancora,

a questo punto come nominare i documenti o usare la nomenclatura che

non mi sembrava così tremenda come cosa, allora, abitualmente il consiglio che

do io, che ho preso poi da altri, perché non è che

ho inventato la ruota, è

anporre al nome del file anno trattino mese, trattino giorno, ovviamente quindi

2021, oggi è il

7 maggio quindi 0507.

Abitualmente la data è utile in ambito legale perché è evidente che

comunque un documento si colloca anche spazio temporalmente e quindi è comodo

avere una cronistoria organizzata dei documenti che dobbiamo esaminare.

E a colpo d'occhio, tra l'altro, diventa comodo per esempio per un

legale come sottoscritto, dire l'atto fatto nel giorno tali dei tali e

non dover neanche aprire l'atto perché ovviamente c'è già sopra il nome.

La vera comodità di questa strutturazione è quella che, senza mettere i

file in ordine di data, anendo appunto anno, mese e giorno i

file automaticamente, tra virgolette, vengono messi in ordine di data e quindi

verranno messi per esempio prima gli atti del 2020, poi 2021 e

quando ci sarà il 2022 e così per giorno, cioè così per

mese e giorno.

Quindi diventa molto comodo per questo motivo.

Devo dire la verità: apro una parentesi per i talebani come il

sottoscritto del terminale, non è affatto comodo invece se utilizzate molto il

terminale, perché effettivamente ha più senso un approccio diverso con dei nomi

del file più brevi e più semplici.

Perché abitualmente

digitare un nome lungo dei file è ovviamente una roba abbastanza infernale.

Poi con l'autocompletamento e altri piccoli trucchetti si fa.

Però, anche per esempio, nominare un documento in terminale con tutto questo

sistema, non è comodissimo.

Anche su macOS, non è comodissimo normalmente, ma come al solito esistono

tutta una serie di automazioni per velocizzare tutte queste operazioni che altrimenti

appunto sono tediose.

Diciamo che se dovete nominare un documento ogni giorno non è un

problema.

Se già avete 10-15 documenti al giorno da rinominare con questo sistema,

inizia a diventare faticoso, mettiamola così.

Quindi dipende molto anche da quanti documenti digitalizzate in una giornata, in

uno studio legale, ovviamente capita di avere tanta roba e quindi l'automazione

diventa fondamentale se non essenziale poi per gestire il tutto.

Quindi, io, abitualmente, quando

racconto queste cose suggerisco a tutti di utilizzare al più possibile le

automazioni.

Nel caso specifico, io abitualmente uso Tex Expander che mi permette di

espandere la data di oggi, ieri, domani e così via.

E quindi automaticamente inserire questi dati senza dover mettermi lì a fare

le operazioni.

Cos'altro dobbiamo dire che c'è una terza via, c'è una terza via,

ma aspetta perché volevo dire anche un'altra roba, anzi, due altre cose,

ovviamente, oltre al nome, alla data del documento, e abitualmente la data

del documento deve essere la data, cioè non so se io ti

ho spedito una mail.

La data dell'email.

Se io ti ho spedito una lettera, anche se ormai è qualcosa

di solo gli legali

hanno presente, però la data all'interno della lettera che c'è scritta proprio

perché diventa più comodo e più facile recuperare il documento in questa

maniera: non so, il contratto di assicurazione è la data in cui

avete sottoscritto l'assicurazione, così avete già rapidamente, ovviamente, un riferimento temporale.

Una domanda per te, perché ovviamente vengono le domande mentre parliamo, fammela

pure.

Le mail meglio in formato PDF, archiviarlo in formato EML, allora, io

sono ProML, ma per deformazione professionale, nel senso che noi le depositiamo

in quel formato lì e quindi a me diventa più comodo farlo.

Ciò detto, se non avete necessità, diciamo, giuridiche di conservare l'email, mettiamola

così, la stampa PDF è molto più comodo e molto più semplice.

Considerate che la stampa PDF di un'email ha il valore legale di

una stampa qualunque, niente.

Altra domanda.

E gli allegati?

Gli allegati io solitamente li estrapolo e li inserisco invece dove devono

stare.

Cioè, se sono degli allegati del cliente, li mettono nella documentazione del

cliente.

No, esatto.

Cioè se le email all'interno degli allegati: dovrà essere stampata allora, o

li estrappolate dal file ML, tra virgolette, o ovviamente il file ML

vi salva anche i documenti alle

interno.

Lo svantaggio grosso è che poi un file ML dovete aprirlo esclusivamente

o meglio, dire la verità, si può aprire con qualsiasi text editor,

ma non è comodo.

Se no, dovete aprirlo con un programma di posta elettronica che ha

lo svantaggio di aprire un programma di posta elettronica, quindi, caso mai

vi complica il flusso di lavoro in varie maniere.

Sì, non più che altro perché

faccio così: per esempio, archivio in formato ML e se ho bisogno

di vedere qualcosa, essenzialmente faccio una bella barra spaziatrice e leggo il

testo.

Tuttavia, anche lì non sempre tutto viene visualizzato correttamente, è un po'

un dramma.

Comunque, curiosamente, io di fatto faccio così: addirittura già a questo punto,

visto che siamo andati

nella strada, una delle cose carine di un programma di Devon Think,

sia la versione 3 che quella che per me, sostanzialmente, che quella

per iOS, è il fatto che vi permette di vedere i file

ML.

Quindi, se salvate all'interno di Devon Think, che è la terza via,

potenzialmente come cosa, se non mi ricordo male, un programma professionale per

la gestione dei dati dei documenti digitali, e quindi cade a fagiolo,

tra virgolette, il vantaggio grosso è che non dovete, per esempio, un

file ML lo potete vedere e visualizzare direttamente dentro Devonsen, addirittura con

tutti i suoi allegati, quindi è molto comodo, senza entrare nel programma

di posta elettronica, che ha lo svantaggio, per esempio, di farvi vedere

casomai anche la posta elettronica, e quindi casomai vi fa perdere il

filo di quello che volevate fare.

È per quel motivo lì che io tendenzialmente dico di stare attenti

con i file ML, perché aprono automaticamente anche il client di posta,

mentre il PDF.

Ha il vantaggio di darvi sostanzialmente una stampa delle email.

Lo svantaggio è che poi, per esempio, se solo volete rispondere a

quella email, dovete andare nel programma di posta a cercare quella mail

e andare a fare i rispondi.

Quindi, comunque anche lì dei limiti logistici ci sono.

Dipende molto come utilizzate questi strumenti sostanzialmente.

Prima o poi faremo la famosa puntata sulle email, ma è un

altro argomento, va bene?

Venendo appunto alla terza via, cioè l'utilizzo di programmi professionali per l'archiviazione

e la gestione dei database di documenti, diciamo che appunto uno dei

più famosi in ambito Apple è DevonSync perché prevalentemente lavora è solo

Apple.

Il vantaggio grosso è che diciamo DevonTync, per esempio, permette di archiviare

la documentazione, di fare delle ricerche avanzate su questi documenti.

La cosa carina, per esempio, è che mantiene comunque i documenti in

un formato non proprietario, chiamiamolo così.

Quindi, oltre al database, diciamo, che vi serve per indicizzare e cercare

i documenti, i file sono fisicamente trascinabili fuori da Devoncing e non

dovete fare nient'altro.

Il contro, ovviamente, di tutti questi sistemi adesso.

Devoncing è ben pensato, e infatti, è una delle applicazioni che io

utilizzo abitualmente.

Ce ne sono altri meno ben pensati, l'

esempio potrebbe essere VerNot che per acquisire documenti è molto comodo, ma quando

si vuole cercare di estrapolare questi documenti in maniera massiva massiccia è

difficile da fare.

Questi software, però, ovviamente sono professionali abitualmente perché vengono pagati, quindi hanno

un costo e vi permettono una strutturazione diversa di questi documenti.

Solitamente una strutturazione di vario genere che vi permette anche di gestirli

meglio.

Lo svantaggio è che hanno un costo e sono proprietari, quindi a

volte non è così semplice passare da un sistema all'altro o tirare

fuori una grossa mole di dati da questi database.

Quindi, di fatto un effetto lock-into.

L'altra cosa, ovviamente, tutti questi software solitamente hanno anche le funzioni di

riconoscimento del testo.

Quindi

diventa comodo perché appunto, casomai, voi salvate un documento in Devon Thing

piuttosto che Evernote piuttosto che altri sistemi, all'interno di questi ci sono

strumenti avanzati di riconoscimento del testo e quindi, per esempio, voi avete

un'immagine salvata all'interno di una di queste cose.

Potete ricercare anche il testo all'interno dell'immagine perché, per esempio, Evernote fa

l'OCR di tutto.

Praticamente.

È infatti, uno dei motivi per cui è anche apprezzato, è perché

a prescindere dai contenuti che voi buttate dentro, diciamo, Evernot riesce a

indicizzare in maniera molto avanzata.

Proprio avendo queste caratteristiche.

C'è un ottimo software che io non uso, ovviamente, perché

non è questo il punto della situazione, ma piuttosto è cercare di

pensare a come fare a creare le cartelle.

Ad esempio, sul Mac, che è una cosa abbastanza semplice.

Ci sono anche le scorciatoie.

Se non ricordo male, dovrebbe essere il CTRL-SHIFT N.

Se vado a memoria così

però a questo punto dovete un attimo pensare anche a come gestire

la vostra struttura di cartelle.

Il consiglio è quello di non esagerare con le sottocartelle, cioè fare

l'albero genealogico della vostra famiglia fino alla ventiduesima generazione per riuscire soltanto

a incanalare un file di un'immagine, ad esempio, ma cercate di raggruppare

il più possibile e di non fare una cosa troppo complicata.

Diciamo che un limite sensato, sono 5-6 livelli, giusto per farci capire.

Andando invece per i Ciofani, con i tag la situazione è decisamente

ben diversa, come abbiamo cercato di spiegarvi.

Essenzialmente io non lo utilizzo molto, potete associare molti tag a un

semplice file, sicché quando andate a fare una ricerca sul Mac con

Spotlight, riuscite a trovare probabilmente

molti file che riguardano un determinato tag.

Vi lascio: mi piacerebbe lasciare note dell'episodio un

file con un sacco di tag e vedere come

vi trovate, ma non è questo il caso.

Considerate che questi tag, per esempio, sono utili anzi, sono derivati, secondo

me, dalla struttura di internet essenzialmente, dove per esempio un podcast come

il nostro utilizza i tag per dire ad esempio che tipi di

argomenti è cui è associato, oppure ad esempio come Instagram, che poi

mette una serie di tag per appunto indicare gli argomenti.

Essenzialmente possiamo in effetti dire che i tag sono una chiara derivazione

di questo utilizzo dei social, soprattutto di quelli che riguardano le immagini

e compagnia cantante.

Se invece andiamo a fare un giro su iPhone e iPad, qual

è la situazione che è

più complessa?

No, giustamente perché, come sappiamo benissimo, qua abbiamo due aree del lavoro

che uno è più tende verso il Mac e uno verso l'iPad.

Quindi, da parte mia, che ovviamente io pendo più sul Mac, ho

detto è chiaro che era più complesso sull'iPad, ma non è detta

l'ultima parola, perché sappiate che manca più poco ormai.

Per noi adesso che registriamo manca un mesetto.

Tuttavia, fra un po' arriveranno un po'.

Penso un po' di novità per quanto riguarda l'iPad, io ne sono

assolutamente sicuro.

Quindi queste mie parole potranno essere ribaltate da qui a un mese,

potrebbe avere la data di scadenza di 30 giorni.

Vi dico solo questo.

Comunque, il peccato originale di questi dispositivi, chiamiamolo così, è che l'archetipo

di funzionamento non è il documento, ma bensì l'app.

Perché, perché come sapete, essenzialmente si lavora a tutto schermo con una

singola app fino a poco tempo fa, adesso ci si può lavorare

anche con due app affiancate.

Ma essenzialmente l'idea è questa: tu utilizzi l'app per fare qualcosa e

il file è relativo.

Quando noi eravamo giovani, i file erano all'interno di una simpatica sandbox

all'interno dell'applicazione e non c'era

non c'era un sistema come file che insomma te li fa bene

o male navigare.

Tu se volevi fare facevi un'immagine e rimaneva all'interno dell'applicazione foto.

Poi, se per caso volevi applicarci un filtrovi salvarla, auguri a tutti

quanti perché era veramente un mezzo macello.

La copiavi una nuova applicazione che faceva quella e poi se la

volevi dovevi salvarla nel ruletto era quasi ridicolo.

E ovviamente avevi il

tre foto numerate, ma adesso le cose sono molto migliorate con file

per fortuna, e soprattutto c'è anche una specie di multitask all'interno di

iPadOS che è di sicuro d'aiuto in questi casi.

Comunque, in ogni caso, ogni app aveva un suo contenitore, giusto per

fare un attimino di storia, in cui praticamente venivano salvati all'interno di

questo contenitore tutti i documenti e questi documenti erano solo per quell'applicazione

singola e quindi diventa chiaramente molto difficile.

File ci ha aiutato tutti quanti perché, anche, tra l'altro, è un

document provider di terze parti, questa limitazione, la limitazione di cui vi

parlavamo prima è notevolmente diminuita.

Ma salvare i documenti non è ancora comodissimo, perché

non è comodissimo.

Penso per noi che siamo vecchi: perché per i cifani che utilizzano

l'iPad molto più di noi o l'iPhone molto più di noi, penso

che abbiano un concetto di penso proprio davvero che iniziino a maturare

un concetto diverso di salvataggio dei file che è diverso dalla nostra

epoca.

Molto probabilmente loro hanno anche un altro modo di pensare che è

distante da noi perché noi siamo abituati ancora a un sistema vecchio

che deriva dalla fisicità delle cose, cartelle e documenti.

Loro molto probabilmente lavorano già su app e ragionano in un modo

diverso.

Non è che ci sia un modo migliore o peggiore, ognuno lavora

col suo col suo modo.

Però io penso che da qui a dieci anni ho paura che

la struttura cartelle che conosciamo noi incomincerà a risentire veramente la pesantezza

del tempo che è passato, e magari si passerà a qualcosa che

è molto più vicino alla gestione che ha

attualmente o che avrà in futuro iPadOS.

Questa è una mia previsione, anche questa con la scadenza di 30

giorni, ma questa è molto più lunga.

Quindi staremo a vedere.

Io penso che l'informatica sarà continuamente in evoluzione.

Probabilmente il paradigma delle cartelle a breve inizierà a terminare.

Vediamo e staremo a vedere.

Comunque, di file che questo simpatico document provider, ne abbiamo già puntata

ne abbiamo già parlato: una puntata 4 e 5, dedicata rispettivamente ad

iOS ed iPadOS.

Quindi non mi sembra il caso di ritornarci, e anzi, possiamo andare

via più o meno scivolosamente bene per parlare del lavoro in digitale,

che è il vero focus della puntata.

A questo punto, io lascio di nuovo la parola al mio co-host

che ci racconterà cosa dobbiamo fare, ma soprattutto, come li tiriamo fuori

quando ci servono.

Ovviamente abbiamo fatto tutta l'attività di da una parte archiviare, salvare i

documenti in digitale, archiviarli, a questo punto dobbiamo anche tirarli fuori quando

sono necessari.

Diciamo che sia su macOS che su iOS e iPadOS, ci sono

funzioni di ricerca abbastanza evolute.

Quello, tuttavia, che fa la differenza è che nei nostri sistemi e

i nostri documenti sia stato fatto il cosiddetto Optical Character

Recognition, mi sono impapinato notevolmente, cioè OCR, ovvero riconoscimento ottico del testo.

In pratica, per i documenti che non nascono nativamente digitali, quindi che

non sono già del testo digitale, è possibile applicare con appositi software,

appunto, un livello nascosto al cui interno viene inserito invece il testo

contenuto nell'immagine del documento sostanzialmente e generato appunto da questi software.

Il riconoscimento del testo non era molto preciso, ma ormai è un'operazione

relativamente semplice, ormai abituale su macOS, su iOS e su iPadOS.

Ormai esistono vari strumenti e progetti gratuiti, tra cui anche quello stesso

di Apple.

Anche se bisogna lavorarci sopra un attimo perché non è così semplice,

ma diciamo che gli strumenti di Apple ci sono, basta solo implementarli

nelle varie applicazioni o utilizzare tutta una serie di piccoli accorgimenti, ma

che sono un po' di livello superiore quindi non entrerò troppo nel

dettaglio.

Una volta che nei nostri PDF, ovviamente, i nostri documenti, c'è del

testo da cercare, il finder così come file può eseguire delle ricerche

più o meno avanzate e quindi rendere facile trovare un documento che,

tra virgolette, abbiamo perso.

L'altro metodo, ovviamente, cercare documenti in base alla struttura cartelle costruita e

appunto dei secondi nomi che abbiamo dato al documento.

Ed effettivamente, secondo me, dobbiamo tenere a mente tutte e due le

strade: cioè con il finder, per esempio, è possibile fare tutta una

serie di ricerche anche relativamente mirate su determinate parole o determinate tipologie,

per esempio, di file da cercare.

Ma avere già un file nominato in modo corretto e quindi facile

da comprendere qual è il contenuto del documento, ovviamente questo agevola la

ricerca e velocizza ovviamente qualsiasi attività, prescindere dall'OCR- e così via.

Direi di non andare oltre anche perché stiamo già sforando i nostri

tempi lunghi.

Ma mi vedeva un attimo Filippo ero un attimo assorto, perché stavo

leggendo sulla chat della live che Daniele Borghi ci racconta che tempo

fa usavo un'app su SX per organizzare i documenti su Mac con

i tag.

Si chiama LIP, credo che sia dell'Aeronic Software.

E penso proprio che la casa produttrice sia proprio quella.

Io stavo facendo una veloce ricerca

su internet di quello che si tratta.

In effetti si chiama Lip For ed è per macOS, però vedo

che pare che sia supportata fino alla 10.12, quindi penso che sia

un po' vecchia e forse anche tralasciata.

Tuttavia, la cosa interessante è che se ho letto bene perché ho

letto un po' alla velocità della luce, questo ti convertiva tutti i

tuoi file utilizzando dei tag quindi avevi i file

organizzati per tag e conseguentemente era un altro modo di lavorare con

i file.

Sarebbe stato interessante provarlo, volevo più che altro vedere adesso se per

caso.

Secondo me è stato cannibalizzato da quando poi, su Maverick, che secondo

me è più o meno quel sistema operativo, adesso non mi ricordo

più, ma secondo me siamo al 10.15 o 11 e il 12

era lì da Maverick, secondo me.

Stavo cercando di capire se per caso era approdata al Mac App

Store, perché era segnato che sarebbe arrivato, ma mi sa che non

è arrivato ed è

non c'è più.

Essenzialmente, è un'applicazione che è morta.

Tutti era interessante come approccio, indubbiamente.

Grazie Daniele per avercelo fatto conoscere.

Questo software che non conoscevo, approccio interessante.

Peccato si è perso nell'etere, chiamiamo così: a questo punto, più o

meno, abbiamo visto come cercare i documenti.

Adesso non siamo entrati proprio nello specifico, esistono tutta una serie anche

di software per fare ricerche avanzate, ovviamente all'interno delle cartelle di indicizzazione.

Però devo dire la verità: Spotlight su macOS

, ma perché non ci sono abituato, devo dire la verità a fare

la ricerca con gli strumenti di file,

ha la possibilità di fare delle ricerche abbastanza avanzate e forse ne

abbiamo anche accennato nelle prime puntate di A2 quindi non ci ripetiamo.

A questo punto, l'altra parte fondamentale, soprattutto in quest'ultimo periodo dove siamo

iper connessi, è come condividere questi documenti che abbiamo digitalizzato e cosa

farne.

Ovviamente ci sono due modalità: una fisica che è evidente,

con modi virtuali.

Il modo fisico è la soluzione più semplice ed è anche attualmente

molto utilizzata pur troppo dal mio punto di vista.

Sono le cosiddette chiavette USB o un hard disk esterno.

È anche quella che è più sconsigliata.

Perché le chiavette USB o qualsiasi disco esterno sono facili da perdere

o

da rubare o si rompono, esatto.

Inoltre, tristemente, sono le fonti migliori di attacchi virali per i vostri

computer.

Per cui non so se

non mi ricordo più dove l'ho letto, ma uno dei modi più

semplici per attaccare un'azienda è quella di lanciare e lasciare vicino ai

parcheggi delle auto e così via.

Le chiavette USB con virus.

Perché la maggior parte dei dipendenti cosa fa?

Le prende e la prima cosa che fa è la mettere in.

Chissà cosa c'è lì dentro?

È un po' come un vaso di Pandora.

E quindi

tendenzialmente è la strada da evitare, o quantomeno, state attenti: siano solo

le vostre chiavette, comunque andrebbero cifrate, insomma, tutta una serie di cose

che abitualmente, se si iniziano a fare,

rendono il tutto poco piacevole.

L'alternativa, ovviamente, è quella: c'è anche airdrop di cui abbiamo parlato varie

volte.

C'è stato anche un problema recente di airdrop.

Quindi vale segnalarlo, c'è stato un buco di airdrop che ha dei

problemi.

E non so se è stato ancora risolto.

So che sono stati fatti sicuramente gli aggiornamenti di sicurezza recenti, ma

non mi ricordo se era per quello o per altre vulnerabilità gravi.

Comunque, un'alternativa è quella è sicuramente molto comoda.

Se sapete come utilizzarlo, avete strumenti Apple, l'altro è ovviamente il cloud.

Se avete salvato i vostri documenti in un cloud, sia Dropbox, iCloud,

Google Drive, OneDrive.

Io mi infilo subito qua perché parlando di cloud, occhio a quello

che fate.

Recentemente un mio cliente con il suo impeto di condividere le cose,

ha cominciato a buttare su una serie di dati sulla mia Dropbox

e da 2 giga sono arrivato a 3 giga e conseguentemente Dropbox

mi ha detto sai che c'è?

Adesso questo è il piano pagamento se vuoi arrivare ai tuoi dati.

Quindi occhio va bene condividere, ma fatelo con un po' di testa.

Sì, sì, vabbè, poi è ovvio che se tu non pagi il

tuo cliente invece lì che paga a Gigabyte come se non ci

fosse un domani.

Tuttavia, tendenzialmente Dropbox non ti permette di bloccare il caricaggio di alcune

cartelle, però tu proprio non le vedevi.

No, il problema è che se fosse stato condiviso il link alla

cartella non avrei avuto problemi.

Invece mi è stato condiviso la cartella perché con gli infami di

Dropbox.

Se tu condividi una cartella vuol dire che occupi proprio spazio, anche

se in realtà è occupato una volta sola, capito.

Comunque con tutti questi sistemi è possibile condividere con soggetti terzi in

maniera relativamente semplice, probabilmente l'avete fatto varie volte quindi non stiamo qui

a dilungarci.

È possibile, ovviamente, come abbiamo detto, di condividere singoli documenti o intere

cartelle, ma in questo caso, appunto, state attenti a quante cartelle.

Mandare il link alla cartella condivisa che è ancora meglio, ma vedi

lì è quello step ulteriormente complesso

che

.

Io ti condivido la cartella e chi si è visto si è

visto.

Lo spazio è tuo, poi arrangiati.

Segnalo solo perché è una cosa a cui sto guardando da un

po' di tempo questa parte, e di fatto è il nostro sistema.

Utilizzo questo podcast si regge su un server next cloud.

Esiste appunto un cloud personale, una soluzione sostanzialmente open source.

Che rispetto ai grandi giganti, diciamo di internet con soluzioni del genere,

potete condividere i vostri documenti dai vostri server e quindi questo rende

più semplice e più sicura la vicenda, e di fatto, da quello

che ho visto io, il grosso del sistema funziona in maniera molto

lineare, molto semplice e vi permette appunto di gestire in maniera molto

fluida tante soluzioni.

Appunto, noi lavoriamo su un piccolo server Next Cloud, che come messo

in piedi io, quindi non è che è un'operazione eccessivamente complicata, anche

se comunque richiede un minimo.

Beh, insomma, di fatti l'hai fatto tu, non l'ho fatto io, allora,

di backup ne abbiamo parlati, e se non lo sapete cosa abbiamo

fatto, vi beccate delle frostate perché andate dritti dritti nella puntata 8

a fare un bel ripasso del perché il backup è l'unica cosa

che vi salva in questa vita digitale.

Piccola nota per chi usa iPhone o iPad per fare i backup

, solo iPad e iPhone, perché se hai anche il

fare backup dei dati ci sono solo due strade,

mi risulta difficile utilizzare solo l'iPhone o l'iPad senza un Mac, però,

questo è un mio punto di vista perché in effetti è l'esperienza

castrata.

Vedo mia moglie che delle volte fa veramente fatica

a far parlare in Windows e il suo iPhone.

Comunque, questo è il mio punto di vista personale.

In ogni caso, cosa gli rimane da fare a mia moglie e

a tutti quegli utenti che hanno un dispositivo Apple Mobile e hanno

un PC Windows.

Fare una copia su disco esterno collegato ad iPhone iPad.

Se hanno, diciamo la

nuova porta, perché

lighting funziona perfettamente.

Deve avere l'adattatore USB.

Esatto, esatto, è quello che stavo dicendo.

Vabbè, ragazzo mio, chi non ce l'ha, chi non ce l'ha

di adattatori così, quello è uno di quegli oggetti che effettivamente, se

usi solo un iPad o solo un iPhone, io consiglierei di acquistare,

esattamente.

Tuttavia fare solo la manina, che è già un bel divertimento, fare

il backup così.

Non è proprio il massimo della semplicità, anche lì.

Se hai tutto in una cartella, trascini la cartella da destra a

sinistra.

Devi essere bene organizzato.

È una delle limitazioni di iOS iPad che aiutano a essere organizzati.

Vero, anche quello, oppure vi fate il segno della croce e vi

agganciate o sperate nel cloud.

Perché dico sperate perché ve lo ricordo: il computer di qualcun altro.

Se voi non avete linea internet o avete qualche oppure il computer

di qualcun altro ha qualche problema, questo qualche problema diventa anche vostro.

E quindi, insomma,

contarci va bene, ma non contatteci troppo.

Tuttavia, a questo punto abbiamo parlato di fare un sacco di cose

con il digitale, qualcosa di carta ci sarà rimasto, sicuramente, per esempio,

cosa potrebbero esserci rimasti: atti di acquisto degli immobili, assicurazioni, certificati di

matrimonio, prescrizione del diritto, potere di accertamento dell'agenzia delle entrate.

Questo me l'ha messo il nostro mitico avvocato, vuol dire semplicemente che

dovete tenere i documenti per un certo anno

di anni,

sono 5 o 10 in base alla

7.

Dipende comunque.

Da 5 a 10, mettiamola così: se non entriamo in una cosa,

anche perché anch'io sul leggo.

Anzi, diciamo una cosa: se avete bisogno di consulenza, chiamate il nostro

avvocato.

No, perché questo è il tributario, quindi è più complicato.

Mi rimanderà da un qualche amico esatto, esatto.

E poi ci sanno anche i documenti fiscali.

Quello che vi avevo rivelato qualche puntata fa, come faccio io a

cavarmela con queste cose?

Ho questo stratagemma infallibile che è quello di mettere un puntino con

la matita sui documenti digitalizzati.

Quindi, nel momento in cui digitalizzo qualcosa, però ho bisogno anche del

formato cartaceo, il formato cartaceo se è digitalizzato, vedo questo puntino in

alto a destra e conseguentemente quando lo sfoglio capisco se intanto è

digitalizzato.

Perché magari voi avete la vostra bella cartella con gli anelli con

tutti dentro i vostri documenti e non sapete di quei documenti cosa

avete già in digitale.

Quindi questo potrebbe essere un barbatrucco che vi potrebbe servire in tutte

le evenienze.

Io direi che a questo punto abbiamo fatto una certa ora, ci

siamo fatti la nostra bella simpatica chiacchierata di un'ora in scioltezza tra

una risata e l'altra, visto che abbiamo concluso in un tempo digitoso.

Adesso vado a vedere da quanto tempo siamo online.

Neanche un'ora, neanche un'ora, cerchiamo di stare sotto l'ora.

Sono stati grandissimi, grandissimi e abbiamo anche divagato e risposto a tutti

quanti.

Tra l'altro, tornando sempre sul follow up di Daniele Borghi ci dice

che nel blog c'è già nel blog dell'applicazione LIP c'è un update

per M1.

Quindi

allora è aggiornata aggiornato, io avevo visto solo la pagina iniziale.

Mi sono fermato a quello erroneamente.

Ma giustamente Daniele ci fa sapere che l'IP c'è la versione 4.04

che è già pronta per M1, e poi è possibile scaricare la

prova dell'ultima versione compatibile con 10.15 10.15

di sistema operativo e simpatico.

Cataclisma e invece meglio noto come Catalina.

Sì, Catalina.

Giustamente, il nome tecnico, è vero, Catalina.

Tu pensi di migrare a Big Sur a breve o ci sto

facendo due conti più che altro per un discorso di semplificazione.

Cioè, adesso devo essere su Moave sul mio Mac in ufficio.

E Catalina sul MacBook Pro a casa, a questo punto stavo ragionando

che non aveva senso passare a Catalina la iMac dell'ufficio, ma era

quasi più sensato passare direttamente a Big Sur facendo un'installazione fresca e

salvando ovviamente una copia di backup dell'i Mac, almeno così non devo

farlo per altri due anni.

Esatto, perché te lo chiedo, perché

incomincio a sentire odor di bruciato.

Ho notato che curiosamente, sono uscite sull'App Store delle applicazioni che sono

compatibili solo con Big Sur.

Faccio due nomi: Sharp 3D, ad esempio, che è un programma di

modellazione che è passato da iPad a Io,

ma io S, e un motore di rendering che è stato rilasciato

in modo del tutto gratuito che si chiama Octinx e questo è

compatibile solo con Big Sur.

Quindi

ma il problema grosso attuale è quello che, secondo me, poi alla

fine ti impone più o meno di andare sempre avanti con i

sistemi operativi, è che gli sviluppatori sviluppano sull'ultimo sistema operativo e solitamente

le nuove collozioni, nuovi framework e così via, bloccano delle retrocompabilità per

cui anche il nostro amico Alex appunto ha certe funzioni.

A proposito di Alex, mi diceva che una cosa del genere potrebbe

derivare dalla diversa implementazione delle librerie metal, conseguentemente stanno galoppando quelli di

Apple.

Bisogna tenere un po' le orecchie alzate, soprattutto per chi è possessore

di Mac vecchi come me, vecchi.

Tra virgolette, nel senso, tu, Filippo, ne sei molto più vecchi del

mio.

Tuttavia, già il mio 2019 incomincia a puzzare un po' di quello

che incomincio continuamente a dire che, nonostante la mia macchina sia decisamente

recente, incomincia già a puzzare di vecchio, è la cosa mi mette

in preallarme.

Comunque trovate tutto quanto l'episodio con i link degli argomenti che abbiamo

trattato in puntata e tutti i nostri riferimenti che potete trovare anche

sul nostro sito, che vi ricordo che è due podcast.it, e basta

che digitate con le vostre ditine slash 12 e arrivate a questa

simpatica puntata.

Dove ci potete trovare, noi sappiamo dove ci troviamo.

Noi siamo

Roberto,

che sono io, mi trovi su Mac Architettura, il mio sito blog,

che è un attimo in dismissione.

Cioè, non in dismissione, un po' poco curato, ma ci saranno delle

novità.

Ve ne parlerò probabilmente verso fine mese ne parleremo tutti quanti assieme.

Invece, sono anche autore del podcast che esce tendenzialmente il venerdì mattina:

si chiama Snap Architettura Imperfetta, dove parlo essenzialmente di tecnologia applicata al

campo dell'architettura.

Invece, il nostro buon Filippo cosa fa nella vita?

Ho anche un sitarello.

Avocato

, ti sminisci sempre.

Direi che in queste ultime note conclusive della nostra vecchietine che galoppa,

direi che ci sentiamo la settimana prossima, o tra due settimane, o

tra tre o tra quattro.

Sta diventando un podcast su

ale

diretta chiusura

bene, andata bene anche questa stoppa la registrazione.